關于不動產登記檔案的利用與保密探析

莫新春

關鍵詞：不動產登記檔案;利用;保密

不動產登記檔案是指自然資源管理部門在依法從事房屋、土地、林地、草原、海域、礦產等定著物的登記工作中形成的，具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和不同載體的歷史記錄。其內容包括申請書、申請人身份證明等申請材料;權屬來源、測繪、權籍調查等成果材料;登記機構的內部審核文件以及具有保存價值的其他材料，如實地查看記錄、各種稅費繳納憑證、司法協助文書、不予登記決定等。不動產登記檔案真實記錄和反映了不動產物權的自然狀況以及權利歸屬，每一次登記都會產生一卷相對獨立的登記資料，作為最原始、最直接的權屬證明材料保存起來。

對于利用者來說，檔案的利用是指利用者通過查閱、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程。對于提供利用的一方來說，是指檔案館（室）以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法，提供檔案為利用者服務的一項業務工作。它是檔案工作整個過程的最終環節，是檔案安全保護的最終目標，也是檔案信息資源潛在價值得以實現的過程。

保密，是一種不讓秘密泄露，保守事物秘密的行為。指國家、公民、法人或社會組織對關系自身安全和利益，以及公開后會對自身利益造成損害的秘密信息，控制其知悉范圍，對其采取保護措施，保障其安全的一種行為。保密關系到人民群眾切身利益，關系到國家的安全和利益，是一種政治紀律，也是法律規定的一種責任和義務。

一、不動產登記檔案的利用主體、范圍及方式

不動產登記機構具體工作屬于行政管理事項，不動產登記檔案是由國家授權的專門機構，通過專門程序制作的關于不動產物權所屬的檔案，格式嚴格統一，記錄了不動產權利的設立、抵押、查封、變更、轉讓、消滅等登記過程。不動產登記檔案作為不動產物權公示的重要體現、權利人證明自身權益的法律憑證，它既是登記的成果，也是權利人及厲害關系人、公檢法機構查詢利用的依據。因此，不管是對不動產權利人、利害關系人，還是對不動產登記工作機構、公安、法院、檢察院、國家安全機關等機構來說，不動產登記檔案都具有重要的查考、憑證作用。因此，不動產登記檔案的查詢具有自己的獨特之處，分為對內查詢、對外查詢兩大主要方面。

不動產登記檔案作為不動產登記業務的成果材料，對于不動產登記工作機構來說，它不僅是一系列不動產登記業務活動的真實記錄，也是將來下一手不動產登記業務辦理的依據。下一手不動產登記業務的辦理，需要依托前一手不動產登記的成果，包含抵押、查封、異議等橫向登記業務，都必須查閱、核實前一手的不動產登記檔案。因此，不動產登記機構需要頻繁利用保存的不動產登記檔案。

不動產登記檔案作為不動產物權公示的重要體現、權利人證明自身權益的法律憑證，對于不動產權利人、利害關系人乃至公檢法等機構來說，都具有重要的查考、憑證作用。因此，不動產登記檔案的利用是發揮不動產物權公示作用的重要體現。

1.依法可查詢利用不動產登記檔案的主體及范圍

首先，為了維護不動產物權的權利及善意第三人合法權利，保證交易安全，正確處理好不動產登記檔案查詢、利用和保密之間的關系，2016年自然資源部頒發的第63號令《不動產登記暫行條例實施細則》。其中第九十七條規定，國家實行不動產登記檔案資料依法查詢制度。查詢的主體既可以是該不動產的權利人、利害關系人等自然人，也可以是國家安全機關、人民檢察院、人民法院、國家監察機關等國家有關權力機關。這體現了不動產登記檔案的公開性。

其次，不動產登記過程中采集到的權利人個人信息和企業經營行為等隱私信息，形成的檔案中包含的申請人姓名、家庭住址、聯系方式、身份證號碼、婚姻狀況、家庭情況、遺屬、繼承關系、訴訟、抵押借貸關系等證明文件，其記載內容并不完全屬于政府可對外公開的信息，也不是任何人都可以隨意申請查詢的。這說明不動產登記檔案具有一定的私密性。針對不動產登記檔案的這一特性，在檔案查詢、利用方面應特別注意準確把握不同的利用主體可以查閱的內容、范圍的區別。為此，2018年自然資源部頒布了第80號令《不動產登記資料查詢辦法》，對不同的申請查詢利用主體的權限，可以查詢的內容、范圍以及需要提供的申請材料，均做了翔實、系統、全面、明確的規定。

2.不動產登記檔案的利用方式

一是原始登記檔案的利用，包含查閱、復印檔案資料，多用于權利人的訴訟、納稅、貸款以及國家權力機關的調查取證;二是出具查詢結果證明，無房產的可享受一定的購房補貼、社會救助，有房產的是為了子女上學，以及國家公檢法機關查詢辦理查封等。

二、正確處理不動產登記檔案利用與保密的關系，提升檔案利用服務能力和水平

1.嚴格貫徹落實國家及相關部委制定的法律法規、規章制度，強化制度建設，規范化檔案查詢利用

1987年我國頒布了《中華人民共和國檔案法》，而后又陸續頒布了《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國城市房地產管理法》等相關法律法規。關于不動產登記檔案資料的查詢利用、保密的相關規定要求，在國家實行不動產統一登記制度后，又相繼出臺了《不動產登記暫行條例》《不動產登記暫行條例實施細則》《不動產登記資料查詢暫行辦法》等。檔案安全是檔案工作的底線，檔案安全保密工作在任何時候、任何情況下都不能有絲毫的疏忽和松懈。各級不動產登記機構及其工作人員，必須以國家法律法規為準繩，深化法制教育、強化法律意識，熟練掌握涉及不動產登記工作的一切法律法規，并靈活運用到不動產登記檔案利用接待工作中，守法守規、不越紅線一分一毫。

另外，在工作實踐中，務必根據本單位不動產登記檔案管理工作的實際情況，建立健全不動產登記檔案安全、保管、保密與查閱利用等制度。針對各式各樣的查檔問題及利用需求，及時開會討論、制定查檔操作規范，健全利用服務機制，統一做法、統一口徑，增強不動產登記檔案查詢利用工作的規范性。做到不僅能夠充分發揮不動產登記檔案的作用，還要維護權利人的合法權益不被侵犯。

2.加快數據整合，完善不動產登記一體化信息平臺，加強數據共享互通，提升信息化服務能力

隨著國內房地產市場加速發展，不動產登記信息查詢需求與查詢量逐漸增多，并且查詢結果具有極高價值，使人們越發倡導不動產登記檔案查詢網絡化、自助化、開放化。因此，沒有網絡信息平臺的支撐，不動產登記檔案利用的質量和效率的提升就無從談起。

國家實行不動產統一登記制度以前，土地、房屋、林地、草原、海域等不同不動產業務的管理和登記，分別由國土、房產、林業等相應部門各自負責，在受理、審核、登記、確權、測繪、發證等業務上以及檔案管理方面的標準，不同的機構有不同的規定。各省市縣、各層級不動產登記機構應積極響應國家號召，以“國土資源云”為基礎，盡快完成房屋、土地數據信息整合，加快推進不動產登記一體化信息平臺建設，完善數據庫。增加高效、便捷的網上查詢、自主查詢、共享查詢，實現公安、稅務、民政、審計、統計、財政、教育等各部門之間不動產登記有關信息依法依規共享互通，并做好電子檔案信息安全的防護，真正實現讓數據多跑路、讓群眾少跑腿。

3.提高工作人員業務素質，強化責任意識、保密意識，筑牢檔案保密防線

（1）提高工作人員素質，強調履職盡責

不動產登記檔案是一種特殊檔案，具有較強的專業性與知識性。檔案查詢工作涉及審批流程全過程中的邏輯判斷、庫房管理分區、產權、測繪、法律及規劃等方方面面。由于買賣過戶、拆遷征收、契稅優惠、子女入學、公積金提取、申請保障房、法院查封、反腐或監察工作等方面都需要查詢不動產登記檔案，所以檔案查詢數量多，檔案利用接待工作人員的勞動強度非常大。這就要求檔案工作人員具備極高的分析甄別能力，面對龐大、不同的利用主體，仔細甄別，掌握利用者的真實意圖，在查詢接待時準確、快速做好分類、分層、有所限制等工作。對待與條件不相符的申請查詢者，要曉之以理動之以情，令其心悅誠服，以維護社會穩定。

因此，做好不動產登記檔案利用工作，不僅要具備相應的專業知識，還要熟練掌握黨和政府出臺的關于不動產登記管理的各種方針、政策。不僅要具備良好的職業道德、全心全意為人民服務的思想理念，還需要加強有關學科知識的學習，加強禮儀、著裝、行為舉止規范的培養。這就要求不動產檔案工作人員需要具備極高的專業素養、心理承受能力、良好的溝通能力，能夠解決遇到的突發問題和矛盾。

（2）強化工作人員保密意識，筑牢檔案的保密防線

《不動產登記暫行條例》第四章第二十六條，規定了不動產登記機構、不動產登記信息共享單位及其工作人員對不動產登記信息有保密義務，涉及國家秘密的不動產登記信息，應當依法采取必要的安全保密措施;第五章第三十二條也規定了，不動產登記機構、不動產登記信息共享單位及其工作人員，查詢不動產登記資料的單位或者個人違反國家規定，泄露不動產登記資料、登記信息，或者利用不動產登記資料、登記信息進行不正當活動，給他人造成損害的，依法承擔賠償責任;對有關責任人員依法給予處分;有關責任人員構成犯罪的，依法追究刑事責任。

自古以來，安居樂業是廣大人民群眾對美好生活亙古不變的追求之一。居所（房產、土地）是老百姓生存、生活的必需品，也是家庭財產關鍵、重要的組成部分，不動產登記備受廣大人民群眾關注。不動產登記檔案是不動產登記機構在不動產登記業務一系列活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，因此不動產登記檔案具有很強的民生性。

不動產登記檔案中涉及的權利人個人隱私信息、商業機密的部分，一旦泄露，輕則損害當事人權益，重則擾亂房產交易市場規則、危害國家經濟社會秩序和安全。因此，安全保密意識必須始終貫穿于不動產登記檔案資料收集、整理、保管、調取、查閱、利用等一系列工作中，深刻于每個不動產登記工作人員的靈魂中，筑牢檔案的保密防線。

4.完善檔案庫房、閱覽室監控設備設施，做好查閱利用制度上墻公示

檔案庫房、檔案閱覽室務必完善監控防盜設施，防止檔案被盜以及失密、泄密事件發生。檔案查閱制度、查閱流程及申請人需要提交的材料、不同的查閱主體可查閱的范圍、查閱注意事項和禁止事項、失密泄密責任及處理方式等，應做成查詢指南、告知書放到網站，做成公示牌掛在醒目地方，以便工作人員、辦事的人民群眾知悉、遵守。防止工作人員因不熟悉工作程序或出于人情、私心、泄露他人秘密，真正實現所有紙質檔案調取、查閱有跡可循。

5.完善權限管理、強化激勵與懲罰機制，加強對工作人員的監督，積極筑牢管理防線

不動產登記業務從申請受理到辦結，需要經過審核、登簿、繕證、發證、收費、歸檔等一系列環節，合理設置各崗位工作人員的系統權限，完善系統查詢權限的管理，做到每一筆查詢業務都有留痕，實現所有電子檔案的瀏覽、下載保存、打印等行為都有跡可循，以便隨時調閱復核，避免超權限、超范圍查詢。遵照國家規定，結合本單位實際，建立健全保密以及失密、泄密行為的激勵與懲罰機制，加強對工作人員的監督、約束，積極筑牢管理防線。

三、結語

綜上，不動產登記檔案作為一種種類多、數量大的新型業務檔案，是一種非常獨立的檔案門類。它不僅是國家檔案的重要組成部分，也是不動產權利設立、轉移、抵押、變更、查封、注銷等登記過程的權屬來源和審核依據，為維護不動產市場健康有序發展提供了有力支持，在國土資源保護、戶籍管理、法院訴訟、住房保障、地籍調查、國家稅收等各方面均發揮著重要作用。

從單純的房屋產權登記管理與國有土地管理，再到房地一體化的不動產登記管理，我國不動產登記檔案管理已出現重大改革，對不動產登記檔案所具有的完整性、安全性及高效利用的要求，將隨其管理事業的發展而長遠存在。這需要不動產檔案管理工作人員不斷加強學習，提高自身職業素養，增強法律意識、責任意識、保密意識，認真履職盡責，在充分發揮不動產登記檔案利用效果服務社會、服務生產、服務人民的同時，切實維護好權利人的合法利益。當然，還應該積極利用互聯網、云計算、大數據管理不動產登記檔案信息，為新時代不動產登記檔案利用與保密工作賦予新的生命活力，為今后不動產檔案管理和利用工作提供新的思路。

參考文獻：

[1]丁宇欣.淺析不動產登記檔案利用服務[J].辦公室業務，2019

[2]吳麗敏.新形勢下不動產檔案利用服務工作探析——以福州市不動產登記檔案館為例[J].城建檔案，2020

[3]于金宏.試論互聯網時代的不動產檔案管理[J].內蒙古科技與經濟，2019

[4]邵光麗.不動產登記檔案管理面臨的難點及對策措施[J].好家長，2018

[5]中華人民共和國國務院令第656號.不動產登記暫行條例，https：//baike.so.com/doc/7923796-8198310.html，2014

（作者單位：廣西壯族自治區桂林市不動產登記和房產交易中心）