HIS系統(tǒng)如何健全醫(yī)院內(nèi)部控制管理探究

江濤，周晨，許云帆

安徽醫(yī)科大學(xué)附屬安慶第一人民醫(yī)院（安徽省安慶市第一人民醫(yī)院）信息中心，安徽 安慶 246000

近幾年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的逐步發(fā)展，醫(yī)院的信息系統(tǒng)和信息技術(shù)也得到了極大的改善，醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system,HIS）已經(jīng)成為了現(xiàn)代醫(yī)院內(nèi)部管理的一個(gè)重要的標(biāo)志。HIS系統(tǒng)區(qū)別于醫(yī)院傳統(tǒng)的內(nèi)部管理方式，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化管理，使醫(yī)護(hù)人員在辦公時(shí)更加便捷，實(shí)現(xiàn)了電子醫(yī)囑、電子處方以及以電子病歷為核心的醫(yī)院信息化背景的建立，使醫(yī)院的工作效率得到了進(jìn)一步提高。同時(shí)，HIS系統(tǒng)改善了傳統(tǒng)背景之下的收費(fèi)管理標(biāo)準(zhǔn)，使得醫(yī)院的收費(fèi)管理能夠進(jìn)一步完善。HIS系統(tǒng)的應(yīng)用和實(shí)施改善了醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理體系，同時(shí)給予患者更加全面的服務(wù)，HIS系統(tǒng)支持以患者為核心的服務(wù)體系質(zhì)量的優(yōu)化，在管理和服務(wù)的過(guò)程當(dāng)中取得的效果更加顯著。許多患者因?yàn)榫驮\不便和身體原因不便于在醫(yī)院進(jìn)行就醫(yī)，而電子醫(yī)囑的實(shí)現(xiàn)也減輕了患者的壓力，使患者不必再東奔西走，充分體現(xiàn)了在電子背景時(shí)代醫(yī)院以人為本的管理理念。HIS系統(tǒng)改善了醫(yī)院管理當(dāng)中存在的漏洞，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程的進(jìn)一步發(fā)展。

1 HIS系統(tǒng)的含義

HIS系統(tǒng)的建立對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求，HIS系統(tǒng)涉及范圍十分廣泛，涵蓋著醫(yī)院內(nèi)部的所有信息庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)，如果這些數(shù)據(jù)丟失，那么毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)對(duì)醫(yī)院的安全發(fā)展和長(zhǎng)久發(fā)展造成一些不良影響[1]。而且計(jì)算機(jī)自身存在的安全隱患也較為嚴(yán)重，很容易出現(xiàn)病毒等各種問(wèn)題，破壞醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因此構(gòu)建完善的計(jì)算機(jī)體系，在計(jì)算機(jī)安全管理中應(yīng)用HIS系統(tǒng)十分必要。

對(duì)于行政單位來(lái)說(shuō)，內(nèi)部控制主要是為了實(shí)現(xiàn)單位自我控制的目標(biāo)所產(chǎn)生的一種自我控制制度，通過(guò)制定制度和實(shí)施制度使內(nèi)部單位的各種程序能夠正常執(zhí)行，同時(shí)避免單位進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)所產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)[2]。醫(yī)院是面向大眾的一個(gè)公共場(chǎng)所，因此做好醫(yī)院的內(nèi)部控制也是十分有必要的，在醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)的過(guò)程中，涉及到許多工作人員，不論是醫(yī)院內(nèi)部的會(huì)計(jì)控制人員還是普通人員，都會(huì)對(duì)醫(yī)院的各種行為活動(dòng)造成一些影響。而HIS系統(tǒng)就是能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)避不良因素的一種有效的系統(tǒng)，醫(yī)院內(nèi)部建立HIS系統(tǒng)的目標(biāo)主要可以分為以下幾點(diǎn)。

①保證國(guó)家有關(guān)于醫(yī)院衛(wèi)生保護(hù)的法律能夠順利的實(shí)施，使醫(yī)院在法律的要求之下合法地進(jìn)行各種工作的經(jīng)營(yíng)和各種活動(dòng)的展開(kāi)。②促進(jìn)醫(yī)院?jiǎn)挝粫?huì)計(jì)行為的規(guī)范性，保障醫(yī)院內(nèi)部的各種會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和完整性，提高醫(yī)院報(bào)告的質(zhì)量[3]。在此能夠保護(hù)醫(yī)院的資產(chǎn)完全和保護(hù)醫(yī)院活動(dòng)的安全性，避免各種不良因素對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部活動(dòng)所造成的不良影響。③推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)管理更加協(xié)調(diào)，使醫(yī)院內(nèi)部有效展開(kāi)各種活動(dòng)，同時(shí)潛移默化地提高醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)效率，避免各種消息不流通所造成的隱患，有效預(yù)防醫(yī)療活動(dòng)當(dāng)中不良事件的發(fā)生，避免出現(xiàn)醫(yī)患糾紛。對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部來(lái)說(shuō)，HIS系統(tǒng)的存在也能夠提高醫(yī)院內(nèi)部的管理水平，促使醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展，也使醫(yī)院向現(xiàn)代化建設(shè)不斷地邁進(jìn)。

2 HIS系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)部控制管理中的漏洞

通過(guò)相關(guān)的調(diào)查研究得知，目前我國(guó)醫(yī)院的內(nèi)部控制管理還存在著一些問(wèn)題。這些問(wèn)題嚴(yán)重地制約了我國(guó)醫(yī)院內(nèi)部控制管理的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也造成了一些不良的影響，這些問(wèn)題是亟待解決的，是促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展過(guò)程中必須解決的問(wèn)題[4]。

①內(nèi)部控制程序不夠健全。醫(yī)院的內(nèi)部控制程序主要是指醫(yī)院為了完成內(nèi)部管理目的和取得一定效果所采用的一種方針和行為方式。內(nèi)部控制程序存在的目的是使醫(yī)院的授權(quán)批準(zhǔn)程序、崗位分離程序等各種程序與程序之間實(shí)現(xiàn)良好的互相協(xié)作，對(duì)于醫(yī)院的內(nèi)部采用嚴(yán)格的控制程序，能夠避免醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)工作上的誤差，同時(shí)避免有人徇私舞弊。保證醫(yī)院的公職人員能夠更好地發(fā)揮自己的職能，保證醫(yī)院的各個(gè)工作人員之間形成互相監(jiān)督的良好作風(fēng)，保證醫(yī)院財(cái)產(chǎn)安全的同時(shí)提高醫(yī)院工作人員的工作效率。但是目前為止信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制對(duì)于我國(guó)的醫(yī)院來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)要求較高的工作，我國(guó)的信息化水平發(fā)展還不是十分完全，尤其是部分醫(yī)院并沒(méi)有積極地采用信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部進(jìn)行管理。目前為止大多數(shù)的醫(yī)院采用HIS系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，大多數(shù)會(huì)以信息系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，但是這些依據(jù)過(guò)于籠統(tǒng)，雖然其中也有一些指導(dǎo)性的文件，但是在實(shí)際應(yīng)用上的指導(dǎo)指南仍然沒(méi)有明確的發(fā)布，導(dǎo)致大部分的醫(yī)院在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)并沒(méi)有相應(yīng)的參考依據(jù)[5]。許多醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)人員無(wú)法以HIS系統(tǒng)為依托進(jìn)行工作的展開(kāi)，開(kāi)展工作時(shí)，因?yàn)闆](méi)有具體的指標(biāo)性的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致其只能夠按照自己的理解進(jìn)行工作。政府的相關(guān)管理工作也不是十分完善，導(dǎo)致各家醫(yī)院的內(nèi)部都出現(xiàn)了或多或少內(nèi)部控制制度不健全的現(xiàn)象，同時(shí)對(duì)于權(quán)力職責(zé)劃分也不夠明確，這些問(wèn)題都對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部管理控制造成了一些不良影響。由此得知，大多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部控制都缺乏執(zhí)行性，缺乏明確、嚴(yán)格的規(guī)章制度。除此之外，這些規(guī)章制度也無(wú)法很好地調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，尤其是對(duì)于會(huì)計(jì)內(nèi)部的工作人員來(lái)說(shuō)，他們的執(zhí)行力并不高[6]。

②缺乏良好的環(huán)境控制因素。所謂的控制環(huán)境是指相對(duì)來(lái)說(shuō)內(nèi)部的工作環(huán)境需要一個(gè)安全并且不會(huì)發(fā)生隱患的平和的環(huán)境，但是目前許多醫(yī)院的內(nèi)部控制環(huán)境都不是十分良好，醫(yī)院的內(nèi)部控制環(huán)境在一定程度上反映了醫(yī)院工作能否順利展開(kāi)，同時(shí)也能保障醫(yī)院工作的各項(xiàng)事務(wù)順利進(jìn)行[7]。相關(guān)的調(diào)查研究顯示，目前我國(guó)的大多數(shù)醫(yī)院，不論是從醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層還是到醫(yī)院的普通醫(yī)護(hù)人員，對(duì)于醫(yī)院的內(nèi)部控制重視程度都偏低，他們并不能夠認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要作用，同時(shí)也不會(huì)意識(shí)到全員參與內(nèi)部控制的價(jià)值，許多人認(rèn)為內(nèi)部控制就是醫(yī)院的某個(gè)工作人員或者某個(gè)科室的工作人員所需要進(jìn)行工作的，與其他的工作人員沒(méi)有關(guān)系，單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于內(nèi)部控制的要求不嚴(yán)格和認(rèn)知不明確以及單位的其他工作人員對(duì)于內(nèi)部控制的關(guān)注度不夠，導(dǎo)致醫(yī)院的內(nèi)部控制出現(xiàn)了許多問(wèn)題，尤其是在資金實(shí)施方面，大多數(shù)醫(yī)院不愿意在內(nèi)部控制系統(tǒng)建立時(shí)投入較高的資金，導(dǎo)致醫(yī)院的內(nèi)部控制工作無(wú)法順利地展開(kāi)[8]。

③HIS系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者和使用者并沒(méi)有建立起良好的溝通。雖然HIS系統(tǒng)的上線解決了原有的醫(yī)療信息溝通不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，但是由于這一個(gè)系統(tǒng)在準(zhǔn)備時(shí)過(guò)于倉(cāng)促，沒(méi)有充分地進(jìn)行多方面的研究和廣泛的實(shí)驗(yàn)，導(dǎo)致近幾年來(lái)HIS系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)部控制當(dāng)中并沒(méi)有起到十分有效的作用，一些小的問(wèn)題層出不盡[9]。由于參與信息系統(tǒng)的編程人員和會(huì)計(jì)內(nèi)部的工作人員的配合不夠，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作人員對(duì)于工作的操作靈活度不高，而且一部分的會(huì)計(jì)工作人員也無(wú)法按照編制系統(tǒng)工作人員的要求進(jìn)行工作。除此之外，系統(tǒng)的編制人員在進(jìn)行編制的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的要求不是十分了解，系統(tǒng)當(dāng)中的一些功能無(wú)法滿(mǎn)足會(huì)計(jì)工作人員工作的需求[10]。

3 HIS系統(tǒng)用于醫(yī)院內(nèi)部控制管理中的建議

為了解決醫(yī)院內(nèi)部控制管理當(dāng)中所存在的問(wèn)題，本次研究針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院內(nèi)部控制管理的現(xiàn)狀制定了幾點(diǎn)措施。

①完善內(nèi)部控制程序。完善內(nèi)部控制程序是使HIS系統(tǒng)在醫(yī)院的管理當(dāng)中發(fā)揮作用的一個(gè)必不可少的方式,在醫(yī)院使用醫(yī)院信息系統(tǒng)控制之后，對(duì)于醫(yī)院的門(mén)診和醫(yī)院的住院收費(fèi)等各個(gè)工作流程都提出了新的要求[11]。作為醫(yī)院的工作人員，就需要在新的要求之下通過(guò)新的標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)工作，由于HIS系統(tǒng)的操作模式是醫(yī)院程序自動(dòng)化完成的，并且在理論上出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率很小，所以只需要工作人員進(jìn)行良好的配合，就可以很好地展開(kāi)工作，如果工作人員采用的工作流程出現(xiàn)問(wèn)題，那可能會(huì)給系統(tǒng)造成一些不良影響，由此可見(jiàn)，優(yōu)化系統(tǒng)的內(nèi)部工作流程是十分重要的，可從門(mén)診到住院再到收費(fèi)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行[12]。除此之外，還需要在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)將責(zé)任劃分到個(gè)人，明確每一個(gè)人所要承擔(dān)的責(zé)任和需要進(jìn)行的工作重點(diǎn)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可以有據(jù)可依，也能夠避免問(wèn)題的互相推諉現(xiàn)象。

②做好內(nèi)部環(huán)境的控制。通過(guò)上文的分析可以得知，目前為止HIS系統(tǒng)之所以沒(méi)有辦法健全醫(yī)院的內(nèi)部控制管理，是因?yàn)獒t(yī)院的許多管理人員對(duì)于HIS系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)程度不足[13]。而且醫(yī)院的工作人員也認(rèn)識(shí)不到HIS系統(tǒng)的重要價(jià)值所在，導(dǎo)致他們?cè)谶M(jìn)行工作時(shí)并不會(huì)考慮如何使系統(tǒng)的良好運(yùn)用，導(dǎo)致系統(tǒng)在應(yīng)用時(shí)出現(xiàn)了一些問(wèn)題。為此就應(yīng)該構(gòu)建合適的內(nèi)部管理環(huán)境，讓使用系統(tǒng)的所有工作人員都對(duì)該系統(tǒng)有著明確的認(rèn)識(shí)，使他們能夠更好地維護(hù)系統(tǒng)順利運(yùn)行[14]。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層次來(lái)說(shuō)，要認(rèn)識(shí)到HIS系統(tǒng)能對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管理起到重要的輔助作用。HIS系統(tǒng)能夠推動(dòng)醫(yī)院的進(jìn)一步成長(zhǎng)，改善系統(tǒng)的管理模式。對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代社會(huì)背景之下，HIS系統(tǒng)作為信息化之下的一個(gè)新的工作模式，能夠很好地改善醫(yī)院工作當(dāng)中的漏洞，因此要積極地對(duì)HIS系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)真地學(xué)習(xí)和運(yùn)用[15]。

③促進(jìn)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者和實(shí)際使用者的相互交流。HIS系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)消除了系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間對(duì)接的尷尬之處、改善了現(xiàn)有數(shù)據(jù)模式之下醫(yī)院信息不能夠互通的問(wèn)題[16]。但是，HIS系統(tǒng)的使用者和開(kāi)發(fā)者還沒(méi)有建立起有效的溝通，導(dǎo)致在交流的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)了許多問(wèn)題，使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反饋不夠及時(shí)，也無(wú)法滿(mǎn)足內(nèi)部控制的需求。基于這種現(xiàn)象，本次研究建議要促進(jìn)系統(tǒng)的應(yīng)用者和系統(tǒng)的管理者之間進(jìn)行良好的交流，對(duì)于系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者來(lái)說(shuō)，需要根據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用者需求進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)的應(yīng)用者能夠更好地應(yīng)用HIS系統(tǒng)[17]。對(duì)于系統(tǒng)的應(yīng)用者來(lái)說(shuō)，也需要考慮到系統(tǒng)設(shè)計(jì)者的設(shè)計(jì)難點(diǎn)以及設(shè)計(jì)的目的，這樣能夠使系統(tǒng)的應(yīng)用者更好地對(duì)于系統(tǒng)加以利用。在利用系統(tǒng)的過(guò)程當(dāng)中也需要更好地挖掘系統(tǒng)的一些潛在作用，比如HIS系統(tǒng)的存在解放了人工力量，那么對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)就節(jié)省了人工成本，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展起到了重要的保證性作用[18]。

綜上所述，HIS系統(tǒng)應(yīng)用在醫(yī)院內(nèi)部管理控制當(dāng)中的作用是不言而喻的，在進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中需要完善內(nèi)部的管理體系，除此之外還需要使系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者和系統(tǒng)的實(shí)際使用者建立起良好的溝通，以便于雙方共同使用這一系統(tǒng)。作為醫(yī)院的內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行工作時(shí)也需要完善內(nèi)部控制的程序和體系，這樣能夠使得責(zé)任明確地劃分，通過(guò)多種方式對(duì)于醫(yī)院的內(nèi)部控制管理進(jìn)行建立健全，同時(shí)采用HIS系統(tǒng)這一體系對(duì)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展提供幫助，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步成長(zhǎng)，改善我國(guó)醫(yī)療事業(yè)目前為止所存在的問(wèn)題，給予患者更加便利的服務(wù)體驗(yàn)。