淺思不動產檔案管理中的常見問題

摘要：不動產檔案在房地產業蓬勃發展之后，數量急劇增長，“漲庫”成為各地不動產登記部門最為頭疼的事情。建立不動產電子檔案，可以有效提升工作效率。如何加快電子檔案的發展，是不動產登記部門應該思索解決的題目之一。

關鍵詞：電子檔案;不動產;查詢

中圖分類號：F293 文獻標識碼：A

文章編號：1001-9138-（2022）06-0058-04 收稿日期：2022-05-15

作者簡介：葉長如，秦皇島市不動產登記中心。

目前，不動產已成為人民最重要的財產之一。經歷了飛速發展階段，不動產檔案資料也呈現幾何倍數的增長。全國各地不動產登記部門在經歷了房產檔案資料的移交風波之后，檔案庫房庫容量不足已成為各地不動產登記部門亟需解決的問題之一。

1 不動產檔案發展的歷史過程

2007年10月1日開始實施的《物權法》規定，國家對不動產實行統一登記制度。但受各種因素影響，我國繼續沿用了房產和土地分別登記的方式。2014年11月24日，國務院頒布《不動產登記暫行條例》，于2015年3月1日正式實施，明確了不動產統一登記由國土資源部牽頭負責，并且將海洋、水域、草原、林業等登記一并納入不動產統一登記的范疇。作為不動產統一登記中占比最大的房屋所有權和土地使用權的整合，成為各地不動產登記部門初期工作的核心內容。2015年底，全國各地開始進入房屋登記和土地登記進行整合的階段。

不動產登記簿的效力在《物權法》實施后成為不動產最高物權效力證明。登記簿的效力系不動產登記部門依據申請人提供的申請材料進行正確記載后產生。如果不能證明申請材料或者不動產登記部門存在錯誤，則登記簿的效力不能被否定。申請人提供的登記材料和不動產登記部門登記過程形成資料的重要性可見一斑。這些資料都將是不動產登記檔案的組成部分，檔案對不動產登記資料的重要性不言而喻。

2 不動產檔案的不足之處

不動產登記簿的效力既然來自于不動產登記資料，統一登記之前的房產檔案必然成為不動產登記簿正誤的重要證明材料。由于住建部多年來推行房產交易和房產登記內容融合，很多房產交易和房產檔案資料不可拆分，導致各地在房產檔案資料移交時出現了很多不和諧音符。其中，固然有主觀因素，但很多客觀因素也制約了不動產檔案的發展，部分問題現在依然無法解決。

2.1 房地分設時期檔案庫容量不足的問題依然存在

房地產業的蓬勃發展使得房地產檔案數量幾何倍增。各地不動產登記部門在統一登記之后，幾乎都未曾建設新的檔案庫房，資料“漲庫”，庫房容量不足，成為各地不動產登記部門最頭疼的問題之一。不動產登記資料在數量倍增的同時，檔案庫房容量卻依然維持在原水平，存放的壓力可想而知。

《不動產登記資料查詢暫行辦法》第27條規定，已有電子介質，且符合下列情形之一的紙質不動產登記原始資料可以銷毀：（1）抵押權登記、地役權登記已經注銷且自注銷之日起滿5年的;（2）查封登記、預告登記、異議登記已經注銷且自注銷之日起滿5年的。雖然上述規定允許對部分不動產登記資料進行注銷，但部分城市出于謹慎角度或者受限于電子化程度不夠，對該部分資料仍然繼續留存，也間接導致了庫房緊張。

2.2 統一登記之后檔案仍然無法完全融合

房地分設時期，房產登記部門在辦理初始登記（現改為首次登記）時收取了土地證，在后續交易或者抵押等情況下，因土地證辦理的相對滯后，各地房屋登記部門利用房屋占用范圍內土地面積的概念繼續登記，不再收取土地證，而是直接辦理轉移登記或者抵押登記。

自然資源部《關于加快解決不動產登記若干歷史遺留問題的通知》（自然資發〔2021〕1號）規定，因房屋所有權多次轉移、土地使用權未同步轉移導致房屋、土地權利主體不一致的，經核實，權屬關系變動清晰且無爭議的，可以根據規定程序由房屋所有權人單方申請辦理房地權利主體一致的不動產登記。可見，此類問題在全國較為普遍。

房地權屬主體的不一致，導致不動產登記簿數據整理難度增大。房地登記簿主體不統一，檔案資料的存放就難以用不動產單元號的方式予以存放。該部分數據量龐大，盡管各地都采用了數字化管理，但實物房地檔案資料只能采用分別存放的方式，未能實質轉換為統一的不動產檔案。

2.3 檔案查詢的爭議仍然頗大

《不動產登記資料查詢暫行辦法》第4條規定，不動產權利人、利害關系人可以依照本辦法的規定，查詢、復制不動產登記資料。不動產權利人、利害關系人可以委托律師或者其他代理人查詢、復制不動產登記資料。第21條規定，有買賣、租賃、抵押不動產意向，或者擬就不動產提起訴訟或者仲裁等，但不能提供本辦法第20條規定的利害關系證明材料的，可以提交本辦法第8條規定材料，查詢相關不動產登記簿記載的下列信息：（1）不動產的自然狀況;（2）不動產是否存在共有情形;（3）不動產是否存在抵押權登記、預告登記或者異議登記情形;（4）不動產是否存在查封登記或者其他限制處分的情形。第22條規定，受本辦法第21條規定的當事人委托的律師，還可以申請查詢相關不動產登記簿記載的下列信息：（1）申請驗證所提供的被查詢不動產權利主體名稱與登記簿的記載是否一致;（2）不動產的共有形式;（3）要求辦理查封登記或者限制處分機關的名稱。

《律師法》第35條授予了律師查詢權限，在不動產查詢時，律師代理關系是基于當事人的民事委托而獲得的相關代理權利，可以代表當事人進行相關查閱、復制，不動產信息查詢獲得與否并不增減律師個人實體權利義務。律師本人與被查詢的不動產登記信息并無實質的“利害關系”，即使未能獲得不動產信息也是損害當事人權益，其與律師個人實體權益沒有關聯，并不產生所謂的“可能性權利損害”。

3 檔案電子化是必然趨勢

3.1 檔案資料的分散管理可行性分析

《不動產登記暫行條例》第24條規定，不動產登記有關信息與住房城鄉建設、農業、林業、海洋等部門審批信息、交易信息等應當實時互通共享。不動產登記機構能夠通過實時互通共享取得的信息，不得要求不動產登記申請人重復提交。第25條規定，國土資源、公安、民政、財政、稅務、工商、金融、審計、統計等部門應當加強不動產登記有關信息互通共享。可以看出，在大數據環境下，不動產登記部門的很多信息是可以通過網絡直接獲取的，獲取這些信息之后是否有必要還收取當事人的紙質材料，收取電子資料之后是否需要打印存檔，都值得思索。

自然資源部辦公廳《關于加快推進群眾辦事堵點疏解相關工作的通知自然資辦函》（〔2018〕1800號）規定，辦理不動產登記時，不得要求申請人提供身份證、營業執照、戶口簿復印件，除戶口簿作為身份證明材料的以外，不得要求提交戶口簿原件;辦理建設工程規劃許可證時，之前在同一個部門辦理其他手續已提交營業執照復印件等資料的，通過系統推送，不再作為申報要件。自然資源主管部門通過政府共享數據交換平臺、部門間專線連接等方式，加強與市場監管、公安、稅務等部門信息共享，在辦理不動產登記時，能夠通過部門信息共享獲取的企業營業執照、個人身份和戶籍、納稅等信息不再要求申請人提供。通過以上內容可以看出，不動產登記時只要能厘清來源，其他政府部門可以對登記資料進行“背書”，無需再打印存檔，只要做好電子數據的安全防護和數據備份即可。

3.2 全國統一的檔案利用可行性分析

自然資源部《關于全面推進不動產登記便民利民工作的通知》（自然資發〔2018〕60號）規定，各地應盡快完成現勢登記數據整合匯交。2019年6月底前全面完成集體土地所有權、城鎮國有建設用地使用權和房屋所有權的存量現勢登記數據向部匯交。2020年底前以縣市為單位，全面完成“房地一體”的宅基地使用權和集體建設用地使用權確權登記頒證工作。同步開展林權、海域使用權等其他類型存量登記數據整合匯交工作。各地應在完成存量現勢登記數據整合基礎上，開展自首次登記到現勢登記以來的歷史登記數據清理整合工作，建立健全“全生命周期”不動產登記數據庫，力爭2020年底前基本完成。

從目前的工作進展來看，全國統一的不動產登記簿數據庫在房地方面已經基本實現，所欠缺的只是數據質量高低。換言之，全數字化檔案的數據框架基礎已經具備，全國范圍內的不動產檔案資料異地查詢利用已經具備條件。伴隨著“放管服”的發展和數字化進程的加快，未來不動產檔案的異地利用或者網絡服務必將成為不動產檔案利用的主流。

3.3 電子檔案的標準缺乏

2012年，國家檔案局制定《電子檔案移交與接收辦法》，幾年后又頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）。辦法和規范雖然對電子檔案的移交和檔案管理的內容進行了明確，但不動產登記檔案屬于專業檔案，專業屬性強，而辦法和規范規定的內容過于寬泛，加之不動產登記的很多資料（海域坐標等）可能屬于涉密信息，需要專門規定或者存儲介質。

不動產檔案作為專業檔案，包含很多個性化內容，如電子檔案中必須能夠確定業務受理、審核時間以及證書領取資料等專業性方面的內容，與審批和利用等部門的數據保密、共享方式等都是不可能在這兩個文件中有所規定的。缺乏明確的政策性文件或者標準，不動產檔案電子檔案的發展必將受到制約，盡快制定國標或者出臺規范性文件，成為不動產登記電子檔案工作亟需解決的內容之一。

加快融合不動產登記歷史數據，提升不動產登記數據質量，建立規范統一的不動產登記電子標準，將有利于加快不動產登記檔案管理數字化的進程。