從檔案驗收情況分析項目檔案存在的問題

劉茸茸 王歡

關鍵字：項目檔案;問題;解決措施

一、項目檔案存在的意義

項目檔案是在項目立項、設計、勘察、施工、監理、竣工驗收等項目建設全過程中形成的各種載體形式的、具有保存價值的原始記錄，它真實記錄了項目建設過程中的具體情況，反映了項目建設是否規范、施工計劃與施工進度是否吻合、項目資金使用情況是否合理、項目建設是否達到批復要求等內容。

在重大建設項目中，項目檔案發揮著重要作用，是確保建設項目通過竣工驗收的重要組成部分，是檢查項目建設質量的憑證，為日后項目改建、擴建、整改等活動提供原始依據。但是，目前項目檔案驗收依然發現存在不少問題，因此應從中吸取經驗教訓，總結方法，使項目檔案能夠彌補不足、發揮所長，為項目竣工驗收打下堅實基礎，在經營管理、項目建設等方面為領導決策提供依據。

二、項目檔案存在的問題

檔案驗收內容一般包括項目檔案基礎管理工作情況，項目檔案的完整性、準確性、系統性、有效性，以及項目檔案的安全保管三個部分。通過整理以往檔案驗收專家的意見，發現項目檔案存在著共性問題，尤其在基礎管理和項目檔案的完整性、準確性、系統性、有效性等方面，具體信息如表1。

三、項目檔案存在問題的原因

1.項目檔案管理機制不健全

檔案管理機制不完善在一定程度上影響項目檔案的工作質量、進度等。

（1）溝通機制不健全。建設單位各部門之間缺少溝通聯系，檔案部門不能提前介入項目建設，無法最先提出項目檔案的歸檔要求，在項目檢查、推進、交工驗收等關鍵節點未能參與其中，并在工程進行時由于無法及時掌握工程進度信息，致使對項目資料的監督檢查出現空白。

（2）缺乏約束。在建設單位內部尚未達成統一共識，未將項目檔案歸檔要求、歸檔質量等相關條款納入合同與相關考核范疇，無法在具體工作中對設計、施工、監理等單位形成相應約束，因此無法保證項目資料的歸檔質量。

（3）履職不到位。建設單位各相關部門、參建單位之間聯系松散，存在互相扯皮、推諉，項目檔案人員流動性大等問題，項目資料“為什么管，由誰管，怎么管”的問題影響了項目資料的完整、準確、系統、有效等。

2.項目檔案管理制度落實不到位

在實際工作中，由于緊急情況的發生，各單位、部門之間缺乏有效溝通交流以及各部門工作習慣等原因，項目檔案管理制度的執行率不太理想，項目管理單位未能發揮連接檔案管理部門和參建單位的橋梁作用，檔案管理部門沒有完全履行提前介入、全程跟蹤、督檢的職責，因此項目檔案普遍存在著項目管理單位和參建單位“重工程、輕檔案”，檔案部門“重接收保管，輕督導檢查”的現象，項目檔案工作不能與項目建設同步進行，資料的收集、整理、鑒定等工作滯后，嚴重影響了項目資料的真實性、完整性、有效性、系統性等要求。

3.檔案意識不強

項目檔案形成于項目建設的各個階段，產生于各個單位、部門，只有上下齊心，內外齊力才能保證項目檔案的完整性、系統性等。同時，項目建設周期長、時間跨度大、參建單位眾多，對項目資料的收集、整理、保管等提出了比較高的要求。然而，實際工作中建設單位各相關部門、參建單位等對項目資料的重要性認識不夠，導致工作未能全面、協調開展。參建單位在項目實施前沒有設置穩定的檔案人員，當資料產生后指派相關技術人員兼職檔案工作，兼職人員不了解檔案知識，也沒有在施工過程中注重資料收集，認為只要完成施工進度計劃、質量、資金要求等就可以，項目資料不完美也無所謂;在收集資料時，只注重文件形式，不注重文件內容，最后提交的項目資料會出現邏輯不強、簽署不齊全、施工日志與實際工作不一致、重要節點數據記錄不全等問題。

4.檔案人員業務知識不全面

項目檔案涵蓋的知識范圍較廣，包括工程管理、環境保護、檔案管理、財務等，要求檔案人員了解相關專業知識，熟悉具體工作流程。但目前，檔案人員知識水平較單一、參加檔案專業培訓的機會較少，同時又缺乏主動學習的積極性，在一定程度上給項目檔案工作增加了難度。從上述項目檔案存在的問題能夠了解到檔案人員只掌握檔案業務，而對項目管理的工作程序不熟悉，如對項目立項及評審程序、招投標工作過程及管理規定等不了解，導致相關立項依據文件的評審文件未歸檔，招投標文件歸檔不全等;對工程過程不了解，無法介入工程進行全程跟蹤;不了解項目各單項工作程序，不能判斷文件歸檔內容是否齊全;不了解項目檔案的歸檔要求，無法全面指導施工單位收集、整理項目資料等。

四、解決措施

1.建立項目檔案管理網絡

檔案管理部門牽頭組建以項目檔案分管領導主導，檔案管理部門為核心，各部門、勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位等參與的項目檔案管理工作網絡，實現由上到下的工作機制，明確相關職責。

首先，各部門、單位應該配備專（兼）職檔案人員對各自領域形成的文件進行收集、分類、立卷、鑒定、歸檔等;其次，各部門加強溝通、交流，保證檔案部門及時掌握項目建設進度;最后，檔案管理部門對相關檔案人員進行業務培訓，同時針對建設項目的性質及整體節點計劃提出項目檔案的歸檔時間、份數、范圍、質量等要求，使其了解項目檔案及其管理規范等，并在項目建設過程中深入現場監督、檢查資料收集、整理情況，給予及時的業務指導。

2.編制程序文件，統一標準

項目文件向項目檔案轉化的過程中，存在著收集不及時、資料不齊全、檔案與項目建設不同步等問題，致使文件的形成、積累、整理、歸檔等工作一直處于被動狀態，因此采取措施進行管控必不可少。

（1）編制《項目檔案歸檔程序文件》。檔案管理部門應根據項目特點與項目節點計劃編制項目文件歸檔程序文件。歸檔程序文件對項目各階段文件的收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗收等工作步驟、目標、檔案管理要求做出規定，給予針對性的具體檔案工作業務指引，方便技術人員及檔案人員了解、掌握檔案要求，便于在實際工作中執行。

（2）編制《項目檔案歸檔計劃表》。遵循項目檔案與項目建設“四同步”原則，形成合理、實施性較強的項目文件歸檔計劃，要求各單位在規定時間內完成資料的收集、整理、審查、歸檔等工作。

（3）形成督促檢查機制。檔案部門牽頭，組織計劃部門、項目管理單位等加強對歸檔情況及計劃實行情況進行監督、檢查，保證項目資料的歸檔時間、格式、范圍、質量、份數等可控，達到資料歸檔要求。

3.堅持項目檔案的全過程管理

項目檔案的全過程管理包括事前、事中和事后管理。建設項目周期長、建設難度大、管理復雜，如果在建設過程中忽視任何一個環節的資料收集、整理、監管等，都將影響項目檔案工作有序開展，因此應加強項目檔案的全程管控。

（1）事前管控。除了上述的建立項目檔案管理網絡、編制文件歸檔程序等辦法，檔案管理部門還需提出要求，建立合同控制機制，參與到合同審核工作中，將項目檔案管理納入合同管理中，在合同中明確規定項目資料的歸檔時間、范圍、質量等要求，以及歸檔資料不符合要求時扣除違約款項等;在項目開工前，檔案部門應召開檔案專題會議，與項目管理單位、施工單位、監理單位等確定檔案收集范圍，并提出項目檔案歸檔要求等，確保施工單位、監理單位必須形成相應的文件材料并及時收集整理。

（2）事中管控。在開工會上，檔案部門應再次提出項目檔案收集、整理、歸檔要求等，要求各參建單位配置專兼職檔案人員跟進項目，及時收集產生的文件資料。在設備開箱驗收時，專兼職檔案人員必須到現場進行資料收集，確保設備相關資料完整。檔案部門應不定期地對文件材料的形成情況進行檢查和指導，確保項目檔案的“四同時”不間斷。

（3）事后管控環節。首先，檔案部門嚴格把好資料審查關，參建單位對收集整理完成的項目資料進行自查后，分別由監理單位、項目管理單位、檔案部門層層審查，待資料符合歸檔要求，將資料移交檔案部門;其次，檔案部門接收資料后對項目全過程文件進行檢查，并在驗收前組織公司各部門對移交的項目文件進行自查，發現問題及時整改、完善，符合要求后按相關規范進行歸檔、提交驗收、安全保管、提供利用。

4.提高人員檔案意識

檔案意識直接影響人員對待檔案工作的態度，因此必須采取措施提高檔案人員及其他人員的檔案意識。

（1）加強宣傳與學習。首先，建設單位應舉辦檔案價值宣傳教育活動，明確檔案在公司生產經營、領導決策等方面的重要性，提高全員檔案意識;其次，建設單位加強對檔案管理制度的宣貫，使全體成員了解檔案、關注檔案，并在實際工作中樹立檔案意識。

（2）納入考核，形成激勵機制。為了激發公司各部門對檔案的重視，以及廣大檔案人員的工作積極性，應將檔案工作納入各部門及個人績效考核，形成部門督導、個人奮進的良性學習與工作習慣，以此來改變檔案意識薄弱、檔案人員業務水平局限的問題。

5.提高檔案人員的業務素質

業務素質是檔案人員在工作中綜合能力的體現，包括完成工作的業務技巧、對待檔案工作的態度等，只有全面提高檔案人員業務素質，才能為公司項目檔案工作提供后備力量。

（1）提升自身綜合素質。檔案人員不僅要熟悉檔案管理的基本要求、國家對項目檔案管理的相關制度，還需了解項目管理的相關知識，熟悉項目立項、招投標、合同、施工管理、驗收等流程，便于對歸檔文件齊全、完整的審核，加強計算機知識的掌握，為信息化做準備。

（2）強化培訓。一是采取外培和內培的方式加強對專（兼）職檔案人員進行業務培訓，鼓勵檔案人員學習各行業的先進工作經驗，了解國家、行業關于項目檔案的標準及要求;二是通過內培使公司檔案部門、項目管理單位、施工單位、監理單位等檔案人員知悉建設單位對于項目資料的要求，注意在項目資料的收集、整理、鑒定、歸檔等環節有所側重，避免在實際操作中走彎路或敷衍應付。

五、結語

綜上可知，項目檔案在整個項目、公司生產建設等過程中發揮重要作用，但項目的周期長、建設復雜等在一定程度上影響項目檔案的收集、整理等，項目管理模式、檔案管理要求等會對項目資料的質量與驗收大打折扣，因此在實際工作中需采取相關措施，使建設單位與參建單位都明晰檔案相關要求，明確具體工作目標與責任，清晰工作計劃與流程，以較高的檔案意識及業務水平投入各自工作，為項目檔案驗收、項目竣工驗收奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]建設項目檔案管理規范.DA/T28-2018 .[2020-03-11].http：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201809/949e32fbbfa74b95b6dfc7116c29bb2d/files/532110549b9b4863a6270674e6b91f12.pdf

[2]楊開岳，許秀霓，冷裕波.廣東電網建設項目檔案管理實踐[J].中國檔案，2017

（作者單位：陜煤集團榆林化學有限責任公司）