XBRL技術在高校財務管理中的應用

沈玥騫

（中國地質大學（武漢）財務處 湖北 武漢 430074）

一、引言

財政部《會計改革與發展“十三五”規劃綱要》（2016）中提出，要引導企業以可擴展商業報告語言（XBRL）提升內部管理信息標準化，促進財務、業務數據的融合與互聯。中辦、國辦《國家電子文件管理“十三五”規劃》中要求“到2020年，電子發票、電子證照、電子合同等電子文件的憑證作用得到充分發揮，社會交易成本明顯降低”。財政部、國家檔案局《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會［2020］6號）對于全流程電子化實現報銷會計憑證，并入賬歸檔具有規范作用，意義重大。

對于XBRL的運用，學界展開了研究和探討。普遍認為現階段XBRL使用過程中一定程度上存在工作效率不高、缺乏強大的外部支持、可挑選軟件較少等不足，但在信息交換率方面，XBRL能起到提升作用。目前，國內憑證類電子文件一般包括：一是已經進入社會化應用的電子憑證，例如電子發票、票據等；二是正進行試點應用于某些領域的電子憑證，如在行政事業單位試點的航空客票、鐵路客票差旅電子憑證等；三是尚未形成電子版式文件的會計憑證。

二、XBRL是什么

融合XML技術的XBRL作為商業報告語言的一種，具有擴展性，主要應用于財務領域，可以自動交換數據，使數據達到標準，通過一套開放的技術規范，來定義國家或行業標準，實現對實例數據的交換與解析，解決數據與應用的解耦。由XBRL帶來的統一標準可以為企業的財務信息傳輸提供更高的準確度和相關性，同時也提高了可靠性和可比性，增強了財務信息的透明度和使用效率，還能有效降低財務報告的使用成本。

XBRL是一門特殊的語言，通過標準的詞匯和規范的語法來表述財務信息的內容和結構，使不同計算機系統能讀懂；是一種格式，相較于目前普通的包括PDF、WORD等主流的報告格式，作為一種信息展示的格式，在規范化和標準化下，能提供個性化的財務信息，提高財務報告編制的正確率，便于跨平臺的傳輸轉換等；是一套標準，XBRL有自己的一套標準體系，不僅包括技術層面，還有財務業務層面。其特有的優勢主要有：（1）標準化。因為不同的財務報告信息并不一致，XBRL在標準上統一和規范了業務層面，并統一定義了財務報告中的元素，使不同企業、會計制度及系統中會計信息相互間的比較可以完全實現。（2）顆粒化。XBRL把財務報告中的內容分解成一個個的信息元素，每個元素都可以獨立地從報告中提取出來，其中包含了順序、層級等格式信息，對于重新組合，可以借助對應軟件及相應標準采用另外的格式進行，還可以探討和處理從報告中提取出來的各單獨元素。（3）關系型。XBRL的信息不同于以往的文字信息，它更類似于一個“二維碼”，主要供計算機閱讀，一個碼的背后含有很大的信息量。同時，元素之間的關聯也能非常具體地呈現出來。如層級關系等，對于“報告”內容的理解，計算機可以借助元素及元素間的相互關系，處理起來非常智能。（4）可擴展。如果說傳統的財務報告像汽車，將不同用途和目的地的汽車進行分流，那么XBRL就更像火車，將不同用途的車廂連接在一起，既可以分解，還可以無限擴展，擴展時對原有的內容還不會造成影響。也就是說在可比性的前提下，又滿足了不同企業的特殊化的需求。

三、XBRL的應用流程

目前會計信息在不同系統中使用時會存在交換障礙，XBRL是一種財務報告信息的處理技術，能夠將財務信息進行跨平臺跨系統交換。目前高校信息系統建設由于前期缺乏統一規則，不同部門間存在信息壁壘。同時不同的監管部門需求的信息類型和統計口徑不一致，導致高校財務部門向不同部門提供數據時需要重復提取，而且各監管部門間的信息也無法共享和比對，一方面增加了高校的數據報送成本，同時也容易形成監管漏洞。

高校會計數據版式文件的設計主要有兩個方面，一個是發票的開具端，一個是發票的接收端，主要思路是“向后可追加，向前可追溯，兩端解耦合，多場景兼容”，應用處理流程如圖1所示。

圖1 XBRL應用處理流程

（一）發票開具端。不同于以往的發票開具方式，在通過開票軟件開具發票后，還需要將票據信息通過XBRL工具包進行數據處理，生成開具方的電子憑證實例文檔，并作為附件生成版式文件。在此之后，開具方需要進行電子簽章或簽名，生成最終版本的電子憑證版式文件。經過XBRL工具包處理過的電子憑證版式文件是有統一的技術規范和通用的分類標準，實例文檔中的數據，與分類標準中模式文件定義的元素存在著對應的關系，使得生成的發票數據可以供其他部門和企業進行解讀和擴展。

（二）發票接收端。對高校而言，發票接收端主要是核算流程，當國家全面普及了XBRL版式文件處理方式，將達到全面電子發票信息流轉，實現財務信息化傳遞，可不再使用紙質版線下報銷，這對高校財務來說，將是提升工作效率和管理效能的大跨步飛躍。財務核算部門接收了其他企業通過XBRL工具包處理生成的版式文件，再通過XBRL工具包提取實例，并將報銷業務數據通過會計核算軟件追加內容并附版式文件，原版是在追加了內容之后生成新的電子憑證版式文件并歸入電子檔案。如圖2所示，電子發票在經過XBRL工具處理之后，并沒有改變電子憑證結構化數據的來源，而且還保證了源數據的完整性，只是追加了報銷內容或相關合同附件等信息，也就是在保證電子版式文件數據可比性的同時，也滿足了不同企業的特殊化需求。

圖2 電子發票處理前后對比

在所有計算機系統上都可以處理XBRL，因為其文件格式是純文本。該技術的應用，在高校內部可以減少財務人員的工作負擔，減少傳統財務數據在傳遞過程中的反復解碼和邏輯計算過程。過去，不同的信息系統之間的溝通，需要開放源代碼，XBRL技術的應用減少了系統對接成本，成為不同系統間信息交換的橋梁。對于監管部門來說，對數據的需求都可以在一致的概念基礎上，不會出現一個數據不同定義，或一個定義不同數據的情況。因此，站在高校的角度，生產和使用信息的成本大大減少，信息的處理效率大大提升，信息的利用程度進一步深化，也大幅提升了監管部門的監管水平。

四、高校構建基于XBRL技術的財務信息系統實施步驟

目前，已有數十家銀行和中央國有大型企業采用XBRL編制年度財務報告并向財政部報送。在部分高校中也開展了XBRL技術的試點工作。高校要構建基于XBRL技術的財務信息系統，一方面除了依賴于財政部在全國范圍內對該技術的普及推廣使用，另一方面自身還要做好準備工作。新系統的構建是為了有效促進高校財務信息系統向現代化方向發展，提高高校財務治理能力。基于此目標，在具體構建時可按如下步驟進行：

（一）財務信息受眾分析。高校是政府會計制度的實施主體，相較于企業而言，高校的財務信息接收方相對簡單，主要包括上級政府部門、學生家長等社會人士、學校內部管理人員、教師學生等，財務信息受眾層級明顯，財務信息需求也比較有針對性。對受眾群體進行分析，根據需求對財務信息進行分類，對報送的數據勾稽關系進行設定，對XBRL通用分類標準的制定具有指導意義。

（二）進一步優化和完善高校通用分類標準。2010年，企業會計準則通用分類及XBRL技術規范國家標準同年發布。現階段，XBRL技術在我國高校應用的最大限制主要是尚未出臺高校XBRL技術的分類標準。高校要構建基于XBRL技術的財務信息系統，首先需要創建符合國家通用標準下的行業標準，例如 element、duration、instant、credit、debit等就是XBRL技術規范規定的標準詞匯。2019年新政府會計制度實施后，可以以該制度的行業特色來進行通用分類標準的設計，例如對“受托代理”制定規范的標準用詞。

（三）發票開具端應具備系統編制方式。XBRL技術的應用有多種方式，可以僅在生成財務報告時，將財務報告中相關信息錄入到相關軟件，生成財務報告的版式文件，也可以在數據生成的過程中嵌入該技術。過程中使用XBRL技術，可以保證整個財務信息的流轉過程直接遵循XBRL的技術原理，減少了財務數據重復錄入的時間成本和人工成本，而且開具出來的電子發票，在其他企業流轉時也能夠被不同的信息系統讀取，在外部也形成了完整的信息鏈，保證了財務信息的無障礙流通。

根據上頁圖1所示，高校的使用思路是將XBRL工具包內部嵌入適配器的模式，在發票開具時通過該工具包進行數據處理。高校財務的發票開具端主要有兩方面的業務，一個是科研發票的開具，需要與科研管理部門的系統對接，一個是學費發票的開具，需要與學生工作部門的系統對接。雖然XBRL是純文本格式，可以被其他系統讀取，但是也需要其他部門嵌入工具包，對相關電子文檔進行解碼提取。如果對接成功，XBRL也可以成為部門內部信息共享的得力工具。

（四）發票接收端應具備系統解析方式。如上頁圖1所示，在發票接收端，也就是報銷端，XBRL技術也是嵌入在數據分析處理過程中的。上傳的電子報銷憑證需要通過XBRL工具包提取實例，再將業務數據通過會計核算軟件接收端OFD生成會計入賬憑證（JSON+OFD模板+XBRL=接收端OFD），也就是說在接收端，除了對報銷的電子票據進行提取，同時還需要補填會計業務結構化數據，高校財務報銷需要的相關附件內容較多，例如預算申報、合同、批文等，這些附件都需要通過XBRL工具包提取，并隨同電子票據一起生成新的版式文件。因為財務核算是經濟業務的最后一個流程，在前期的審批流程涉及到的部門都需要嵌入XBRL工具包，例如合同管理部門、采購與招標部門、后勤保障部門等，將審批的文件也通過XBRL進行信息處理，形成版式文件，在線上進行流轉。而且在報銷付款之前還有各類的財務內部審批，例如大額資金審批等，所以XBRL技術的應用也對高校財務內部信息化的建設提出了新的要求，需要更加清晰順暢的信息化流程和內控流程。

（五）系統試運行的評價和改進。目前財政部已經選取部分高校進行XBRL技術應用的試運行。高校使用的財務系統主要由天財和天翼等軟件供應商提供，將XBRL技術嵌入到已經應用的財務軟件中，需要試點高校和軟件供應商積極溝通，不僅要滿足財務系統內的技術實現需求，還需要滿足和其他部門系統對接的需求。可以先與一個部門進行試點對接，在雙方系統都嵌入XBRL技術的前提下，測試信息傳遞是否順暢，推送的數據是否正確，是否完整地反映出預期希望反映的財務內容。此外，數據的保密性非常重要，在數據被需求方獲取的過程中，應充分考慮機密財務數據信息的保密技術處理。

（六）后期應用維護。由于XBRL技術對于高校來說還是新興技術，同時又缺少既懂該技術又懂財務知識的復合型人才，在基于XBRL技術的財務系統應用階段，數據的生成和接受整個流程都需要依靠該技術的持續運行，因此，應配備相應的系統運行維護人員，并投入一定的資金與時間成本。為了保證系統運行的常態化，還應該加強財務人員對XBRL技術的學習，培養能使用該系統的復合型人才。

五、結語

XBRL技術要在高校財務系統中實現應用，離不開政府部門的大力扶持和引導，以及在人力和財力上的投入，以提升研發力度，使XBRL技術和高校財務系統融合，實現高校全流程的XBRL化和財務報告的自動輸出，減輕高校在推廣和實施過程中的難度和成本。同時通過政策引導，促進XBRL在稅務、審計等部門采用，自上而下地督促各行各業升級系統，將數據傳遞與應用打通，形成高校內外相互關聯的整體。目前，我國XBRL的應用僅限于財務報告報送（XBRL的財務報告不在政府的審計范圍內），但是政府部門對該項技術實施發揮的先導和龍頭作用，一定會提高高校應用XBRL的自發行與主動性。