高校后勤物資采購存在的問題及對策研究

宋戈揚

高校后勤物資采購存在的問題及對策研究

宋戈揚

[四川大學(xué)]

近年來，政府采購改革不斷深入，高校采購管理相關(guān)政策不斷推陳出新，高校后勤管理與服務(wù)不斷涌現(xiàn)新事物和新業(yè)態(tài)，特別是在疫情防控常態(tài)化、經(jīng)濟下行壓力加大、預(yù)算減少的背景下，高校后勤物資采購工作面臨著更大的壓力和挑戰(zhàn)。文章通過研究高校后勤物資采購過程中存在的問題，從完善內(nèi)控制度、加強采購預(yù)算與計劃管理、提高人員專業(yè)化水平等方面提出對策和建議，旨在為高校后勤物資采購工作提供參考和借鑒。

高校后勤；物資采購；采購管理；采購內(nèi)控

一、前言

高校后勤物資采購是為學(xué)校教學(xué)科研及師生學(xué)習(xí)生活提供后勤物資保障工作的重要組成部分。因高校后勤物資采購涉及領(lǐng)域多、需求種類繁雜、數(shù)量龐大，因此工作強度大、專業(yè)性要求高。本文通過分析當前高校后勤物資采購存在的問題，結(jié)合政府采購政策和高校采購工作實際，提出相應(yīng)的對策和建議，具有一定的現(xiàn)實指導(dǎo)意義和參考價值。

本文定義的后勤物資采購范圍，主要包括食堂物資、學(xué)生公寓用品、維修材料、低值易耗品等貨物采購，也包含食堂經(jīng)營、學(xué)生公寓熱水供應(yīng)、空調(diào)租賃服務(wù)、物管、安保等后勤服務(wù)采購或經(jīng)營權(quán)的管理。高校后勤物資采購既是政府采購的一個組成部分, 又具有相對的獨特性和專業(yè)性。

二、高校后勤物資采購存在的問題

（一）后勤物資采購計劃性有待加強

高校后勤物資采購因品類多、需求量大，且采購需求受季節(jié)變化、突發(fā)事件、疫情防控等因素影響，本身就容易出現(xiàn)計劃之外的采購需求，這給采購計劃編制帶來挑戰(zhàn)。實際工作中，采購計劃大多由后勤領(lǐng)域各基層單位依據(jù)自身業(yè)務(wù)提出采購需求，基層單位往往缺少中長期規(guī)劃，主管部門又缺少有效的統(tǒng)籌和調(diào)劑規(guī)劃能力，容易加劇采購分散，進而導(dǎo)致采購成本偏高，造成采購效率和資金使用效益的降低。

（二）采購周期長、效率低，采購信息化水平普遍不高

后勤物資采購包含了預(yù)算審核、計劃編制、采購執(zhí)行、簽訂、預(yù)約驗收、財務(wù)報銷等環(huán)節(jié)，周期長工作多，需要需求用戶、主管部門、財務(wù)部門、采購部門多方協(xié)同，后勤物資品目種類繁多、供應(yīng)商分布廣，市場價格波動大?；谶@些特點，傳統(tǒng)的人工作業(yè)難以滿足采購管理需求，只有通過信息化的手段提高工作效率，因此采購信息化水平是制約后勤物資采購的重要因素。后勤物資采購部門，由于缺少信息化頂層設(shè)計，經(jīng)費不足，信息專業(yè)人才欠缺等因素制約，高校后勤物資采購相較政府采購、互聯(lián)網(wǎng)電子商務(wù)等領(lǐng)域信息化水平普遍較低，采購周期普遍偏長。

本文將從采購立項到完成供應(yīng)商合同簽訂定義為采購周期，通過抽樣統(tǒng)計2020和2021年四川省15所高校的后勤物資采購周期。數(shù)據(jù) （如圖1）分析表明，采用政府采購方式時長一般在2-3個月，學(xué)校自行組織的集中采購也在20至45天，基層部門組織的零星采購也會在15至30天，這說明高校后勤物資采購存在較大的效率提升和優(yōu)化空間。

圖1 部分高校采購周期市場統(tǒng)計分析

（三）采購崗位編制緊張，人員不足

大多數(shù)高校沒有設(shè)立專門的后勤物資采購部門，一般由學(xué)校采購主管部門承擔(dān)大部分后勤物資采購任務(wù)，后勤部門也承擔(dān)一些預(yù)算偏小和需求零散的零星采購工作。由于受職能分工和人員編制限制，后勤物資采購人員不足情況較為普遍，這也在客觀上降低了采購效率。扣除采購部門行政管理等非采購業(yè)務(wù)崗位，以實際投入采購工作的崗位統(tǒng)計（如圖2），大部分高校分配到后勤物資采購的人員在1.5至2個崗位的區(qū)間。

圖2 部分高校采購人員投入數(shù)據(jù)分析圖

（四）采購人員專業(yè)水平不高，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和采購經(jīng)驗積累慢

采購工作復(fù)雜多樣，采購人員只有掌握相關(guān)的法律法規(guī)、財經(jīng)和市場供給信息等知識，才能更好地履行采購職能，提高采購效率，實現(xiàn)資金合理使用。但高校后勤負責(zé)物資采購的人員多為行政管理人員轉(zhuǎn)崗，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識基礎(chǔ)，采購經(jīng)驗積累不足，業(yè)務(wù)水平偏低，容易出現(xiàn)政策把握不準，過程操作不規(guī)范等情況。

（五）采購過程競爭不充分，缺少量化價格評價能力

后勤物資，特別是食堂食材原料等物資價格受地域、季節(jié)、市場周期等因素影響較大，波動性強，業(yè)界很難形成穩(wěn)定的價格判定標準，必須引入市場競爭機制，通過性價博弈出較優(yōu)方案。但由于后勤物資采購相對分散，能夠吸引供應(yīng)商的關(guān)注度和參與度參差不齊，加之采購部門缺少高效率信息化手段，采購需求很難高效推向市場吸引供應(yīng)商，容易導(dǎo)致供應(yīng)商競爭參與不夠，競爭不充分，導(dǎo)致采購價格虛高。

（六）采購過程監(jiān)管薄弱，廉政風(fēng)險隱患較大

當前，高校后勤物資采購普遍未能實現(xiàn)有效的全過程監(jiān)管，表現(xiàn)為從采購計劃編制、采購方案確定、采購交易執(zhí)行、物資驗收入庫以及供貨商服務(wù)質(zhì)量評價分析等環(huán)節(jié)都缺少體系化的內(nèi)控機制設(shè)置，未能實現(xiàn)閉環(huán)管理，亟待健全事前預(yù)警、事中監(jiān)督和事后審計。[1]另外，部分高校后勤物資采購過程中，從采購計劃、采購技術(shù)參數(shù)確定、采購文件編制等環(huán)節(jié)由某一位崗位人員進行“一條龍”操作，缺少不相容崗位設(shè)置，是物資采購工作的廉政風(fēng)險點，隱患較大。

（七）物資驗收管理不完善，缺少規(guī)范性效益評價

現(xiàn)行高校物資采購工作重點放在后勤物資交易達成，款項及時支付等環(huán)節(jié)，存在對所采購物資驗收管理不標準或不嚴格的情況，也缺少必要的采購效益評價，無法對物資的使用提供研究和分析所需的數(shù)據(jù)，無法為下一次采購行為提供可靠的決策依據(jù)，也造成后勤物資效益分析和評價困難。

三、對策及建議

基于以上對高校后勤物資采購存在不足的分析，為解決存在的問題，借鑒國內(nèi)同行的先進做法，本文提出一些對策與建議。

（一）統(tǒng)籌采購需求，強化預(yù)算與計劃編制，實現(xiàn)全流程管理

主管部門首先要做好全口徑后勤物資需求管理，實現(xiàn)全校需求統(tǒng)籌，以此為基礎(chǔ)，才能科學(xué)制定采購預(yù)算，高效完成計劃編制，這也是后勤物資采購保障供應(yīng)、減少浪費的有效途徑。因此，重視采購預(yù)算和計劃編制管理工作，對采購物資的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格等做出全面要求，充分考慮各種影響因素。[2]

1.應(yīng)參照《政府采購需求管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，切實規(guī)范采購需求，尤其是大宗物資的采購需求，避免盲目性和隨意性。

2.采購計劃要有整體性和前瞻性，要分層分類管理，比如對餐飲保障要及時掌握節(jié)假日、季節(jié)變化帶來的就餐人員變化，靈活調(diào)整計劃，防止供應(yīng)脫節(jié)或浪費發(fā)生。

3.以采購預(yù)算為龍頭，建立覆蓋預(yù)算計劃、采購執(zhí)行、合同簽訂、履約驗收、效益評價等環(huán)節(jié)的全生命周期管理，實現(xiàn)采購過程全程規(guī)范化、制度化。

（二）做好用好工作指南，加強培訓(xùn)，提升采購人員專業(yè)能力

一是加強政治理論學(xué)習(xí)，引導(dǎo)招標采購人員樹立正確的人生觀、價值觀和事業(yè)觀，進一步提升物資采購人員愛崗敬業(yè)、誠實守信的職業(yè)道德及思想素質(zhì)。二是注重并加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)及能力培訓(xùn)，使采購人員具備以下四種能力：即專業(yè)知識的掌握應(yīng)用能力、商務(wù)談判能力、良好的溝通能力和對市場的判斷決策能力。三是重視工作經(jīng)驗的總結(jié)和傳承，做好內(nèi)部業(yè)務(wù)知識的分享機制建設(shè)。四是加強行業(yè)交流和相互學(xué)習(xí)，在兄弟院校已有的成果上繼續(xù)優(yōu)化創(chuàng)新。

2019年四川大學(xué)承擔(dān)并完成的重大課題成果——《四川省高校后勤物資采購工作指南》，由四川省教育后勤協(xié)會共享到省內(nèi)所有會員高校，供高校后勤采購部門在職能規(guī)劃、流程設(shè)計、能力建設(shè)和團隊培訓(xùn)工作中參考，以期形成合規(guī)高效、標準化程度高、適應(yīng)能力強，且具備四川高校特色的后勤采購管理和實操規(guī)范，并基于這種規(guī)范深化從業(yè)人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，以提高后勤采購工作人員業(yè)務(wù)水平。

（三）多措并舉，完善采購內(nèi)控機制，降低廉政風(fēng)險

各高校應(yīng)根據(jù)實際情況，建立和完善后勤物資采購內(nèi)控機制，以規(guī)范后勤物資采購過程，促進采購工作效率和經(jīng)濟效益的提升。建議從以下方面完善內(nèi)控。

1.完善采購管理制度和工作規(guī)范，做到有章可循，從制度上預(yù)防舞弊行為發(fā)生的幾率。

2.重構(gòu)采購流程，按照“不相容崗位分離”的原則，完成需求部門、決策部門、執(zhí)行部門等內(nèi)部關(guān)鍵崗位的職能分離和流轉(zhuǎn)機制設(shè)計。

3.加強采購隊伍建設(shè)，促進其綜合素質(zhì)和能力的提高，對關(guān)鍵崗位進行重點監(jiān)督和定期輪崗，對重要環(huán)節(jié)由兩人以上共同辦理。[3]

4.將常規(guī)監(jiān)督與專項檢查有機融合，對重點采購項目或關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)進行專項檢查。[4]

5.通過采購信息公開的方式來加強外部監(jiān)督，提高學(xué)校后勤物資采購的透明度。

6.嚴格執(zhí)行采購紀律監(jiān)督問責(zé)機制，參與采購的各工作各崗位應(yīng)自覺接受審計、監(jiān)察部門的審計監(jiān)督。

（四）加強采購信息化、數(shù)字化建設(shè)，提高效率

新形勢下采購模式正向信息化、數(shù)字化和智能化發(fā)展。高校采購部門應(yīng)全面推進采購信息化，并逐步參與數(shù)字化采購轉(zhuǎn)型。一是加強后勤物資采購信息化建設(shè)，規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程，形成后勤物資采購預(yù)算、采購計劃、采購實施、合同管理、履約驗收、資產(chǎn)建賬、效益評價、信息公開為一體的智能化管理系統(tǒng)。二是通過采購品類標注化、管理流程自動化、供應(yīng)商平臺協(xié)同化等手段，不斷升級采購信息化及數(shù)字化水平。三是加大網(wǎng)上競價、電子招投標、采購商城等互聯(lián)網(wǎng)+采購交易執(zhí)行環(huán)節(jié)的建設(shè)投入，提高自動化采購占比，提升采購工作效率，減少人員工作負載。

（五）加強驗收管理及效益評價，提高采購效率和效益

加強物資驗收過程管理和責(zé)任負責(zé)機制，是采購履約驗收和開展采購效益評價的關(guān)鍵，也是對供應(yīng)商誠信的考核和對采購及驗收工作人員工作的監(jiān)督。因此，要重視并做好物資驗收管理及效益評價工作。一是嚴格按照采購合同約定，及時組織專員進行驗收，驗收結(jié)束后，驗收人員應(yīng)簽署書面驗收報告，對于未驗收通過的，應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)進行整改，整改完成后進行復(fù)驗。二是注重效益評價，重點對物品質(zhì)量、價格水平、供應(yīng)商服務(wù)能力等多個因素進行綜合測評，實現(xiàn)定量與定性相結(jié)合，從而科學(xué)客觀地進行效益評價。三是加強檔案管理和經(jīng)驗總結(jié)，為今后物資采購計劃編制和供應(yīng)商選擇等提供依據(jù)和參考。[5]

（六）推進高校后勤聯(lián)合采購，促進行業(yè)采購提質(zhì)增效

聯(lián)合采購是近年來采購人“拼團采購”“帶量采購”的具體實踐，也是互聯(lián)網(wǎng)+高校采購的重要創(chuàng)新。高校后勤聯(lián)合采購一般是區(qū)域內(nèi)高校后勤部門匯集共性采購需求，組團采購規(guī)格和參數(shù)標準相同或相似的貨物或服務(wù)，使零散需求集合成較大規(guī)模，以此實現(xiàn)提高高校議價能力，實現(xiàn)降低采購成本的目標。

聯(lián)合采購的組織實施主體,一般由參與聯(lián)合采購的成員高校形成采購聯(lián)盟，通過聯(lián)盟指定聯(lián)盟內(nèi)某一成員高校或委托專業(yè)采購代理機構(gòu)實施。該實施主體負責(zé)組織各高校后勤物資采購部門匯總采購品目和數(shù)量、制作招標文件、執(zhí)行采購、溝通協(xié)調(diào)進度等各項工作，或建立如“后勤物資網(wǎng)上商城”等聯(lián)合帶量采購能力。

聯(lián)合采購可以按照“自愿加入、協(xié)同發(fā)展、先易后難，逐步推進”的原則，聯(lián)盟內(nèi)部逐步建立行業(yè)標準品目庫，形成采購結(jié)果共享與互認機制，建立供應(yīng)商誠信互認機制，實現(xiàn)采購評審專家共享，甚至共建和共享數(shù)字化采購平臺等方面開展合作，促進行業(yè)采購提質(zhì)增效。

[1]李興道,袁斌,儲敏作.高校后勤采購領(lǐng)域廉政風(fēng)險控制實探[J].高校后勤研究.2019（04）:55-57.

[2]李靜.當前高校后勤物資采購中存在的問題及對策建議[J].經(jīng)濟師.2012（08）:94-95.

[3]李秀英.高校招標采購風(fēng)險控制與對策研究[J].哈爾濱學(xué)院學(xué)報2017,38（09）:35-38.

[4]陳良.基于內(nèi)部控制視角的高校物資采購管理研究——以高校食堂物資采購[J].2018（09）:61-62.

[5]袁雄,歐陽中萬.高校物資采購的質(zhì)量控制對策研究[J].實驗技術(shù)與管理,2014,31（2）:126-128.

（責(zé)任編輯：趙相華）