社保檔案數字化之我見

文/王永福

社保檔案是一項重要的基礎民生資料，它能真實地反映出參保單位和個人的利益。隨著社會保障制度的不斷完善和深化改革，社保覆蓋范圍不斷擴大，參保人數不斷增多，社保經辦機構的檔案工作面臨的挑戰也越來越大。隨著“互聯網+”和大數據的迅猛發展，社保檔案管理工作要轉變思路，尋找新的突破口，必須提升社保檔案管理的實效性。因此，如何提高社保檔案管理的科學化、規范化、信息化水平，已成為我國人力資源社會保障體系建設的一個重大課題

社保檔案，是一項重要的基礎民生檔案資源。如何提升社保檔案的管理水平和開發與利用，實為我國人力資源社會保障體系建設的一大重要課題，而時下實現社保檔案數字化更是提升檔案管理水平首當其沖的重要任務。

一、社會保障檔案數字化管理的必要性

（一）提高工作效率，增強服務水平

目前，檔案管理已形成了系統的管理制度和流程，但是傳統的管理模式費時費力，效率很低。隨著我國社保工作不斷完善，社保檔案數量不斷增加，社保檔案數字化管理應運而生，通過電子數據信息化管理可實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱，大大減少了檔案查詢難度，提高了檔案查詢與檢索的便捷度，簡化查閱手續，提高社保檔案內部管理水平，增強人社部門面向群眾的服務水平已迫在眉睫。

（二）轉變檔案材質，提升安全性能

在管理傳統紙質版檔案時，實體檔案存量較大，會導致增加庫房壓力，不僅成本較高，而且紙質檔案在存儲、管理以及檢索方面都會有一定的難度，這就增加了檔案管理人員的工作量，且可能會因人為疏漏，致使檔案信息外泄，還會出現檔案損毀與丟失問題，相應降低檔案管理質量，還會損害參保人員個人檔案及個人保障權益。而通過數字化方式管理檔案。降低了管理成本，提高了檢索的準確率和調閱效率，節省檔案存放占用空間，節省了大量的人力資源。同時，社保檔案數字化管理可以按照檔案的重要程度，建立不同等級的安全防護，嚴格規定檔案查閱，設置密碼、指紋識別等方式，全面提升檔案管理安全性。

（三）打造互聯平臺，實現信息共享

推進社會保障信息系統的大數據應用。首先，要與當地的IT企業加強合作，推動建立智能社保檔案大數據平臺，實現紙質文件數字化；其次，要與銀行和公安戶籍系統進行系統對接，實現社會保障系統的資源共享，建立一個全面的社會信息數據庫，擴大社保信息的使用。

二、加強社保檔案數字化的建議

（一）轉變思想，提高信息化意識

社保檔案工作要切實增強信息化意識，深刻認識這項工作的重大意義，明確自己的工作職責，明確其服務方向和服務對象，充分發揮出社保檔案資料的價值和作用，促進其開發利用效率的不斷提升，確保基層社保檔案管理工作能夠真正為社會主義精神文明建設、物質文明建設和社會發展服務。做好檔案材料的整理、掃描、修圖保存，提高社保檔案管理質量，為社保檔案的使用機構和參保人員帶來更加規范化的服務。

（二）加強培訓，打造高素質隊伍

社保檔案數字化管理主要依靠高素質管理人才。人社系統應當定期開展教育與培訓活動，打破傳統管理模式，提升數字化管理水平，維護檔案管理質量；組織管理人員學習數字化管理知識，掌握網絡技術、計算機技術需求，確保管理人員高效學習計算機、網絡知識；構建完善的績效考評機制，定期對檔案管理人員做好技術考核與評估，優化內容與方法，強化服務意識與保密意識，促進管理人員能力的提升。除此之外，更應該注重人才引進工作，要不斷地為社保檔案工作注入新鮮血液，打造高素質檔案數字化隊伍。

（三）健全制度，規范管理程序

隨著信息化技術的普及，檔案管理工作得到了極大的方便，但也存在著許多潛在的問題，亟待建立一套 規范化的管理制度。人社系統要嚴格遵守《社會保險業務檔案管理規定(試行)》的有關規定，建立和完善社保業務檔案收集、整理、掃描、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度，合理分類方法，嚴格劃定保管期限，確保社保業務檔案的真實、準確、科學、完整和規范。實現社會保障檔案“記錄一生、服務一生、保障一生”的終極目標。

（四）夯實基礎，完善硬件設施

要實現社保檔案數字化管理，要積極爭取人社系統和各級政府有關綜合行政主管部門的大力支持，重點解決檔案室標準化和數字化建設問題。應高度關注檔案數字化的硬件設施，在檔案數字化過程中，硬件設施尤為重要，包括掃描設備、計算機設備，電子產品更新迭代快，及時更換和維修電子設備，滿足檔案數字化需求，加快推進社保檔案數字化步伐。

通過上述分析可見，社保檔案數字化管理是適應社會發展的新舉措和新要求，社保檔案管理人員應該主動更新思想觀念，靈活運用數字化技術手段，確保參保群眾檔案的完整性與安全性，提升社保檔案管理的效率和質量，充分發揮社保檔案的作用和價值，通過檔案管理數字化更好地發揮檔案的各種功能與服務利用的水平，借以加快地區或單位的發展。