基層衛生事業單位檔案管理現代化創新探析

李德勝，趙傳國，葛平原

青島市疾病預防控制中心（青島市預防醫學研究院），山東 青島 266033

當前事業單位的信息化、 現代化檔案管理工作，許多部分都需要對其存在的一些缺陷及不足使用科學有效的現代化方式進行解決，以實現從不同方面和角度幫助相關基層衛生事業單位管理工作的工作效率及工作質量的提升。同時也對當前我國基層衛生事業單位的檔案管理工作提出更進一步的要求，傳統的檔案管理工作在一定的局限之下。表現出相關檔案管理工作者的創新理念不強、專業程度知識落后等問題，很大程度上阻礙當前我國基層衛生事業單位檔案管理工作的發展。

1 當前我國基層衛生事業單位檔案管理現代化創新方向及實際發展情況

1.1 發展方向

當前我國已進入了相應的大數據時代，因此在對于相應的基層衛生事業單位檔案管理工作進行開展和實施時，其基本的模式改革就應當在相應的無紙化檔案管理工作中。這一類工作方式可以為當前我國基層衛生事業單位檔案管理工作帶來很大程度的便利性，幫助工作人員減少工作量，提升工作效率，保障對于相應的檔案資源深入利用[1]。

1.2 發展情況

從當前不同基層衛生事業單位中的檔案管理工作具體實現情況來說，還有著很大一部分管理工作者對于其本身工作內容的重要性沒有清醒的認識，仍然在使用十分傳統和落后的管理工作開展對于相關資料的收集及分類整理的工作。在很大程度上對于本單位檔案管理工作的現代化發展和進步產生了阻礙，與此同時也會影響本事業單位其余工作的高效開展。 一些事業單位同時也沒有能夠加強相應的資金技術投入力度進行相應的信息化工作建設， 使得當前階段檔案的使用及檢索的效率和速度沒有辦法很好地滿足基本的工作需求和需要[2]。

2 基層衛生事業單位實現檔案管理工作現代化的可行對策

2.1 現代化管理方案

檔案信息化的建設工作,在今后進行各種現代化的檔案安全保管技術工作時,一定要注意確保專業人員能夠掌握專門領域的檔案信息技術和操作能力。 同時,要注意根據所屬事業單位承擔的各項具體業務工作項目,對檔案管理的內容進一步加以調整、優化充實與補充完善,進行對檔案資料內容的動態化分類和管理工作。 必然要求各級行政事業單位都要積極主動地去提供更加科學和高效便捷的行政檔案電子化管理工作方式,確定開展檔案管理工作中對于檔案資源的基礎利用的價值目標和基礎業務的管理價值目標。在這個環節中還要求著重做好思想宣傳教育工作,積極改革檔案保管的傳統思路,革新檔案管理理念,積極吸收引進國外先進的檔案保管方法[3]。 根據單位內部的工作狀況和發展情況,不斷與時俱進,持續地變革創新。 此外,該項目的管理監督工作過程中可能還會遇到涉及企業日常經營和管理費用支出情況等各方面可能出現問題。

2.2 現代化管理制度

監督管理機制建設基本目的之一就是要充分地發揮出檔案資料數據的實際使用和價值,為以后的各類檔案管理業務工作活動的正常有序進行提供最基本可靠的檔案數據支撐。如可隨時通過查閱檔案資料總結自己以往項目的實際工作經歷,并通過分析項目市場的運營管理狀況, 綜合評估一個新的項目市場是否還適宜運作。還要求必須嚴格依賴于現行國家的相應配套的管理規章制度,保證全面提高我國基層衛生事業單位檔案現代化管理工作的質量可靠性[4]。

3 基層衛生事業單位檔案管理工作存在的問題

3.1 信息化技術使用率過低

信息化時代中我國基層衛生事業單位中的相關管理工作和用途十分廣泛，但是正如前文所說，通過簡單的調查和資料查閱后就可以發現當前我國基層衛生事業單位對于相應的信息化技術使用率并不高，還局限于一定的檔案管理工作表層中而沒有實現相應的現代化信息技術。檔案資料管理對于相應的社會不同領域資料的合理化儲存，信息量巨大，數據載體也十分多。但是在需要儲存數據，不斷增加的背景之下，我國很多基層衛生事業單位中對于相應的資料保存沒有做到技術及理念層面的革新，很多檔案管理工作者對于其基本理念的實現還停留在十分淺顯的層次，造成管理資源的浪費，十分不利于當前我國檔案管理工作建設合理化開展實施[5]。

3.2 信息檔案檢索的效率有待提升

使用紙質資料進行檔案管理工作時需要進行很多步驟來實現人工的操作， 其中的程序比較豐富和繁瑣。要確認相應的檔案數字編碼，還需要在數額巨大的檔案資料管理中消耗巨大的人力資源及物力資源，這一形式對于當代我國基層衛生事業單位的現代化發展有著很大的阻礙。當今是電子化、信息化的時代，對相應的檔案管理工作要求也有所提升，給當代我國檔案管理工作者帶來了很大的挑戰。還有的基層衛生事業單位進行檔案管理工作時對相應的管理工作有著一些信息化技術的應用，但是其使用的硬件設備都還比較陳舊。 對相應的現代化信息技術的使用及開展就十分難以實現，這同樣也是對于我國當前檔案管理事業提升的重大阻礙，不加以完善就很難提升我國基層衛生事業單位的檔案管理工作效率[6]。

3.3 管理制度需要與時俱進

我國基層衛生事業單位從其基本的工作理念和原理來說， 屬于一種針對我國社會大眾進行服務的工作。因此在開展相應的工作內容時， 對其基本的工作效率有很高的要求， 工作質量及工作效果的實現也十分重要。而經過一系列的調查及資料查閱中了解到，我國許多地區的基層衛生事業單位中的檔案管理工作的相關制度還不夠完善，同時也沒有一個相對規范化及標準化的管理模式建設， 就使得在管理工作中常有著一些疏忽及錯誤。當前我國基層衛生事業單位的檔案管理信息的現代化， 對于該單位的檔案事業發展有著關鍵決定性的作用。

3.4 檔案管理的意識有待提升

在基層衛生事業單位的檔案管理工作中，管理人員本身對于工作的認知應當更加清晰，檔案管理者如果沒有對于其基本的工作內容有著一個正確的認知就會對于其基本的檔案管理工作的實現產生阻礙。但這樣的情況在很大部分的基層衛生事業單位中是普遍性存在。如果檔案管理相關工作者本身沒有先進管理意識和思維模式，勢必也會對于相應的基層衛生事業單位發展產生一定的阻礙[7]。

4 對于基層單位檔案管理工作的現代化創新途徑分析

4.1 進一步完善相應的管理制度

對于相應的基層衛生事業單位檔案管理工作進行現代化流程的操作，不僅需要從整體層面對于相應的管理體系和管理模式進行優化及創新，還需要在細節之中加以磨煉[8]。 在基層單位的檔案管理工作中進行相應的管理制度調整和實踐就需要依據不同的部門職位及工作內容來進行合理化地梳理和制定，在檔案管理工作實現中發揮自身的工作職能，從而進一步提升相應基層衛生事業單位檔案管理的工作質量及工作效率，以推進相關的基層衛生事業單位發展進步[9]。

4.2 加強信息化建設的力度

我國基層衛生事業單位檔案管理工作的現代化建設就要求相關工作者堅持自身理念的革新及個人綜合素質的提升。 打破傳統的管理方式及管理理念,根據不同基層單位的具體情況進行因地制宜的信息化管理模式建設。從當前我國基層衛生事業單位的發展格局中來說，堅持對于相關設備及軟件的使用搭配工作,按照最合理、最科學的工作方法一步步加以分解實現,以確保達到最佳的實際工作效果。同時對于我國的基層衛生事業單位工作人員中的電子檔案行政管理等部門的工作人員也需要對其整個工作過程進行更加的信息化程度的規范化建設,以進一步增加其信息化工作過程的內涵[10]。 必須更充分全面地去對當前的工作方式中與傳統工作模式對比中的信息化應用技術的實際應用的效果加以分析觀察，牢牢地把握住檔案現代化和信息化管理技術成果在當前全國基層衛生事業單位工作人員的文書檔案信息化管理服務工作實踐中取得的技術應用的進展和實際使用成效，以整體系統地和全方位有效地幫助提高企業檔案信息化管理服務工作人員的業務能力水準、業務素質和綜合工作效率[11]。

4.3 強化綜合性人才的培養

基層衛生事業單位的檔案管理在現代化中對專業化的培養是非常重要的,但同時也必須培養出專業知識和綜合素質,均能滿足預期的管理標準。 管理層在具體的工作執行過程中,可定期地對員工進行培養和專業的教學,并按照現代檔案管理的標準實施科學管理和變革,以提高管理層的專業化管理水平和綜合素養,但畢竟在文檔保存過程中專業的系統化教學也是管理工作正常進行的重要保證,可吸納一些大學生加入到管理工作中,并對其進行定期的培養,以促進現代檔案管理工作的進展和改善[12]。

4.4 強化文檔資源數字化建設工作

因為基礎事業部門的財稅歸檔數據信息數量大且信息含義復雜,而且隨著基礎事業部門會計核算管理的發展,存檔數據信息內容還在繼續增加,所以基礎事業部門檔案管理就需要把原來的紙面文字變成網上電子文字,把文字存檔、圖片存檔等資源或用數字化掃描圖儀掃描在電腦中, 又或者刻成光碟, 再利用互聯網進行傳輸,實現了基礎事業部門財稅內部存檔數據信息內容的數據共享,同時運用這種互聯網數字化的網絡電子歸檔,可以根據基礎事業單位財務本身的發展狀況,合理構建一個統一、全面的網絡電子產品歸檔系統,使檔案管理時更為快捷,相關工作人員在檢索歸檔資源時也更為便利[13]。

綜上所述，當前我國科學進步發展以及社會經濟進步的同時，基層衛生事業機關的檔案管理工作勢必朝著現代化的方向發展，是將來的必然改革趨勢。 在如今的現代化、信息化時代之下，想要對于我國基層衛生事業機關的檔案管理相關工作的工作質量及工作水平進行提升，就離不開對于相關現代化技術及理念的研究和應用。同時要加強對于相應的檔案管理工作者綜合能力的培養及其對于檔案管理工作的本質提升和認知。管理工作者需要更加重視本單位的檔案管理工作現代化轉變及革新。檔案管理工作的現代化是當前我國基層衛生事業單位發展的一項十分關鍵的核心任務，應當將該工作的現代化發展工作放在首位，來幫助事業單位可以更加現代化地健康發展，還可以進一步地幫助社會穩定和諧進步。因此當前我國基層衛生事業單位的不同部門需要共同合作努力來對于相關的檔案管理工作現代化方式進行探索、創新及實踐，推進當前我國基層衛生事業單位的檔案管理工作更加高效地實現。