新時期下文書檔案管理面臨的問題及解決對策

文/張彥宗

面對新時期，現代化技術與思維在單位發展中運用，促進單位內外部發展環境的變革，凸顯文書檔案管理重要性的同時，也體現文書檔案管理的不足。對此，從增強文書檔案運用效率、提升文書檔案管理能力的維度，分析新時期下文書檔案管理實踐的價值，從管理方法單一、管理制度不健全、管理人員業務能力有待提升的維度，論述新時期下文書檔案管理面臨的問題，從轉變管理思維、提升文書檔案管理的重視度、落實文書檔案管理信息化思維、完善文書檔案管理機制、提升管理人員業務能力的維度，提出新時期下文書檔案管理問題的解決路徑與實施對策，實為本文的旨意所在

文書檔案管理具有技巧性、綜合性、多元性的特點，是企事業單位發展中的主要構成部分。完整、真實、準確的文書檔案信息，可作為單位戰略發展依據，通過對文書檔案信息分析、運用、處理、管理，可促進單位健康全面地發展。因此，新時期下，單位重視文書檔案管理工作實施，依據當前文書檔案管理不足問題，樹立創新發展理念，優化文書檔案管理模式，提升文書檔案管理實效性，從而提升文書檔案管理在單位發展中的地位與價值，這些方為解決存在問題的良策。

一、新時期下文書檔案管理的實踐價值

（一）增強文書檔案運用效率

文書檔案是單位寶貴的文獻資源，是單位日常工作的綜合體現，通過對文書檔案資源的整合、收集、匯總、分類、歸檔、編碼，實現文書檔案良好存儲，便于日后運用文書檔案。而進一步加強文書檔案管理能力，可提升文書檔案管理重視度，使職工明確文書檔案運用的價值，良好地存儲、管理檔案，促進文書檔案管理部門與其他部門工作合作，為他們提供針對性的文書檔案資源，增強文書檔案管理及服務成果，既提升文書檔案資源運用效率，又可為單位整體工作的科學化實施提供支撐。同時，新時期下，文書檔案管理上升到單位戰略發展層面中，通過良好地運用文書檔案資源，包含文書檔案分析、運用、研究等，為企業戰略方案構建提供依據，從而促進企業的科學化發展。

（二）提升文書檔案管理成果

文書檔案管理是單位整體工作的重點，與多項工作關聯密切，凸顯文書檔案資源運用的價值性。通過進一步解決文書檔案管理的問題，可提升文書檔案管理效率，優化當前管理不當問題，達到文書檔案管理有效性模式。例如：通過建設文書檔案管理信息化體系，以精細化管理為目標，運用現代化技術，既創新文書檔案管理模式，也提升文書檔案資源整合、規定、分析、運用的能力。單位依托于網絡信息化平臺，提取、運用、分析文書檔案資源，從文書檔案中獲取價值信息，使單位更好地發展。

二、新時期下文書檔案管理面臨的問題

（一）文書檔案管理方法單一

新時期下，文書檔案管理的水平普遍有所提升，但在一些單位具體工作實際也面臨一定的問題，使文書檔案管理作用得不到發揮，影響到單位多部門對文書檔案的運用。首先，部分單位不注重文書檔案的運用，文書檔案管理重視度不高，影響到文書檔案管理的科學化實施。其次，文書檔案管理的方法單一，還是以傳統的方法為主，缺乏現代化思維的運用，使文書檔案管理方法與模式陳舊，不能夠滿足單位市場化的發展需求。最后，精細化管理思維落地到文書檔案管理力度不強，使文書檔案管理成果不高，影響到文書檔案管理在單位發展中的地位。

（二）管理制度不完善

新時期下，文書檔案管理的具體實踐，需要相關的管理機制為依托，以文書檔案的管理特性，根據管理機制的要求，管理人員開展文書檔案的管理工作事項，增強文書檔案的管理系統性、針對性。但從當前文書檔案的管理現狀看，相關的文書檔案管理機制實用性不強，制度體系與實際工作銜接不足，文書檔案的管理流程與程序混亂，不利于文書檔案管理成果的提升。缺乏強有力的文書檔案管理制度，部分檔案管理人員工作存在盲目，使單位文書檔案的管理實效性成果不高。

（三）管理人員業務能力有待提升

新時期下，人力資源管理的重要性在單位發展中得到凸顯，管理人員業務能力是文書檔案管理工作有效性開展的支撐。但從當前文書檔案管理實踐來看，存在管理人員業務能力不高的問題，部分管理人員缺乏專業化文書檔案的管理能力，未能夠根據文書檔案管理流程開展文書檔案資源整合、分析、運用、保存工作，急需提升管理人員業務能力，從而促進他們更好地為文書檔案管理服務。

三、新時期下文書檔案管理水平提升的對策

（一）提升管理重視度

新時期下，為單位現代化發展提供支撐，更為凸顯文書檔案信息運用的價值，體現文書檔案管理的重要性。基于此，單位應重視文書檔案的管理工作實施，根據文書檔案運用及保存、存儲實際情況，開展針對性的管理工作。同時，加強對文書檔案管理的宣傳力度，轉變職工思維，重視文書檔案信息運用，積極主動融入到文書檔案管理體系建設中，協同提升文書檔案的管理服務質量，滿足單位多部門文書檔案的運用需求。此外，單位加強對文書檔案的管理投入，尤其在單位現代化發展中，促進現代化技術運用到文書檔案中，加強文書檔案管理系統的建設，從而促進文書檔案管理的轉型，增強文書檔案的管理實效性。例如：在人力、物力、資金等維度，加強文書檔案管理的投入，加強軟硬件設備的建設，促進文書檔案管理的創新化。同時，也重視紙質的文書檔案資源的保護，優化辦公室場地，對紙質文書檔案進行良好的存儲，開展電子與紙質文書檔案融合管理工作，滿足多部門對文書檔案資源多元運用需求。

（二）加快管理信息化建設

新時期下，針對當前文書檔案管理的問題，應落實管理信息化理念，優化與創新文書檔案的管理方法與理念，從而提升文書檔案管理的信息化成果。首先，單位在現代化發展中，運用大數據、人工智能、網絡技術，構建單位網絡工作平臺，促進以往辦公室工作模式的轉變，增強工作信息化的能力，使辦公室工作在信息技術的支撐下提升工作效率，文書檔案管理也不例外，促進文書檔案管理與多部門工作合作，以此增強單位文書檔案資源運用成果。其次，運用大數據技術，根據文書檔案的管理特性，構建文書檔案資源庫，以資源庫管理文書檔案信息。在大數據技術的支撐下，可提升文書檔案存儲、計算、分類、整合、歸檔能力，并且這些工作都可自動化完成，以此提升文書檔案管理的水平。同時，相比較傳統紙質文書檔案信息存儲模式，大數據存儲文書檔案面更為寬闊。最后，在單位網絡管理系統中，構建文書檔案分析、交流、分享的平臺，促進管理人員與多部門工作交流，以此獲取、傳遞、分享文書檔案資源。

（三）進一步完善管理制度體系

新時期下，文書檔案的管理實踐，重視完善管理機制，增強文書檔案管理的規范化。一方面，依據文書檔案管理的具體模式及特性，在傳統文書檔案管理制度體系的基礎上，增添及刪減管理條款，做到管理條款與管理實際工作的銜接，以此為基點，增強管理機制構建與完善的針對性及可操作性。例如：根據信息化技術在文書檔案管理中的運用情況，構建相關的管理機制，以此為導向，引領管理人員明確網絡管理工作流程，開展針對性的文書檔案管理工作模式；另一方面，在管理機制中融入激勵機制，增強職工對文書檔案管理重視度的同時，也提升文書檔案管理工作能力，激發文書檔案工作積極性，從而為文書檔案管理有效性實施助力。

（四）不斷提升管理人員業務能力

新時期下，單位根據文書檔案的管理重要性，重視人力資源管理，為文書檔案管理提供優秀的管理人員，以他們的業務能力，開展文書檔案的管理工作，并根據時代的發展與變遷，促進文書檔案管理的創新，提升文書檔案管理實踐成果。一方面，招聘專業的管理人員，通過網絡招聘、線下招聘的模式，吸引優秀管理人員參與到單位中，構建優秀文書檔案管理隊伍；另一方面，針對以往管理人員的工作模式，構建文書檔案管理培訓方案，加強文書檔案管理制度體系的宣傳及新式文書檔案管理模式的傳遞，重視他們創新思維的培養，使他們在具體的工作實踐中進行創新，依據文書檔案保存、管理的流程，提升文書檔案管理實效性，進而使管理人員更好地為單位文書檔案管理服務。

上述分析研究表明，新時期下文書檔案管理工作的實踐，依據文書檔案管理的重要性，促進先進思維理念融入到文書檔案管理中，提升文書檔案管理成果，使文書檔案管理上升到單位戰略發展層面，增強文書檔案信息運用效率，彰顯單位文書檔案管理創新發展的價值與有效的服務功能，從而促進單位全面發展。