新時代高校綜合檔案的創(chuàng)新服務思考

張澤良 于大慶 劉春華

摘要：檔案文獻時一種珍貴和特殊的文獻，檔案館是各級機構的不可或缺的部門;本文作者在第一部分分別從服務理念和服務方式層面，論述了創(chuàng)新檔案工作的必要性;在第二部分，從6個視角探索了創(chuàng)新檔案服務工作的理念和具體實踐方法，供業(yè)內人士交流商榷。

關鍵詞：新時代;高校檔案;數字化;創(chuàng)新服務

互聯網+的新時代，高校檔案工作既有機遇又有挑戰(zhàn)。伴隨融媒體和大數據的沖擊，一些地方高校的檔案館逐步引進高精尖的現代化設備，諸如：掃描儀、彩噴設備等;與此同時，和圖書館并肩聯手，日益開發(fā)網絡信息資源，并有少數地方院校建設起網絡檔案館和數字化檔案館等，林林總總，檔案工作的開拓創(chuàng)新勢不可擋！

一、綜合檔案工作開拓革新的必要性

（一）電子科技時代的新要求導向

互聯網+時代的檔案工作，應把握時代脈搏，即思考有關移動檔案館、超越時空檔案館的概念。即所謂將傳統(tǒng)的等待服務，轉換成面向廣大用戶，主動提供有針對性的、有選擇性的、有特色的多元化服務;由傳統(tǒng)意義中的物理實體館藏，轉變?yōu)榫W絡環(huán)境下廣泛理念的社會信息中心，即新時代的泛在檔案館。隨時隨地都可申請服務于提供服務的便捷式檔案信息互動與對接。時下，檔案館已經不是純粹保存檔案資源的紙質文獻大廈，而是一個名符其實的融——信息存儲、信息傳播、知識揭示、理論創(chuàng)新于一體的信息互動系統(tǒng)。[1]高校的檔案工作，尤其要結合時代特征，進行大幅度地整改與創(chuàng)新：*對過去卷宗以紙質為主的管理和服務進行調整，參考數字化、物聯網等時代印記理念來整合與創(chuàng)新.[2]簡言之，檔案館業(yè)已成為一個學術性的檔案信息服務機構，擔負著開發(fā)和利用檔案校史資源的神圣使命;那么，對于從事檔案管理和服務的檔案館員來說，為了契合學校現代化長遠發(fā)展之需求，就應可持續(xù)地接收、整理、開發(fā)、推送各種原始檔案資源。

（二）黨群師生用戶的多種需求導向

在從前的擋案卷宗管理和服務工作中，卷宗主體為紙質載體，但是，紙材料載體有許多的不利因素。在存儲和查詢上都存在相當的局限性。網絡技術拓寬了卷宗載體的類型。從傳統(tǒng)的單一化紙媒擴展到時下的聲音、圖像、實物等。甚至可以利用高科技從原始卷宗里進行個性化情報的提取！[3]次種方法，即便捷了用戶又提高了檔案利用的時效。一言以蔽之，科技的飛速發(fā)展，催生了檔案載體的多態(tài)化，為高校檔案服務與管理工作開辟了嶄新的窗口。

（三）館員服務方式的新要求導向

網絡環(huán)境下，檔案工作終將告別傳統(tǒng)手工操作的管理形式，呈現嶄新的高科技服務技能。其最鮮明的體現，就是數字化檔案館建設。新時代數字化檔案館，它是互聯網+大趨勢的基本要求。數字檔案館，它是存儲數字格式的電子文獻，并依靠計算機與網絡傳送館藏多媒體信息，同時，對相關網絡信息通過虛擬鏈接并提供服務的信息機構。具體包括以下三方面：一是高度的信息化。復合型館藏不僅涵蓋紙質卷宗，還有大量的電子卷宗;二是高度自動化。諸如：軌道卷宗倉儲、數據庫題名調取等。學校檔案館務必依據館本特色，瞄準多功能拓展，如：信息傳遞、教育、開發(fā)、咨詢等方式加入市場服務;三是服務靈活便捷。它通過傳真機、終端等手段獲取有價值的信息。

二、高校綜合檔案工作開拓革新的多種思考

1.重視內部開發(fā)與特色檔案資源建設

檔案館自身的人力、物力資源的開發(fā)，即充分運用本館現有人力、物力，挖掘檔案機構的內部潛能，開發(fā)優(yōu)質檔案信息產品，提供給用戶針對性、精準性的全方位服務。各個高校的檔案館由于所處地區(qū)及歷史沿革的不同，其保存的檔案也都各具重點和特色，例如：非物質文化、紅色文化、海洋文化、邊疆文化、農牧文化、老工業(yè)文化、少數民族語言等，都可熱上升整合成特色館藏資源，樹立各自的靚點與特征。

2.知識增值和豐富口述檔案資源服務

新時代，用戶對信息服務要求提升，他們在認可檢索出的信息及一些原始文獻的同時，盼望獲得整理后的綜合型、且涵蓋知識要素的增值信息產品。為此，檔案員應依據用戶的申請，對資源深層次加工，去偽存真、去粗取精，挖掘有價值的信息;同時，還要豐富口述史檔案資源。口述檔案起源于90年代初期，經過近30年的發(fā)展，業(yè)已取得一些成果，由于它有原始記錄的屬性，因此，它有存在的價值！但在建設過程中，務必注意三個問題：其一，前期準備（采訪本、錄音機、錄像機）;其二，采訪過程，優(yōu)秀的館員一定可做細問、聽、記三個環(huán)節(jié);其三后期整理：對采訪記錄請被訪者審閱，確定無誤后簽字。[4]

3.建立學習型檔案館，開發(fā)校本資源

培養(yǎng)與開發(fā)檔案員的創(chuàng)新素質，是基層檔案館服務改革的基礎和宗旨。由于信息技術的突飛猛進，檔案機構工作的幅度拓寬。這無疑對檔案服務提出更高的要求，它迫切要求檔案員樹立終身學習的觀念。新時代，要力爭做好校史及重大活動的檔案征集。為此，注意三個要素。首先，征集的針對性，重點抓好歷任主管、優(yōu)秀校友、知名教授的文獻征集;其次，要持之以恒，要保障征集的課持續(xù)性;再有，就是征集要富有典型性：即征集事件應是重大活動，諸如？學校更名、學校遷址、學校嘉獎、校慶、校友回訪等，切記將各種媒體的報道也要盡收保存！[5]

4.著力開發(fā)智慧型服務系統(tǒng)

各所基層檔案館，都應充分利用館員的潛能，開發(fā)一些便捷的智慧服務系統(tǒng)，以提高咨詢服務的效率和層次。僅以高校檔案咨詢板塊而言，主要針對兩個內容。

一是解答式服務，二是課題式服務。當前，一些高校館只是局限于前一項服務，由于它隸屬基本服務內容，員工的創(chuàng)造力難以發(fā)揮;課題式服務當屬高級別服務，它要求檔案員一身多能，成為熟悉業(yè)務的專家學者，可為科研機構和企業(yè)集團提供述評、綜述、社會預測和動態(tài)分析等資訊服務。具體而言，開展課題服務，要求檔案員主動進行個性化服務，一人一方，一案一策，絕不雷同！

5.常態(tài)化加強網絡線上服務

網上服務內涵，即各所檔案館以計算機網絡作為基礎設施，以數字化信息資源的搜集、篩選、分析、整合與利用為主要工作目標，憑借檔案機構的現代化高科設備、現時的網絡技術和豐富的數字化資源，為廣大用戶提供保質保量的信息服務。檔案館可以應用智能卡、門戶主頁、終端利用者檢索、電子郵件咨詢、文件傳輸協(xié)議（FTP）在線服務，另外，輔以實時視像咨詢等，為師生用戶提供深層次檔案服務。

6.拓寬服務范圍，構建監(jiān)控制度

當前，高校館服務人群是高校師生。筆者認為，在知識經濟的網絡時代，高校檔案工作應適當考慮對外、對社區(qū)、對集團開放。通過一些實踐機制，允許社會機構和個人到檔案館使用資源，提供有針對型的服務，這將提升信息利用率，提升用戶文明素質;那么，為了保險起見，要建立有效的監(jiān)控系統(tǒng)。宗旨是以預防為主，保障服務全過程的可視化。簡言之，建立起嚴密的質量監(jiān)查體系，發(fā)現問題立即解決，絕不留些許隱患。

總之在高等院校辦學領域，圖書情報檔案工作是其三大支柱之一。尤其是檔案館，其原始資料的珍稀性、人才信息的無價性、基建輿圖的史實性、財務數據的證據性等等，是任何機構都無法替代的。在新時代信息化大潮里，檔案工作大有可為。

參考文獻：

[1]劉建民在服務中創(chuàng)新在創(chuàng)新中發(fā)展[j]蘭臺世界2004.126-7頁

[2][3]張賢娣高校綜合擋案工作的創(chuàng)新[j]蘭臺內外2020。（34）期83-84

[4]趙局建我國口述檔案研究綜述[j]蘭臺世界2010（5）26-27

[5]李燕創(chuàng)新檔案管理服務大學文化建設[j]蘭臺世界2010（5）50頁

作者簡介：

1.張澤良，男，（1981-），吉林省委黨校畢業(yè)，長春師大圖書館，館員，研究方向：圖書檔案管理;

2.于大慶，男，（1965-），長春師大文學院畢業(yè)，長春師大圖書館，黨總支書記，研究方向：圖書檔案管理;

3.劉春華，女，（1970-），九臺人，吉林省教育學院文學士，長春師范大學圖書館，館員，研究方向：圖書檔案管理;研究方向：圖書情報檔案。已發(fā)表學術論文60余篇。