高職院校突發(fā)事件檔案管理工作初探

劉艷春

（泰州職業(yè)技術學院，江蘇 泰州 225300）

高職院校突發(fā)事件是指在高職院校的教育教學管理中突然發(fā)生的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生、學校安全等事件，此類事件無法預測，造成或可能造成社會危害和重大影響，需要采取應急處置措施予以應對。有些事件雖未發(fā)生在高職院校內，卻與高職院校中的人或事有密切聯(lián)系，影響著高職院校正常教學生活秩序。在突發(fā)事件的形成和應對過程中，直接形成一些對學校、社會具有保存和借鑒價值的實物、圖文、影像等，這些不同形式的記錄是高職院校突發(fā)事件檔案資源體系的重要組成部分，對于總結高職院校突發(fā)事件的規(guī)律和經(jīng)驗，實現(xiàn)存史、資政、育人價值具有重要意義。

2008年，國家檔案局出臺了《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》，明確要求：“國家檔案主管部門應當建立健全突發(fā)事件應對活動相關檔案收集、整理、保護、利用工作機構”，這表明推動建立健全突發(fā)事件檔案的管理工作機制已經(jīng)成為一項法定要求。在該辦法的指導下，檔案部門制訂了一系列的突發(fā)事件應急預案，對于應對各類重大突發(fā)事件起到了積極的作用。多年來，檔案學界的學者們也肯定了突發(fā)事件在檔案館藏資源建設中的重要價值和特殊意義。

2020年12 月，國家檔案局第16號令公布了《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，自2021年6月1日起施行。突發(fā)事件檔案在我國檔案管理規(guī)章中首次以專項形式出現(xiàn)，這是繼2008年汶川大地震后檔案業(yè)界由實踐到理論的提煉，更是一次專業(yè)的業(yè)務指引。而高職院校突發(fā)事件檔案管理研究也是高校檔案人面臨的新課題，具有至關重要的現(xiàn)實意義。

高職院校重大突發(fā)事件發(fā)生的主要原因：一是外部原因。無法抗拒的自然災害導致高職院校發(fā)生重大突發(fā)事件、傳染性極高的病毒引起的群體性感染等。二是內部原因。因分配制度或人事改革導致的矛盾沖突引發(fā)的重大突發(fā)事件；由于管理疏漏引起的食品安全和實驗室安全事故等。三是個體原因。師生中由于家庭、特殊經(jīng)歷等原因引發(fā)的性格缺陷或心理疾病并由此引發(fā)對其他個體的傷害、因為意外而發(fā)生的重大傷害、因為網(wǎng)絡詐騙受騙而引發(fā)的人為傷害。

1 高職院校突發(fā)公共安全事件檔案編研的意義及措施

近年來，高職院校突發(fā)事件頻頻發(fā)生，一旦發(fā)生傳播迅速而廣泛，引起的社會關注度極高。突發(fā)事件發(fā)生時，學校往往是疲于解決事件善后和網(wǎng)絡輿情管理，希望盡快消除重大突發(fā)事件的負面影響，而忽略了對相關事件的記錄。多年后，由于沒有詳實記錄，史實被沖淡，只能通過碎片化的信息和記憶進行收集與整理，無法精準記錄事件的全貌，人們無法很好地從已經(jīng)發(fā)生的事故中汲取經(jīng)驗教訓，非常容易重蹈覆轍。因此，細化并完善檔案編研工作，對高職院校應對和處理突發(fā)事件能力具有較強的借鑒意義。

一是研究特點，科學分類。通過深入鉆研高職院校突發(fā)事件檔案的特點，為不同類型的突發(fā)事件檔案進行編研，形成一套科學分類體系。正如《鼠疫》作者加繆所說：“人類能在這場病毒和生活的賭博中贏得的全部東西就是知識和記憶”。檔案編研的內容主要包括高職院校突發(fā)公共安全事件發(fā)生經(jīng)過、發(fā)展過程中形成的各類文件、圖片、視頻、數(shù)據(jù)、實物等檔案材料，將它們分門別類進行編研、挖掘有價值的檔案信息。因此《辦法》中強調突發(fā)事件檔案應設立專題管理、建立專題目錄、設立專題數(shù)據(jù)庫。

二是建立規(guī)范，系統(tǒng)化指導。與一般檔案不同的是，發(fā)揮警示作用是高職院校突發(fā)事件檔案的突出意義。由于突發(fā)事件有較強的綜合性，且形成領域多元化、涵蓋內容廣闊，亟需制定一系列的編研規(guī)范來指導編研工作，對材料內容、檔案類型、編研角度、觀點立場等都必須建立明晰的工作規(guī)范，以幫助師生全面了解突發(fā)事件的全貌。

三是深層次開發(fā)，強化宣傳應用。檔案編研是在收集、整理、匯編的基礎上，通過分析、研究，提煉符合某一專題要求的編研產(chǎn)品。檔案工作人員在實際操作過程中難免會因為缺乏突發(fā)事件深層次分析的專業(yè)知識而在深度編研過程中遭遇專業(yè)瓶頸，阻礙工作推進下去。面對繁多而瑣碎的檔案素材，很難精準捕捉到高價值的選題。這時，就需要引入多方協(xié)作、各方合作機制，積極與各領域的專家學者進行溝通交流，尋求指導，對相應的檔案材料進行概括總結，并且利用微信公眾號、抖音等現(xiàn)代化的媒體向公眾宣傳，提醒大家引以為戒。

2 高職院校突發(fā)事件檔案的功能

一是全面匯總信息，提高防范意識。檔案部門要在日常工作中加強對典型突發(fā)事件檔案材料的搜集和研究，及時編研匯總。通過檔案案例分析，深入挖掘每個突發(fā)事件的特殊性和普遍性，抓住主要矛盾，制定相應措施，并且及時通過校報、校園網(wǎng)、微信公眾號等媒介告知教職工和學生，提高大家的防范意識和突發(fā)事件的應對能力，盡可能減少損失。

二是建立溝通渠道，穩(wěn)定師生情緒。突發(fā)事件發(fā)生后，師生處于焦慮、恐慌中，檔案工作人員要及時把突發(fā)事件發(fā)生的過程和走向、應對措施的資料、數(shù)據(jù)、圖片等進行匯總，通過校園網(wǎng)絡、辦公系統(tǒng)、宣傳冊等載體，把校方應對突發(fā)事件的決策和建議第一時間傳遞給師生，努力消除師生對突發(fā)事件的恐懼感，并且創(chuàng)建應急溝通平臺、安排專業(yè)心理醫(yī)生，及時解答師生疑問、進行心理疏導，有利于加強師生對方案和措施的認同感和歸屬感，從而積極配合學校所采取的方案和措施。與此同時，檔案部門應結合突發(fā)事件，及時對檔案信息進行解讀和認識，進一步提煉、升華，分析災難中的人性表現(xiàn)和道德倫理表現(xiàn)，引發(fā)沉思和共鳴。關于災難的記憶雖然不能立竿見影地幫助師生解決實際生活中的痛苦，但正是因為我們思考災難，剖析災難，采取不回避的態(tài)度，就一定能夠獲得勇氣和力量，使心靈得到慰藉，在今后面對突發(fā)事件時更加篤定。

三是系統(tǒng)化支撐，保障突發(fā)事件災后教學和生活秩序。突發(fā)事件發(fā)生后，高職院校檔案部門要根據(jù)突發(fā)事件的特點，確定種類和性質，及時調取相關專題資料，借鑒有用的措施，為高效、科學解決突發(fā)事件做好信息支撐，穩(wěn)定局面、減少損失，盡快恢復正常教學運行。

3 提升高職院校突發(fā)事件檔案管理質量的措施

一是建立突發(fā)事件檔案收集制度，變常態(tài)為應急。首先，突發(fā)事件檔案管理領導機構應及時與相關突發(fā)事件工作機構建立聯(lián)系，保證全面及時地收集相關檔案資料。由于突發(fā)事件的突然性和涉及部門的廣泛性，需將突發(fā)事件檔案收集管理納入本單位和各部門的工作職責中，根據(jù)黨和國家的管理規(guī)定，運用專門的征集辦法和接收制度，將突發(fā)事件檔案的收集納入到各部門和各部門兼職檔案員的工作范圍和工作職責中，從而保護學校和相關利益者的合法權益。

二是注重突發(fā)事件檔案歸檔的時效性，變靜態(tài)為動態(tài)。突發(fā)事件具有不確定性，當事件發(fā)生時，高職院校檔案部門應迅速響應，第一時間制定突發(fā)事件檔案收集通知，明確收集范圍及標準，在時間緊、任務重的形勢下，可以成立黨員攻堅小組，充分發(fā)揮黨員先鋒模范帶頭作用。檔案材料的歸檔貫徹突發(fā)事件的事前、事中、事后的全過程，意義重大，事前材料包含：此類事件國家層面、行業(yè)層面的法律法規(guī)和行業(yè)標準，本學校的內部規(guī)定與文件。事中材料包含：突發(fā)事件發(fā)生的具體過程、造成的人員傷亡、財產(chǎn)損失相關數(shù)據(jù)、圖表、圖片；事件處理時相關專題會議記錄等。事后材料包含：采取的應急措施、救助過程、賠償過程、事件總結和人員定責等相關材料。

三是要重視預防，提高檔案應急管理的社會影響力，變被動為主動。首先，要加強突發(fā)事件檔案宣傳教育，增強和提高師生員工檔案的危機認識。充分利用互聯(lián)網(wǎng)，加強對《中華人民共和國突發(fā)公共事件應急法》、《國家突發(fā)公共事件應急總體規(guī)劃》、《辦法》等有關法律法規(guī)的宣傳，提高公眾突發(fā)事件檔案意識，充分調動社會各方面力量，重視高職院校突發(fā)事件檔案管理，形成良好的社會合力。同時，鼓勵公眾積極參與檔案應急管理，在檔案門戶網(wǎng)站、地方公眾號、各大報刊上提供應急指導信息和具體措施，引導師生知悉，提高和增強全社會對檔案的認識。另外，加強全員培訓，提高突發(fā)事件檔案意識。檔案部門要結合各崗位實際情況，制定多樣化的突發(fā)事件檔案宣傳教育方案，充分發(fā)揮主觀能動性，通過法律法規(guī)宣講、會議精神傳播、講座、警示教育錄像、實地考察等多種形式，寓教于樂。

四是注重加強突發(fā)事件專業(yè)性研究，變單一為全面。首先，加強突發(fā)事件應急預案的專業(yè)準備，提高突發(fā)事件檔案專題專項的針對性。在編制突發(fā)事件檔案收集范圍時，要根據(jù)事件特點，進行廣泛的調查研究，從實際出發(fā)，因地制宜，加強專業(yè)化、嚴密性的準備。突發(fā)事件檔案編制人員還應具備相當?shù)膶I(yè)素質，嚴格人才選拔標準，建強檔案管理人才隊伍，提高檔案工作者的專業(yè)素質，引入專家學者協(xié)作機制，共同做好突發(fā)事件檔案的收集、整理、編研。

五是加大對突發(fā)事件檔案收集責任和義務的宣傳力度，變幕后為臺前。要提升分管領導和專兼職檔案員隊伍對突發(fā)事件特殊性和矛盾性的認識，避免發(fā)生人為因素導致的檔案缺失和損壞，及時對照各類法律法規(guī)對事件的全過程進行檔案跟蹤管理，并且及時錄入電子系統(tǒng)，防備個別人員害怕因事件影響自身利益而人為破壞材料信息情況，確保查閱資料不受時間和空間的限制。與此同時，要充分利用校報、校園網(wǎng)、微信公眾號等媒介宣傳突發(fā)事件的警醒意義，營造良好氛圍。

六是加強突發(fā)事件的檔案資源開發(fā)力度，變管理為服務。通過檔案整理編研、制作專題視頻、組織陳列展覽等形式，定期組織師生觀摩學習，形成常態(tài)化警示教育，充分發(fā)揮突發(fā)事件檔案價值，于潛移默化中提升師生應對突發(fā)事件的能力，從而提升高職院校檔案部門的大局意識、服務意識、合作意識和創(chuàng)新意識，能夠在突發(fā)事件中找規(guī)律、補短板、強能力，有效減少或避免突發(fā)事件的發(fā)生，或讓已發(fā)生的事件降低傷害和損失。