優化住院藥房藥品管理信息系統探索

肖先存

(福建三明市第二醫院藥學部,福建 永安 366000)

人力成本支出是公立醫院成本支出的重要組成部分[1],提高工作效率是降低人力成本支出的重要方法。隨著醫院信息系統的應用的,為提高工作效率提供了有力支持。但由于不同醫院信息化程度及工作模式不同,而市場提供的基礎版信息系統難以滿足醫院個性化的工作模式,因此,需要根據實際需求對基礎版信息系統進行優化升級。根據我院藥房工作的實際,與信息部溝通,通過優化軟件功能,提高藥房的工作效率。

1 處方權限信息化

不同專業技術職務任職資格、不同科室的醫生對不同藥品的處方權限不一樣,如開具麻醉藥品、精神藥品的醫生除有普通處方的權限外還需取得麻醉藥品、精神藥品的處方權限才能開具;終止妊娠藥品只有婦科或產科的醫生才有權限開具;抗菌藥物分為特殊使用級、限制使用級及非限制使用級,依據醫生的專業技術職務任職資格級別分別授予不同級別的抗菌藥物處方權限,在緊急情況下臨床醫師才可以越級使用高于權限的抗菌藥物,但僅限于1天用量。有些藥品有時只限某一科室、某一診療小組或某個醫生使用。這些情況如果單靠藥學人員靠人力來限制,就可能出現頻繁的退藥或醫師越權用藥等不合理現象發生,如果通過優化信息系統對藥品進行醫生權限的批量設定,或通過實時對某一科室、某一診療小組或某個醫生進行個別藥品的權限設定,讓沒有權限的醫生在開具這一藥品時,系統無法錄入,同時系統會彈出對話框提示該醫生,實現處方開具的源頭控制,簡化流程且精準無誤,從而減少不合理用藥的發生,通過系統進行處方權限的審核,提高藥學人員工作效率。

2 藥品精準定位

藥品定位存放后,按柜、行、列用6位號碼進行編號,如某種藥品貯存于5號柜第6行第5列,其編號為050605,在信息系統中錄入該種藥品存放的相應位置信息,讓藥學人員一目了然。

2.1 提高調劑效率

調劑單上藥品也按編號順序依次顯示,調劑時按順序走一圈就可完成整份領藥單的調劑任務,避免相同的路徑重復往返。通常,藥學部每隔一段時間會對各個部門的人員進行微調,通過信息系統對藥品進行精準定位后,藥房新進人員可根據編號,迅速查找到藥品,有效縮短了記憶藥品貯存位置的時間,從而提高工作效率。

2.2 降低易混淆藥品的差錯率

易混淆的藥品除分開擺放、設置明顯的標識外,按編號定位可有效降低易混淆藥品的調劑差錯,從而減少處理差錯的時間。

3 藥品用法用量設置及熱敏紙打印

不同的藥品都有各自不同的用量及用法,通過優化系統設置藥品最常用的用量及用法,醫師在開具藥品時,由系統自動彈出該藥品的常用量及用法,如有特別要求,可以在處方上修改并保存,從而提高醫師的開方錄入速度。患者取藥時,藥師將藥品的用量、用法及某些特殊的要求通過熱敏紙打印并粘貼在藥品包裝物上,從而提高調劑速度,避免手工書寫字跡撩草、不清,或污染,造成字跡難以辨認。

4 工作量統計

沒有合理的工作量統計,就無法通過量化來衡量工作量的大小,就會造成“吃大鍋飯”“搞平均主義”。若按照年資、職稱方案進行獎金分配,年資長、職稱高所得到的績效獎金就高, 而工作積極主動者的付出就無法得到量化體現,不利于提高部門人員的工作積極性,久而久之部門人員就會“攀懶”,工作作風越來越散漫,效率低下。藥房信息系統的使用,由于藥房的大部分操作,如審核、調劑、發藥等都要通過信息系統來實現,如果在登入各自的工號操作時信息系統統計得到部門人員操作的量值,并通過設計各項工作的分值,以及難度、風險系數等,難度大、風險系數高的工作分值高,按勞分配,多勞多得,優勞多得,就可以避免人員消極怠工現象發生,從而提高工作效率。

5 麻醉處方電子化

手工開具麻醉處方常因漏項、涂改、字跡潦草等因素,使不規范、不合理處方出現,增加處方駁回修改或重開的概率同時,也相應增加了藥師審核難度及審核時間。按照《處方管理辦法》中麻醉藥品、一類精神藥品的要求,如果在系統中增加設置我院麻醉藥品、一類精神藥品處方的格式,醫生只需在患者醫囑中錄入麻醉藥品的醫囑,點擊打印麻、精一處方,系統自動按麻、精一處方的格式導入患者的有關信息,并生成處方打印出來,就可以避免醫生手寫處方前記部分出現漏項問題,并有效縮短醫生開具麻、精一處方的時間。藥師審核處方時,只需要考慮合理性及是否超天數使用等問題,減少了審核項目,縮短審核時間。

6 特殊藥品賬冊登記電子化

麻醉藥品、終妊藥品等特殊管理的藥品需要專用賬冊登記。采用手工登記耗時費力,且可能因字跡模糊,或工作繁忙漏登,等到發現問題時去尋找原因再補登,需要耗費大量時間。如果按照有關管理規定,通過與信息部門溝通,優化軟件功能,提取出特殊管理藥品賬冊登記所需的信息,設計每日特殊藥品《使用登記表》《每月藥品的出入賬表》, 形成特殊管理藥品的日、月消耗電子賬冊,就可以讓之前一兩個小時才能夠完成的工作,通過優化信息系統數秒鐘就可完成,且打印出來的賬目更為完整清晰、準確可靠。

7 藥品庫存管理

通過醫院信息化藥房管理系統的使用,使藥品庫存管理從金額管理模式轉變為實庫存的數量管理模式得以實施。

7.1 實庫存管理

藥品實庫存的數量管理,是信息系統中藥品庫存信息與藥品實際庫存量一致。實庫存管理的實施,可有效提高藥品賬物相符率、領藥效率、盤點效率、藥品周轉率,并降低盤點誤差率。實現庫存的數量管理模式,醫師開具處方輸入藥品時,信息系統自動顯示該藥品當前藥房的實時庫存信息,當處方的藥品數量大于庫存量時,系統自動提醒開方醫師該藥品藥房數量不足,系統無法保存處方信息,有效解決因藥品缺貨或庫存不足,使患者往返于醫師與藥房間的問題。

7.2 虛擬實庫存與實庫存的結合

實現實庫存管理后,當某個藥品的實際庫存量較小,又出現醫院多個醫師同一時段開具了該藥品,會因患者未到藥房取藥,藥房系統中顯示該藥品的庫存信息未及時扣減,造成后面取藥的患者出現缺藥的情況出現。為避免這一情況的發生,我們可以在系統中設置藥品的虛擬實庫存,在醫師未開具處方時,虛擬實庫存數與實庫存數相同,開具處方后系統逐筆扣減虛擬實庫存數,當藥房調劑該處方時系統核減實庫存數,此時虛擬實庫存數與實庫存數恢復一致。根據《處方管理辦法》對處方有效期的規定,除醫師在系統中特別選擇注明有效期外,由于開具處方而扣減的虛擬實庫存數,在24h內未到藥房調劑,該張處方扣減的虛擬實庫存數將自動增加,恢復至原庫存數。在醫師電腦的界面中只顯示系統虛擬實庫存。這一功能的設計,解決了同一時段內多個醫師同時開具某一庫存量小的藥品時患者無法取到藥品的問題,有效徹底解決患者因藥品庫存因素往返于藥房與醫師間的問題。

7.3 提高盤點效率

在沒有實庫存管理的情況下,盤點大多采用盲盤模式,容易出現賬物不符問題。當發現賬物不符只能盲目查找,難免發生漏盤問題。采用實庫存管理后,由于每日對藥房內易差錯的藥品實時監控,發現問題及時的查找原因,確保易差錯藥品庫存的準確性減少差錯。在半年的盤點時,結合貨柜碼的精準定位,按貨柜碼的排序打出《盤點表》,按表上賬目數核對實物數,如有差異,及時查找原因,由于是按貨柜碼排序生成《盤點表》,在一個貨柜前就可盤點整個貨柜上的藥品,避免為尋找藥品往返多次,盤點效率可提高一倍。

7.4 提高領藥效率

在沒有實庫存管理的情況下,領藥時需要領藥員查看每個藥架,估算出每個藥品的每周使用量,結合當前的庫存填報領用量。這要求領藥員非常熟悉藥房每種藥品的使用量,并時刻關注各種藥品的庫存變化情況,如出現短時間內大量使用某種藥品,易造成該藥品的短缺,當使用量下降時,又易造成藥品的積壓。實行實庫存管理后,每次領藥系統自動生成申領單,并在申領單中加入藥房每個藥品的實時庫存及近一周每個藥品使用量信息,領藥員在電腦前就可掌握每個藥品的實時庫存及近一周各個藥品的庫存變化情況,不需要通過查看藥架的藥品庫存就可錄入申領量,在登入系統時通過增加藥品庫存下限提醒功能,得到低于下限的藥品的信息,及時掌握藥品庫存的突變情況,減少藥品庫存不足的發生率。

8 滯銷藥品監控

藥品長時間的滯銷會造成醫院運行成本的占用以及藥品過期報廢造成的浪費。優化前滯銷藥品監控需要管理人員經常對每個藥架上的藥品進行查看。在實庫存管理優化后,只要在系統中錄入查詢的時間段,幾秒鐘就可查詢到該時間段內未使用的藥品,及時通過與其他藥房調撥或退回醫藥公司等措施,降低醫院運行成本,避免藥品過期浪費。

綜上所述,根據醫院的工作模式優化軟件功能可以降低不合理用藥的發生率、部門人員的勞動強度及醫院運行成本,提高藥品調劑速度、領藥效率、盤點效率、藥品周轉率及部門人員工作積極性等。藥師可從繁瑣的手工工作中解脫出來,有更多的時間去進行用藥咨詢、用藥交待以及不合理用藥的監測和干預等,為藥師從保障供給型向技術服務型的轉變提供條件,充分發揮藥師在藥品使用安全及使用效果的專業化服務作用,最大程度地服務于患者。