基于智慧校園環境下的高職院校檔案信息化建設探討

國艷秀

摘 要：隨著智慧校園建設行動在各大院校中實施，人們越來越注重信息化建設在學校檔案管理中的重要應用。高職院校信息化建設工作具有十分重要的作用，不但能夠有效實現對檔案內容的管理，還可以方便存儲，有利于提升工作人員的工作效率，并且能夠實現信息資源共享。本文針對智慧校園的概念進行闡述，然后分析高職院校檔案信息化建設的重要性和現階段存在的問題，并提出相應的解決策略，能夠更加有效地通過信息技術來進行高職院校的檔案管理工作，進而實現高職院校的高效管理。

關鍵詞：智慧校園;高職院校;檔案管理;信息化建設

在智慧校園環境下，高職院校檔案的信息化建設取得了一定成效，但是現階段還存在一定的問題，如缺乏對信息化檔案建設的正確認知、缺乏科學化的管理體制、缺少專業的信息化人才、對檔案管理安全意識的重視程度不夠等。

一、智慧校園概述

1.智慧校園概念

智慧校園指的是一種以物聯網為基礎的一體化校園環境，能夠通過相關信息化系統將學校的教學、管理以及校園文化的相關內容進行一定程度的融合，從而能夠更好地實現對學校建設的全面洞悉、智能感知和精準預測。智慧校園以網絡技術為基礎，同時融合大數據、物聯網等技術，為高校建設和發展提供數據支撐和可視化分析，實現高效的教學科研和管理服務。智慧校園能夠為師生提供一個個性化的信息綜合平臺，更好地為師生成長服務。同時，將計算機網絡技術融入學校的各個環節之中，促進互聯互通和協作發展。通過智慧校園搭載網絡平臺，可以實現與外界的交流。智慧校園不但能夠利用信息技術來實現人事管理、訪客登錄、門禁安全等相關工作，還能夠更好地進行圖書館、庫房、教學樓等方面的管理工作，有效實現學校管理質量的提升。

2.智慧校園特點

智慧校園具有非常廣闊的網絡覆蓋面，在進行校園網絡基礎設施建設時，網絡是其中最重要的因素，通過網絡建設可以更好地滿足校園工作的網絡需求。此外，智慧校園還具有高度集成的系統服務，既能夠通過該系統進行高職院校科學研究、教學管理，也能夠實現校園一卡通服務，還能夠進行數據存儲，實現檔案信息化管理工作，從而實現多種類、多方面信息服務。智慧校園還具有信息共享性的特點，能夠通過平臺查閱來進行相關信息的查找，從而能夠更加有效地實現信息互通，提高工作效率。

二、智慧校園背景下高職院校檔案信息化建設的重要性

1.方便檔案管理

在高職院校進行檔案信息化建設工作具有十分重要的作用，通過檔案信息化管理能夠更好地促進對相關檔案內容的操作，實現檔案工作的科學化、智能化管理。高職院校的檔案類目繁多、覆蓋面廣，包括行政管理、黨群建設、外事活動、設備采購、教學管理、學科建設、學籍管理、財務報表、工程建設以及學生個人檔案等。按照檔案管理要求，在日常檔案管理工作中需要先區分類目，進行分類管理。紙質檔案在進行管理工作時十分麻煩，不但會占用非常大的空間，查找分類也十分復雜，往往需要花費工作人員巨大的精力和時間。同樣，相關檔案查閱時也十分煩瑣，很容易出現找不到的情況，為相關工作帶來一定的困難。而檔案信息化管理能夠通過關鍵詞的搜索立刻找到相關資料，如果庫房達到全部數字化并實現OCR識別，則可以根據回憶或相關內容進行模糊搜索，大大提高了工作效率和查找成功率。

現在大多數高職院校安裝了檔案管理軟件系統，通過存量的不斷數字化和增量的電子化形式持續更新檔案數字庫，為智慧校園提供了基礎和前提。有的高校為快速推進智慧校園建設，把辦公軟件與檔案系統進行對接，建立兩個既獨立又相互關聯的數據庫，實現兩個數據庫的相互轉換和利用。這樣既方便了檔案管理人員對檔案的甄選和鑒定，為歸檔節省了環節和時間，同時又有利于查詢人員快速查找相關內容，辦公效率也得以提高。

2.便于檔案存儲

高職院校檔案管理工作的信息化建設具有十分有效的作用，通過信息化檔案管理可以方便相關資料的存儲。高職院校在實現信息化之前進行檔案資料存儲時，一般都是通過紙質材料來進行存放，非常容易出現丟失的情況。有時會因為保存不當而出現缺頁、少字的情況。還會受溫濕度和庫房保存條件限制，檔案資料長時間放置也會發生一定的腐蝕、風化，造成字跡不清的問題，這些因素直接制約了檔案管理工作質量的提升。同時，紙質檔案會占據一定辦公空間，借閱次數頻繁也容易導致檔案磨損嚴重，如果保管不當還會造成遺失。高職院校實現了檔案信息化管理后，可以將檔案資料存儲在云端，不會占用學校的空間資源，不會受限于存儲空間，查找利用十分方便。這種存儲方式理論上可以無限復制，不會造成字跡不清或者出現缺頁少字的情況，有利于高校檔案管理。

3.實現檔案共享

通過高職院校檔案信息化建設能夠更好地實現檔案資料的共享，學校有很多非常寶貴的資料，紙質檔案可能只有一份，在進行資源共享時非常容易丟失，將會造成不可估量的后果。同時，受限于載體，在進行信息共享時利用不便，無法滿足高校日新月異的發展需要。建成檔案信息資源共享網絡平臺，在安全保密基礎上實現各平臺和網絡的互聯互通，實現檔案資料的共享指日可待。用戶可以利用信息網絡來進行傳輸或下載，可以進行一定份數的復制。原始材料只要轉變成云存儲形式，減小了借閱頻率，從而能夠保證檔案資料的完整性。數字化檔案以完整清晰的規范化形式一定程度上克服了紙質檔案的時間和空間儲存的局限，工作人員可以通過網絡平臺進行操作，通過關鍵詞搜索進行檔案文件的查找，從而有效促進檔案管理工作效率的提升。

檔案管理并入智慧校園后，傳統的上門借閱形式也發生了變化。可以實現異地遠程查詢，通過智慧校園身份認證后可以自行登錄檔案平臺，進行檔案網上預約查詢。檔案管理員查詢到相關檔案后，根據用戶需求把其需要的檔案或以數字化形式發送客戶，或以實物寄出。滿足了客戶不需上門就可以實現查檔的要求，也為檔案管理人員預留了充分的時間，從而大大提高檔案工作效率。

三、高職院校檔案信息化建設存在的問題分析

1.缺乏對檔案信息化建設的正確認知

相對于其他部門，高職院校的檔案管理人員年齡偏大，檔案業務工作能力強，對紙質檔案的管理嚴謹細致。但隨著智慧校園的迅猛發展，檔案管理人員對檔案信息化建設認識不足。很多高職院校在進行信息化檔案管理工作中，經常會有意識地選擇那些相對簡單的資料進行信息存儲，如上級下發的文件、高校制定的管理制度等。而像學籍檔案、建設工程檔案等往往還是以紙質載體進行保存。一些高職院校工作人員缺乏正確的思想意識，在進行信息化檔案管理中，不重視該系統的共享性，忽視信息檔案的安全性，沒有進行保密設置，從而造成信息外泄，威脅到信息安全建設。在實際工作中，個別的檔案管理人員因缺少服務意識，沒有有效進行相關檔案資料的分類歸檔，讓整個查閱工作變得更加復雜，無法實現高效管理。思想意識的散漫為檔案信息化建設設置了重重障礙。

2.高職院校缺乏科學化的檔案管理體制

高職院校的信息化建設是以檔案業務等前端工作為根基，檔案業務水平高低決定于檔案工作的科學化管理體制健全與否。檔案工作與別的部門工作有所不同，有其自身的規律和特點，高校決策者如果對檔案日常工作流程和標準規范不甚了解，或者放手不管、聽之任之，或者指手畫腳、求全責備。如果完全通過個人喜好來進行相關工作的安排，就會對整個高職院校的檔案管理工作造成一定困擾，影響檔案工作成效。同時，高職院校檔案工作要想順利開展，也離不開各部門的大力配合。建立一個高效、運轉良好的檔案管理網絡，調動各部門檔案兼職管理員的積極性和主觀能動性，實現檔案的高效立卷歸檔，做到檔案收集應歸盡歸，這也是高職院校需要充分重視的問題。

3.缺少專業的信息化人才

雖然很多高職院校已經開展了檔案信息化管理工作建設，但是因為缺少專業的信息化人才，檔案信息化建設遇到一些問題。檔案與信息化結合是未來趨勢，也是高職院校智慧校園建設的重要部分。這就要求檔案管理人員必須適應當前信息化建設需要，提高信息化技術水平，把檔案工作的各個環節與信息化建設相融合，實現安全有效利用。高職院校有些檔案管理人員信息化知識層次不高，實操能力差，計算機系統操作不夠熟練，查找利用速度慢，影響了工作效率。檔案管理人員因缺乏一定的信息技術常識，經常會因為操作失誤而造成一定的損失，導致檔案數據丟失，給高職院校帶來損失。檔案信息化建設使很多檔案管理人員面臨知識和技術操作上的新挑戰。

4.缺乏檔案管理安全意識

高職院校檔案信息化建設起步晚、發展快，檔案信息化速度加快，檔案管理人員的信息化意識還未跟上時代需要，檔案的信息化安全意識比較薄弱。在實際工作中為圖方便而不進行檔案管理軟件的密碼設置，使其他人員都能夠進行登錄操作，對數據庫的安全和完整造成威脅。因管理不當出現數據誤刪或出現數據被盜的情況，導致信息無法恢復或是信息泄露，對學校造成一定影響。

四、高職院校檔案信息化建設解決策略

1.增強檔案管理人員信息化意識

整體來看我國檔案信息資源共建共享技術手段相對落后，檔案信息的服務方式目前仍然以館藏介紹、目錄查詢為主，館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用還不是最常見的方式。盡管有些高校已經意識到檔案信息化的前景，并從理論和實踐上努力加以組織推動，但由于檔案信息資源共建共享缺乏統籌規劃和宏觀調控，缺乏相關法律法規和管理制度的保障，“各自為戰”“重藏輕用”使各高校的檔案信息化建設自成孤島。身為檔案管理工作人員，希望實現檔案信息資源的共享互通，卻不主動參與檔案信息資源共建，只關注本部門的檔案信息資源管理，而忽視學校的檔案信息資源整合，這給檔案信息化建設帶來了很多困難。

作為智慧校園的重要組成部分，為了能夠更好地進行檔案管理信息化建設工作，應該增強檔案管理人員的信息化意識，建立正確的科學管理觀念。高職院校在構建相關管理機制時，不應硬搬照抄其他院校的制度，而應該在充分了解的基礎上，根據自身狀況來進行制度設計，特別是可以配備相當數量的信息化專業人員來從事檔案管理工作，快速實現檔案信息化。

檔案管理人員在工作中樹立信息化意識，以檔案信息化為先，在有條件下實現存量特別是檔案庫房整體的數字化，并與各種載體相配套建立各個類目的對應數據庫，從檔案信息化入手提高工作效率，提升服務意識。檔案工作人員還要樹立信息資源共享意識，在網絡安全背景下對教師和學生進行不同程度的開放，提供更快捷、更方便、更人性化的服務。

2.專業信息化人才的培養

為了能夠更好地進行檔案信息化管理，高校應該進行信息化專業人才的招聘和培養工作。學校可以針對具有一定信息技術基礎的人才進行招聘，然后根據需要進行檔案工作方面的培養，更好地實現對人才的利用。高職院校中原有的人才可以通過信息技術培訓，讓他們熟練進行計算機操作，還應該使其增強對信息軟件的了解，這樣才能夠提高日常的工作效率。同時，還應該對檔案管理人員進行信息安全問題教育，使其能夠具備一定的安全防范意識，規避檔案信息安全風險。還應該對檔案管理人員的職業道德進行培養，樹立“只有德才兼備之人才能夠勝任這份工作”的意識，讓其能夠在工作中認真負責，進而提高工作質量。

3.不斷完善信息化檔案的管理體制

為了更好地進行信息化檔案管理工作，建立完善的管理體制是十分重要的。首先，應該建立考核制度。通過考核能夠對工作人員的日常工作質量進行分析和評判。工作人員的信息技術以及日常工作技能也納入考核，只有符合技能標準才能夠繼續進行工作，如果考核失敗，則需要接受學校組織的培訓，直到考核合格為止。其次，建立獎懲制度。工作人員的表現十分突出時，可以進行一定的獎勵，出現重大失誤時，則要進行必要的懲罰，這樣才能夠在很大程度上提高工作人員的責任感，有利于促進工作質量的提升。最后，還應該建立監督制度。對工作人員的日常工作行為進行監督，一旦出現工作不認真或者有損學校利益的行為，需要進行相應的處理。智慧校園背景下檔案日常考核可以通過大數據獲取，從而為考核提供令人信服的依據。

4.加強信息化檔案管理的安全防范

信息化檔案管理工作中最重要的就是網絡安全管理工作，因為網絡極其容易受到黑客攻擊，特別是電腦病毒，會對整個計算機網絡系統的正常使用帶來威脅，也會導致檔案信息內容出現泄露。因此，管理人員需要熟知一系列安全防范措施。例如，可以在電腦上進行殺毒軟件的下載、定期進行病毒查殺，保證電腦系統的安全，以及進行防火墻的設置，保證計算機系統的安全。檔案管理人員也應該注意，不要在電腦上下載與工作無關的軟件。還應該利用一定的網絡技術保證檔案信息的安全，如登錄系統軟件時，只有通過工作人員的密碼才能夠登錄，保證檔案信息不會被篡改或破壞。為了防止檔案信息在網絡傳輸的過程中被截獲，可以運用加密技術進行相關檔案資料的加密，傳輸結束后進行解密，這樣能夠有效防止黑客攻擊，保證檔案信息的安全。

五、結語

綜上所述，為了能夠更加有效地實現高職院校的檔案信息化建設工作，管理人員需要對其具有正確的認知，同時也需要進行相關人才方面的培養，創建完善的管理體制，促使信息化檔案管理工作質量的提升。此外，更加應該注意信息化建設中的網絡安全問題，對學生以及教職工的個人信息應該進行保密，有效進行網絡危害的預防，從而更加有效地進行檔案信息化建設。

參考文獻：

[1]張美英.基于“智慧校園”推進高職院校檔案信息化建設[J].中國信息化，2021

[2]徐 健.智慧校園環境下高職院校體育信息化建設的探討[J].當代體育科技，2020

[3]吳 暉.基于智慧校園環境的高職院校檔案信息化建設研究[J].信息與電腦（理論版），2020