探究如何在信息化條件下改進檔案管理工作

趙建梅

（河北省水文工程地質勘查院 河北石家莊 050800）

信息化時代，各行各業都廣泛應用了信息技術，其除了對經濟產生較大影響之外，還影響了精神文明方面的建設。信息化條件下，企業檔案管理同樣需要緊跟時代步伐積極創新，下面，結合檔案管理工作，探討信息化條件下的檔案管理改進策略。

1 新時期檔案管理的要求

1.1 從管理向服務轉變

傳統檔案管理工作中，管理人員僅需要收集和整理檔案，若其他人員需要借閱檔案，就必須按照相關手續辦理檔案的借閱登記，這樣的管理模式很顯然滿足不了信息時代的發展需要。檔案是檔案管理的主要對象，且服務于群眾。因此，從管理理念上分析，檔案管理理念從以往的管理朝著服務轉變，滿足了時代的發展需要，而且不斷提高了檔案管理質量，最大程度地發揮了檔案管理的價值。

1.2 對檔案管理效率的追求更高

現如今，檔案管理工作基本上都是保留紙質檔案和電子檔案，對檔案管理人員而言，增加了管理難度；同時，在社區管理服務不斷開展的今天，人們對檔案管理效率的要求顯著提高。例如，傳統的工作模式先是由其他部門和群眾提高使用檔案的要求，然后由檔案管理人員查找檔案，并及時填寫借閱表，之后在規定的期限內將檔案歸還，這個過程中，檔案的管理相當復雜繁瑣，需要耗費較多的時間，且整體工作效率不高。信息化條件下，逐步投入了新設備和新技術，為高質量、高效開展檔案管理提供良好的條件，且追求高效、優質的服務也是當前時代檔案管理工作的開展方向。

1.3 檔案保持和挖掘價值同等重要

保持檔案資料的安全性和完整性是早期檔案管理工作的核心，降低檔案出現丟失、破損問題的發生率。但是，檔案除了借閱之外，還具有一定的使用和參考屬性，這個過程中，檔案管理人員可在信息化條件下合理分析、整合與利用檔案資料，充分挖掘檔案的價值，讓檔案資源的服務價值充分發揮出來。由此可見，當前時期背景下，檔案管理人員要發揮信息技術的作用，加快檔案管理轉型的步伐，提高檔案資料的完整性，充分挖掘檔案的價值，這也是預期的目標。

2 信息化條件下檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理人員水平有待加強

企業要想更好地轉型升級，有必要優化人力資源并加強管理。企業管理人員要想構建現代化的檔案管理系統，就必須具有充足的與檔案管理信息化相匹配的優秀技術人員。但是，傳統檔案管理工作中，基本上都是只能實現紙質文檔的數字化，檔案管理人員綜合能力不高，甚至有很多企業都沒有專門的檔案管理部門和檔案管理人員。檔案管理人員對檔案管理軟件的了解不足，最終在檔案管理工作中仍然應用傳統的方法，對企業檔案信息化管理產生不利影響。因此，要想促進檔案管理人員綜合技能和素質的提高，讓其技術能力達到計算機水平，企業必須花費大量的經費和實際系統地培訓員工，但這無疑給企業造成較大的經濟負擔。

2.2 檔案管理信息化意識不強

企業開展業務活動時，主要以利潤最大化為終極目標，這些問題容易導致企業領導者對檔案管理存在較大的偏差，錯誤地認為檔案管理無法給企業帶來直接的經濟效益，因此，對檔案管理的重視不足，更不注重投資檔案管理。這樣，在未來企業不斷轉型的過程中，存檔設備過時、檔案管理人員短缺的問題比較突出，甚至還可能出現檔案管理人員缺乏工作積極性，對提高檔案管理效率產生不利影響。此外，企業檔案管理中，除了管理層不重視檔案管理之外，檔案管理人員信息化意識不強也會影響檔案管理信息化水平的提高。一方面，檔案管理人員并沒有深刻意識到檔案管理工作的重要性，錯誤地認為檔案管理就是簡單地收集和整理檔案，員工工作缺乏熱情。另一方面，檔案管理人員信息素養不高，并未深刻認識檔案管理信息化，對答案管理的認知不足，以此將檔案管理當做整理歸檔紙質資料劃上等號，更不了解以大數據為基礎的檔案管理對企業經營管理重要性的認識，對企業檔案管理信息化發展造成較大的影響。

2.3 缺乏完善的基礎設施

我國檔案管理中保存紙質檔案仍然是主要的一種方式，這就意味著檔案管理需要耗費較多的人力、物力。基于檔案管理人員工作能力的差異，每個員工的工作效率不同，自然無法提高檔案管理效率。但是，信息化條件下，我國檔案管理工作改革的過程中需要大量的檔案管理設備，受到缺乏資金影響，不利于提高檔案管理信息化建設效率。也有部分企業在信息化建設方面投入較多，但是信息技術人員并不了解檔案管理工作，開發出來的檔案管理軟件實用性不強，滿足不了當前時代檔案管理信息化建設的需要。最后，我國大多數檔案管理機構檔案管理信息化的過程中仍然以單機為主，不同檔案管理機構還未完全實現數字化管理。

2.4 缺乏健全的管理機制

檔案管理工作中仍然存在換機構管理和檔案運輸的問題，這無疑加大力度檔案管理難度。具體表現為以下幾點。一方面，未明確職責。目前，仍然有很多檔案管理機構沒有完善的檔案管理工作制度，缺乏統一且規范的檔案管理，如此一來，就會在檔案運輸或換機構管理時存在重復收錄信息的問題，造成不必要的人力物力浪費。另一方面，檔案管理方法有待完善。目前，仍然有很多檔案管理機構堆放儲存材料，差別檔案時再統一轉遞和移交，整理檔案和歸檔時基本上都是有需求再整理，檔案管理效率不高。

3 信息化條件下改進檔案管理工作策略

3.1 提高檔案人員的綜合能力

針對當前階段檔案管理缺乏人才的問題，企業很有必要從源頭上加強檔案管理信息化建設，也就是加大建設檔案管理人員隊伍，提高檔案人員的綜合能力。具體來講，可從3個方面改進。

第一，不斷強化檔案人員的信息化意識。企業管理者應意識到檔案管理信息化建設離不開人才的支撐，這就需要企業從外界引進具有較高的計算機水平且對檔案信息技術相當熟悉的專業人才。加強培養檔案管理人員的信息化意識，在提高其意識的基礎上，調動檔案管理人員檔案信息化管理的積極性。

第二，招聘檔案管理人員時，應全面了解員工后續崗位是否適應和軟件系統的應用相關問題，之后，從檔案管理信息化的需要出發招聘員工。為了建設一支可以適應現代檔案管理信息化的人才隊伍，必須為檔案管理人員提供良好的條件。

第三，加大培訓力度。企業管理制可以立足當前時代信息化技術發展和自身需求，定期開展與信息化技術有關的培訓班，并在日常工作中發送案例資料、信息化技術和理論有關的資料，為檔案管理人員提供參考，提升檔案管理人員綜合素質。如此一來，檔案管理人員參與培訓的過程中不斷提高自身計算機水平和電子文檔操作能力，提高其學習積極性，增強其對檔案安全包含的了解，促進自身綜合能力的提高。

3.2 加大制度建設

制度建設是檔案管理信息系統中重要的一部分內容，具體包含安全、監控和管理方面的制度。

首先，從管理及監控制度方面分析。為了促進系統的正常運行，管理人員應結合特定的監督方法，并給予和檔案管理有關的利益者制定明確的獎懲制度，但必須對獎懲的標準與對象進行明確。同時，為了推動檔案管理系統的平穩運行，必須警告和處罰違規違法的員工。加大力度監督員工，確保工作任務的安全性，調動員工工作積極性。

其次，從安全管理制度方面分析。對安全的責任進行明確，讓安全措施不斷規范。檔案室應及時配備各種類型的安全設施，并由專人管理，確保不會發生意外事件。此外，企業要以自身情況制定相關的制度，例如，查詢和注冊文件，直接嚴格按照相關計劃對文件儲存系統進行升級，促進檔案管理工作更具穩定性和安全性。同時，保障數據的安全性，管理敏感數據時，可利用加密技術，由多人同時保管，并共同開啟儲存文件的密鑰，避免競爭對手采取非法手段獲取數據給企業造成較大的經濟損失。

3.3 改進檔案管理信息系統

檔案信息化這一目標的實現很有必要健全檔案管理系統。首先，設計檔案信息化系統的軟件功能時，應合理利用文件處理流程。其次，在信息系統中，健全內部控制制度，確保檔案的安全。最后，使用電子檔案時，需要注意幾個問題：第一，電子檔案的安全。計算機快速發展使得電子檔案的范圍逐步擴展，數量也顯著增加，尤其是計算機網絡的發展速度相當驚人，但是也面臨主動黑客攻擊、計算機病毒的防范等問題。第二，電子檔案的真實性。因為電子文件從生成到歸檔的過程中并沒有進行程序化和規范化管理，仍然存在草稿性電子文件自生自滅的問題，且絕大部分檔案管理還未形成統一的管理方法，電子檔案的儲存載體耐久性不足對檔案的可靠性和完整性都產生影響，最終影響其真實性。第三，電子檔案法律效力問題。一般情況下，都是通過相關載體確定檔案的法律效力，但是電子檔案的載體是不固定的，因此，增加了法律認定條文的復雜程度。

3.4 整合資源優化檔案管理模式

為企業提供良好的生產經營服務是企業檔案管理的目的和責任，這是滿足企業生產經營過程中信息需要的關鍵，而且也是確認工作有效性的關鍵。目前，企業檔案管理常見的方法有分散管理和集中管理兩大類，很顯然兩種模式都滿足不了企業生產經營中相關數據的需要。這就要求企業以一體化管理系統切入改革檔案管理系統，促進檔案背景資料、檔案資料和其他方面信息的融合，促進企業生產中各方面需求得到滿足。為了發揮大數據技術在企業檔案管理創新方面的作用，企業檔案管理人員應結合實際問題進行改革，創新檔案管理工作時，以提高管理效率為主，健全管理體系，確保準確、完整地錄入檔案，配備專業的數據監督，并健全追責制度，保證發生問題時可以找到相應的責任人，從源頭上解決存在的問題。如此一來，在完善相關制度后，管理效率顯著提高，數據泄露的風險也相應地降低。

3.5 融合知識把握檔案管理發展方向

企業檔案管理工作的開展目標為滿足企業經營活動中相關信息的需求，因此，很有必要發揮現代化技術如大數據技術等整合、分類和開發檔案信息的作用，為企業提供良好的服務。從知識管理的角度切入，除了要提高檔案管理人員服務意識之外，還要加強提高其創造意識和理解知識信息的能力，充分挖掘有效的檔案資源。當前時期正處于創新的時代，企業檔案管理人員應深化檔案改革，促進企業檔案管理工作和企業發展的高度融合，使企業檔案管理部門在企業生產經營的各個方面融入檔案信息管理。因此，企業管理部門要加強收集信息，從多個渠道收集有效的信息，之后分類整理并再挖掘，過濾掉無用的信息，選出有效且有規律的檔案信息。檔案管理部門應采取有效的方法挖掘、整合和再排列信息，提高信息的有序性和有效性。與此同時，還要確保檔案的完整性和安全性，避免檔案泄露或檔案流失。最后，還要注意增強自身服務意識，對各類檔案進行了解，借助自身工作經驗對用戶使用行為進行預判，從檔案使用者的角度思考問題，為企業提供良好的服務，讓企業生產經營活動對檔案管理的需求得以滿足。

4 結語

總而言之，檔案管理是一項緊跟時代步伐工作，需要管理人員緊跟時代的步伐積極創新。當前時代，信息技術對各行各業都產生較大的影響，加大檔案管理信息化建設，有利于推動檔案管理事業的發展。同時，加大力度培訓檔案管理人員，加強信息管理硬件系統建設，保障電子檔案的安全。做好這些工作，才能將檔案管理信息化優勢充分發揮出來，給檔案管理人員做好檔案管理工作奠定基礎，提高檔案管理效率，為檔案管理事業的可持續發展提供支撐。