從數字檔案中窺見管理細節

文/楊翠蓉

作者單位 陜西省韓城市人力資源檔案管理中心

說到檔案管理，許多人會認為這是管理中最容易的環節，無非是整理資料，歸檔成冊，放入檔案庫。其實不然，檔案管理是一個相當有技術含量的工作。在古代，官方的檔案員，在很多關鍵時刻可以起到“扭轉乾坤”的作用。隨著科技的發展，信息技術促使紙質人事檔案轉化成電子人事檔案。在對人事檔案進行信息化管理過程中，工作人員要堅持相應原則，主要包括規范性原則、安全性原則以及效益性原則。對人事檔案資料進行信息化管理，能夠很大程度上避免傳統模式下人事檔案管理的眾多缺陷和弊端，同時，可避免人為因素的負面影響對于人事檔案資料造成損壞，進而提高人事檔案管理水平和管理質量。

前世今生

在古代，文書檔案和庫房的管理是一門大學問。今人很難想象，在沒有計算機輔助的古代，那些重要的文書檔案和庫房又是如何管理的呢？《尚書》中有明確記載：惟殷先人有冊有典，殷革夏命。在殷商時期已經有了“冊”和“典”，其實這就是殷商時期的“檔案”，而且從此時起古人就已經對檔案有了分類保管的意識。秦始皇統一六國后，秦代官方的“檔案管理員”已經有了專職人員，相應的管理制度也隨之建立起來。不過，檔案管理制度并不是在秦朝時期才確立的，而是在商鞅變法時期的秦國就已經建立了。《商君書》中有記載，法律或者其他重要檔案都是有副本的，而且這些副本都被保管在禁室之中，配有專門的鎖和鑰匙，并且用封印封上，這就保證了當法律的正本損壞之后，副本的存在還能保證有法可依。

那么問題來了，萬一相關管理人員動了“壞心思”，擅自修改了副本，就會造成法律不一。為了彌補這樣的管理漏洞，《商君書》中還有應對的措施，那就是進入禁室偷看禁室的法令以及刪改禁室法令一個字以上的，判處死罪，即“及禁剟一字以上，罪皆死不赦”。我們今天的檔案管理制度，都是在沿用商鞅的方法，只不過形式各異。隨著管理技術的不斷發展、人口數量的猛增，檔案管理難度越來越大。尤其到了現代，科學技術飛速發展，信息化進程加快，傳統的檔案管理手段存在各種弊病。

管理痛點

即便是在現代管理中，檔案管理也是一件令管理者頗為頭疼的工作。檔案資料易丟失、破壞概率大，紙質檔案易破壞、模糊和丟失，個人網盤存儲，使用蹤跡無法追溯，資料泄露風險高。

管理難度大，檔案管理缺乏關聯性，完整性差，檔案資料繁多，歸檔類目模糊，檔案跨部門利用困難。

操作不方便，檔案類目層級多，操作困難，文件可檢索載體類型少，使用不便。不符合工作人員使用習慣，培訓成本高。

技術策略

●完善信息化制度

在目前，組織應當優化和完善人事檔案管理制度。在信息化人事檔案管理中，數據管理是核心部分，并且人事檔案數據資源對于推動社會的發展而言，發揮著十分重要的作用。在人事檔案數據管理中，常用的形式有構建數據庫、建立數字化人事檔案，以及建立專項人事檔案數據庫等。開展系統化的人事檔案管理工作，其主要內容有收集人事檔案信息、管理信息以及確保信息安全等。開展規范化的人事檔案管理工作，比如電子人事檔案的制作、歸檔、管理、傳輸以及存儲和查詢等更加規范化，確保人事檔案管理更加安全便捷。

●提升技術水平

1.優化圖像資料的相關操作。由于部分人事檔案文獻的年限比較久，因而文獻紙張較為脆弱，所以在這個過程之中還是可能會出現部分文字無法辨識的情況，同時，不同人事檔案的文獻資料在紙張大小以及粗糙度等方面也存在顯著的差異，這些都會在一定程度上直接影響到文獻信息的復原工作。相關人員需要通過專業的軟件來對文獻圖像進行處理，另外，對于那些不容易辨識的文獻資料，還需要對其圖像進行校正、去污等操作，確保文獻資料的掃描圖像具備較好的完整性與準確性。對于掃描結果，工作人員應當認真檢查，確認其是否清晰或者出現歪斜的情況，同時還應當確認圖片的存儲格式是否同人事檔案管理的要求一致。

2.構建完善的信息化管理系統。管理層應對信息化管理系統高度重視。在實際工作開展的過程中，應當嚴格設置查詢權限，使每份人事檔案都擁有專屬的賬號、密碼以及權限，確保人事檔案信息安全。另外，對于普通員工而言，可以通過自己的賬號以及密碼來查詢同自己相關的一些人事檔案資料，這樣既能減少人事檔案管理人員的工作量，也能避免用戶人事檔案存儲以及使用過程中的多次奔波。

3.推進人事檔案數字化。首先，通過人事檔案管理系統、采集終端等數據接口，自動收集員工薪酬、績效、職務職稱、勞動關系等可信信息。對于員工外部環境的相關數據，也要進行收集和歸檔，如員工的社會行為、個人社交賬號、個人信用等等。這些數據可以為人力資源的量化和科學管理提供堅實的數據庫，可以全面客觀地反映員工的工作能力和心理狀況。人事檔案數字化管理還可以采取不同的激勵措施來激勵不同類型的員工，了解他們職業發展的不同階段和個人需求。需要自我實現的人，應采用高度個性化的激勵措施，充分發揮人才激勵的作用，適當考慮和激勵其工作對成就感的需求，讓數據幫助員工做好工作，提高績效考核的有效性。

4.憑借數字化工作優勢，實現人員、崗位精準匹配。首先，根據各個崗位不同的工作內容和職責，按照各個崗位的勝任素質模型，選擇最符合崗位要求的員工，如實現工作能力、個性特質、團隊意識等的精準結合，充分發揮個人潛力。其次，通過算法的應用，匯聚優秀員工的多樣化信息和個性特征，構建優秀的崗位人才模型。此外，在獲取應聘者簡歷信息的基礎上，可以利用互聯網大數據發布適合人才的3D 信息，獲取應聘者的生活狀況、學習能力等各種信息。為防止因信息不對稱影響面試官招聘，應采用高質量的職位模型和應聘者進行匹配，實現人力資源與職位的精準匹配。

5.借助數字化工作便利，打造高素質、專業化團隊。借助大數據保障人力資源管理的進展，盡可能避免管理缺陷和人力資源問題造成的人才流失。確保高層次人才和團隊的穩定，爭取更多的工作經費，促進組織的創新和技術進步。數字化分析和管理數據的結合，從中長期來看，符合市場經濟發展和產業結構調整的規律，可以預測人力發展的未來趨勢。在現有人才結構的基礎上，制定合理的人才引進計劃，用好人才，落實管理，培養更多人才，建立獎懲機制。根據文化戰略發展階段性目標，完善人力資源管理體系。

隨著數字時代的到來，各個單位對人事檔案管理提出了嚴格的要求。為更好地適應時代發展的需要，建立電子人事檔案十分必要。首先，加強對有關人事資料的核查和分析，通過計算機技術將人事檔案中的信息傳送到計算機系統，可以減少打字錯誤，使人事檔案更加美觀。其次，在記錄個人檔案信息的過程中，由于需要檢索指定信息并通過打印機打印信息，耗時較短。再次，在傳統觀念中，文件管理的核心內容是創建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲在計算機系統中，有效節省空間，保證人事檔案的保密性。最后，通過輸入相應的關鍵信息，定期更新個人檔案信息，并通過與本地網絡的連接，正確顯示關鍵人員的工作狀態，為有效工作提供方便。