基于多院區(qū)管理的醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用實踐

謝舒，曾煌欣，蘇育敏

廣東省婦幼保健院人力資源科，廣東 廣州 511442

電子人力資源管理（electronic human resource,e-HR）系統(tǒng)是基于先進的計算機軟件系統(tǒng)和高速大容量的硬件基礎(chǔ)上的新型人力資源管理模式，它以先進的軟件和高質(zhì)量的硬件為基礎(chǔ)，結(jié)合Internet/Intranet技術(shù)，通過集中式的信息數(shù)據(jù)庫為人力資源搭建一個電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化的工作平臺，在醫(yī)院人力資源管理工作中發(fā)揮著重要作用[1-2]。當(dāng)前，三甲醫(yī)院在擴大建設(shè)規(guī)模的過程中，多會選擇開設(shè)分院區(qū)，醫(yī)院運行機制的轉(zhuǎn)變以及人力資源管理的逐漸復(fù)雜化和多元化，使得作為現(xiàn)代化醫(yī)院的基礎(chǔ)系統(tǒng)支撐環(huán)境的人力資源系統(tǒng)作用更加凸顯，本文通過基于多院區(qū)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)的設(shè)計經(jīng)驗與功能運用，探討構(gòu)建適合多院區(qū)管理的人力資源系統(tǒng)，實現(xiàn)全方位、深層次、多角度的人員信息查詢與統(tǒng)計分析，以提升人力資源的管理效率和醫(yī)院管理決策準(zhǔn)確性，一方面能夠為其他醫(yī)院e-HR的構(gòu)建與開發(fā)提供指導(dǎo)，同時為醫(yī)院開發(fā)醫(yī)院資源規(guī)劃（hospital resource planning,HRP）系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)和提供經(jīng)驗。

1 構(gòu)建意義

醫(yī)院人力資源作為醫(yī)院人才輸送的核心資源，是醫(yī)院的重要組成部分，將e-HR與現(xiàn)代醫(yī)院管理思想相結(jié)合，充分發(fā)揮人力資源系統(tǒng)在人力資源管理和領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用，可大大提高管理人員的工作質(zhì)量和效率，推動人力資源管理同質(zhì)化和精細化。筆者所在醫(yī)院在2002年就已建立了e-HR，但e-HR在構(gòu)建之初未考慮到多個院區(qū)的設(shè)立，在多個院區(qū)設(shè)立及專科開設(shè)后，原有e-HR經(jīng)過幾次升級，仍不能很好地適應(yīng)分院區(qū)的數(shù)據(jù)分析與管理，故醫(yī)院引入了新的e-HR，與工程師根據(jù)醫(yī)院多院區(qū)人力資源管理的需求，對新的e-HR進行了設(shè)計與開發(fā)，一方面能夠適應(yīng)醫(yī)院分院區(qū)、多專科管理的需要，另一方面也就原系統(tǒng)所存在但不能更新的功能進行了進一步優(yōu)化，并引入了更多其他功能，實現(xiàn)人力資源所有活動的全流程信息化管理，對提升醫(yī)院的人力資源管理效率、提高領(lǐng)導(dǎo)決策準(zhǔn)確率具有重大意義。

2 系統(tǒng)構(gòu)架

醫(yī)院的e-HR系統(tǒng)架構(gòu)主要包括系統(tǒng)管理層、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)處理層、功能模塊層。

2.1 系統(tǒng)管理層

e-HR系統(tǒng)的系統(tǒng)管理層是整個人力資源系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它包括了組織架構(gòu)設(shè)計、基本資料字段維護、自定義項目設(shè)置、系統(tǒng)日志4個主要模塊。

2.1.1 組織架構(gòu)設(shè)計 組織架構(gòu)設(shè)計是基于多院區(qū)、分科室管理的基礎(chǔ)，本院有3個院區(qū)，39個一級業(yè)務(wù)科室，66個二級專科，組織架構(gòu)的設(shè)計嚴格按照上級衛(wèi)生行政部門對醫(yī)院內(nèi)設(shè)機構(gòu)的批復(fù)，以樹狀結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，按照院區(qū)-類別（行政后勤、醫(yī)技、住院、門診、護理單元）-科室-?？?區(qū)的層級進行設(shè)計，科室及?？泼Q也嚴格按照內(nèi)設(shè)機構(gòu)文件及醫(yī)療機構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證名稱錄入，每一個項目對應(yīng)特定編碼，方便數(shù)據(jù)分類與統(tǒng)計，組織架構(gòu)的準(zhǔn)確設(shè)計是多院區(qū)管理的基礎(chǔ)，無論多個院區(qū)是同質(zhì)化管理還是差異化管理，準(zhǔn)確的組織架構(gòu)都能夠為其他部門提供準(zhǔn)確、完整的機構(gòu)及人員數(shù)據(jù)。該組織架構(gòu)及組織編碼不僅用于人事系統(tǒng)，還接入醫(yī)院HIS系統(tǒng)、醫(yī)保系統(tǒng)，醫(yī)院數(shù)據(jù)統(tǒng)一出口，規(guī)范數(shù)據(jù)統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.2 基本資料字段維護 基本資料字段維護是指針對需要采集的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行規(guī)范的一個過程，包括民族、政治面貌、學(xué)歷、專業(yè)、籍貫、工資薪級等20余個字段人事、工資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以“學(xué)歷”為例，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護后分為初中、高中、中專、大專、大學(xué)、碩士研究生、博士研究生等，在管理員進行數(shù)據(jù)導(dǎo)入或錄入時只能選擇以上字段，有助于規(guī)范采集的基本數(shù)據(jù)，便于后期的數(shù)據(jù)分析和運用。

2.1.3 自定義項目設(shè)置 自定義項目設(shè)置是留給用戶自行設(shè)計的人力資源項目，主要考慮到最初的設(shè)計不夠完整和全面的情況，可由人力資源科在后續(xù)使用過程中自行增加項目并顯示或匯總等，對原有系統(tǒng)存在而不需要的數(shù)據(jù)，也可以取消顯示，增加系統(tǒng)的可用性和靈活性，例如為了方便績效核算和聘用崗位查閱，工作人員在系統(tǒng)中增加了“績效用崗位”與“雙肩挑崗位”兩個自定義項目。

2.1.4 系統(tǒng)日志 系統(tǒng)日志可以詳細查看操作員在本系統(tǒng)的操作行為，具體內(nèi)容包括修改者、動作（修改、增加、刪除）、修改時間、修改人員編號及姓名、修改的具體內(nèi)容。系統(tǒng)日志存在的意義主要在于監(jiān)督操作員，防止操作員出于個人利益修改或增加不實的數(shù)據(jù)及內(nèi)容。

2.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括人事數(shù)據(jù)、考勤數(shù)據(jù)、工資數(shù)據(jù)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集可以通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入、管理員錄入或修改、公式計算、數(shù)據(jù)抓取等方式，該數(shù)據(jù)庫支持對數(shù)據(jù)的合并、拆分、批量導(dǎo)入和導(dǎo)出等操作。數(shù)據(jù)導(dǎo)入只需按照與系統(tǒng)對應(yīng)的標(biāo)題、字段錄入Excel表格即可進行導(dǎo)入，匹配方式為員工編號，這樣可以實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)遷移及已存在數(shù)據(jù)的直接運用，提高工作效率，同時可以實現(xiàn)批量更新數(shù)據(jù)。管理員錄入與修改則針對個別新進入或需修改的數(shù)據(jù)，對于未按規(guī)范錄入的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)進行報錯，減少手工錄入的出錯率。公式計算的數(shù)據(jù)主要是工資數(shù)據(jù)及人事信息里的年齡、工齡、工作年限等，系統(tǒng)根據(jù)出生年月、參加工作時間自動計算及更新。

2.3 數(shù)據(jù)處理層

依托e-HR公司的資源，根據(jù)工程師、管理員設(shè)計的報表模塊、公式等，對已錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行收集、清洗、整合、剔重，并進行分類、整合與計算等；并具有人員檔案校驗功能，能夠自動檢測數(shù)據(jù)的邏輯錯誤，如出生日期與身份證信息不一致的提醒，學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷覆蓋沖突，所在部門與崗位沖突等。人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)是一個實時更新的動態(tài)數(shù)據(jù)庫，為方便留存歷史數(shù)據(jù)與后期查詢與調(diào)用，系統(tǒng)設(shè)計了月末數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存的功能，即在月底將人事數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到歷史庫進行存儲，后續(xù)需要時可以調(diào)用。同時也支持手動備份收據(jù)，方便進行多時段的數(shù)據(jù)對比。

2.4 功能模塊層

e-HR系統(tǒng)功能構(gòu)建以人力資源管理為導(dǎo)向，以院區(qū)、科室架構(gòu)清晰，功能完備，可擴展性為原則進行設(shè)計[3]，目前系統(tǒng)已經(jīng)開發(fā)并成熟運用的模塊包括人事管理模塊、工資管理模塊、考勤管理模塊、用戶權(quán)限模塊和個人查詢模塊等6個主要功能模塊，各模塊之間具有信息關(guān)聯(lián)機制，互相依賴和緊密相連。

2.4.1 人事管理模塊 人事管理模塊根據(jù)人事數(shù)據(jù)類型，分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、勞動合同數(shù)據(jù)、職稱數(shù)據(jù)、調(diào)動記錄、執(zhí)業(yè)情況等類別?；A(chǔ)數(shù)據(jù)涵蓋了人員工號、姓名、出生年月、院區(qū)、科室、職稱、技術(shù)類別、用工形式、技術(shù)職務(wù)、工資崗級等一系列人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還有已設(shè)計好的人事綜合統(tǒng)計報表、學(xué)歷報表、職稱報表、人員結(jié)構(gòu)歷史對比數(shù)據(jù)等，方便管理者隨時查看醫(yī)院人員數(shù)量及結(jié)構(gòu)的變化，原始數(shù)據(jù)同時能夠滿足各種統(tǒng)計報表的需要。勞動合同數(shù)據(jù)、職稱數(shù)據(jù)、調(diào)動記錄、執(zhí)業(yè)情況、年度考核等數(shù)據(jù)等單獨列出，可以精簡人事基本數(shù)據(jù)的系統(tǒng)界面，同時還能夠滿足批量導(dǎo)入、批量更改及動態(tài)提醒的功能需要。人事基本數(shù)據(jù)界面可根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計的模板自動生成個人簡歷，方便管理者查閱和打印使用。

2.4.2 工資管理模塊 工資管理模塊包括工資賬套、工資標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、月工資表等。工資賬套是根據(jù)職工的類別分設(shè)了在職工資賬套及離退休工資賬套，賬套中明確了每個賬套的工資項目（國家及省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)工資項目及符合發(fā)放規(guī)定的院內(nèi)項目）、類別（屬于工資、津補貼或獎勵績效）、數(shù)據(jù)形式（通過輸入或計算）及計算公式等，計算公式是可以自行修改的，在國家調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)后，只需要在公式中修改相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，再通過計算就可以生成每位員工的工資標(biāo)準(zhǔn)。工資標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置則是通過賬套的項目及計算公示獲取的不同類別人員基礎(chǔ)工資表，此表包含每個人的標(biāo)準(zhǔn)工資，如工資賬套中的工資標(biāo)準(zhǔn)有變化，在調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)后，只需要在工資標(biāo)準(zhǔn)中計算一次就會按新的標(biāo)準(zhǔn)生成工資表，非計算項（輸入項）工資項目一般是通過Excel表格計算好后直接導(dǎo)入的。月工資表則是最終交給財務(wù)計發(fā)工資的數(shù)據(jù)，該表主要是在標(biāo)準(zhǔn)工資表的基礎(chǔ)上根據(jù)考勤規(guī)則對缺勤人員扣除基本工資，或有特殊情況需要補發(fā)、扣發(fā)工資人員的情況進行處理，最終形成的實際工資報表，該工資表形成后由財務(wù)導(dǎo)入扣稅數(shù)據(jù)后即形成工資計發(fā)表，在財務(wù)完成扣稅后，會對該工資表進行封存，封存后所有人員均沒有權(quán)限修改該工資表；月工資表分多次計發(fā)，再完成基本工資的計發(fā)后，財務(wù)還能夠根據(jù)考勤計算相關(guān)津補貼項目，導(dǎo)入獎勵績效等，最終形成每位員工的收入數(shù)據(jù)。工資管理模塊還提供各種形式的工資統(tǒng)計報表，包括分科室的工資、津補貼及獎勵績效數(shù)據(jù)和個人的收入表及明細等，財務(wù)可以利用以上報表的數(shù)據(jù)計算醫(yī)院或科室的人員成本。

2.4.3 考勤管理模塊 考勤管理模塊涵蓋了考勤排班、科室上報考勤、考勤審批、考勤規(guī)則設(shè)置等。根據(jù)醫(yī)院各科室或病區(qū)的上班模式，該系統(tǒng)提供了多元化考勤模板，各科室考勤員只需調(diào)出系統(tǒng)已有的考勤模板進行排列，提前在系統(tǒng)內(nèi)生成該科室工作人員的考勤排班表，并在月底進行確認存檔[3-5]；科室上報考勤則通過抓取考勤排班數(shù)據(jù)，生成科室上報考勤報表，在進行報錯處理和糾正后，經(jīng)過逐層審批，形成考勤匯總表[6]；考勤審批則是各科室主任、黨支部書記、人力資源科進行考勤確認及審批的模塊，考勤審批權(quán)限由管理員分配；考勤規(guī)則設(shè)置用于管理員假期安排情況，提前設(shè)置當(dāng)月滿勤天數(shù)、加班日期等，當(dāng)系統(tǒng)通過抓取排班數(shù)據(jù)后，自動計算該員工當(dāng)月出勤天數(shù)、加班天數(shù)、夜班天數(shù)及休假天數(shù)等；考勤權(quán)限設(shè)置是人力資源科工作人員為各科室分配考勤員的模塊；考勤事務(wù)登記則用于人力資源科工作人員登記員工特殊休假情況，如4年1次的探親假、病事假、產(chǎn)假等，方便后續(xù)查閱和核對科室上報考勤數(shù)據(jù)等。

2.4.4 用戶權(quán)限模塊 用戶權(quán)限管理是指針對不同管理層級和不同角色認證和分配不同管理權(quán)限的過程，最高管理員擁有對用戶與所有資源的增刪改權(quán)限。根據(jù)醫(yī)院實際情況，權(quán)限分類有如下幾種情況：普通員工僅有查詢自己基本信息、工資、考勤等信息的權(quán)限；科室管理者具有可以查詢本科室所有員工基本信息的權(quán)限，并提供科室人員數(shù)據(jù)報表，包括科室人員學(xué)歷、職稱、年齡結(jié)構(gòu)等分布圖；科室考勤員具有添加科室人員，提交、撤回及查詢本科室員工考勤的權(quán)限等；專業(yè)用戶包括人力資源、財務(wù)工作人員，根據(jù)職責(zé)不同專業(yè)用戶具有查閱、使用、增刪改不同功能模塊數(shù)據(jù)的權(quán)限。

針對具有相同權(quán)限的工作人員（比如考勤員），還可以先定義一個用戶組，將這部分人員納入該組后，統(tǒng)一分配權(quán)限。通過不同權(quán)限的劃分，能夠保證員工個人信息得到保護，只有有限的管理者能夠獲取，控制傳播范圍和流出風(fēng)險。

2.4.5 個人查詢模塊 個人查詢模塊可以查閱個人基本信息、個人收入情況等，方便職工核對個人基本信息，查閱需要的人事數(shù)據(jù)、收入數(shù)據(jù)及修改個人口令等。

3 功能運用

3.1 人力資源數(shù)據(jù)分析，為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐

開展多維度的人力資源縱橫向分析，為管理層決策提供數(shù)據(jù)支撐，如人員總量趨勢變化、人員結(jié)構(gòu)情況（年齡分布、職稱分布、學(xué)歷結(jié)構(gòu)等）、科室設(shè)置情況、收入分布及分析等；同時，該系統(tǒng)全面記錄了員工所在院區(qū)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、輪轉(zhuǎn)情況、考核情況、職稱晉升、培訓(xùn)記錄等，人員基本信息全面，能夠快速調(diào)出科室人員報表、個人基本簡歷等，為人員培訓(xùn)、人員配置、提拔晉升、評優(yōu)評先等工作提供信息支撐，為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。

3.2 人力資源數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與可用性

人力資源科工作人員根據(jù)分工修改e-HR系統(tǒng)的人事數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即保存最新人事信息，其他工作人員登錄該系統(tǒng)即可使用最新數(shù)據(jù)，相比于傳統(tǒng)的Excel表格留存數(shù)據(jù)，系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)管理一體化，減少了重復(fù)工作，提高了準(zhǔn)確性。同時，本院人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)也是HIS系統(tǒng)的人員數(shù)據(jù)源頭，衛(wèi)技人員職稱變更、科室變動等都能及時傳到HIS系統(tǒng)，信息醫(yī)務(wù)等職能部門無需重復(fù)更新及核對數(shù)據(jù)即可直接使用，打破了過去人力資源數(shù)據(jù)為“信息孤島”的局面，形成了業(yè)務(wù)管理閉環(huán)暢通、全局數(shù)據(jù)打通、信息系統(tǒng)高度整合的全方位人力資源管理數(shù)字化平臺[7]；共享到HIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院分析人均工作量、核算各單元投入產(chǎn)出，為開展科室成本核算、運營管理提供人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

4 系統(tǒng)優(yōu)化方向

4.1 增加技術(shù)檔案模塊

根據(jù)《三級婦幼保健院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細則（2016版）》要求，三甲醫(yī)院應(yīng)建立醫(yī)技人員技術(shù)檔案，筆者所在醫(yī)院技術(shù)檔案目前仍由各業(yè)務(wù)科室自行管理，沒有集中應(yīng)用，醫(yī)院所開發(fā)的e-HR本就具有上傳各種證件掃描件及拓展基本信息的功能，如能建立技術(shù)檔案模塊并開發(fā)技術(shù)信息分析功能，實現(xiàn)技術(shù)檔案管理電子化，則能夠進一步提升工作效率，同時對管理者進一步分析各科室人員功能情況并進行橫向?qū)Ρ染哂兄匾饬x。

4.2 連接審批流程數(shù)據(jù)

由于本院開發(fā)的人事系統(tǒng)非網(wǎng)頁版本，其他醫(yī)院管理者及員工鮮少登錄該系統(tǒng)，故醫(yī)院人事審批流程如休假、職稱聘任申請、學(xué)歷教育申請等仍在OA進行審批，這就導(dǎo)致OA的審批數(shù)據(jù)需要手工遷移到人事系統(tǒng)，增加了工作人員工作量和數(shù)據(jù)錯誤發(fā)生率，如能夠增加人事系統(tǒng)和OA的接口，將審批流程數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入人事系統(tǒng)，或直接將審批流程遷移到人事系統(tǒng)，則能夠大大提升目前的工作效率，增加數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性[8-9]。

4.3 拓展個人中心模塊功能

目前，醫(yī)院e-HR系統(tǒng)個人模塊僅開通了查詢功能，如能夠進一步拓展個人中心模塊功能，增加個人用戶修改保存?zhèn)€人基本信息的功能，支持個人上傳并存儲技術(shù)檔案資料，包括學(xué)歷學(xué)位證書、資格證書、培訓(xùn)證明、學(xué)術(shù)論文等，根據(jù)已設(shè)計好的格式錄入相關(guān)成果，經(jīng)管理員審核確認后即可運用，向相關(guān)部門開放信息提取權(quán)限，如醫(yī)務(wù)部門可以查詢并提取資格證書，科研管理部門能夠查詢學(xué)術(shù)成果等，實現(xiàn)“一次提交，數(shù)據(jù)通用”的功能[10]。

利用個人中心模塊提供的數(shù)據(jù)，建立醫(yī)院科研成果數(shù)據(jù)庫，或聯(lián)通醫(yī)院機構(gòu)知識庫，實現(xiàn)展示、統(tǒng)計及利用醫(yī)院工作人員科研成果的功能。

4.4 增加招聘管理模塊

人員招聘亦是人力資源管理的一個重要環(huán)節(jié)，如能夠?qū)⒄衅父黝愋畔⒓皩徟h(huán)節(jié)加入該系統(tǒng)，包括簡歷篩選、簡歷智能管理、招聘流程跟蹤、面試管理、面試評價、簡歷分析等一系列功能，為醫(yī)院建立儲備人才庫，同時為高層管理者及用人科室提供應(yīng)聘各環(huán)節(jié)跟蹤，實現(xiàn)高效管理。

5 結(jié)語

e-HR系統(tǒng)目前在國內(nèi)醫(yī)院運用已比較廣泛，功能和運用也在不斷完善，本院的e-HR系統(tǒng)結(jié)合多院區(qū)管理需求，集合了人員基本信息、考勤、工資3個主要人力資源管理功能于一體，符合多院區(qū)發(fā)展、多科室協(xié)作管理的需要。2021年，國家衛(wèi)健委印發(fā)《醫(yī)院智慧管理分級評估標(biāo)準(zhǔn)體系（試行）》（國衛(wèi)辦醫(yī)函〔2021〕86號），其中《醫(yī)院智慧管理5級評估要求》對人力資源管理5級管理提出了具體功能要求，這也是筆者所在醫(yī)院下一步開發(fā)HRP系統(tǒng)的指導(dǎo)依據(jù)。與運營系統(tǒng)為一體的e-HR系統(tǒng)能夠?qū)⑷肆Y源與科室運營效率分析有機結(jié)合，從財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、物流管理、成本核算、績效管理、人力資源管理等多層次進行信息資源整合，以價值管理為最終目標(biāo)，對人和物兩者進行全流程控制和有效評價，進一步提高人力資源配置效率和醫(yī)院運營效率[11-13]。原有系統(tǒng)的開發(fā)經(jīng)驗也能夠指導(dǎo)醫(yī)院更好地進行系統(tǒng)優(yōu)化和性能提升。