加速檔案的現(xiàn)代化管理與實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)的對策

丁丹

【摘要】本文論述了現(xiàn)代化技術(shù)對檔案管理的影響，提出加速檔案的現(xiàn)代化管理與實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)的對策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；實(shí)現(xiàn)；創(chuàng)新服務(wù)；對策

檔案管理作為一個(gè)單位管理的基礎(chǔ)性工作，在單位內(nèi)發(fā)揮著不可忽略的作用。結(jié)合單位內(nèi)部實(shí)際情況，規(guī)范化、合理化實(shí)施檔案管理，可以直接提高單位管理水平，間接推進(jìn)單位持續(xù)健康發(fā)展。但在體制改革日益深化的背景下，很多單位依舊按照傳統(tǒng)方式來實(shí)施檔案管理，這使得檔案管理與實(shí)際情況不符，不適用。對此，應(yīng)當(dāng)積極且加速促進(jìn)檔案現(xiàn)代化的構(gòu)建，提高檔案管理服務(wù)水平，使其適用于單位之中，并充分發(fā)揮作用，促進(jìn)單位良好發(fā)展。所以，加速檔案管理現(xiàn)代化推進(jìn)，積極創(chuàng)新管理服務(wù)是非常必要的。

一、現(xiàn)代化技術(shù)對檔案管理的影響

（一）現(xiàn)代化技術(shù)對歸檔范圍的影響。單位檔案的現(xiàn)代化管理，并不是將各門類檔案簡單集中和保管，而是一個(gè)規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化及高標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)工程。它與傳統(tǒng)的檔案管理有很大差別。傳統(tǒng)的檔案管理，一般是將錄音帶、錄像帶、照片、磁帶作為聲像檔案及紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類保管，并在保管檔案的過程中定期或不定期地檢查檔案，避免檔案損壞或丟失。但檔案現(xiàn)代化管理則是借助電子文件來存放檔案資料，并將其存儲在檔案數(shù)據(jù)庫之中，并支持信息網(wǎng)站使用及信息資源共享。相對來說，現(xiàn)代化技術(shù)影響之下，檔案歸檔更加嚴(yán)謹(jǐn)且高效。

（二）現(xiàn)代化技術(shù)對文書處理的影響。現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理之中，還會(huì)影響文書處理。相較于傳統(tǒng)的人工文書處理來說，利用計(jì)算機(jī)展開的文書處理，大大提高文書處理的準(zhǔn)確性、合理性及有效性。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的應(yīng)用，可以對文書進(jìn)行分類、主體說明、相關(guān)資料的查找等，進(jìn)而合理地整理文書，分類存儲。另外，計(jì)算機(jī)還有一套完整且可靠的檢索系統(tǒng)，在使用檔案時(shí)，利用檢索系統(tǒng)可以快速地查找到所需檔案，并檢索下載，方便地使用。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)對編目與利用的影響。各單位每年立卷歸檔之后需要編制多種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，工作量大、復(fù)雜，采用人工方式來進(jìn)行處理，需要消耗較多時(shí)間，還難以保證檢索目錄的準(zhǔn)確性。但現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用則不同。因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，可以將各種目錄輸入到計(jì)算機(jī)上，使用查詢功能進(jìn)行篩選符合要求的檔案，并直接歸入檢索目錄中，如此不僅可以快速完成各種檢索目錄的編制，還能保證其準(zhǔn)確性。

（四）現(xiàn)代化技術(shù)對文檔管理的影響。在傳統(tǒng)的檔案管理之中，各個(gè)單位都投入了大量人力、物力、財(cái)力，意在保護(hù)檔案，避免紙質(zhì)檔案受潮、蟲蛀、灰塵堆積、損壞等。但現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用則可以優(yōu)化文檔管理，使文檔管理實(shí)施中可以搜集相關(guān)信息，合理規(guī)劃文檔管理，有效實(shí)施文檔管理，如此可以大大提高文檔管理的有效性。

二、加速檔案的現(xiàn)代化管理與實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)的對策

（一）運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理。在現(xiàn)代化技術(shù)對檔案管理影響程度較大的情況下，為了使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，再單位內(nèi)充分發(fā)揮作用，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需要，合理地運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。具體的做法是：首先，制定現(xiàn)代化辦公文件的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，再結(jié)合單位實(shí)際情況合理地制定。其次，考慮到檔案的作用，對檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等融入到檔案管理中，提高檔案管理的利用率。

（二）認(rèn)真執(zhí)行檔案管理工作，提高檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平。出于提高檔案服務(wù)水平的考慮，在優(yōu)化檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)對檔案的服務(wù)形式、檔案檢索方式、檔案編研等幾個(gè)方面進(jìn)行分析，從而優(yōu)化調(diào)整檔案各個(gè)方面，提高檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平。就檔案檢索方式來說，以往常常采用傳統(tǒng)手工檢索，檢索準(zhǔn)確率低、檢索工具編制存在缺陷等。對此，基于現(xiàn)代化技術(shù)來實(shí)施計(jì)算機(jī)檢索，合理且快速地完成檢索工具的編輯、靈活且有效地應(yīng)用檢索工具。以檔案編研工作來說，以往在落實(shí)此項(xiàng)工作的過程中，常出現(xiàn)選題編研、編研產(chǎn)品層次低、編研產(chǎn)品利用價(jià)值低等。為了提高檔案編研服務(wù)水平，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到檔案編研工作中，通過收集相關(guān)的信息，整理和分析信息，依據(jù)信息來展開檔案編研，提高檔案編研質(zhì)量。所以，在現(xiàn)代化的今天，現(xiàn)代化技術(shù)影響檔案管理較大的情況下，合理利用現(xiàn)代化技術(shù)來優(yōu)化各個(gè)檔案管理，使之可以認(rèn)真、有效地執(zhí)行，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)語

在體制改革日益深化的背景下，很多單位依舊按照傳統(tǒng)方式來實(shí)施檔案管理，這使得檔案管理與實(shí)際情況不符，不適用。對此，應(yīng)當(dāng)積極且加速推進(jìn)檔案現(xiàn)代化的構(gòu)建，通過運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化檔案管理、認(rèn)真執(zhí)行檔案管理工作，提高檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平等，提高檔案管理服務(wù)水平，使其適用于單位，并充分發(fā)揮作用，促進(jìn)單位良好發(fā)展。

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