信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新探究

文/解文娟

隨著信息化的不斷深入，企業在進行檔案管理與服務工作時也要結合信息化進行創新，才能夠在社會發展過程中脫穎而出，成為龍頭企業。企業的檔案管理涉及到企業中的每一個部門，是企業發展過程中重要的一環，只有將信息化和檔案管理與服務模式進行完全的融合，才能夠促進企業又好又快地發展[1]。

一、信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新的意義

（一）有助于推動企業的信息化進程，提高企業的競爭力

將信息化和企業檔案管理與服務模式創新融合，對企業發展有很大的促進作用。一方面，信息化檔案管理可以提升員工的工作效率，使其在遇到問題時能夠很快地找到相關的信息，從而提供解決問題的思路；另一方面，信息化檔案管理能夠在很大程度上促進企業的信息化進程，企業只有跟上時代的發展，才能夠在眾多企業中脫穎而出，不至于被社會所淘汰。

（二）為企業制定正確的決策提供依據

企業在發展過程中，避免不了對每一件事情的決策，這些大大小小的決策，都可能關乎著企業的生死存亡。對于企業來說，有一些決策是針對相同的問題，例如，如何促進企業的管理、打造和諧的工作氛圍等，當需要再次對相同的問題做決策時，企業管理者就可以通過查找檔案管理中的相關資料，借鑒之前的決策經驗，然后完成此次的決策，這就體現出企業檔案管理工作可以為企業在制定正確決策時提供依據。

（三）為企業建設發展提供知識服務

企業檔案管理部門相當于企業的知識顧問，因為它儲存了和所有部門相關的資料，當部門發展過程中遇到問題時，可以為部門的發展提供知識服務。這就要求企業在進行檔案管理工作時，要讓資料“活”起來，真正地將資料用到企業發展過程中。

（四）提高工作效率，避免重復性的工作

傳統的檔案管理工作任務繁重，資料查找非常麻煩。對于企業來說，為了提高資料查閱效率，在信息化環境下進行檔案管理與服務模式創新，對于企業建設來說十分必要。這樣，不僅能夠提高檔案管理人員的工作滿意度，提升員工的素質，而且能夠促進企業又好又快地發展[2]。

（五）有助于促進各部門之間的交流與合作

對于企業來說，進行檔案管理與服務模式的創新工作，能夠促進檔案管理部門與其他部門之間的交流合作。在現階段的檔案管理工作中，與各部門員工的溝通是非常重要的一個環節，我們在信息化環境下創新企業檔案管理與服務模式，就能夠提升各部門員工對檔案管理與服務的認識，拓展了各部門員工之間溝通交流的渠道，促進各部門之間的交流合作。

（六）有助于強化企業文化

企業文化對企業的發展至關重要，企業文化能夠在潛移默化中促進企業的發展。在信息化環境下創新檔案管理與服務模式，一方面，有助于促進企業形成團結和諧的工作氛圍，提升員工的素質；另一方面，有助于企業文化的形成與發展，為企業的加速發展提供動能與活力要素。

二、信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新的策略

（一）健全體制機制，加強檔案管理與服務制度建設

企業在進行檔案管理與服務模式創新時，最關鍵的一步是要健全管理體制機制，加強在檔案管理方面的制度建設。通過一系列制度建設，讓員工明確檔案管理與服務工作的重要性。例如，通過設立嚴格的考評考核制度，來提高員工的業務能力及工作積極性。在檔案管理的資料中，不僅有各部門之前的工作資料，也有與企業相關的商業機密，這就要求在進行創新工作時，需要格外注意管理制度的建立，不能將企業機密泄露出去。例如，在進行檔案管理工作時，資料的整理、歸檔等都需要專門的人進行審核，在借閱資料時，也要進行簽字，如若出現事故也能有線索可查。

（二）建立企業檔案管理的信息化系統

對于傳統的檔案管理工作來說，長時間存儲或保管易丟失、損壞占地、環境、人力等投入成本高、最繁重、也是最常見的工作就是資料的查找以及調取，這不僅需要管理人員有很強的工作耐性，而且還需要進行大量的腦力工作，對于管理部門的工作人員來說，這是一個很大的挑戰。因此，進行檔案管理與服務模式的創新，無紙化存儲降本增效，多重備份確保檔案安全，支持OFD格式文件。建立與此相關的信息化系統，能夠很好地解決傳統模式效率低下的問題。我們可以通過以下兩個方面進行創新：一是將紙質版資料進行數據錄入，變成電子版資料，在之后的工作中也要注重使用電子版資料；二是加強信息化系統的建設與管理，形成模式化的工作流程，方便進行管理。在使用信息化系統時，要注意權限的開放問題，防止資料的丟失；同時要加強核心機密的保管工作。

（三）不斷提高檔案管理工作人員的素質

在現階段的檔案管理工作中，經常會發現一部分檔案管理人員的態度有待于進一步端正，這是由兩方面的原因造成的：一方面，在進行資料收集工作時，很多部門沒有在第一時間將資料上繳，導致管理人員在整理資料時的時效性不高；另一方面，檔案管理工作量大，內容枯燥，發展前景有限，致使檔案管理人員工作積極性不高。在進行檔案管理與服務模式的創新時，我們可以通過三個方面來解決這一問題：一是在招聘檔案管理人員時，一定要招聘那些既符合企業的發展理念，又具備檔案管理能力的人員；二是加強對現有檔案管理工作人員的培訓，以增強其工作能力和積極性；三是修訂完善晉升機制，使檔案管理人員有明確的奮斗目標。

（四）加強檔案管理部門與其他部門的交流合作

企業可以通過加強檔案管理部門與其他部門的合作交流來進行檔案管理與服務模式創新。檔案管理的資料來自于各部門，檔案管理部門加強與各部門交流合作，不僅有利于提高工作效率，而且有利于企業文化的形成與發展。一方面，建立共享機制，加強各部門之間的溝通協調，讓各部門參與到檔案管理工作中，實時共享信息，以此來解決在檔案資料整理過程中，資料收集不同步的問題；另一方面，組織經常性的交流活動，搭建平臺使檔案管理人員與各部門員工、不同部門員工之間相互熟知，以此來促進檔案管理與服務的效率。

（五）加強現代化檔案管理人才隊伍建設

檔案管理人才隊伍建設對于檔案管理與服務模式的創新至關重要。加強現代化檔案管理人才隊伍建設，可從以下幾個方面著手：一是引進信息化素養高的檔案管理人才，為檔案管理團隊注入新鮮血液；二是對所聘用的檔案管理人員進行崗前培訓，嚴格落實考核合格上崗的規范要求；三是加強對檔案管理現職人員的培訓，不斷提升其信息化素養和工作能力；四是設立獎懲制度，提高員工對管理工作的重視程度。

總而言之，隨著經濟社會的不斷發展以及信息化程度的不斷提升，企業進行檔案管理與服務模式的創新勢在必行。在信息化環境下，企業要創新檔案管理與服務模式需要在健全體制機制、加強檔案管理與服務制度建設上下功夫；在建立企業檔案管理信息化系統上想辦法；在提高企業檔案管理工作人員素質上求突破；在加強檔案管理部門與其他部門交流合作上做文章；在加強現代化檔案管理人才隊伍建設上求實效，以此來不斷推進檔案管理與服務工作的高效開展，確保企業加快步伐高質量發展。