互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的思考

王蕾++李沐子

【摘要】醫(yī)院檔案管理要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)，促使檔案管理現(xiàn)代化。通過不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)管理方法，利用多樣化局域網(wǎng)、電子檔案信息庫、多形式檔案文書等方法，將會(huì)拓寬檔案服務(wù)工作領(lǐng)域，更好地完善醫(yī)院檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)；醫(yī)院檔案；檔案管理

當(dāng)前檔案工作者的職責(zé)就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，提供積極主動(dòng)的服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理，促使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

一、不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方法

（一）充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案室應(yīng)充分利用醫(yī)院的內(nèi)部局域網(wǎng)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理更好為醫(yī)院各科室服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，方便查詢。利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案服務(wù)，已成為檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。

（二）建立“電子檔案信息管理庫”。檔案室與醫(yī)院的信息中心密切配合，建立“電子檔案信息管理庫”。該中心設(shè)在醫(yī)院的信息中心，信息中心是醫(yī)院信息資源庫的重要組成部分。電子檔案信息管理集中管理網(wǎng)站內(nèi)各科室的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（三）將電子文件做成PDF，便于文件的下載和收集。電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集的差別是，電子文件便于下載和上傳，也方便使用。因此，我院檔案室改變了傳統(tǒng)的工作模式，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，檔案室及時(shí)收集，并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。

（四）提高檔案在線利用率，做好服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，是需要人員專程到檔案室查閱檔案，進(jìn)行閱讀，如需復(fù)印還需簽字后到文印室，手續(xù)繁瑣。當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)改變了人們工作和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案室可以在局域網(wǎng)上設(shè)置專題，提供數(shù)據(jù)庫查詢等服務(wù)方式，讓利用者與檔案管理人員在線聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行信息交流，回復(fù)服務(wù)對象的咨詢，提供查詢和在線服務(wù)。

（五）通過內(nèi)網(wǎng)開展文件閱覽和處理服務(wù)。為適應(yīng)新形勢要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，醫(yī)院要求醫(yī)院中心檔案室建立文件閱覽及處理流程。對需要及時(shí)處理的文件，通過文件閱覽流程，傳至閱覽人員，處理后回傳檔案室存檔。

二、拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

（一）積極拓寬服務(wù)的對象。由主要為醫(yī)院科室服務(wù)轉(zhuǎn)化為醫(yī)院所有員工的全方位服務(wù)。檔案部門既要面對在一切活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的科室和個(gè)人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。現(xiàn)在，人們對各類信息的需求日益迫切，管理活動(dòng)也離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必將被對檔案、文件、圖書、視頻檢索資料的綜合需求所代替。

（二）加強(qiáng)多方聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長，單單一個(gè)檔案室不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案室、圖書館、宣教中心等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的信息管理系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、宣教中心等部門相互分享各自的資源，使利用者更方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息和視頻資料。實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)，提高資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。

（三）注重對檔案資料的整理，深層次開發(fā)檔案信息。每年的檔案整理工作在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過整理可以進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，完善資料，并對資料進(jìn)行有效分析研究，提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。