醫療設備檔案管理的難點與對策研究

劉莉莉

關鍵詞：醫療設備;檔案管理;難點;對策

【中圖分類號】 ?F763【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）12--01

2009年新醫改政策出臺，引領公立醫院由既往的盈利屬性向公益屬性轉型，希望通過更好地縮控醫療成本，減輕患者住院治療經濟負擔。全國各級醫院也積極響應新醫改精神，在各方各面加強內部管理，積極朝著節能、減負、增效的目標，不斷完善自身運營觀念，提升服務水平。醫療設備管理作為醫院后勤部門日常業務的重要組成部分，影響醫院的綜合服務成本。醫院經營者達成共識，認為加強醫療設備的專項管理，確保醫療設備全生命周期穩定運行，能夠有效節省醫院不必要的經濟支出，從而降低醫院運營投入，更好地響應新醫改政策，為患者的醫療投入合理控費。但目前國內關于醫療設備管理領域的研究，多集中于設備的維護方面;核心文獻很少涉及醫療設備的檔案管理領域，此為該領域研究的不足之處。本文主要探討醫療設備檔案管理工作開展中的難點與問題，并提出相關對策，希望能夠推動醫療設備檔案管理整體水平提升，促進醫療設備管理多元化發展，更好地響應新醫改政策。以下是詳細內容。

1 難點

1.1 人員意識不強

醫療設備檔案管理工作開展的難點之一，在于相關人員的工作意識不強。首先，若管理者對醫療設備檔案管理的認識不強，則難以保證其在醫療設備檔案管理領域的領導力。領導層忽視該項工作，上行下效下，也不利于醫療設備檔案管理工作長期、穩定地開展。因此，為推動醫療設備檔案管理工作進步，需要加強相關領導或責任主體在該項工作上的認識。其次是基層崗位認識不足，會影響到醫療設備檔案管理具體工作的執行力，可能出現不依從制度開展工作的情況，導致醫療設備檔案管理工作浮于表面、流于形式，可能會出現檔案信息歸檔不及時、檔案內容缺項少項、檔案利用度不高等問題，最終導致醫療設備檔案管理工作整體效能欠理想，無法發揮應有價值[1]。

1.2 未能構建部門之間的溝通交流機制

制約醫療設備檔案管理工作高效開展的另一問題，在于醫療設備檔案管理部門未能夠與醫療設備使用部門保持良好的溝通交流關系，導致檔案信息收錄不及時、設備的使用與維護信息甚至無法準確收錄進檔案等問題，以至于檔案管理內容的真實性、有效性不足，制約醫療設備檔案管理工作開展的整體品質[2]。

1.3 信息化建設落后

部分醫院受認識不足、經濟制約、業務水平不足等因素影響，導致醫療設備檔案管理信息化平臺建設水平滯后，甚至具體工作中，仍舊延續傳統的紙質化管理。不論是信息化管理平臺的建設滯后，抑或未搭建信息化管理平臺，均在一定程度上影響到醫院的醫療設備檔案管理整體工作開展效能。主要影響如下：（1）信息化建設落后，醫院醫療設備檔案管理依靠人力，影響醫療設備檔案管理工作開展效率，從而對醫療設備檔案管理的人力資源崗位配置提出更高要求，倒逼醫院解決醫療設備檔案管理人員配置不足的問題;但實際情況是，醫院后勤管理資源有限，因此醫院醫療設備檔案管理效能不足的問題會長期存在，并從根本上影響該項工作的整體開展效率與品質。（2）紙質化管理會制約醫療設備檔案管理的安全性，最常見的問題有紙質檔案易受潮、易被蟲蛀，導致信息丟失。（3）醫療設備檔案的紙質化管理，容易出現材料丟失等問題;尤其在搬家、管理人員變動等情況發生后，醫療設備檔案的完整性均會受到一定程度的影響，間接導致檔案利用度下降[3]。

1.4 績效管理效果不理想

制約醫療設備檔案管理人員工作積極性的核心問題，在于現有績效管理的激勵效果不足?，F有績效管理未能夠很好地適配醫療設備檔案管理人員的工作場景，一些指標設計過高，難以實現有效激勵;加之缺乏精神激勵等維度，最終制約管理人員的工作積極性[4]。

2 對策

2.1 提升人員認識

推動醫院醫療設備檔案管理工作穩定開展的首要任務，是要提升相關人員正確認識。首先，要糾正領導層或醫療設備檔案管理責任主體對該項工作的正確認識，要加強政策引領，發揮黨組織的政治核心作用，盡快糾正責任主體對醫療設備檔案管理的錯誤觀念，強化認識，以便于醫院醫療設備檔案管理在頂層設計上領導有力。其次是要加強基層人員對該項工作的認識。有效途徑是通過各類培訓，結合案例宣教，提高基層人員工作認識。在此基礎上，要進一步建立健全相關工作制度，保障基層人員工作有制可依。還要做好績效考核工作，更好地約束基層人員工作的規范性。另外，要做好工作成果的定期回顧，通過檢驗管理成果的方式，進一步堅定工作人員對開展醫療設備檔案管理工作價值的認識，從而提高其工作興趣，堅定其規范開展工作的依從性，確保工作執行有力。

2.2 構建部門間的溝通交流機制

在醫療設備檔案管理領域，若設備檔案管理部門未能夠與設備使用部門間達成良好的溝通交流機制，會導致諸多問題發生。分析部門之間溝通交流機制未能有效建立的根本原因，集中于以下幾個方面：（1）醫療設備檔案管理部門與醫療設備使用部門（這里一般指臨床科室）均未設置專門的“信息交接員”崗位;這使得兩部門之間醫療設備信息交流工作的責任與義務執行主體模糊，最終導致工作互相推諉的問題。（2）兩部門人員配置不足，人均工作量繁重，疏于在溝通交流機制方面的人力成本投入。解決上述問題的關鍵，在于提高人力資源，以此保障醫療設備檔案管理部門與醫療設備使用部門間有資源增設溝通交流崗位，醫療設備使用部門的任何使用情況均能夠及時向檔案管理部門匯報，檔案管理部門的任何存檔工作需求，也能夠向醫療設備使用部門進行核對與校正，確保檔案管理工作開展精準、高效，不至于流于形式。輔助解決手段是通過加強內部管理，進一步優化排班機制，同時做好職能劃分，以滿足兩部門之間溝通交流機制的建立需求。

2.3 加強信息化建設

加強信息化建設，有助于推動醫療設備檔案管理整體效能與安全性提升。落實醫療設備檔案管理平臺建設的首要工作，是要保障檔案管理平臺各項功能的健全性。為此，首先需要挑選業務能力突出的信息化建設團隊，幫助醫院合力搭建醫療設備檔案管理信息化平臺。為保證該平臺各項功能符合醫院具體管理需要，則要求醫療設備檔案管理部門設置專屬崗位，做好與信息化建設團隊之間的溝通交流，保障平臺功能設計符合醫院實際需要。尤其要重視人工智能模塊的調教，做好系統更新，賦予信息化平臺更多的智能性。例如在醫療設備使用維護信息歸檔時，做好歸檔項的提醒;在信息調度時，輸入關鍵詞即可提供檢索幫助等，加強檔案的利用效率。另外，在醫療設備檔案管理工作中，還需進一步強調對檔案信息安全性的建設。要求加強信息安全培訓，保障檔案管理人員的操作規范，同時能夠靈活使用各種防火墻軟件，對檔案信息進行妥善保護。要做好信息儲存工作，避免數據丟失對醫療設備檔案管理工作造成的損失;建議做好云儲存與線下硬盤儲存雙向信息儲存工作。

2.4 強化績效管理

有關領導要注意加強并完善針對醫療設備檔案管理崗位的績效激勵機制。通過專家函詢、德爾菲法等方式，構建一套系統、完善、科學的績效激勵評價體系。確?？冃е笜说脑O置契合醫療設備檔案管理崗位人員的工作實際，同時確?？冃Ч芾眢w系中物質激勵與精神激勵相結合，從而關注對員工的精神引領。另外，物質激勵不僅要強調對員工薪資的激勵，更要包含員工晉升、高階業務培訓名額篩選等多途徑的激勵方式，從而滿足不同員工的實際激勵需要。還需注意落實配套的績效反饋機制，并在績效考評過程中納入容錯糾錯機制。將激勵結果作為對員工未來工作提升的參考依據，開展針對化培訓;使員工明確在上一績效考評周期內，自身工作的不足之處及需要注意的地方。注意對工作改革過程中，因一些不可抗力導致的工作失誤問題，組織上要采取寬容的對待態度，以此為肯辦事、敢創新的員工提供良好的工作平臺;而非一味地通過負激勵管理，以懲罰打壓員工的工作積極性[5]。

3 小結

本次研究主要探討公立醫院醫療設備檔案管理現狀中存在的難點與問題，如人員意識不強、信息化建設落后等。解決上述難點與問題，需要將未來的工作集中在提升人員認識、構建部門間的溝通交流機制、加強信息化建設、強化績效管理等方面。落實好相關工作，能夠有效推動公立醫院醫療設備檔案管理工作品質，幫助醫院更好地響應新醫改政策。

參考文獻：

[1]潘秋杉，周鷹，陳黎.加強醫院醫療設備檔案精細化管理探究[J].卷宗，2021，11（4）：9-9.

[2]方鳳萍.新形勢下如何加強醫院醫療設備檔案管理[J].卷宗，2021，11（7）：4-5.

[3]鄧思建，鄔江濤.醫療設備檔案管理完整性研究[J].現代醫藥衛生，2021，37（14）：2500-2502.

[4]趙瑞.關于醫院醫療設備檔案信息化管理的探究[J].科學與信息化，2021，6（13）：129-130.

[5]劉柳.以信息化管理系統構建醫療設備電子檔案的探討[J].辦公室業務，2021，30（3）：85-86.