醫院檔案學科實施6S管理模式的應用價值

李芳

河北省保定市第一中心醫院設備科，河北 保定 071000

醫院檔案是一項記錄醫院歷史、記載患者病歷，以及服務社會大眾的管理工作，亦是醫院可持續發展和進行創新優化的重要信息資源[1-2]。但是既往大部分醫院在檔案管理方面使用的管理理念較為落后，管理制度單一、管理方法陳舊等成為困擾醫院經營和管理的難題，如何提高醫院檔案管理地位，優化醫院檔案管理內涵，拓展醫院檔案服務外延，實現醫院檔案管理專業性和科學性，為醫院檔案需求者提供迅速、全面、優質的檔案資源為醫院檔案管理人員面對的重要課題[3-4]。6S管理模式起源于1950年，一經提出便受到大眾關注和認可，近年來，一些以經營和生產為主的企業，在實施該管理模式后內部工作節奏和外部發展條件均獲得良好增長，其作用在于創造出更加高效、有序的運行管理模式[5-6]。而醫院作為醫療機構將6S管理模式融入檔案管理中，可從業務工作和服務利用等諸多方面推進檔案工作的規范化和流程化，顯著彌補傳統管理模式的短板和不足，使之更好地為醫院整體發展貢獻力量。現選擇2019年10月—2021年11月河北省保定市第一中心醫院檔案室在職工作人員20名為研究對象，實施6S管理模式，探討其管理效果現，報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取本院檔案室在職工作人員20名為研究對象，年齡20~55歲，平均（32.52±4.98）歲，根據時間不同記為管理前（2019年10月—2020年10月）和管理后（2020年11月—2021年11月）。

1.2 納入與排除標準

納入標準：①河北省保定市第一中心醫院檔案室正式工作人員，且工作時限≥1年；②身體健康，能夠良好配合本次研究；③性格溫和，既往無任何重大檔案管理工作失誤。

排除標準：①研究期間經常請假者；②可預見性辭職、退休以及外派者；③有備孕或者哺乳計劃等者。

1.3 方法

1.3.1 管理前 實施傳統管理模式，管理者結合醫院相關規章制度，要求檔案室工作人員定期歸檔、整理近期所有檔案信息資料，并需要對1年來的醫院重點檔案進行整理與統計，如醫院基建檔案、科研檔案、重大患者醫療檔案等，針對破損和缺失的檔案內容進行完善和補充。

1.3.2 管理后 實施6S管理模式，管理流程如下。①整理（Seiri）。管理人者需要求檔案室工作人員對當所有紙質檔案和電子檔案進行全面整理，可以以醫院科室為單位，將不同科室的工作人員和患者進行整理和劃分，并于整理好的檔案上清晰標注科室名稱、人員名稱、患者名稱等，以明晰檔案類別，再度以層級的方式逐漸擺放或收錄。②整頓（Seiton）。管理者要求管理人員詳細記錄在檔案管理過程中遇到的問題和解決方法，于每個月的例會上共同探討將其作為管理經驗，逐漸增加和完善檔案室的管理制度。另外要求檔案室工作人員每間隔3個月便要對所有檔案材料進行總體整理，重點為借調檔案的調動和歸還記錄、醫院內部人員職稱發生變動、工作先進個體活動崗位調動等，均要切實做好標記，便于日后調配或使用。另外每一檔案排架需要做出鮮明標識，利用二維碼將每一排架擺放的檔案資料進行錄入，編制入計算機內，提高對紙質資料的查找效率。對于一些電子檔案也需進行目錄的錄入。③清掃（Seiso）。管理者要求檔案室工作人員對室內以及檔案管理系統進行定時清掃和垃圾清理。對于檔案室室內環境，對于放置檔案的空間進行徹底清掃，查看紙質檔案材料，封裝入專用無酸檔案盒內避免其受潮或者破損等。對于電子檔案系統進行查殺，避免其長期使用或者登錄系統人員記錄產生過多的緩存垃圾或者復制文檔，占用系統空間等。④清潔（Seiketsu）。管理者可將該階段作為上述管理階段的過渡，并嚴格督促檔案室工作人員落實上述管理內容，并在此階段完成管理質量的統籌和下一步管理目標的策劃，做好承上啟下的連接作用，保障管理效果。⑤素養（Shitsuke）。管理者可根據檔案室工作人員自身具體問題進行衡量，并采用針對性方式進行專業素養的提升。如對于工作懈怠者，管理者需單獨與其進行溝通，詢問其是否對于工作或者各種方面存在不滿之處，并列舉其工作不當的節點，使其能夠端正工作及服務態度，減少消極情緒。對于工作能力不足者，管理者要協同工作能力較高的人員開展定期培訓，如電子系統的使用，電子檔案的錄入及整理等，幫助一些能力不足的工作人員提高工作技能。⑥安全（Safety）。檔案資料涉及很多患者隱私以及工作人員學術內容，無論是紙質檔案還是電子檔案均較為重要，檔案室工作人員應該樹立良好的安全防護心理，在其他人調閱檔案時一定要做好其他檔案的保密工作。對于一些在網絡上申請借調檔案人員的權限僅能對應其個人檔案，不可隨意打開所有權限，避免對檔案本人和醫院造成重要聲譽以及利益損傷。

1.4 觀察指標

采用本院自擬評分表評價管理前后檔案管理人員檔案管理能力，包括檔案標識規范能力、檔案安全管理能力及檔案完整收錄能力等，單項評分20分，分值越高代表醫院檔案管理人員檔案管理能力越高。

抽取20份既往檔案，檢查并記錄檔案齊全率、正常利用率及單次提取成功率。

1.5 統計方法

采用SPSS 26.0統計學軟件對數據進行處理，符合正態分布的計量資料以（±s）表示，管理前后差異比較采用t檢驗；計數資料以[n(%)]表示，管理前后差異比較采用χ2檢驗。P＜0.05為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 管理前后檔案管理人員檔案管理能力評分比較

管理后檔案管理人員檔案標識規范能力、檔案安全管理能力及檔案完整收錄能力等檔案管理能力評分顯著高于管理前，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表1。

表1 管理前后檔案管理人員檔案管理能力評分比較[(±s)，分]

表1 管理前后檔案管理人員檔案管理能力評分比較[(±s)，分]

時間檔案標識規范能力檔案安全管理能力檔案完整收錄能力管理前(n=20)管理后(n=20)t值P值13.25±2.47 15.69±2.59 2.640 0.013 13.78±2.34 15.83±2.61 2.265 0.031 14.53±2.55 16.87±2.64 2.469 0.020

2.2 管理前后檔案管理人員檔案管理質量比較

管理后檔案齊全率、正常利用率及單次提取成功率等均顯著高于管理前，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表2。

表2 管理前后檔案管理人員檔案管理質量比較[n(%)]

3 討論

切實強化醫院內就診患者和工作人員所有檔案資料的收集和管理，有效提高醫院檔案工作的規范化、流程化，促進檔案管理工作專業化和統一化，是大部分醫院目前檔案管理工作中面臨的難點和重點，也是保障醫院信息資料有序歸納、良好利用的前提[7-8]。但是傳統管理中醫院檔案管理的制度過于陳舊，并沒有根據社會發展而變化，管理過程安全系數較低，相關工作人員業務素質較差等問題均顯現出來。而針對醫院檔案實施6S管理模式，其優勢在于可構建一種更為具體、精細的管理服務制度，不僅能夠提高檔案管理質量，還能以最小的代價收獲最大程度的管理效益，并提高檔案管理人員素質水平，為醫院持續發展鋪設前提基礎[9-10]。

經本文研究發現，管理后工作人員檔案管理能力、檔案管理質量均顯著優于管理前（P＜0.05），表示醫院檔案應用6S管理模式可顯著改善醫院管理檔案管理整體水平，發揮檔案管理價值，分析原因如下。①“整理”管理步驟的作用：醫院共分為諸多科室，每日前來就診的患者數量也較多，每日都會生成大量的檔案文件需要記錄歸檔和管理，而檔案需要集中整合，故檔案管理部門需要對不同檔案內容根據種類進行系統化整理，使得大量繁雜的檔案信息能夠符合醫院實際文書檔案要求，并去粗取精，節省醫院空間，避免人力、財力浪費[11-12]。②“整頓”管理步驟的作用：將數量龐大、內容復雜的檔案形成一定規律整理后存放，并應用現代數據檢索技術完成檔案錄入，便于日后的查找、調取和管理。無論對于紙質檔案還是電子檔案來說，均可以顯著提高檔案管理的工作效率，并減少工作人員日常工作量。③“清掃”管理步驟的作用：有研究指出，工作環境對于人的情緒具有強烈的影響作用，干凈、整潔舒適的工作環境能夠帶給人舒適感，從而使得工作情緒也會增長[13-14]。同理對于電子工作系統來說，良好的運行系統能夠顯著提升工作效率，降低工作容錯率。④“清潔”管理步驟的作用：所謂清潔，6S管理模式從兩個方面入手，環境方面，以及上述管理工作總體的清理過程，使其更好地成為承接步驟，起到總結規劃，促進管理結構更加緊湊的作用。⑤“素養”管理步驟的作用：在醫院檔案管理工作過程中，檔案工作者的業務能力和工作態度為該工作的基本要求，檔案管理工作作為一項具備科學性、技術性特征，也具備繁瑣、細致特點的工作[15]。故此對于6S檔案工作人員從兩方面入手，構建起一支高素質、高能力的人才隊伍。⑥“安全”管理步驟的作用：醫院檔案記錄著醫院多年來的醫療和發展記錄，維護檔案完整和安全為檔案工作的基本前提，更是檔案保管工作的核心任務。檔案管理安全系數的提升，才能更好地發揮價值作用。而6S管理模式將其納入到管理步驟，起到了防患于未然的作用，保障了檔案齊全率。

綜上所述，醫院檔案應用6S管理模式能夠顯著完善醫院檔案工作制度，促進該工作規范化、專業化以及科學化水平，提高檔案管理能力及質量。