混合辦公：釋放全新生產(chǎn)力

文/賈昌榮

2022 年7 月，美國電商巨頭亞馬遜暫停美國6 棟新辦公樓的建設(shè)施工，重新考慮辦公樓設(shè)計，以適應(yīng)未來“辦公室+居家工作”的混合辦公（Hybrid work）模式。這是一種高效靈活的新型工作模式，允許員工根據(jù)工作與生活需要，靈活選擇工作時間、地點(diǎn)及協(xié)作方式。混合辦公是遠(yuǎn)程辦公（移動辦公、居家辦公）與辦公室工作的集合體，通過線上線下協(xié)同創(chuàng)造高工作效率、質(zhì)量與績效。企業(yè)績效取決于員工及其工作方式，而辦公方式?jīng)Q定工作方式。釋放員工新的生產(chǎn)力，首先來自辦公模式的解放。

混合辦公的適用性

2022 年全國“兩會”期間，全國人大代表黃細(xì)花提交了《關(guān)于推廣“3+2”混合辦公模式的建議》的提案，提出推廣“3+2”混合辦公制，認(rèn)為混合辦公對企業(yè)、員工和社會都將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。自新冠肺炎疫情出現(xiàn)以來，遠(yuǎn)程辦公成為很多實(shí)力企業(yè)的現(xiàn)實(shí)選擇，助推了混合辦公模式的普及與落地。不過，即便沒有疫情困擾，混合辦公模式也早晚會成為管理平權(quán)化、低碳辦公與數(shù)智技術(shù)驅(qū)動的必然產(chǎn)物。

混合辦公模式的生命力源自其對綜合環(huán)境的適應(yīng)性與適用性，能夠應(yīng)對各種復(fù)雜工作環(huán)境下的種種挑戰(zhàn)：

●運(yùn)行常態(tài)化

VUCA 時代，不確定性困擾企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，“黑天鵝事件”及“灰犀牛事件”難以避免且時有發(fā)生，辦公中斷成為企業(yè)心中最大的痛。企業(yè)迫切需要日常化連續(xù)性辦公解決方案，以保證企業(yè)運(yùn)行常態(tài)化，最好的“解藥”就是混合辦公。

如今，混合辦公條件已十分成熟，在技術(shù)層面已無障礙。首先，各種辦公商務(wù)云平臺及數(shù)字化辦公工具業(yè)已成熟，已經(jīng)產(chǎn)業(yè)化，同時還有新興技術(shù)不斷加持，如與元宇宙相關(guān)的VE、VR、AR、3D 等技術(shù)也成為辦公輔助技術(shù)工具。其次，第三方辦公空間興起。各種經(jīng)營性第三方辦公空間業(yè)態(tài)的興起，為員工提供了社交化付費(fèi)辦公空間。最后，居家辦公物業(yè)相對成熟。隨著“居家辦公”理念的房地產(chǎn)項(xiàng)目的普及，如SOHO、SOLO 等主題項(xiàng)目及各種商業(yè)化公寓的興起，對那些在一線、新一線及二線城市的多數(shù)“無房族”來說，“居家辦公”已不再是難題，硬件配置已無障礙，而條件充裕的“有房戶”則開始著手房間辦公化改造。

●溝通無障礙

一項(xiàng)對約6.1 萬名微軟美國員工開展的研究發(fā)現(xiàn)，全公司遠(yuǎn)程辦公會讓員工協(xié)作網(wǎng)絡(luò)更分散孤立，導(dǎo)致實(shí)時溝通減少，如定期會議時長縮短。筆者認(rèn)為，溝通重在效率，而不在于時長，過長的溝通時長反而會影響整體工作績效。無論是線下會議還是視頻會議，過頻或過長皆是“生產(chǎn)力殺手”。同時，無效會議會降低員工體驗(yàn)，并增加不滿意感。有數(shù)據(jù)顯示，有 50% 受訪者認(rèn)為會議是導(dǎo)致工作效率低下的一個重要原因。另外，線下會議期間，同事們都會很珍惜時間。因?yàn)樵趩挝黄陂g，不只是會議，還有很多事情需要與同事面對面溝通。正是時間與機(jī)會的稀缺性，才更會促進(jìn)同事們把會議議題簡單化、精要化，使會議變得簡明扼要且富有成果。

在多場景融合的混合辦公模式下，確實(shí)存在著一定的溝通與協(xié)作壁壘。如溝通具有實(shí)時性，但協(xié)作卻存在異步性。諸如，主管經(jīng)理與下屬員工之間的文件在線傳遞，遠(yuǎn)程辦公狀態(tài)下的員工如遇特殊情況外出，雖然可以通過移動平臺實(shí)時接受指令，卻很難及時響應(yīng)指令并傳輸文件。不過，溝通與協(xié)作的復(fù)雜性還在于“多點(diǎn)溝通與協(xié)作”，如員工與部門內(nèi)部、其他部門、上級、下級甚至外部合作之間需要進(jìn)行跨空間、跨設(shè)備間的高效溝通協(xié)同。但是，這與坐在同一辦公室溝通與協(xié)作并無大的差異。混合辦公模式下，除了面對面溝通，溝通方式還很多元化：即時消息、電子郵件、移動電話、視頻會議、線下會議、社交媒體消息工具等，以及各種軟件平臺、數(shù)字化辦公工具的內(nèi)置溝通工具。因此，溝通無障礙，但工作指令執(zhí)行與反饋可能存在延時。

●協(xié)作零門檻

混合辦公模式不僅讓員工擁有更大的自由度，也利于驅(qū)動企業(yè)敏捷轉(zhuǎn)型與增強(qiáng)組織韌性。混合辦公可以隨時隨地在任何設(shè)備上工作，無論遠(yuǎn)程工作者有多少，都可以通過數(shù)字化工作空間（如工作賬號、工作專區(qū)、功能授權(quán)等）實(shí)現(xiàn)無縫式協(xié)作。如此，員工在各種平臺或數(shù)字化工具中都有自己的位置與角色，數(shù)據(jù)信息流通效率非線下傳遞可比。如此，通過遠(yuǎn)程辦公無業(yè)務(wù)中斷之憂。

工作協(xié)作線上化包括員工與上級協(xié)作、部門間同級協(xié)作、與下級協(xié)作、跨部門協(xié)作及外部協(xié)作。協(xié)作動作包括指令型工作與響應(yīng)型動作，這在協(xié)作者之間均可發(fā)生。協(xié)作動作類型也呈多元化：領(lǐng)命與復(fù)命、請求與支援、請示與核準(zhǔn)、提案與評價、協(xié)商與協(xié)同等。在一來一往的溝通與協(xié)作中，同樣離不開思想碰撞，難免發(fā)生員工沖突。不過，混合辦公卻能最大化地避免一些尷尬與不愉快：除了避免工位之間走動形成的干擾，更重要的是在線協(xié)作降低了“合作門檻”。彼此平權(quán)，少有人高高在上。彼此不用關(guān)注對方的“微表情”以及表達(dá)語氣，不管對方職位多高。如此，可有效增強(qiáng)員工的愉悅感，并提升員工的工作效率。

混合辦公的商業(yè)價值

混合辦公讓員工覺得工作更有意義，這意味著企業(yè)可以獲得更大的員工工作動力。如今，80 后“千禧一代”及95 后“Z 世代”主宰職場，這批隨著互聯(lián)網(wǎng)長大的“新人群”對混合辦公模式更是樂在其中。如果得到社會與公司的認(rèn)可，員工在工作中就會體驗(yàn)到最多的快樂，并更加愿意為企業(yè)付出。混合辦公模式對企業(yè)與員工來說，是一種“雙贏”模式：

●有利于新生代人才管理

企業(yè)的兩大人力資源成本項(xiàng)目在于人才招聘與流失兩大環(huán)節(jié)，人才流失就意味著要重新招聘人才，成本具有疊加效應(yīng)。研究發(fā)現(xiàn)，若一個關(guān)鍵人才離職，被替代成本大約相當(dāng)于其年薪的30%-200%。一般來說，核心人才的流失，至少有1-2 個月的招聘期、3 個月的適應(yīng)期以及6 個月的融入期。另外，離職會破壞客戶關(guān)系和其他員工的士氣。

●提升整體工作績效

思科發(fā)布的《2022 思科全球混合辦公調(diào)查報告》顯示，混合辦公有助于提升全球員工的幸福感，更好地平衡工作與生活，并提高工作績效。不難理解，組織績效源自員工個人績效的累積，可從降本、提質(zhì)與增效三方面來體現(xiàn)：降本，如辦公空間建設(shè)、租賃成本常常是一筆大額辦公費(fèi)用支出；提質(zhì)，提升工作質(zhì)量，居家辦公帶來員工工作投入度增加及工作質(zhì)量提升；增效，即增加工作績效與提升工作效率。

研究發(fā)現(xiàn)，“在家辦公”使得員工提高了13%的績效，而居家辦公可以有效提高員工的工作效率，體現(xiàn)在員工不受辦公室諸多因素干擾和節(jié)省通勤時間等方面，從而獲得更高的工作效率。

●平衡工作與生活關(guān)系

根據(jù)聯(lián)想集團(tuán)最新報告，85%的受訪員工認(rèn)為混合辦公幫助他們提高工作效率，平衡家庭與工作。與此同時，員工希望保持和同事的緊密聯(lián)系，并喜歡辦公室中團(tuán)結(jié)輕松的社交氛圍。長期以來，很多企業(yè)認(rèn)為工作和個人生活是兩個互相競爭的要素，一方的增加必然導(dǎo)致另一方的減少。個別企業(yè)采取的995、996 等工作制，就是企業(yè)在爭奪員工的“生活時間”，結(jié)果是員工疲憊、家屬抱怨。從績效角度與人才長期價值角度來看，企業(yè)沒贏，但員工不滿意度增加且忠誠度也會大幅下降。

管理專家斯圖爾特·D·弗里德曼、佩里·克里斯坦森等指出，一家好企業(yè)、優(yōu)秀的經(jīng)理人應(yīng)嘗試做出改變，學(xué)會平衡員工的工作與生活：第一，清晰地告訴雇員公司的重要目標(biāo)，同時鼓勵雇員明確自己的目標(biāo)；第二，把雇員作為完整的人去看待，承認(rèn)并鼓勵他們在辦公室之外扮演的角色；第三，不斷地嘗試完成工作的方式，尋求既能增進(jìn)組織績效，又允許雇員追求個人目標(biāo)的管理方法。無疑，混合辦公順應(yīng)了管理潮流，成為企業(yè)及經(jīng)理人征服員工的一把“金鑰匙”。

●改善企業(yè)社會形象

混合辦公模式可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)、員工和社會的多贏，且具有社會與經(jīng)濟(jì)價值。如對就業(yè)市場產(chǎn)生良性影響，且在疫情期間減少交叉感染的機(jī)會。混合辦公還有利于減少通勤擁堵、減碳減排、緩解高房價和地區(qū)間差異。另外，還有利于家庭和諧、女性職業(yè)發(fā)展和提升生育率。無疑，這有利于企業(yè)樹立人性化的社會形象。

混合辦公的落地保障

混合辦公雖然具有可行性，但未必適用于所有企業(yè)，也不可以無規(guī)則采用。發(fā)揮混合辦公優(yōu)勢，需要企業(yè)做好基礎(chǔ)保障。企業(yè)應(yīng)對混合辦公保持靈活性，且從軟件、硬件等方面做好充足準(zhǔn)備。一些企業(yè)在實(shí)施混合辦公后，出現(xiàn)了反復(fù)現(xiàn)象，結(jié)果很糟糕。新冠肺炎疫情出現(xiàn)以來，很多特斯拉員工選擇居家辦公。2022年5 月31 日，特斯拉CEO 埃隆·馬斯克給居家辦公的員工發(fā)送了“最后通牒”，要求員工每周至少在公司辦公40 小時。然而，在員工重返工作崗位后，公司日常管理卻問題百出：辦公室里擠滿了試圖不被解雇的人，停車位不足、辦公桌短缺、Wi-Fi 信號弱，甚至無辦公桌可用。

混合辦公需要從下述三個方面做出切實(shí)保障：

●靈活性

很多企業(yè)主動踐行混合辦公模式，也帶來了另外一些企業(yè)的跟風(fēng)效仿。首先，明確靈活辦公的適用條件。顯然，更適合于數(shù)智化程度較高的企業(yè)，如數(shù)字型公司，包括蘋果、微軟、谷歌、攜程等企業(yè)。它們不但具有數(shù)智化理念，還具備數(shù)智化工作環(huán)境、工作設(shè)施、設(shè)備與相應(yīng)工具。

其次，設(shè)計個性化的靈活辦公方案。混合辦公模式最敏感的是遠(yuǎn)程辦公的時間表，頗受員工歡迎的是每周2-3 天。通常企業(yè)允許員工選擇1-2 天遠(yuǎn)程辦公，但允許員工選擇星期一至星期五的哪一天，這需要根據(jù)企業(yè)所處的行業(yè)、市場等綜合需要而定。研究結(jié)論顯示，在星期一與星期二，員工的工作效率最高，企業(yè)可考慮星期一、星期二員工必須到公司。因?yàn)橐恢苤酰侵苡媱澆贾玫淖罴蚜紮C(jī)，面對面的溝通尤為必要。

最后，精確界定靈活辦公群體。針對每個子公司、每個部門、每個員工都可考慮差異化政策，針對其工作與生活特點(diǎn)，施行差異化的工作時間表、差異化的工作目標(biāo)、差異化的工作方式等等。顯然，靈活性并不一定要全體員工，可以是部分員工，未必要搞“一刀切”。

●機(jī)制化

據(jù)微軟發(fā)布的《2022 年工作趨勢指數(shù)》，54%的管理者表示混合辦公與員工脫節(jié)，74%的管理者表示他們沒有及時為員工提供幫助或支援。對此，IBM 公司也有切身感受。早在1980 年，IBM 公司就在部分員工家里安裝了遠(yuǎn)程終端，開啟了遠(yuǎn)程辦公模式。但是企業(yè)和員工卻對遠(yuǎn)程辦公愛恨交織，體現(xiàn)在很多方面：如何辨別員工的工作狀態(tài)，居家辦公讓員工與同事失去聯(lián)系，居家辦公有太多環(huán)境干擾。這就需要機(jī)制來解決問題，對混合辦公施以相關(guān)制度、流程及崗位責(zé)任界定，使每家子公司、每個部門、每個員工在遠(yuǎn)程辦公期間都不會成為“斷線風(fēng)箏”。關(guān)鍵是建立員工自主工作機(jī)制與工作信任機(jī)制，使員工在離開辦公室后依然能得到企業(yè)信任，而且能夠自動自發(fā)且保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)。

●軟硬件支持

混合辦公模式就如高層建筑，需要堅實(shí)的軟硬件基礎(chǔ)支持，如此才具有可持續(xù)性與高效性。

第一，軟件支持。軟件支持主要是構(gòu)建數(shù)字化員工體驗(yàn)（DEX）文化，這是混合辦公企業(yè)的核心競爭力，其核心是員工獲得感、安全感與幸福感。2020 年新冠肺炎疫情初期，鈴盛公司（RingCentral）開始推行混合辦公。混合辦公不但為鈴盛公司打造了更強(qiáng)的抗風(fēng)險能力和競爭力，還顯著地提高了員工的工作與生活幸福感，為順暢辦公和物理安全提供了保障。這一切源于企業(yè)文化建設(shè)，鈴盛公司認(rèn)為，混合辦公是基于員工幸福感所形成的一種企業(yè)文化。企業(yè)運(yùn)作不能僅靠執(zhí)行指令，還要靠企業(yè)文化和員工價值觀的統(tǒng)一與融合來推動企業(yè)發(fā)展，以確保企業(yè)與員工間彼此不離心離德。

第二，硬件支持。硬件支持體現(xiàn)在很多個方面：首先，辦公環(huán)境專項(xiàng)化設(shè)計。混合辦公需要最自由、最便利、最順暢的溝通環(huán)境，無論是辦公室設(shè)置還是工位設(shè)置，都需要予以針對性考慮與設(shè)計，因?yàn)楸仨氄湟暶恳淮蚊鎸γ鏈贤C(jī)會，線上溝通難以徹底取代線下溝通。

微軟公司的另一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，66%的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正在考慮為混合辦公重新設(shè)計辦公區(qū)域，73%的員工希望保留遠(yuǎn)程辦公的靈活性。其次，平臺軟件及數(shù)字化工具應(yīng)用。數(shù)智化程度體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、平臺環(huán)境、技術(shù)工具環(huán)境等方面，如ERP、SCM、CRM 等數(shù)智化平臺應(yīng)用，以及企業(yè)微信、釘釘、飛書、如流等辦公工具應(yīng)用，乃至微信、QQ、在線會議視頻（如ZOOM、騰訊會議）等即時溝通工具的高頻應(yīng)用，都為協(xié)同工作所需要的商流、物流、資金流、信息流等數(shù)據(jù)互聯(lián)互通創(chuàng)造了條件，且為數(shù)據(jù)即時傳輸、處理、分析與應(yīng)用提供了數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施。

第三，硬件設(shè)備。在混合辦公模式下，企業(yè)更需要跨空間、跨人員、跨設(shè)備的高效協(xié)同。工作協(xié)作需要將不同場景下的人與多元化的數(shù)字化、智能設(shè)備有效連接，使人與人、人與設(shè)備、設(shè)備與設(shè)備之間都能夠高效協(xié)同。典型設(shè)備如商用臺式機(jī)、商用筆記本、移動工作站、會議用平板等產(chǎn)品。必須重視一個趨勢，就是混合辦公解決方案已經(jīng)產(chǎn)業(yè)化，這為企業(yè)步入混合辦公領(lǐng)域降低了數(shù)字化、智能化、辦公自動化等技術(shù)門檻。