電子檔案與紙質檔案的比較分析

董小溪

摘 要：在信息化時代，事業單位在進行檔案管理中，突破傳統紙質檔案的局限性，開始利用計算機以及網絡技術進行電子檔案的構建，電子檔案已經成為重要的管理形式，這就使得事業單位檔案管理方法以及管理形式出現了重大變革。本文首先對電子檔案與紙質檔案進行理論概述，然后分析電子檔案與紙質檔案的區別，最后對電子檔案與紙質檔案并存工作進行探究，以供有關人士參考。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;區別;聯系

教育局直屬事業單位的各科室面向基層學校及單位內部開展各類工作，就涉及對許多檔案資料內容進行管理，所以當前事業單位內部應該對檔案管理工作引起重視。以往檔案資料都是將紙質文件作為載體進行保存，但是現階段信息化技術已經滲透人們生產與生活的各個方面，事業單位也抓住了這一發展機遇，開始利用電子信息技術開展檔案管理工作，電子檔案的管理形式也就由此出現，雖然電子檔案數據存儲、輸出與處理等方面都具有優勢，但是其存在設備依賴性、信息可變性、不安全性等多種問題，所以電子檔案無法將紙質檔案完全取代，需要探索二者的并存之路。由此可見，對電子檔案與紙質檔案進行比較分析具有重要的現實意義。

一、電子檔案與紙質檔案的理論概述

1.電子檔案

電子檔案主要是在數據存儲過程中，利用計算機磁盤等機械設備，最終以電子圖像文件的形式來呈現，以虛擬方式將檔案中的實體信息顯露出來。在電子檔案中的要點內容是構建具有信息化特點的檔案管理平臺，可以對涉及各項工作的檔案數據資料利用電子信息技術方式進行管理，形成照片、掃描件、影像等數據形式的電子實體檔案，其中一些保存價值高的檔案數據應該進行完整記錄，體現出文件原始記錄性以及歷史再現性。

2.紙質檔案

紙質檔案則是在存儲檔案數據時，將紙張作為載體，如事業單位收錄的公文、圖紙、合同等都屬于紙質檔案。紙質檔案具有原始性、保密性，但是相對而言其容易損毀，且不具有再生性，所以在進行紙質檔案管理時需要注意紙質檔案的保護與修復。事業單位內部的許多機密性文件都是以紙質材料為載體進行保存的，所以為了避免紙張損毀，在紙質檔案室需要做好防潮、防蟲處理，使得紙張可以長時間保存下來。針對一些珍貴的紙質檔案資料，在出現臟污、破裂、腐朽的情況時，也需要開展修復工作。現階段紙質檔案的修復方法有很多種，一是可以采用加膜、去污、增塑等方式將損壞的文件載體修復;二是借助錄音、錄像等措施修復紙質檔案載體中所收錄的信息。

二、電子檔案與紙質檔案的區別

1.原始性差異

事業單位在進行檔案管理時，采用紙質檔案記錄是最為原始的信息，包括相關人員的筆跡、印章等，所記錄的數據具有高度還原性，可以將真實的情況反映出來，即使出現涂改、偽造的情況，也可以通過筆跡、印章等予以辨認，所以相對而言更加具有真實性，而電子檔案是由計算機等信息化技術錄入而成，其需要經過計算機解碼使其形成人們可以辨認的符號，以此來進行識別，在計算機中人們極易進行修改、刪除，且修改后無法有效將其辨認出來，這就出現存儲檔案信息不準確、信息缺失等情況。除此之外，當前電子檔案所形成的原件以及復印件也無法進行有效區分，不易確認檔案的原始性。針對事業單位而言，確保檔案管理資料內容的原始性屬于重點內容，紙質檔案的歸檔工作必須要對原件進行儲存，包括起草、修訂、審核等多個環節，在完成上述環節之后不可進行更改，若進行篡改必定會有痕跡留下，所以紙質檔案作為最具原始性法律憑證的地位無法動搖。而在電子檔案中，由于信息化技術的應用，導致鑒別檔案原始性非常困難與復雜，這是由于將電子計算機信息技術作為載體進行數據存儲以及記錄時，其具體方式無法進行人工識別，且在電子檔案中無法對傳統紙質檔案中的字體、印章、書寫材料等進行固定，在有操作情況下可以對其任意修改，不會留下絲毫的痕跡，這就導致電子檔案難以作為原始的法律憑證。

2.使用性能差異

電子檔案與紙質檔案相比性能具有優越性，這是由于電子檔案直接利用信息化技術以圖像、聲音、文字等方式將數據存儲在光盤、磁盤等載體中。

首先，在電子檔案中可以進行快捷的復制，只要合理運用現階段的信息化技術，可以確保復印件與原始文件無任何差異，且檔案管理人員以及使用人員在有網絡的情況下，可以隨時隨地獲取檔案信息，并且借助檔案信息資料的獨立性能，將其復制成若干份，將復制的文件作為備份，這時在原有電子檔案丟失的情況下仍然可以保留最原始的數據。而對于紙質檔案而言，以復制紙質檔案室的資料數據來提高安全性基本上無法實現，其工作量巨大到無法想象，而在信息化時代，檔案資料的復制則變得非常容易。除此之外，紙質檔案隨著使用次數的增多，紙張會出現毀損，且修復較為困難，而電子檔案無論使用多少次都不會對檔案本身造成損耗。

其次，電子檔案在收集檔案信息的過程中存在多種形式，紙質檔案在收集資料數據時僅為直接利用的方式，即使用者將事業單位所需的紙質檔案原件準備好進行直接提交，而電子檔案則具有多樣性，一是電子檔案不僅可以利用文字來收集檔案信息，同時也可以采用聲音、圖像、視頻等方式開展檔案信息的收集工作，并且對這些檔案信息進行單獨或者聯合保管，使其以立體檔案的形式呈現。除此之外，使用者想要獲取信息可以直接進行在線傳輸，進行搜索與獲取，無需向紙質檔案那樣需前往保管地點才能獲取資料，從而為使用者提供便利，提高檔案資料查詢使用的便利性。在電子檔案中，使用者可以按照相關要求輸入檔案編碼、姓名、時間、單位等信息進行有針對性的搜索，并借助網絡的高效傳輸速度，有效提高查詢速度，節省大量的時間以及精力，相對檔案管理者而言也可以降低自身的工作壓力。

再次，電子檔案的管理效率更高，電子檔案中所采用的計算機信息技術具有智能、高效、便捷等優勢，這就在一定程度上提高了工作效率，并且在各個領域中都有廣泛應用，在檔案管理工作中這些優勢也同樣存在。以往在進行檔案管理時，所涉及的檔案收集、檔案檢索、檔案著錄、檔案整理、檔案統計等各項工作都需要進行人為手工處理，而在計算機技術下，這一管理缺陷完全消失。利用計算機技術可以實現檔案管理的自動化與一體化，進一步提高檔案工作效率。除此之外，電子檔案在文件傳輸階段的速度非?？欤芾砣藛T若充分掌握先進信息化技術以及電子檔案信息化管理方法，就可快速進行檔案資料的翻閱、查找、整理。

最后，電子檔案與紙質檔案在使用性能中存在資源共享差異，紙質檔案在一個時間與地點只能被一個人使用，并且在使用紙質檔案時將空間局限在檔案室，這就給廣大檔案使用者帶來較大不便，而電子檔案所呈現出的數字化形態，不會受時間、空間的制約，利用終端設備可以隨時查閱電子文件信息。除此之外，電子檔案中的內容可以同時在多個電腦中呈現，確保多人可以在同一時間內對相同的檔案資料內容進行查閱與使用，并且電子檔案數據可以進行網絡傳輸，消除空間壁壘，發揮資源共享的優勢。

3.存儲容量差異

在進行信息存儲時，若僅采用紙質檔案管理法，由于涉及的檔案資料有很多，所以耗費的紙張以及占地面積較大，整體信息存儲量較小，且在后期進行查閱時也具有較多不便，而電子檔案利用計算機進行信息存儲，可以有效增加存儲的密集度。電子檔案在進行檔案資料的存儲時，所采用的都是光盤等容量大、密度高的載體，在光盤這一狹小空間內可以存儲大量的檔案信息資料。通常情況下，一張光盤的容量數值在700M-8GB之間，這說明事業單位將一年的文字數據信息存儲在光盤中也是非常容易的，甚至可以將單位內部的全部檔案資料存儲在幾張光盤內，電子檔案在存儲信息時具有較高的密集性，可以最大化地節省出檔案存儲空間，減少檔案室的占地面積。

4.設備依賴性差異

事業單位內部采用紙質檔案的管理方式，無須任何設備作為支持，就可以對資料進行查閱以及處理，而電子檔案無論是制作、查閱，還是處理、歸檔等環節，都需要依賴于計算機等硬件設備與系統，只有存在這些設備才能獲得完整的檔案數據信息，一般而言，電子檔案受到設備、系統、更新、加密等多方面影響。除此之外，電子檔案中一些文件數據信息存在設備不兼容的情況，只能在特定的設備中進行電子檔案資料的處理，不能進行資源共享。部分電子檔案對使用格式具有特殊要求，若格式不通用，也難以對檔案數據資料進行共享。另外，電子檔案中涉及的設備與軟件更新速度較快，且隨著使用時間推移，計算機整體性能會減退，因為電子檔案中的存儲媒介多是由高分子化合物構成的，與紙質檔案相比，對環境要求度較高，溫度過低或過高都會導致存儲介質出現變化，并且存儲介質處落入粉塵等也會導致其發霉、分解，導致最終的存儲介質無法使用，出現數據丟失的情況，相對紙質檔案而言，電子檔案的使用壽命更短，所以在電子檔案管理中需要做好載體信息的保存，做好備份工作。

5.信息可變性差異

紙質檔案很難進行人為篡改，而電子檔案由于其具有易操作性，所以很容易修改電子檔案的內容，導致信息可變性的出現，之所以會出現這一情況，是由于電子檔案的信息與載體具有可分離性，使得載體無法起到信息固化性能，電子檔案中的信息真實性存在爭議。除此之外，伴隨著電子信息技術的發展，信息編碼、系統軟件、存儲格式開始進行不斷創新，從而降低電子檔案信息穩定性，在檔案信息資料從一個載體轉移到另一個載體時，信息極易出現丟失的情況。另外，與紙質檔案相比，電子檔案不具有安全性，作為計算機技術下的一種產物，電子檔案過度依賴于系統與設備，計算機系統若出現管理不科學的情況，就會導致信息丟失、失控的情況出現，并且電子檔案容易受到病毒、黑客的入侵，對電子檔案內容進行非法篡改，使得許多電子機密檔案面臨許多安全問題。

三、電子檔案與紙質檔案的并存策略

雖然電子檔案與紙質檔案具有諸多的差異，但是二者各存在優勢，無法實現互相取代，且二者都是為檔案管理提供服務，目的是確保檔案管理的高效性、完整性、真實性，所以當前需要對電子檔案與紙質檔案進行并存管理，發揮兩種檔案的優勢，通過取長補短來提高事業單位的檔案管理水平，使得電子檔案、紙質檔案兩種介質發揮更大的作用，具體并存策略如下。

1.構建兩套管理系統

針對電子檔案與紙質檔案兩種不同的管理方式，需要搭建兩套相對獨立但又存在一定關聯性的管理系統，具體應該依據電子檔案與紙質檔案的特點對管理系統進行構建，兩種檔案操作、保管、利用等環節應該分離出來，但是二者之間需要搭建一個通道，在通道處可以集中進行便利性的業務協調處理，如在電子檔案中應該標明相應紙質檔案的存儲編號，紙質檔案中也要標記出電子文件的編碼，以便二者可以進行互相參照。

2.完善檔案管理制度

事業單位內部需要健全管理制度，由于電子文件具有易復制性以及刪改性，所以需要將電子檔案的保護貫穿于整個管理周期，對整個管理過程引起重視，針對珍貴的電子文件需要采用紙質文件方式進行另外記錄，并且需要做好備份，以免電子文件信息丟失帶來巨大的損失。

除此之外，電子文件不具有原始性、完整性，所以針對每一份電子文件都需要制定出一個完整的記錄制度，內容包括電子檔案的收集以及提供利用情況。針對紙質檔案而言需要加強其保護，無關人員不可借閱，嚴禁紙質檔案遺失，并且需要做好紙質檔案室的防潮、防蟲、防鼠處理，針對重要的檔案資料需要進行加膜、去污等工作，并且要用圖片、錄像等方式對其進行二次存儲。

3.提高檔案管理人員的綜合素養

現階段事業單位在進行檔案管理時需要復合型人才，不僅要掌握傳統檔案管理知識，同時還要具備熟練的計算機科學技術，所以當前檔案管理人員為了滿足時代的發展要求，需要拓寬自身視野，不斷更新知識結構，對先進電子檔案知識以及現代化設備使用、維護措施進行學習，從而滿足當代事業單位的電子檔案管理要求?，F階段可以從招聘、培訓兩個環節來提高檔案管理人員的綜合素養，在招聘環節需要提高應聘門檻，確保招聘的檔案管理人員經驗豐富以及專業技能掌握度佳，為了留住這類人才，也需要適當提高福利待遇。針對檔案管理人員需要開展定期與不定期的培訓，在培訓過程中以電子檔案與紙質檔案區別、關聯性、檔案管理流程、檔案管理制度為主，在培訓后需要對檔案管理人員實施考核，在考核通過后可繼續上崗工作。

四、結語

電子檔案與紙質檔案在原始性、使用性能、存儲容量、設備依賴性、信息可變性等方面存在差異，為了確保檔案管理的科學性、有效性，需要借助二者的優勢，采用構建兩套管理系統、完善檔案管理制度、提高檔案管理人員的綜合素養等措施來對電子檔案以及紙質檔案進行并存管理。

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（作者單位：天津市和平區教育綜合服務中心）