科技館檔案規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理探析

文/李明洺

科技館的工作對于提高人們的知識水平與精神境界有著至關(guān)重要的作用，而對于科技館而言，檔案的管理又是重中之重，因而要高度重視檔案管理的工作。本文從科技館目前檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，進(jìn)行分析并提出規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理意義與改善的措施

隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們物質(zhì)生活滿足的同時也對精神生活提出了更高的要求?；诖?，科技館在整個社會以及人們的生活中作用越來越大?？萍拣^作為一個向社會公眾展示與傳達(dá)科技成果、原理、技術(shù)與研究等公益性的科普機(jī)構(gòu)，對于人們科學(xué)觀念的提升具有極為重要的作用。在這樣的社會背景之下，為提升檔案服務(wù)的質(zhì)量，做好科技館的檔案管理工作，就要采取有效的措施，將科技館檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，從而體現(xiàn)出科技館檔案的價值。

一、科技館檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度仍不夠健全

在我國，科技館建設(shè)與發(fā)展的時間尚不長，因此在檔案管理方面經(jīng)驗顯然不足，目前大多借鑒的是國外的檔案管理經(jīng)驗。但我國科技館的檔案管理有其特殊性，因此要具體問題具體分析，與中國實際相結(jié)合，構(gòu)建科技館規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度實屬必須。

2.檔案管理的特殊性

科技館作為一種實體展覽館，其檔案管理不同于其他行業(yè)，有其獨(dú)特性。例如，館內(nèi)行政業(yè)務(wù)檔案與其他行業(yè)有著普遍相似性，而實體展這方面具有其獨(dú)特性。因此，科技館的檔案管理要堅持做到普遍與特殊相融合，這才能切實符合科技館檔案管理的需求。

3.檔案管理信息化滯后

當(dāng)前是互聯(lián)網(wǎng)的時代，同樣，科技館的檔案建設(shè)也要符合時代的特點。應(yīng)用信息化構(gòu)建檔案管理制度，既是時代所需，也是行業(yè)自身發(fā)展的需要。信息化建設(shè)是提高檔案管理效率的一項重要措施，這項工作必須強(qiáng)化。

二、科技館檔案規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

1.提高工作效率，推動各項工作有序進(jìn)行

對科技館檔案進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理，可以提高檔案管理的效率，減少檔案管理的成本，避免出現(xiàn)檔案反復(fù)加工、重復(fù)勞動的現(xiàn)象。此外，做好科技館檔案管理工作，也能夠?qū)⒕?xì)化的管理理念融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，對館內(nèi)員工進(jìn)行明確的分工，為以后工作的順利開展打下基礎(chǔ)。

2.提升安全性

安全對于檔案管理至關(guān)重要。對科技館檔案進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理，可以提升檔案中各種信息與資料的安全性，有效地避免在管理過程中出現(xiàn)錯誤。

3.提高工作效率

對科技館檔案進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理，一方面可以提高館內(nèi)檔案的利用率，同時也可以在此基礎(chǔ)上提高工作人員的工作效率。這是因為對其實行規(guī)范化的管理，對檔案進(jìn)行合理有序的儲存，就方便了日后進(jìn)行查閱時能夠精準(zhǔn)地找到需要的資料。此外，對科技館檔案進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理，分門別類地進(jìn)行存放，尤其是按照內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范性的整理，不僅方便查閱，也確保了檔案文檔的美觀性。

對檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高了科技館工作效率的同時，也節(jié)省了人力資源，減少了浪費(fèi)，能夠讓檔案的利用率實現(xiàn)最大化，同時也提高了科技館的服務(wù)質(zhì)量與管理水平。

4.更新連續(xù)性

對科技館檔案進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理，有利于實現(xiàn)資料更新的連續(xù)性。檔案管理是一項繁雜的工作，而在之前由于檔案管理缺乏規(guī)范性，因此就導(dǎo)致其雜亂無章，這就使得檔案的效能無法充分發(fā)揮出來。基于此，對其進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理，意義重大。

具體而言，科技館檔案的形成是一個長期過程，是處在不斷更新的狀態(tài)中的，而雜亂無章的管理就給檔案的更新帶來了難度。而規(guī)范化的進(jìn)行，有序化的管理，既實現(xiàn)了更新的及時性與便利性，也可以及時對檔案進(jìn)行維護(hù)與整理。此外，及時的更新有利于科技館整體工作的順利開展，有序的檔案管理就為其提供了真實可靠的輔助性資料。

三、實現(xiàn)科技館檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的舉措

1.增強(qiáng)管理意識

人們的思想意識決定了行動，為了讓工作人員有足夠的管理意識，可以通過以下幾個方面來實現(xiàn)，如對檔案管理的硬件設(shè)備不斷完善，適當(dāng)?shù)卦黾哟娣艡n案的庫房，同時加大資金的投入，有充分的基礎(chǔ)設(shè)施，以保證檔案有合理的存放環(huán)境。

此外，檔案管理人員的個人素質(zhì)對于規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理也至關(guān)重要，因而要對其進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力、管理水平以及綜合素質(zhì)，提高責(zé)任意識與崗位意識，讓其認(rèn)識到檔案管理工作崗位的重要性，進(jìn)而提高工作的積極性，促使在檔案管理工作上有更多的創(chuàng)新。

2.優(yōu)化管理機(jī)制

確?？萍拣^檔案管理制度的科學(xué)性、合理性，優(yōu)化管理的機(jī)制，同樣有利于實現(xiàn)管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。而優(yōu)化管理的機(jī)制，是貫穿于管理的整個過程中，包括工作的開展階段、管理與完善階段以及后續(xù)的更新階段，都需要完備的管理機(jī)制為其保駕護(hù)航。此外，也要保障管理機(jī)制的簡便性以及易操作性，這樣不僅方便管理，同時也可以確保將管理工作的作用與價值盡可能地發(fā)揮出來。

當(dāng)然，對于管理人員而言，要在執(zhí)行與落實管理的過程中，做到賞罰分明，對于工作優(yōu)秀，管理水平較高的，要有一定的獎勵措施，而對于工作馬虎的管理人員，則要有相應(yīng)的懲罰，以引起大家的重視，凸顯出檔案管理機(jī)制的權(quán)威性，從而也可以促使管理工作更加地規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

3.細(xì)化工作措施

首先，對于檔案的收集工作來說，這是最早需要進(jìn)行的，作為基礎(chǔ)性的工作，其完成的情況直接關(guān)乎著整體的工作質(zhì)量。俗話說，好的開頭是成功的一半。從檔案收集時就要與其他部門進(jìn)行合作，共同協(xié)調(diào)，互幫互助，進(jìn)而進(jìn)行規(guī)范化的管理。其次，對檔案進(jìn)行排版整理時，要對檔案類型進(jìn)行分類，做好紙質(zhì)稿與電子稿的儲存，以確保資料的完整性，以及保存的良好性。當(dāng)然，在此過程中，要做好備份，以減少冗雜資料的出現(xiàn)。同時，秉持“一事一檔”的原則進(jìn)行保存，尤其是對于進(jìn)行需要開展的主題活動，仍需更新的，要做好保存工作，以方便下次的查閱與更新。

4.創(chuàng)新管理方式

科技館檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，尤其是在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)盛行的時期，可以引入計算機(jī)、大數(shù)據(jù)來助力管理工作的順利開展。同時，檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)行也并不是一成不變的，需要在新技術(shù)的幫助下，實現(xiàn)更加便利與高效的管理。當(dāng)然，這也需要管理人員不斷學(xué)習(xí)，更新自己的管理體系，用最先進(jìn)的思想武裝自己，以更好地實現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。

不言而喻，科技館檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化需要各方的努力，以確保順利進(jìn)行。尤其是管理人員，要提高自身素質(zhì)，要有較強(qiáng)的崗位意識與責(zé)任意識，不斷創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)高效的工作，這樣，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理才有利于科技館的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而可以為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。