“互聯網+”時代事業單位檔案管理優化策略探究

馬國英

摘 要：隨著“互聯網+”時代的來臨，互聯網已經滲透人們的生活、學習和工作中，并使得相應的模式都發生了巨大變化。對于檔案管理工作而言，亦是如此，受到互聯網廣泛普及與深度應用的沖擊，使得檔案管理工作優化發展變得有可能。鑒于此，為發揮“互聯網+”的優勢，全面優化和提升事業單位檔案管理工作，本文通過分析“互聯網+”時代事業單位檔案管理的新要求，進一步探究事業單位檔案管理現狀，并基于“互聯網+”視角提出檔案管理的優化策略。

關鍵詞：“互聯網+”時代;事業單位;檔案管理;新要求;優化策略

近年來，我國事業單位不斷發展，越來越多人關注“互聯網+”時代背景下事業單位檔案管理工作。檔案管理作為事業單位管理工作中不可缺少的一部分，通過事業單位檔案的科學化管理，既可以為事業單位人員崗位調動提供信息參考，又可以為事業單位發展和工作決策提供依據，進而有利于推動事業單位健康、長遠發展。但是，“互聯網+”時代背景下的事業單位檔案管理工作仍然面臨檔案管理制度不完善、檔案管理人員專業能力不足等挑戰，使得檔案管理工作難以適應事業單位新時代的發展要求。因此，本文以“互聯網+”時代為視角，進行“事業單位檔案管理優化策略”的研究具有顯著意義。

一、“互聯網+”時代事業單位檔案管理面臨的新要求分析

進入“互聯網+”時代，事業單位檔案管理工作面臨一些全新的要求，總結起來，具體如下：

1.檔案存儲介質多元化

“互聯網+”時代的來臨，使得事業單位傳統檔案存儲介質不局限于單一的紙質，可以采取數字化、信息化等方式進行保存，如圖像、視頻等，都可以成為事業單位檔案存儲介質。檔案存儲介質的多元化發展使檔案管理形式也隨之豐富起來，極大便利了檔案管理工作。尤其是事業單位檔案數據庫的建立，可以實現事業單位檔案信息的數字化錄入、存儲，且便于查找，從而有利于事業單位檔案利用率的提升，對實現檔案利用價值最大化目標具有積極意義。

2.檔案內容要完整

事業單位檔案管理工作牽涉面廣泛，且工作環節相對復雜，具體包括檔案資料收集、整理、保存和統計利用等，使檔案管理工作難以具備較高的完整性，從而直接影響檔案管理工作成效的提升，也不利于檔案價值的開發與利用。在“互聯網+”時代，傳統檔案管理工作模式顯然無法滿足事業單位對信息的實際需求，檔案管理工作應注重轉型升級和創新發展，不斷提高檔案管理的完整度，具體包括兩方面內容：

一是事業單位檔案資料的完整性。事業單位檔案關系個人就業、職稱評定等工作，利用計算機網絡系統可以便捷、高效完成檔案收集、整理和保存等一系列工作，且整個過程不需要投入過多人力資源和成本，為確保事業單位個人檔案資料的完整性提供了技術支持。

二是檔案管理流程的完整性。檔案管理工作本身具有一定的規范和標準流程，應嚴格按照單位要求及行業工作標準規范有序開展具體工作，確保工作流程的完整性，才能確保檔案管理工作效果的同時，為最大限度挖掘檔案信息的利用價值夯實基礎。

3.檔案安全等級水平需提高。

傳統工作模式下，事業單位檔案管理采取的是紙質檔案管理模式，這種管理模式存在較多不足問題，比如檔案資料的安全性難以得到有效保證，易導致檔案丟失、遺漏、缺損等，進而影響檔案管理工作的質量。而在“互聯網+”時代背景下，事業檔案管理便從以往的紙質檔案管理模式逐步朝向電子化、信息化、智能化方向不斷發展，在這個過程當中，為了全面提高檔案管理工作的質量及安全性，則需認清傳統紙質檔案管理的不足，為提升電子檔案管理的安全等級水平，需重視大數據技術、信息技術、安全密鑰技術的應用，還需在構建電子檔案信息管理系統的基礎上，引進防火墻技術、各種殺毒軟件等，以此促進事業單位檔案管理安全等級水平的全面提高。

二、“互聯網+”時代事業單位檔案管理現狀問題分析

在“互聯網+”時代背景下，事業單位檔案管理工作的創新發展迎來了新機遇，但是事業單位顯然未能意識到檔案管理工作的重要性，使得具體的檔案管理工作仍然面臨檔案管理制度不夠完善、管理人員綜合能力不足等問題，對事業單位的發展產生了一定負面影響。

1.檔案管理人員存在綜合能力缺陷

在“互聯網+”時代背景下，事業單位檔案管理的總體效果偏差的主要原因之一是缺乏綜合能力強的檔案管理人員。在當今時代，專業性人才是保障工作質量和效率的關鍵，對于事業單位檔案管理工作，亦是如此，只有檔案管理工作人員具備較高的專業素養和互聯網素養，才能確保檔案管理工作有序進行，并最大限度挖掘檔案的利用價值。現如今，我國事業單位檔案事業雖然歷經一段時間的快速發展，并吸納了一定數量的高學歷人才，但這些人才并非檔案管理專業人才，使其在具體的檔案管理工作中難以快速、有效解決各類問題。與此同時，大部分事業單位檔案管理工作人員未能意識到檔案管理的重要性，其在具體的檔案管理工作中存在過多的隨意性，未能貫徹落實單位要求和檔案管理標準，直接影響檔案管理工作成效。除此之外，絕大部分事業單位在經營發展中，單位領導未能重視檔案管理工作，從而忽視了檔案管理隊伍建設，且在具體工作中未能給予檔案管理工作最大支持，導致單位內部沒有形成良好的檔案管理工作氛圍，一定程度上影響了檔案管理工作效果。

2.檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作本身是一項系統的長期性綜合工作，在實踐中必須嚴格按照標準和要求進行規范展開，才能確保檔案管理工作效果。當前我國事業單位在發展中，雖然各方面的建設日漸完善，但是在檔案管理制度建設方面，仍然存在科學性和完善性缺失問題，使得事業單位檔案管理工作難以有序進行。結合事業單位檔案管理工作現狀，可以發現事業單位檔案管理制度的缺失，主要原因在于其未能高度重視檔案管理工作。而事業單位檔案管理工作人員在具體工作中，由于缺乏管理制度的約束和指導，在開展工作中往往會走形式，甚至是盲目開展檔案管理工作，導致檔案管理工作缺乏深度和有效性。另外，部分事業單位由于缺乏檔案管理制度的約束，不僅沒有開展檔案管理工作，還使得檔案管理工作長期處于混亂局面，一定程度上影響了事業單位其他工作的開展，從而制約了事業單位的發展。

3.檔案管理工作投入力度不足

在事業單位檔案管理工作中，除了檔案管理人員綜合能力不足、缺乏完善的檔案管理制度外，還存在檔案管理工作投入力度不足的問題，使檔案管理工作模式未能與時俱進，創新不夠，從而直接影響檔案管理工作的進一步發展。

進入到“互聯網+”時代，信息網絡技術、計算機技術等快速發展，并逐漸滲透到人們的生產生活中，使人們的生活和生產模式都發生了巨大變化。在此環境中，事業單位檔案管理工作應與時俱進，加強信息建設投入，才能高效處理海量數據信息。而現實情況是，我國事業單位在發展中未能對檔案管理工作加大投入，檔案管理信息化建設仍然處于初級階段，大量先進技術、設備及軟件未能應用在檔案管理中，造成檔案管理工作質量和效率未能提升，不利于事業單位檔案價值的開發與利用。

三、“互聯網+”時代事業單位檔案管理優化策略分析

進入到“互聯網+”時代，事業單位檔案管理工作的重要性日漸突出，為發揮檔案管理工作的積極作用，推動事業單位高效運轉，在檔案管理工作過程中，應立足于檔案管理現狀，積極探尋可行的優化措施，才能借力檔案管理工作助力事業單位健康發展。

1.建設綜合素質達標的檔案管理隊伍

在“互聯網+”時代，信息資源的獲取已然不是單位發展的桎梏，而是人力資源的差距。由此可見，人力資源是檔案管理工作創新發展的重要舉措。因此，事業單位應正確認識建設綜合素質達標的檔案管理隊伍的重要性，并在實踐中將建設綜合素質達標的檔案管理隊伍視為優化檔案管理工作的關鍵要務。

首先，事業單位應結合檔案管理工作專業要求，采取在線培訓、專題講座等多元方式，組織檔案管理工作人員進行專業能力培養，以此大幅度提升檔案管理人員的專業能力，使其滿足“互聯網+”時代檔案管理工作需求。

其次，加強檔案管理人員道德素質培訓，全面提升檔案管理人員的職業素質和使命感，使其能夠以檔案管理崗位為榮。當然，在檔案管理工作人員培訓中，除了專業能力、道德素養培養之外，還要加強檔案管理人員的信息素養培養，在具體培訓活動中，應采取新老職工分組配合方式進行培訓，要求新老職工相互促進，確保全體檔案管理工作人員可以巧用現代信息技術做好檔案管理工作。

最后，事業單位內部設立檔案管理考核制度，通過定期考核方式，調動檔案管理工作人員學習的主動性和積極性，促使其能夠與時俱進，吸收先進的檔案管理知識和技能，以便更好地開展檔案管理工作。針對考核不合格的檔案管理人員，要在合理懲處的基礎上，組織其進行系統的檔案知識和技能培訓，以此確保檔案管理人員綜合素質滿足于檔案管理工作要求。只有這樣，才能為事業單位檔案管理工作的優化提供人才支持。

2.優化和完善檔案管理制度

檔案管理制度是規范檔案管理工作的重要保障。因此，事業單位要在“互聯網+”時代背景下進一步優化檔案管理工作，應注重檔案管理制度的優化和完善，才能充分發揮檔案管理制度的約束和指導作用，促進檔案管理工作的優化發展。在實踐中，事業單位要對檔案管理工作引起重視，并要深刻認識此項工作對事業單位發展的重要性。在此基礎上，事業單位應立足于檔案管理實際，逐步完善檔案管理制度，并要在實踐中檢驗檔案管理制度的可行性，針對制度不合理的部分，應及時進行糾正和完善，確保檔案管理制度的可行性和有效性。另外，事業單位檔案管理部門還要注重檔案管理理念的革新，樹立檔案信息化管理理念，積極利用“互聯網+”理念和手段展開檔案管理工作，依托檔案管理制度，并利用信息網絡手段開展檔案管理工作，從而有利于檔案管理工作的優化和創新發展，進而有利于檔案價值的最大化，最終有利于事業單位的健康、長遠發展。

3.加大檔案管理投入力度，建立檔案信息化管理平臺和數據庫

事業單位檔案管理目的在于開發利用檔案信息價值，使其可以為事業單位工作決策提供參考，以此助力事業單位的轉型升級。在傳統檔案管理工作中，檔案管理工作人員只能通過人工方式管理紙質檔案，使檔案管理工作不僅缺乏效率，還缺乏質量，進而制約了檔案利用價值的挖掘。“互聯網+”時代的來臨，事業單位檔案管理工作人員可以充分發揮“互聯網+”優勢，深度融合互聯網和檔案管理工作，以此提升檔案管理信息化水平。因此，事業單位應緊緊把握“互聯網+”時代帶來的檔案管理創新發展機遇，不斷增加資金、技術等方面的投入，結合檔案管理信息化工作要求，加快完善軟硬件基礎設施建設，以此促進互聯網和檔案管理工作的深度融合。在軟硬件基礎設施建設的基礎上，還要搭建符合事業單位實際需求的檔案管理平臺，以此實現檔案管理信息化。另外，在檔案信息化管理平臺搭建的基礎上，要求建立檔案信息數據庫，以此整合事業單位檔案資源，并要在數據庫建立之后，動態錄入檔案信息，確保檔案信息的完整性和全面性，繼而為后續檔案信息的開發利用提供支持。不僅如此，在檔案管理工作與互聯網深度融合發展中，檔案管理工作人員還要依托互聯網開辟更多的檔案信息服務渠道，為檔案使用者提供便捷的檢索、查閱服務，以此提高檔案利用率。

4.加強檔案安全防控

檔案安全防控是事業單位檔案管理工作優化的重要組成部分，一方面可以確保事業單位檔案安全，另一方面可以促進檔案管理工作質量和效率的提升。因此，在事業單位檔案管理優化過程中，應對檔案安全防控工作引起重視，并要加強檔案日常規范化和安全管理。同時，為更好落實檔案安全管理工作，要求在事業單位內部加強必要的檔案安全防控工作宣傳，使檔案管理人員可以意識到檔案安全管理的重要性，并在日常工作中自覺規范管理工作行為，以此確保事業單位檔案安全。不僅如此，在“互聯網+”時代背景下，事業單位檔案管理工作與信息網絡技術的深度融合，雖然為檔案管理工作提供了便利，但也增加了檔案安全隱患，容易受到網絡攻擊而使檔案出現丟失、非法篡改等問題，不利于檔案管理效果的提升。因此，事業單位檔案管理人員在檔案安全管理中，應構建完善的計算機網絡安全防控體系，并定期排查計算機漏洞、病毒等，及時發現檔案安全問題，使事業單位檔案始終保存在安全環境中，為檔案的管理與利用提供支持。

四、結語

綜上所述，隨著時代發展，事業單位檔案管理工作的重要性日漸突出。在事業單位檔案管理中，出現了檔案管理人員綜合能力不足、檔案管理制度不完善等問題，要求事業單位在經營發展中，加強綜合素質達標的檔案管理隊伍建設，并要加大檔案管理投入力度，建立檔案信息化管理平臺和數據庫，以此確保檔案管理工作高質高效開展，進一步為事業單位可持續發展起到保駕護航的作用。

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（作者單位：濱州市全民健身服務中心）