事業單位檔案管理信息化創新研究

孫艷艷

（菏澤市行政審批保障中心 山東菏澤 274000）

社會發展日新月異，信息處理速度加快，導致我國企事業單位的檔案成倍速增長，過去傳統的事業單位檔案管理系統已經不能滿足現代檔案管理高效、便捷的要求。檔案信息影響著重大事件的決策走向，也對人才是否充分利用具有很大的影響。但目前仍有許多事業單位對檔案管理信息化認識不清，導致檔案系統相對混亂。對事業單位檔案管理進行信息化創新研究已經是刻不容緩的要求。

1 事業單位進行檔案管理的必要性

檔案在事業單位的眾多環節廣泛存在，因此，進行檔案管理很有必要。檔案管理錄入的數據在對制定決策具有影響性和指導性，這要求進行檔案管理時必須做到從事實出發，實事求是。某一項決策制定之前都要進行實地考察，對數據信息進行參考，以調查決策實施的可能性，例如，警察局的案件記錄會對案件的來龍去脈提供查詢方向。人事檔案包含著個人的成長記錄，包括在受教育階段的表現、表彰或處分，都進行了信息收錄。某些企業或事業單位在進行人才招錄時可以參考個人檔案，做到全面掌握深入了解。并且將個人信息收錄檔案對個人行為起到了一定規范和約束作用。例如，個人的不誠信行為是會被收錄的，影響銀行貸款等行為。對于事業單位本身來說，檔案會記錄事業單位發展的方方面面，通過檔案，可以完整地看到這個事業單位在某一階段的發展趨勢，如人員的調動或流失，能夠使事業單位對自身發展有一個較為清晰的認知。

2 當代事業單位檔案管理現狀

事業單位檔案管理是一項繁雜的系統工程，隨著信息時代的來臨和綠色辦公的推動，檔案管理無紙化、信息化要求快步提上日程。傳統的紙質版檔案管理存在諸多缺點，如填寫空間有限，版面整潔度導致出現錯別字需要重新填寫、浪費紙張不環保等，一系列劣勢導致檔案管理更新不到位、查找資料困難。隨著信息化進程逐漸加快，網絡滲入社會發展的各行各業，事業單位檔案管理面臨的種種困境亟需解決。

2.1 缺乏檔案管理科學觀念

我國針對事業單位的檔案管理專門制定并出臺了《中華人民共和國檔案法》，但事業單位中檔案管理人員對法律的鉆研和掌握并不深入，導致法律法規形同虛設；對待檔案管理工作一味地重視檔案系統中信息量的填充和堆砌，忽略了將信息進行系統化的整理，導致檔案管理系統中的信息碎片化，影響相關事項的完成進度；從事業單位管理層到直接對檔案進行管理的工作人員，都不重視檔案管理工作，無專人負責，人員變動頻繁，歸檔不及時，導致檔案管理混亂。上述種種行為都體現出許多事業單位缺乏科學的檔案管理理念，僅僅把檔案看作是信息的收錄，卻忽略收錄信息之后的一系列工作，導致檔案管理不規范、不科學。

2.2 檔案管理能力差

事業單位大多配備檔案管理這一工作部門，但是并沒有制定對檔案管理的系統化要求與監管。當前，事業單位的檔案管理人員并不專業，甚至不了解檔案管理對工作人員的具體要求。檔案管理人員不具備專業技能，事業單位領導層對檔案管理也不重視，認為檔案就是抄抄寫寫、保管的事務性工作。管理人員的工作能力不足及監管工作的缺失導致許多檔案管理工作只拘泥于形式，甚至在錄入、銷毀檔案中部分信息時，也沒有做到按照法律要求進行錄入或銷毀，并沒有嚴格建立檔案管理信息庫，導致檔案信息中某些數據不正確，違背檔案管理建立的初衷。

2.3 檔案管理設施不完善

紙質版檔案管理容易受各種因素的影響，如天氣潮濕、外力撕扯、“六防”設備不配套等，種種因素會導致檔案保管不善，造成紙張受損，信息缺失。雖然各行各業大都提高了信息化程度，但受各種因素的影響，如今事業單位檔案管理信息化程度普遍不高。檔案管理信息化有利于保存信息，除去網絡因素之外，幾乎不受過多外力因素影響，但受傳統檔案管理觀念的影響，各事業單位并沒有將檔案管理進行信息化發展，不僅信息化錄入設施不足，紙質化檔案甚至也沒有足夠完善的空間和設施來進行妥善保存。

3 檔案管理信息化優勢

3.1 保存時間久

相對于紙質版檔案來說，信息化檔案管理只需要將數據錄入網絡，只需運用電腦和網絡建立專門的檔案管理信息庫，就可以將龐大的信息錄入，且不同于容易受各種因素而保存不當的紙張，例如，紙質版檔案呈現在紙面上，在陰雨天氣或長久保存之后容易發霉，導致信息缺失，很可能影響重大決策的實施。例如，警察辦案時，重要信息的缺失很可能導致案件關鍵時候無法繼續調查，使真相埋沒在發霉的紙張中。而信息檔案只要不進行徹底刪除，信息將永遠存在。信息的永久保存對于相關政策的決定有著重大參考影響，進行某一事件的調查時，永久保存的信息為查找遠久信息提供便利。

3.2 信息化檔案管理查詢便捷

在實際操作中，若查詢紙質版檔案信息，需要去檔案部門調取已存檔的卷宗，就需要先申請查閱卷宗，經科室負責人、分管局長、局長審批，過程繁瑣耗時。在查詢紙質版檔案時，要明確調取檔案的發生年度，按年度在不同的檔案柜中進行大海撈針式的查詢和地毯式搜索，消耗大量的人力和精力，時間周期長可能導致錯過事件辦理的黃金時期，費時，費力，還會有出錯的可能性［1］。而查詢電子化檔案時，只需要在電腦上輸入關鍵詞，就能在龐大的數據信息庫中進行一鍵查詢，省時省力，提高工作效率，也能最大限度地保障檔案的完整性。

4 事業單位檔案管理信息化特點

4.1 廣泛性

事業單位儲存的檔案錯綜復雜，主要包括了影像檔案、文書檔案、政策檔案、特殊檔案及人才檔案等一系列的檔案類別。這些檔案存在的本身就凸顯了事業單位檔案管理信息化的一個重要特點——廣泛性。事業單位的檔案儲存時間久遠、儲存內容多，從檔案系統建立之初甚至建立之前，檔案系統就會不斷收錄各種類別的信息，且伴隨事業單位的發展，與之對應的檔案管理收錄信息也在不斷擴大，檔案系統一直處于更新的狀態，這就需要對這龐大且在不斷發展的數據信息庫進行強化數據處理功能，包括數據備份、擴大存儲空間等。

4.2 隱蔽性

事業單位檔案具有隱蔽性。事業單位的一些政策涉及單位個人、事業單位本身乃至社會整體的隱私性。網絡是一把雙刃劍，網絡開放時代，信息的傳輸很容易遭受到第三方的監聽與盜竊甚至是修改，造成安全隱患。這就要求事業單位工作人員在錄入某些機密性數據時，要注意數據的隱蔽性，保證數據傳輸過程中不泄露。

4.3 標準性

事業單位檔案系統具有標準化要求。事業單位收錄檔案內容廣泛、種類眾多，進行數據信息收錄時，應注重收錄方式程序的標準統一，如按“年度—部門—事項—經辦人—保管期限”進行分類，以方便后續歸檔工作的進行。

5 事業單位檔案信息化管理創新策略

5.1 提高檔案管理科學理念

我國事業單位對檔案管理信息化重視程度普遍不高，要想實現檔案管理信息化的創新，需提高對檔案管理的重視程度。事業單位的領導層要充分意識到信息時代檔案管理的重要性，數據信息是一切決策的基礎。要堅持所有決策都實事求是，改變陳舊過時的檔案管理理念，加大對檔案管理部門的資金投入，提高檔案管理部門的基礎設施，為檔案管理信息化建設提供強大的硬件支撐，以保證在后續決策工作擁有正確且真實、全面的數據信息［2］。

5.2 提高檔案管理人員專業素質

我國有專門進行管理檔案的檔案法，檔案管理人員要對檔案法進行深入研究，掌握檔案管理的基礎方法，提高自身知識素養。在事業單位檔案信息化過程中，需要重點提高檔案管理人員的計算機技術水平，要求管理人員具備基本的電腦操作技能，以便更好地進行信息化錄入。在檔案管理人員進入工作之前，事業單位要對這些人員進行工作技能和綜合素質的培訓，并進行結業考試，考試合格頒發檔案上崗證，做到持證上崗。檔案管理人員要重視檔案管理工作，意識到做好檔案的完整保存和準確錄入工作是領導進行重大決策的前提和基礎，對待檔案工作認真負責，做到信息應收盡收，沒有遺漏。事業單位要在一定時間段內對檔案管理人員進行專門考核，建立“能者上庸者下”的用人導向，使檔案管理人員時刻提高警惕，始終做到高標準嚴要求對待檔案管理工作［3］。在檔案管理的信息化建設過程中，檔案管理人員起到不可或缺的作用，因此，對檔案管理人員的高素質要求是必需的，檔案管理要從思想到行為上都具備管理專業能力和要求。

5.3 提高檔案管理信息化建設設施質量

檔案管理信息化需要對儲存設施硬件進行優化。信息數據在網絡上運行，由于事業單位檔案具有廣泛性、隱蔽性特點，為充分保存檔案信息，就需要提高檔案管理儲存設施的硬件。高質量的硬件設施須具備穩定性高、受外界網絡影響小的屬性，可以充分發揮電子儲存的作用，有利于對檔案管理的數據資料進行長久儲存和便捷的管理，這對于后續一些重要工作的信息調查是有很大幫助的。事業單位要為檔案管理部門提供質量良好的網絡水平和硬件優良的計算機設施，這就需要加大對檔案管理部門的資金投放力度，以便有效進行檔案管理的信息錄入和存儲［4］。同時，事業單位檔案管理人員在數據錄入過程中，需注意隱蔽性，做到杜絕外來網絡干涉，設置防火墻，對檔案信息進行儲存的設備進行定期的病毒查殺，保證檔案管理系統中的信息完整性和正確性。

5.4 規范檔案管理的標準

事業單位錄入的檔案信息數據龐雜大、錯綜復雜，為便利后續工作的進行，要對錄入的信息進行標準化管理。制定明確的信息化管理標準和規范，規定信息錄入的方式方法，對信息錄入進行合理的監控和約束，不同的檔案要規定各自明確的錄入方式。例如，影像檔案的錄入要規定影像格式、壓縮方式，文字檔案的錄入要注意書寫格式、字體規范等。事業單位要根據自身的工作特點對不同檔案的各個環節的錄入進行明確規定。制定針對規范檔案管理標準時，要注意多個方面。

首先，要注重前瞻性原則。進行信息錄入、建立檔案管理系統的目的是為后續工作打下良好的數據信息基礎，要考慮未來調取信息的便利度［5］。

其次，還要注意兼容性原則。事業單位收錄的信息關聯到社會各行各業的相關發展，因此，在標準制定過程中，要注重與社會各界發展需求進行融合。

5.5 注重檔案管理的安全性能

檔案管理的信息化方便了數據儲存與提取，但事業單位收錄的檔案信息很多是不便對外公開的，具有隱私性，如人事檔案之類的信息，因此，要注重檔案數據的安全性，警惕網絡在便捷人們生活的同時會導致的隱私信息泄露問題。在建立檔案信息庫的同時，要注意防范外界不法人員對檔案信息進行竊取。將防火墻技術與內外網技術進行結合，檔案數據信息庫不允許除檔案管理部門網絡地址以外的其他網絡地址訪問，對檔案數據庫設置最高級別的安全管理系統，建立只允許內部訪問的網站系統，一旦有外界網絡試圖對內部網絡進行訪問，防火墻自動進行警報并關閉檔案數據庫。將加密級別放到最高，與特定角色訪問技術進行融合，加密手段將檔案管理系統中的信息進行加密保存，在傳輸檔案信息時，運行特殊的網絡路線，防止在信息數據傳輸過程中被外人竊取的可能性出現［6］。

6 結語

信息化時代給社會各行各業都帶來了機遇和挑戰，對于事業單位的檔案管理來說，檔案管理的信息化使檔案管理更為切合時代需求，將檔案管理進行信息化的創新是檔案管理發展的必然趨勢，是時代發展的必經之路。為此，事業單位需要革新檔案管理觀念，檔案管理人員必須提高專業素養，同時，注重網絡安全性，使檔案管理水平走上更高的臺階，促進事業單位檔案管理健康有序發展。