圖書館圖書資料信息化管理探析

趙錫環

摘 要：為了實現圖書館圖書資料信息化管理，本文將展開研究，主要論述傳統圖書館圖書資料管理的主要缺陷，然后提出信息化管理的積極作用，體現其必要性，最后介紹信息化管理實現策略與注意事項。采用文中策略、注意相關事項，能夠在圖書館圖書資料管理中充分發揮信息技術的作用，優化管理方式，起到提高管理效率和質量的作用。

關鍵詞：圖書館圖書資料;信息化管理;信息技術

引言

圖書資料是圖書館最重要的資源，其管理工作的效率、質量必須得到保障，但現實情況來看受限于傳統管理方法的缺陷、相關因素影響，圖書館圖書資料管理的效率和質量并不令人滿意，且隨著工作量的不斷增大，效率與質量有下滑趨勢，這種現象讓很多圖書館意識到傳統管理方法已經不再適用，需要得到改革。著眼于這一點，因為信息技術在其他領域的管理工作中有良好表現，所以該項技術引起了圖書館的關注，認為通過該項技術能夠實現管理方法改革，使得管理效率和質量提高，故如何在圖書館圖書資料管理中正確應用信息技術，實現信息化管理就成為當下值得思考的問題，對此有必要展開相關研究。

一、圖書館圖書資料管理方法的主要缺陷

1.傳統管理方法介紹

圖書館圖書資料管理工作大體可以分為四點：其一是圖書資料搜集，即管理人員根據用戶人群的需求、喜好等搜集相關圖書資料;其二是圖書資料歸納，即不同圖書資料所屬分類不同，故管理人員需要將這些圖書資料分類歸納，保障用戶能夠準確找到想要閱讀的資料;其三是圖書資料維護，即實體圖書資料有使用壽命限制，長期翻閱容易損壞，故管理人員要做好圖書資料維護，盡可能避免圖書資料損壞，若發現損壞需要第一時間更換;其四是圖書資料登記與管理，即管理人員需要將所有館藏登記在冊，以便給用戶提供指引服務，同時也避免圖書資料遺失。根據工作的四個要點，圖書館一般依托于人工模式展開相關工作，即所有工作要點基本由人工負責，具體方法大體為：通過觀察、詢問等方式了解用戶人群需求，明確資料搜集方向，再根據圖書資料的學科、專業、適合年齡等特征進行分類，然后針對性地進行圖書資料維護、等級管理工作即可。

2.方法缺陷

依照圖書館圖書資料傳統管理方法的表現，并結合實際情況、工作經驗，本文通過分析得出傳統方法的三大缺陷，分別為受人工工作能力限制、資料搜集難度較大、人員專業水平得不到保障，具體內容如下。

（1）受人工工作能力限制

因為傳統圖書館圖書資料管理方法依托于人工模式，所以人工的工作能力水平對管理質量、效率起決定性作用，而現代圖書館圖書資料管理工作量越來越大，人工工作能力水平早已達到上限，這時人工工作能力就對管理工作造成比較嚴重的限制。人工工作能力的限制主要體現在工作效率方面，以某圖書館為例，據統計該圖書館內共有四萬余冊圖書資料，人工平均每三日要進行一次盤點，平日要負責圖書館現場管理、圖書資料搜集等工作，整體工作量非常大，故該館圖書資料管理人員每日工作都非常繁忙，常有當日工作無法及時完成或加班加點才能完成的現象，說明該館管理工作效率較低，且因為需要搜集圖書資料，所以工作量會不斷上漲，效率問題會越來越明顯，這種現象根本原因在于人工工作能力已經達到上限，與當前管理工作量不匹配，由此可見傳統管理方法存在受人工工作能力限制的缺陷。

（2）資料搜集難度較大

搜集圖書資料是圖書館圖書資料管理中的日常工作任務，表面上該項工作并不難，但現實情況卻大不相同，很多圖書資料管理人員都表示該項工作難度很大，原因在于要搜集相關資料，必須先找到資料，而圖書館受限于現實物理時空，普遍存在資料來源單一，應可搜集的資料稀少，管理人員未必能夠搜集到所需資料。以某圖書館為例，該圖書館地處華南地區，主要資料來源就是本地區，而許多城市用戶反應希望了解華東地區的風土人情，故圖書館需要搜集華東地區資料，而該圖書館資料來源并未涉及該地區，管理人員只能搜集到本地區內相對少的相關資料，但這并不能有效滿足所有用戶的個性化閱讀需求，因此資料搜集難度較大。

（3）人員專業水平得不到保障

圖書館圖書資料管理工作對任職者有一定專業要求，如果人員專業水平得不到保障，工作中就很容易出現問題，故圖書館本身都非常重視管理崗位的專業要求，但因為管理崗位的工作環境比較枯燥、乏味，吸引不了年輕人，加之教育領域在這方面的人才輸出較少，所以多數愿意擔任圖書館圖書資料管理員的人多為中年人，而絕大部分中年人并沒有接受過圖書館圖書資料管理的專業教育，工作僅憑經驗。從這里可以看出，傳統圖書館圖書資料管理方法下人員專業水平得不到保障，這是當下亟待解決的一大問題。

二、圖書館圖書資料信息化管理的積極作用

相較于傳統圖書館圖書資料管理方法，融合現代信息技術的信息化管理方法對管理工作有著積極作用，通過信息化管理能夠有效提高工作效率，并保障質量，故圖書館有必要引入信息技術。為了讓圖書館認識到這一點，下文將對信息化管理的積極作用進行分析，論證信息化管理實施的必要性。

1.擺脫人工模式，改變人工位置

傳統圖書館圖書資料管理方法下，人工模式出現工作效率低下、工作負擔過大兩大問題，要解決這些問題就必須擺脫純粹的人工模式，通過能取代人工、高效率完成工作任務的技術手段，而現代信息技術已經具備這樣的能力，將其引入圖書館管理就能擺脫人工模式。近些年我國在信息技術領域取得新突破，實現大數據+智能技術方案的實用，該技術方案與以往信息技術方案最大的不同在于“自主性”，即大數據+智能技術方案中，大數據是龐大的數據集成體，包含領域內所有數據，這些數據內含復雜邏輯，弄懂其中邏輯就能夠對事物進行判斷，而智能技術能夠對大數據進行分析，根據大數據來判斷現實事物，這一表現使得大數據+智能技術方案能夠投入工作中，取代人工展開一些工作。這一基礎上借助大數據+智能技術方案，圖書館可以實現以信息技術為主、人工為輔的管理模式，期間只要做好人機交互，就能通過技術手段完成工作，其優勢在于全天候運作、工作效率遠超人工等。另外，因為技術取代了人工，所以人工不用在面對巨大工作負擔，其位置從工作的執行者轉向工作的管理者，負責操作技術系統即可，這個位置上的工作負擔是人工完全能夠承受的，因此人工位置更加合理，也說明圖書館有必要引入大數據+智能技術方案，實現信息化管理。

2.打破時空壁壘，降低資料搜集難度

圖書館圖書資料信息化管理并不是單純地使用各種信息技術工作，除此以外，還有網絡化的應用，即經過多年的發展，我國互聯網的覆蓋范圍已經十分廣泛，國內絕大部分地區都有大量網絡用戶，這些用戶能夠在互聯網中交互信息，過程不受時空壁壘限制。根據這一特點得到啟發，圖書館可以通過網絡與其他地區的資料來源進行聯系，利用網絡將實體資料轉化為電子資料，使資料能夠通過網絡傳輸到本館，而后推出電子閱讀方式或者將電子資料再次轉化為實體資料。在此基礎上網絡打破了時空壁壘，資料搜集途徑得以拓寬，搜集難度自然下降。

3.轉變崗位專業要求，吸引專業人員

直接招收圖書館圖書資料管理人員確實難以保障人員專業水平，但結合信息技術，圖書館不再需要直接負責圖書館圖書資料的人員，更需要有能力管理、操作技術系統的人員，因此圖書館圖書資料管理員崗位的專業要求發生轉變，這種轉變會使得崗位待遇提高、工作環境提升，且正好與當下熱門專業對口，因此崗位對于人員吸引力更大，圖書館也就得到專業人才支撐，不會再出現以往問題。與此同時，專業人員的加入能夠更好地發揮信息技術的作用，甚至還能創新信息技術在圖書館圖書資料管理工作中的應用方式，推動圖書館圖書資料管理工作發展，這對圖書館而言意義重大。

三、圖書館圖書資料信息化管理實現策略與注意事項

1.實現策略

為實現圖書館圖書資料管理的信息化改革目標，下文將對信息化管理實現策略進行分析，策略分別為按需求設計信息化管理系統、建構資源共享平臺、積極投入校企合作模式。

（1）按需求設計信息化管理系統

圖書館在圖書資料管理的信息化改革中，必須先設計信息化管理系統，在此基礎上才能讓信息技術與工作相結合，因此系統設計非常重要，若存在問題會導致系統工作適用性降低，不能充分發揮信息技術的作用，故設計過程中要充分考慮圖書資料管理工作的需求，確保系統功能滿足所有需求。依照圖書館圖書資料管理工作的四大要點，相關信息化管理系統應當具備以下幾個功能：第一，必須具備圖書資料儲存及檢索功能，該功能主要用于儲存電子格式資料、實體資料相關信息（如實體資料所屬分類區、擺放位置等，以供用戶查閱、尋找）等，同時方便管理人員通過關鍵詞進行檢索，予以管理工作支撐;第二，必須具備關鍵詞提取與分類匹配功能，該功能主要用于獲取圖書資料的關鍵詞、“標簽”等信息，根據這些信息在邏輯上區分圖書資料，再將區分后的圖書資料與含有對應關鍵詞、“標簽”的分類項目對接，將圖書資料保存到對應分類項中，實現智能分類、歸納。另外，在分類項設計中一定要設置“未知”項目，以便系統將無法進行匹配識別的資料集中，人工代為處理即可，而且每次遇到“未知”資料，系統都會進行自主學習，確保下一次就能識別，不會給人工造成太多工作負擔;第三，必須具備圖書資料維護信息展示功能，即信息技術無法直接對圖書資料進行維護，故該項工作還是需要人工負責，但信息技術可以實時記錄人工維護結果，便于管理員了解圖書資料狀態，根據狀態進行更換或采取其他應對措施。另外，如果條件允許建議圖書館實施資料全電子化措施，這樣能夠直接免去維護的麻煩;第四，必須具備圖書資料入庫登記功能，該功能主要是利用圖書資料上的電子條碼來識別資料，人工只需要用設備掃描電子條碼即可完成登記，登記后系統會自動完成分類等工作，操作非常便捷。

（2）建構資源共享平臺

為保障圖書館資料來源穩定，建議圖書館借助網絡與其他圖書館、高校等資料來源協同建構資源共享平臺，該平臺主要依托于電子格式資料的可無限復制性，讓平臺內所有資料公開透明，平臺內相關人員可以隨意獲取，能夠大范圍解決圖書館資料搜集難度大問題，更好滿足讀者的各種需求。資源共享平臺的建構方法比較簡單，基本上只需要多方溝通并達成共享合作意見，即可建立一個網絡數據庫實現共享，但考慮到共享平臺內存有大量資源，關系到多方利益，在平臺建構過程中一定要做好內外安全防護工作，例如通過封閉式設計避免平臺受外部攻擊，采用痕跡化管理方法確認資料獲取方、時間點等，該項工作非常重要，不可忽視。

（3）積極投入校企合作模式

即使圖書館轉變崗位專業要求，使得崗位對專業人員有更強吸引力，圖書館還可能遇到招人困難的問題，諸如市場上對于專業人才的競爭比較大，一些中小型圖書館可能無法與大型圖書館競爭。針對這種現象，建議圖書館積極與高校合作，這樣能夠建立一條穩定的人才輸送途徑，一方面能夠滿足高校人才培養需求，另一方面高校提供的專業人才能夠穩定滿足圖書館人才需要，這對于保證圖書館長遠發展具有重要意義。從這里可以看出，通過校企合作模式，圖書館能夠穩定得到專業人才支撐，那么圖書館在人才上崗之后主要目的就是留住人才，這一點需要圖書館管理者進行把控，確保專業人才支撐基礎穩定，避免頻繁的人才變動，利于信息化技術作用發揮。

2.注意事項

信息化管理中有一個事項圖書館必須注意，就是信息設備的配置問題。信息設備配置直接關系到信息技術對圖書資料管理工作、對圖書館用戶的服務水平，例如信息設備配置低，導致工作系統經常崩潰，工作效率就會慢，又或者導致圖書館用戶需要等待很長時間才能進入系統查閱資料，任意現象都會給圖書館圖書資料管理工作造成不利影響，因此圖書館要做好信息設備配置，不能對其成本提出太過苛刻要求。

四、結語

綜上所述，圖書資料管理是圖書館的核心工作任務，該項工作質量必須得到保障，但現實情況中工作受限于人工模式等因素，存在許多問題，故需要進行信息化改革。改革中圖書館必須以充分發揮信息技術作用為目標，采用相關策略進行改革，實現信息化管理，同時要注意信息設備配置等相關問題，建構良好信息環境。通過信息化管理，圖書館圖書資料管理工作將更加高效，工作質量水平及質量穩定性也能得到保障。

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（作者單位：淄博市圖書館）