現代人力資源管理理念下的人事檔案管理解析

侯 杰

（自然資源部第二大地測量隊［黑龍江第一測繪工程院］，哈爾濱 150025）

引 言

在傳統人事管理背景下，現代人力資源管理逐漸發展了起來。在過去的半個多世紀里，人力資源管理從以往高度模糊的管理模式逐漸轉變為精確化管理模式，而人事檔案管理是其重要組成部分之一。對于現代人力資源管理來說，加強人事檔案規范化管理工作、加大人事檔案工作支持保障力度、加強軟硬件設施建設、深化制度建設、全面提升人事檔案信息服務水平至關重要。最近幾年，各事業單位對現代人力資源管理理論給予了高度重視，并在實踐中執行。作為人力資源管理重要工作之一的人事檔案管理也應隨著時代的發展而不斷發展、前進。

一、人事檔案管理工作新的發展趨勢

隨著人類社會的不斷發展，經濟水平的不斷提高，事業單位人力資源管理工作呈現出了新的發展趨勢，對人事檔案管理工作的要求也更為嚴格，其內容主要體現在以下三個方面。

（1）形成核心價值觀。核心價值觀是事業單位在運營過程中堅持不懈、努力使全體員工都信奉的信條，為事業單位的生存與持續發展創造了重要的精神支撐，可以挖掘各種潛能，有助于事業單位快速實現既定發展目標。

（2）建立有層次的價值評價體系。

（3）將職業化定作評價人力資源管理水平的重要依據。職業化包含職業化素養、職業化行為規范、職業要求和職業技能等，人力資源管理人員需具備精湛的專業技能，精通本職工作，熟練掌握與本職工作相關的業務知識，精通業務規程。

二、現代人力資源管理和人事檔案管理的關系

人力資源管理是管理學中非常重要的領域，其研究的內容主要是如何有效利用并開發人力資源，以及如何合理配置人力資源。事業單位為了達成既定目標，應科學運用人類學、管理學等相關知識，對人力資源管理實行崗位規劃、人才選拔錄用、入職培訓、業績考核工作計劃等制度。20世紀60年代到現在的西方管理理論提出，人力資源管理工作的核心內容是對人的管理，人不僅僅是管理的主體，更是管理的客體。當今社會，日趨激烈的人才競爭逐漸成為常態化，人才流動性大和人才流失成了普遍存在的問題，大部分事業單位已經將人力資源當作事業單位持續發展的重要資源，毫不夸張地說，人力資源對事業單位未來發展的高度起到了決定性作用。人事檔案是儲存個人信息的重要載體，能夠有效幫助事業單位對員工進行全面考查、了解和錄用，成了事業單位高效開展人力資源管理工作的首要依據。人事檔案是事業單位檔案中的重要組成部分，能夠充分發揮人力資源管理的各項作用。不斷深化與完善人事檔案管理對事業單位開發人力資源具有重大意義，具體表現在以下三個方面。

（1）能夠全面發揮人力資源的內在效力。

（2）能夠有效提高人力資源的科學配置。

（3）能夠對人力資源進行科學預測。

總體而言，人力資源管理和人事檔案管理屬于一個統一的整體，二者缺一不可，共同發展。人事檔案所提供的信息為事業單位順利開展人力資源工作提供了極大的便利，同時，人事檔案管理工作的成效也對人力資源管理工作具有一定的影響。

三、現代人力資源管理理念下的人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理手段有待提升

進入大數據時代，人事檔案部門面臨著各種變革。然而盡管身處大數據時代背景下，人事檔案管理現代化卻依然沒有實現。很久以來，由于受不同因素的影響，大部分人事檔案管理工作還在沿用傳統的手工管理模式，表現形式以文字材料為主，將員工的信息、人事資料等相關資料、檔案裝入紙質檔案袋中，儲存在檔案室，在需要使用檔案時，人工查找檔案，人工翻閱與審核檔案內容。但大部分檔案室內的環境較為潮濕，隨著時間的推移，極有可能發生蟲蛀、霉變等現象，會導致檔案受到一定程度的損壞，此外，也會出現人為因素導致檔案遺失的情況，在人事檔案完整性和安全性的管理方面存在諸多問題。

（二）人事檔案管理人員專業素質和思想觀念有待提高

檔案信息化是指在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和利用。在人事檔案信息管理中，有效應用計算機技術的關鍵在于領導者思想意識的提高，知識型領導主管業務工作成了重要發展趨勢，有助于實現檔案管理現代化。利用相關軟件管理系統能夠使檔案管理工作更具規范性，進而可以保證人事檔案管理的安全性與高效性。另外，尤其需要提高人事檔案管理從業人員的綜合素質。很多人事檔案管理人員都是身兼數職，缺乏一定的檔案知識儲備，人事檔案管理工作隊伍“新兵”多，業務水平參差不齊，業務培訓工作不到位，導致知識結構與現代化人事檔案管理的實際發展要求不相符。所以，在實際工作中，人事檔案管理人員應積極參加各項培訓活動，在原有認知結構的基礎上加入新內容，只有這樣，才能有效實現人事檔案管理工作信息化。

（三）人事檔案管理工作缺乏規范性

很多事業單位在人事檔案管理工作中缺乏規范管理，管理工作缺乏規劃和整體構思，工作隨意性較大，且缺乏工作的主動性，對人事檔案管理人員配置沒有給予高度重視，對檔案軟件、硬件的投入力度不足。此外，人事檔案管理現存信息不具備實用性的問題也比較普遍。人事檔案管理應客觀、準確地反映和評價事業單位員工的真實活動，但在實際應用中，經常會存在一些偏差，夸大員工在工作崗位上取得的成績，不能客觀指出工作中出現的失誤。

（四）人事檔案利用率不高，范圍不廣泛

人事檔案的重要作用就是要讓事業單位中大量優質人才可以得到充分的利用、流轉及合理的調配。但根據事業單位實際任用情況來看，人事檔案的作用沒有得到真正發揮。以我國人事工作的形式來說，諸多事業單位對人事檔案持嚴格的保密態度，導致人事檔案的利用率不高，不能真正發揮出人事檔案的重要作用。此外，一些優秀人才與事業單位人事檔案之間的聯系越來越少，“人檔分離”逐漸成了普遍現象。形成這種情況的原因有很多，如人員就業結構或狀況的變更。由于很多事業單位對人才的檔案沒有形成較為嚴格的要求，增加了“人檔分離”“棄檔”的普遍性，再加上信息電子化缺乏完善，人事檔案管理部門只能按照既定要求完成人事檔案保管工作，并沒有充分發揮對人才共享的作用。因此，在今后的發展中，我們應根據社會發展的實際情況，在現代人力資源管理理念下對人事檔案管理工作進行重新審視，不斷改進與創新人事檔案管理工作。

四、現代人力資源管理理念下人事檔案管理工作的改進與創新

在知識經濟時代背景下，人事檔案管理應滿足新時代的發展要求，積極探索，勇于創新，不斷深化，具體內容如下。

（一）加強制度建設，完善管理體制

在開展人事檔案管理工作過程中，面對與當前新形勢、新任務相背離的舊制度，應對其進行改革，構建能夠與新形勢相適應，并且更具有規范化的人事檔案管理體制，使人事檔案管理工作逐步向規范化邁進。檔案管理人員在收集與整理人事檔案時應確保檔案的完整性和及時性；在人事檔案鑒別過程中，檔案的存、毀應有據有度，切實提高檔案鑒別工作質量；對歸檔檔案進行整理時，要有高度負責的精神，做到認真、嚴謹、細致；借閱檔案時，應根據實際情況妥善處理；人力資源管理部門應和其他部門進行區別，確保人力資源管理部門能夠深入了解事業單位內部所有員工的綜合素質、培訓獎懲等相關情況，在現代人力資源管理中全面發揮人事檔案的重要作用。除此之外，還應對人事檔案的保密工作予以高度重視，及時補充、更新人事檔案內容，使其具備真實性、完整性和嚴肅性。

（二）構建規范的檔案分類系統，充實人事檔案內容

現代人力資源管理工作與以往傳統的人事管理有著不同之處，現代人力資源管理工作要求人事檔案內容更加詳盡，以便事業單位管理者能夠充分了解、掌握員工的各方面情況。在人事檔案內容收集方面，其內容應盡量翔實，將定性信息和定量信息與之相結合。在保留現有信息的基礎上，對人事檔案內容進行適當的補充與更新，刪除沒有任何意義的多余信息，增添一些具有實際意義的新內容。對人事檔案內容不斷更新，能夠充分體現出員工的思想政治態度，綜合反映業務水平、工作能力，呈現出員工所獲得的榮譽稱號、突出業績等。

（三）逐步推動人事檔案管理現代化、科學化進程

人事檔案管理工作中最大的特點就是每個員工的檔案內容是在不斷充實、豐富中的。在員工實踐活動持續增加的基礎上，每個員工每年都會形成大量新的材料。隨著事業單位的不斷壯大與改革的持續推進，事業單位的工作結構也出現了多樣化的特征，傳統的人事檔案管理模式存在各種弊端，在資料檢索、檔案查閱時仍采用的手工處理方式，造成了極大的不便，出錯情況得不到有效緩解，并且極容易發生貽誤時機的情況，所以，提高人事檔案管理效率和推動人事檔案管理現代化、科學化成了重要任務。管理理念現代化和管理方式現代化是人事檔案工作現代化的主要內容。

（四）強化隊伍建設，提高人員綜合素質

隨著經濟全球化的進程不斷加快，人才流動性逐漸增加，未來人才高流動性將成為常態。基于此，大部分先進的事業單位已經將人力資源管理當作事業單位穩定發展的重要核心，人事檔案管理也得到了廣泛關注。負責人事檔案管理工作的相關人員在工作中應不斷學習，踏實工作，努力提升個人素質和綜合能力，采取積極有效的方法，在新時代的浪潮中緊跟新時代新改革的步伐，提高人事檔案管理水平，促進事業單位的可持續性發展。首先，在培養高素質人才、強化隊伍建設的同時，應加大高層次人才的引進力度。其次，在引進和保留人才的同時，要重視并加強人事檔案管理工作者個人專業技能的再培訓工作，進而提升人事檔案管理工作者的職業道德與職業素養，使其具備良好的合作意識和服務意識，使人事檔案管理工作者能夠適應當前形勢下人事檔案管理工作的所有要求。

（五）對人事檔案工作的重要作用形成正確的認識

堅決不能出現使用檔案時慌亂查找、核查檔案時不得要領、存儲檔案時漫不經心的現象，應從思想上確認人事檔案管理對事業單位發展所起到的巨大作用，充分挖掘思想根源，改變人事檔案管理當前的狀況，科學運用現代化信息化手段，更新人事檔案管理的管理理念，用現代化的管理思想和方法來開展人事檔案管理工作，例如，有一定條件的單位可以開發人事檔案軟件技術，編寫程序，實行檔案計算機管理，引用計算機技術，將文件檔案存在計算機中，方便查找和翻閱，為相關人員提供更加準確的信息，構建一套完整的檔案自動歸檔系統。將傳統管理模式與現代化管理相結合，能夠使人事檔案管理工作充分發揮重要作用。

（六）明確人事檔案信息的實用性和適用性

為了使人事檔案現存信息更具實用性，可以將人事檔案現存信息納入事業單位年度考核中，將其作為事業單位年度考核的重要內容，使人事檔案現存信息數據的整理更加精細化，實現實時信息數據儲存，將人事檔案管理工作提升到一個新的高度。同時，利用信息化工作手段開展檔案業務指導，建立人事檔案管理工作微信群，大幅提高人事檔案日常管理效率，達到互相借鑒經驗的目的，不斷擴大人事檔案管理工作的實用性。

結 語

在現代人力資源管理理念的指引下，人事檔案管理工作將得以順利開展，人事檔案管理工作相關從業者在工作中應積極改進工作方法，不斷創新工作理念，將人力資源管理與先進的信息技術相融合，通過采取不同的方式提高人事檔案管理水平。本文主要對現代人力資源管理理念下的人事檔案管理做出了深入分析，希望能給相關工作人員提供一些參考。