施工企業工程檔案全生命周期監管淺析

文/張 偉

施工企業的工程檔案從產生、收集、整理到移交是個漫長的過程，覆蓋項目的全生命周期。各施工企業在工程檔案管理中，普遍存在思想認識不到位、觀念陳舊落后、人員頻繁變動、考核機制不完善等問題，導致工程檔案資料缺乏完整性、系統性、規范性，整編移交工作嚴重滯后，影響項目收尾結算、機構撤銷等工作，造成企業利潤無形流失。本文結合施工企業工程檔案管理現狀，圍繞工程檔案全生命周期監管進行淺析，期望對各施工企業具有現實的參考與借鑒作用

針對施工企業的特點，如何搞好檔案管理工作，更好地為企業發展服務，本文進行一些分析與探討，愿與同行進行切磋與交流。

一、施工企業工程檔案管理現狀及原因分析

工程檔案是施工企業的無形資產與寶貴財富，是檔案管理的重要組成部分，對企業發展具有重要的指導作用和借鑒參考價值，但受思想認識不到位、觀念陳舊落后、人員頻繁變動、考核機制不完善等因素的影響，工程檔案的價值沒有得到充分發揮，在一定程度上影響了企業效益和企業發展。

一是思想認識不到位。各施工企業從項目領導班子到檔案人員，都沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去重視檔案工作，沒有將檔案工作與施工建設進行同步管理，常常遇到檢查時突擊補資料、臨時“抱佛腳”。

二是觀念陳舊落后。工程檔案管理受傳統觀念制約，認為此項工作出不了政績，投入大量人力、物力、財力，耗費時間去管理，是一件得不償失的事情，更別提投入資金改善軟、硬件設施與現代化管理接軌了。

三是檔案人員頻繁變動。工程檔案在形成過程中由項目技術人員管理，多為臨時兼任常被頻繁調動，使工程檔案資料缺乏持續有效的管理，不能及時、準確、規范、系統地做好檔案資料的日常收集工作，給后續整編移交帶來了很大挑戰，無形延長了移交周期。

四是缺乏有效的考核機制。工程檔案時間跨度大、數量繁多、專業性強，是一件清苦的工作，因缺乏有效的考核機制，使得檔案人員工作積極性不高，嚴重影響編制進度。以上原因所造成的風險極易在管理力量相對薄弱的施工后期聚集暴發，形成檔案工作無法創造價值，還無形中增加管理成本、造成項目利潤流失的被動局面。

二、施工企業工程檔案全生命周期監管措施及方法

（一）提前全盤策劃，疏通檔案管理“經絡”

工程檔案是項目管理過程中不可或缺的重要環節，它的管理貫穿項目全過程。工程檔案管理必須站在對歷史負責、對企業負責的高度去統籌安排，全盤策劃，需具有一定的前瞻性。

一是簽訂承諾明確職責。在項目機構成立后，企業檔案管理部門要下達《工程檔案管理辦法》《工程檔案整編說明》等技術交底資料，并與項目盡快簽訂《工程檔案移交歸檔承諾書》以明確職責，確保工程檔案后期能全面、系統、安全、按時歸檔。

二是加強溝通了解需求（見圖示）。整個施工過程中，項目檔案人員要主動加強與建設方、城建檔案館、企業檔案管理部門的溝通聯系，積極參加各方培訓，了解各方檔案管理要求及標準格式，避免后期因為內容填寫不規范或資料歸集不全而反復更改，造成整編移交工作滯后。

三是做好檔案工作同步納入。項目檔案工作與項目建設管理要同步開展，項目文件的收集、整理、歸檔移交與項目立項準備、施工進度、竣工驗收同步進行，同時納入項目建設計劃、管理程序和崗位職責，做到全程有效管控，達到工程竣工時檔案具備移交條件。

四是加強過程監督指導。各施工企業生產管理、檔案管理等相關部門要定期、不定期對預歸檔資料和涉及項目的其他資料進行指導、檢查、審查，通過節點控制強化項目資料規范性，為日后歸檔資料的整編移交提供有力的保障。

（二）推進信息化建設，創新檔案管理方式

企業檔案管理向信息化轉型是必然趨勢?！笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃明確指出，加快推進檔案信息化建設；新《檔案法》新增了檔案信息化建設，明確規定“電子檔案與傳統檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，為檔案工作的變革轉型、創新發展提供了法律保障。施工企業要做好“互聯網+”檔案管理，將網絡平臺快捷、高效、共享的優勢有效應用起來，結合項目管理信息系統、檔案管理信息系統等平臺，實現從項目資料形成、流轉到歸檔的全過程動態監管，使各類檔案資料及時歸檔、隨時歸檔、完整歸檔。項目要摒棄傳統的管理方式，積極轉變思想，在確保檔案安全的前提下，做好檔案管理的信息化建設，與現代管理接軌；要充分利用紙質檔案與電子檔案各自的優勢，全面提升檔案服務質量和檔案管理整體水平。

（三）加強人才管理，確保檔案隊伍穩定

施工企業要建立健全檔案管理網絡，讓各項目剛性設置分管領導、專兼職檔案管理人員，明確工作職責，并監督落實到位；要加強檔案業務培訓，鼓勵新從事檔案工作人員積極參加省級檔案干部初任培訓班，達到持證上崗提升準入門檻；要進一步關心檔案人員成長，拓寬成長渠道，為交流任職創造條件。項目領導要增強對檔案工作重要性的認識，在檔案人員設置和日常管理中給予政策支持，配好配齊檔案管理人員，并保持檔案人員穩定，為檔案管理連續性提供保障。企業要盡量保持收尾項目人員穩定，確需調離時要通過職責界定和考核標準實現離崗不離責，兼顧好在建和收尾項目的管理工作。項目檔案管理人員也要主動學習檔案專業知識，努力成為復合型人才、專業型人才，以適應新時代工程檔案管理需要。

（四）完善考核機制，確保全程動態監管

施工企業要在項目績效考核體系中，增加檔案管理的相關指標，將檔案管理情況與項目領導班子考核結果掛鉤，提高項目開展檔案工作的積極性；要通過定期檢查評比和崗位考核等措施，敦促有關人員積極主動開展檔案工作，提高檔案業務水平，促進檔案工作發展；要建立起工程檔案“前期策劃、過程督導、后期指導”的監管制度，全生命周期掌控工程檔案情況，確保工程檔案的質量。項目部要落實檔案分管領導和檔案管理人員，并以能力和作用發揮為目標，建立項目檔案人員考核激勵措施，提升檔案人員工作積極性和工作效率，促進檔案管理的規范性和完整性，為檔案價值發揮創造良好條件。

三、施工企業工程檔案全生命周期監管效果及影響

工程檔案管理是一個動態的過程，在全生命周期內，監管得當，可為項目和企業創造價值與效益。

一是通過提前策劃，全過程監管卡控，能有效縮短檔案收集整理周期，減少檔案人員工資福利、房屋租賃、設施設備投入等經濟支出，減少成本增加率。

二是工程檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，真實、完整、準確、系統的工程檔案是工程通過竣工驗收的必要條件，通過監管可以提升檔案的規范性、時效性，為竣工驗收提供強有力的保障。

三是工程檔案是企業檔案的重要組成部分，是工程進行維護、使用、改造的原始依據，可為項目管理、科研技改、經濟糾紛、債務清欠等提供資源，創造價值。檔案見證著企業的發展歷程，凝聚著企業的核心力量，通過合理的開發、編研還能為企業創造不可估量的經濟效益和社會效益。

毋容置疑，本文從如何提升施工企業工程檔案管理工作，規避檔案收集不全、整編移交滯后使企業資產效益無形流失的現象入手，圍繞工程檔案全生命周期監管進行了淺析，并結合新時代檔案管理工作新要求，提出了具有可操作性的意見建議，實為全面夯實企業工程檔案管理工作，做到精細管理，創造效益，助力企業高質量健康發展。