淺談醫療機構檔案的數字化管理與利用

賈翠婷

南寧市第七人民醫院 廣西 南寧 530012

在我國醫療事業中，醫療機構檔案管理具有至關重要的作用，其是互聯網時代醫療機構管理工作憑證與源頭，對提升醫院管理水平、確保患者權益、改進醫療科研工作等方面具有重要作用[1]。近年來，隨著醫療技術逐漸完善，醫療機構檔案管理技術不斷發展，促使管理工作更符合現代化醫療管理需求[2]。數字化管理主要是經過數碼設備將紙質醫療機構檔案記錄轉換為數字圖像，并將數據儲存在服務器中，經過計算機網絡系統實施傳輸、利用與管理醫療機構檔案，可確保醫療機構檔案管理效果，實現其整體功能與作用[3]。將數字化管理應用于醫療機構檔案管理中，可使檔案管理更為規范，對提升醫療機構檔案管理的實效性具有積極作用[4]。

1 醫療機構檔案管理現狀

在醫院實際發展過程中，還存在一定的問題，特別是在醫療機構檔案管理中問題更為明顯，對中國醫療事業長遠發展造成一定影響[5]。因此針對醫療機構檔案管理中的問題，需加以重視，并制定相應的管理方案。現就中國醫療機構檔案管理中的問題進行分析，其中包括：①中國多數醫院在醫療機構檔案管理中，設施尚未完善，因檔案管理要求尚未達到國家標準，極易導致檔案信息受損，對醫療機構檔案管理工作開展帶來嚴重影響，且醫療機構檔案中信息難以有效保存[6]。②就目前醫療機構檔案，存放信息的空間嚴重短缺，部分醫院醫療檔案數量較多，檔案空間存在一定的短缺，對逐漸增長的檔案信息，空間短缺現象日益嚴重。③檔案室內紙質檔案反復借閱、紙張耗損問題較為嚴重，此項問題增加紙張耗損問題。④多數醫院信息化設備較為落后，在檔案室內查找信息較為困難，且檔案查借閱設備設施不齊全，復印率較為低下，常需進行人工查找，極易降低患者滿意度[7]。

2 數字化管理應用于醫療機構檔案的原則

2.1 遵循統一規范原則

醫療業務標準化統一對醫療機構檔案開展數字化管理具有重要作用。在醫療機構檔案管理中，應完善醫療資源標識與檔案格式規范制度，并不斷更新、改進，要求相關工作人員依據制度執行業務操作[8]。除此之外，應保障數據信息的統一性，在醫療機構檔案管理中，可通過廣域網、局域網、地域網獲得相關信息，促使數據編碼等與網絡語境相符。同時，應不斷提高網絡軟件通用性，促使信息收集更為順利。針對相關軟件，制定相應的統一標準，有助于資源共享[9]。

2.2 遵循真實安全原則

在醫療機構檔案管理過程中，開展信息化管理，可在一定程度上提升檔案管理安全性，避免數據信息外泄。但就目前醫療機構管理中，因數字化管理尚未完善，意外情況無法有效避免，例如錯改、誤刪等意外事件發生風險較高，對檔案信息絕對真實性與安全性難以保障[10]。故在臨床實際工作中，應高度重視檔案信息完整性、真實性與安全性，以最大限度地避免意外事件發生。

2.3 遵循高效實用原則

在醫療科研中，醫療機構檔案信息不僅能夠為其提供一定的參考信息，且還可為患者診斷、治療提供一定的參考依據[11]。因此在醫療機構檔案管理中開展數字化檔案管理具有重要作用。以社會發展為基礎，制定高效、實用的工作流程，同時在工作過程中，針對管理存在的問題，不斷改進、優化，可使科研、救治等方面實現良好的銜接，以充分展現出數字化管理應用于醫療機構檔案管理中的優點。

3 數字化管理應用于醫療機構檔案管理的對策

3.1 改進檔案數據庫

數據庫在數字化管理中占據著重要作用，在檔案管理中，通過對檔案信息依據不同類型進行劃分，并設立專門數據庫，可展現數據庫強大的整理能力。對醫療工作人員近期中發表的文章、理論實施統一收集，依據不同學科進行劃分，建立相應的數據庫，在日后可及時、準確尋找相關檔案[12]；針對醫療工作者專利申請、授權等相關資料，應設立醫療工作人員專利數據庫；同時針對醫療科研成果等相關資料，應設立醫療科研結果相關數據庫，以便資料存放。經過對上述數據庫進行建立、改進，實現醫療機構檔案有效管理。

3.2 完善管理政策

數字化檔案管理，應加強政策管理，以促進數字化管理持續發展。依據醫療機構檔案管理需求，首先應選擇相關工作人員，組建數字化管理工作領導小組，對小組成員加強培訓工作，促使數字化檔案管理工作，逐漸納入小組成員日常工作范圍中，同時應使用同等考核方式，對數字化檔案管理方案實施效果進行評定[13]。加強小組成員服務意識，以此為醫療工作人員提供更為廣泛的檔案信息，以便醫師查閱與運用相關資料。除此之外，小組成員應協助醫療工作人員不斷收集、整理相關信息資料，進而保障檔案管理更為規范、高效，為日后工作開展奠定良好的基礎，促使工作順利進行。

3.3 引進數字化管理先進設備

設備在數字化檔案管理中具有重要作用，不斷引進數字化管理先進設備，可使管理工作持續改進，可有效避免意外事件發生。而數字化管理設備，主要注重以下幾點：①引進質量合格的設備，并安排專業人員對設備質量進行檢測，以保障設備完好無損，使其性能能夠滿足數字化管理需求[14]。②定期對數字化管理設備進行維護、檢修，以盡早發現設備中存在的安全隱患，避免設備突然損壞，導致嚴重后果。③對設備管理方案進行完善，并明確作業流程，要求相關工作人員依據規范進行操作，對每臺設備進行標號，在每臺設備上貼上責任人姓名、聯系方式，一旦設備發生問題，應立即通知責任人，進行檢查并明確原因，及時進行處理，若問題是由操作者造成，應依據實際情況，給予告誡與懲罰，以最大程度提高醫務工作人員對設備的維護意識。

3.4 組建管理平臺

明確了解相關醫療結構切實需求，針對醫療機構中存在的問題進行分析，并制定相應的解決對策，在此基礎上開展信息平臺建設工作。建立信息化平臺對促進醫療機構發展具有重要意義，而就中國醫療機構發展，提高網絡覆蓋率至關重要。因引進信息化技術，需將原有管理體制進行改變，故醫院管理人員對此表現出一定的畏難情緒，對信息化技術存在一定的排斥心理[15]。因此在信息化技術開展過程中，應努力說服管理人員接受此項新技術，同時尋求管理人員支持。在整個軟件開發過程中，應注重醫療工作者與檔案管理人員實際需求，改進數據查找系統，完善相應的文檔信息與檔案錄入、檢索、運動程序，同時設置查詢、應用窗口，以增加數字化管理便捷性。促使檔案信息資源共享，并設定登錄密碼、驗證碼，以加強檔案信息保密工作，待獲得管理人員同意后方可查閱檔案信息。

3.5 注重數字化檔案管理人員培養

加強檔案管理人員培訓工作，對其普及計算機應用知識，以提高整體應用水平。可設定專門培訓工作，組織與鼓勵相關人員參加培訓，待培訓結束后，應進行專門的考核，待考核成績合格后，方可進行數字化檔案管理工作。為相關人員提供必要學習機會、平臺，鼓勵相關人員考取計算機等級，促使其能夠熟悉操作方式、流程，使其能夠更好地處理突發問題。此外，相關醫療機構應適當抬高招聘技術門檻，引進高能力、高水平人才，開展績效考核制度，重點強化檔案管理人員技術與業務水平。強化人力資源部門之間的配合，并強調技術培訓重要性，加強人力資源儲備，并為年輕的工作人員提供展現自身的舞臺；必要時開展相應的激勵對策，以不斷增加人才隊伍。除此之外，還應加強檔案管理人員的自身素養，建立個性化工作檔案，對檔案管理人員工作表現進行實時記錄，每月定期進行總結、分析，以為績效考核提供相應的參考依據，提升檔案管理人員服務意識。

3.6 檔案異質異地備份

對室藏檔案進行異質備份和異地備份，確保檔案數據信息的長期可讀和檔案信息資源的絕對安全。通過實施檔案異質異地備份也可應對突發應急事件，保證醫療機構檔案管理的安全性和提高應對檔案突發應急事件的能力。

4 小結

隨著時代逐漸進步，中國醫療機構也獲得較大發展，對醫療機構信息化建設要求也有所提升，特別是在醫療檔案數字化管理中體現最為明顯。經過建立信息化的數字化管理系統，有利于提升中國醫療機構檔案的數字化管理水平，提升檔案管理效率、質量，以真正體現出其價值。在數字化管理過程中，可通過改進檔案數據庫、完善管理政策、引進數字化管理先進設備、組建管理平臺、注重數字化檔案管理人員培養、檔案異質異地備份等，促進醫療機構檔案管理水平進一步提升。