淺析鐵路企業檔案管理的現狀和對策

文/劉慶文

鐵路企業在發展過程中形成的大量有價值的檔案資料，是反映企業發展的重要歷史憑證，是企業的寶貴財富。本文在分析鐵路企業檔案管理現狀的基礎上，探討了如何做好檔案管理工作的對策

檔案工作是企業管理中一項重要的基礎工作，又具有一定服務作用。檔案管理人員對各門類資料數據收集整理后形成的檔案，對企業持續發展有深遠影響?？梢詾樯a生活提供參考依據，是科學研究的基礎，也是企業發展歷史的見證和教材。當前，部分鐵路企業存在對檔案管理工作不夠重視、專業技術人員缺失、基礎硬件設施不夠完善、檔案數字化建設相對滯后等問題，制約了檔案管理質量。如何做好檔案工作，需要從認知、人才、設施、管理方式等多方面入手。

一、當前鐵路企業檔案管理工作現狀

當前鐵路企業檔案管理工作總體看好，但也存在一些值得注意的問題，特別是一些鐵路企業檔案管理的現狀確實不盡如人意，諸如：

1.對檔案工作重視不夠

當前，鐵路檔案管理在某些企業內部沒有得到真正的關注，各項基礎工作沒有得到企業全體成員的充分重視，缺乏廣泛參與意識。由于重視不夠，最基本的檔案管理資金以及人力資源不能得到保障，進而導致檔案管理工作局限于表面的層次。

2.檔案管理專業技術人員缺失

作為鐵路企業檔案管理的操作者與參與者，檔案管理人員業務能力高低直接關乎著檔案管理工作的質量和效率。然而，現階段鐵路企業檔案管理人員大多為非檔案專業人才，同時兼職其他崗位工作，在日常工作中，由于其他事務影響，精力旁顧，導致業務鉆研不夠，檔案業務素質較為薄弱。表現在對檔案材料的鑒別、整理和利用的專業能力不強。因企業改革，機構整合等原因造成檔案管理人員變動頻繁，也影響檔案工作的持續性。隨著檔案數字化建設需要和鐵路建設的快速發展，缺乏兼具豐富檔案管理經驗與先進信息技術的復合型人才。檔案管理人員的創新意識、業務能力、綜合素質達不到要求，直接影響了檔案管理質量。

3.檔案管理的基礎硬件設施不夠完善

檔案完整安全的保管才能提供更好的利用。當前很多鐵路基層站段的基礎硬件設施有所欠缺，存在一定的安全隱患，遇到突發事件，檔案安全不能得到有效保障。比如檔案庫房規劃不合要求，由于歷史原因以及單位搬遷造成有些單位庫房設立在頂樓或辦公樓兩側。庫房布局、建筑結構這些問題短期內都難以徹底解決。由于基層站段機構合并，接收單位檔案資源數量大增，造成檔案庫房難以滿足需求，只能存放于現有各式各樣的鐵皮柜中，無法進行分門別類規范化存放。同時現有檔案庫房安防設施設備配備也不夠齊全，有些單位未安裝門禁、報警、監控系統。為保證檔案安全，只能采取強化庫房日常巡查的人工方式。

4.檔案電子化建設相對滯后

鐵路企業檔案數字化建設進程相對緩慢，檔案收集、整理還處于手工階段，基層單位未普及電子化的檔案管理信息系統，電子公文系統未設置歸檔管理接口、未與檔案系統做好銜接，無法實現信息共享，致使檔案歸檔效率低。隨著利用次數日漸增多，在庫房里翻閱的傳統方式，耗費大量的時間和精力，對于年代久遠的文件，更是加大了查找的難度。數字化建設相對滯后，制約了檔案管理現代化、規范化建設。

二、提升鐵路企業檔案管理水平的對策

1.提高檔案管理認知度

要使檔案工作得到重視，檔案管理人員必須要采用多種手段，加大宣傳力度，獲得單位領導和職工對檔案工作的支持?？沙浞职l揮新媒體方便快捷的優勢，運用企業微信公眾號、局域網等，普及檔案法律法規及相關政策，提高職工的檔案參與意識。檔案工作人員更要積極拓展檔案利用領域，同宣傳等相關部門協同合作，選取珍貴歷史檔案，通過制作微視頻、美篇等方式，進行鐵路發展、重大項目建設的宣傳，展示企業發展成就，從檔案的視角傳播企業文化，使大家了解檔案的意義和價值。還可以區分對象有針對性地組織學習，使各級領導能帶頭增強檔案意識，業務人員能認識到檔案集中統一管理的重要性，從而使業務人員變被動為主動，按時完整地移交歸檔資料，避免歸檔資料的不完整，這樣才能更好地完成檔案資料的收集工作。

2.加強檔案專業技術人才隊伍建設

檔案管理人員必須政治素質過硬、業務能力過硬，才能保證檔案工作的質量與效率。首先企業要選配責任心強、政治素質過硬的檔案管理人員，檔案資源較多的應安排專職檔案人員，同時保持人員相對穩定，保證檔案規范化得以持續發展。其次要提升檔案管理人員的業務素質。創造條件定期組織檔案學術活動，總結、交流檔案工作經驗，拓寬管理人員的知識視野。可以針對鐵路點多線長的行業特點，結合實際，依托互聯網通過釘釘群等線上形式針對各個單位實際對檔案管理人員進行業務指導。目前結合專業、地域特點建立的片區協作組，要加強對新任職人員的業務指導，發揮好“傳、幫、帶”的作用。

同時，檔案管理人員要有危機意識和責任意識，要主動適應新形勢新要求，善于充實自身的業務能力，不斷更新知識，積極學習電子化管理手段，創新工作方法，從業務素質向綜合素質轉變。在實際工作過程中積極探索電子化手段與檔案管理的銜接，進而結合鐵路企業的實際制定出信息化的檔案管理模式。有了專業技術人才隊伍支撐，才能有效提高檔案工作現代化、規范化水平。

3.完善基礎硬件設施建設確保檔案安全

加強基礎硬件建設投入，保障開展檔案工作的必要條件。首先要滿足存儲需求，增加檔案庫房，優化設施，庫房承載能力達到要求的，安裝現代化的密集柜，取代老式鐵皮柜，對檔案實行分門別類集中統一管理。第二，優化庫房布局，滿足功能合理、流程便捷、設施完善，使各類檔案資料既保管安全又調閱方便。第三，配備現代化的檔案保護設備，比如設置門禁、報警、監控設施等現代化的安防系統。使檔案庫房具備“八防”功能，滿足檔案保護和安全的必需。對于短期內難以解決的建筑問題，為確保檔案安全，應加強庫房巡查頻率，定期排查安全隱患情況，完善應急預案并定期組織演練。第四，為電子檔案管理提供硬件支持。更新檔案管理機構的信息設備，比如配置高速度、大容量的微機，用以提高檔案信息處理速度。隨著電子檔案的增多，為防止磁介質退磁，需配置防磁柜等相關設備，滿足存放光盤等介質需要。

4.加快檔案電子化管理進程

信息化時代，電子化管理模式已經被運用于各種類型的管理過程，鐵路企業應該積極推動檔案管理電子化管理進程。首先積極進行試點，對存量檔案逐步進行數字化轉化，取得成功經驗后，穩步推廣。其次對增量檔案進行電子化管理，在基層單位全面推行檔案管理信息化平臺，為檔案電子化管理提供軟件支持，保證檔案系統和辦公系統及相關業務系統有效銜接和兼容。制定出技術與管理標準，保證電子檔案的完整性、準確性和可用性，規范電子文件歸檔工作。在電子化建設過程中，可實行并行，實體檔案和與之對應的電子檔案同時接收，并保持電子檔案的順序、保管期限等與實體檔案一致，逐步建立起檔案數據庫。把電子化的管理手段運用到檔案收集及整理過程，不僅能提高效率，也節約了企業管理成本。檔案數據庫將會給檔案資料的保存過程與調取過程帶來更多的方便，從而提高利用效率，推動資源共享。

綜上所述，鐵路企業對檔案工作必須高度重視，增強檔案工作的政治意識和責任意識，從制度建設、專業人員配備、基礎設備、信息化建設等方面提供保障，使檔案管理工作標準、規范、科學有序地進行，實現鐵路企業檔案管理高質量地提升，為鐵路企業的加快發展提供有力的支撐。