辦公自動化環境下醫院檔案管理工作探析

文/鄒 艷

在辦公自動化環境下，醫院檔案管理模式逐漸走向信息化和辦公自動化，有效提高了醫院檔案管理的質量和效率。現階段醫院推行檔案管理辦公自動化存在一些問題，需要相關人員研究解決，將醫院檔案管理辦公自動化的優勢發揮出來。

1 辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

1.1 醫院檔案管理工作重要性認識不足

由于醫院的相關領導自身對醫院檔案管理工作重視不夠，導致落實醫院檔案管理工作時自然執行力度不強，檔案管理人員在進行醫院檔案管理工作時積極性和主動性不高，思想上沒有得到統一，凝聚力低下，醫院檔案管理工作難以進行且效果不明顯。

1.2 醫院檔案管理工作存在滯后性

一些醫院檔案管理工作的方式方法仍然沿襲傳統的管理方式，沒有適應新醫療政策下醫院檔案管理工作的新要求，也沒有結合醫院自身發展的實際情況制定新的醫院檔案管理工作制度，工作模式固化，方式單一，內容枯燥，導致員工的工作積極性不高，不利于創建良好的醫院文化和工作氛圍。

1.3 醫院檔案管理工作人員的綜合素質不高

現階段，一些醫院的檔案管理工作由其他崗位人員兼管兼任。這在一定程度上節約了人員支出成本，但是醫院檔案管理工作本身是一項專業性較強的工作，要求其從業人員必須具備較強的檔案管理知識和經驗，并熟知其工作流程。因為沒有配備專業的醫院檔案管理工作人員，導致在實際工作開展過程中經常出現數據資料收集不全面以及分類不合理、檔案資料的真偽不明等問題，加大了醫院檔案管理工作的難度，降低了醫院檔案管理工作的質量。

2 在醫院檔案管理工作中應用辦公自動化的優勢

2.1 實現數據共享

辦公自動化在醫院檔案管理中的應用主要是通過網絡平臺，保障辦公自動化傳輸的便捷性、有效性和時效性，達到辦公自動化資源共享和流動有序的管理目的，在醫院檔案管理中起到了十分重要的作用。首先，可以運用電子化處理方式來整合醫院檔案信息資源，進而達到自動化的查詢、調用和共享；其次，醫院檔案管理的目的是將復雜無章的電子文件檔案、資料、數據進行整合、存檔和調用，辦公自動化在這一方面提供了不可取代的技術支撐，實現醫院檔案管理的資源共享，減少不必要的資源消耗；最后，在醫院檔案管理中運用辦公自動化符合時代發展的需求，醫院檔案數據辦公自動化的價值隨著發展日益凸顯，只有將這些醫院數據檔案的價值充分發揮出來，才能實現讀取共享。

2.2 節約成本，提高管理效率

在醫院檔案管理工作中，由于辦公自動化，電子文件檔案的數據數量大，具有多元化特征。傳統的醫院檔案管理工作一般都是由人工進行，工作效率低且不能保證準確率，造成了很多誤差。在醫院檔案管理工作中運用辦公自動化，利用辦公自動化的時效性、便捷性和準確性，能有效彌補傳統醫院檔案管理工作中的不足和人工導致的誤差，不僅能夠提升醫院檔案管理的效率和質量，還能有效節省人力成本、資源和時間。

2.3 為醫院檔案保存提供保障

在傳統的醫院檔案管理中，各類檔案資料和數據大多以紙質版本的形式存放和保存。如果保存不當會造成紙張損壞、蟲蛀、墨水風化、人為損壞、偷竊等影響檔案查閱利用的問題，造成損失。如在醫院檔案管理工作中運用辦公自動化，能通過網絡平臺和數據庫將辦公自動化電子文件檔案、資料、數據進行加密存檔和備份，為醫院檔案保存提供保障，還節省存放紙質檔案的空間，提高辦公自動化資源利用率。也可以借助可移動硬盤儲存、U盤儲存等方式對辦公自動化資料、數據進行保管，提高辦公自動化資料、數據可使用性特征。

3 在醫院檔案管理工作中辦公自動化的具體應用途徑

3.1 建立健全檔案管理組織領導架構

基于新時代背景，醫院的檔案管理工作應順應時代發展要求，建立健全檔案管理組織領導架構，對檔案管理工作做出科學有效的決策和指導，為新時代醫院檔案管理辦公自動化制定發展規劃，增設專項分管信息化管理的崗位。組織制定科學合理的制度及嚴格的組織紀律，實時對海量的醫院檔案信息進行分類、歸納和整合，優化其管理方式，保證醫院檔案的完整。

3.2 創建檔案辦公自動化系統

醫院檔案信息的分類、整理、開發、利用，需要功能較強的檔案信息化管理系統來支撐。如果要在檔案信息管理上充分地體現辦公自動化系統的價值，使辦公自動化系統實際應用于醫院的檔案管理工作中，就要從醫院檔案管理工作的實際情況出發，建立一個電子檔案管理系統，并對其內容及形式進行優化升級。在運用現代化信息技術的同時注意保留現有檔案信息管理技術上的優點，繼而研發專業性的電子檔案管理系統，滿足檔案管理需求。在建立檔案信息管理系統的同時，注重安全方面的考慮，特別是在系統建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網絡安全防火墻，保證醫院檔案辦公自動化系統不被病毒感染，確保醫院檔案辦公自動化系統的完整性，與此同時要提前做系統發生故障后的處理方案，以免醫院檔案辦公自動化因系統故障造成損失。

3.3 做好醫院傳統檔案管理工作

辦公自動化在醫院檔案管理中的應用不代表傳統檔案管理就要消失，二者的關系不是相互取締，而是應該做到相互結合。醫院檔案管理辦公自動化是依靠辦公自動化與網絡智能的結合，但是傳統醫院檔案管理與辦公自動化的聯系也十分密切。事實上，醫院檔案管理辦公自動化是以傳統醫院檔案管理為基礎，繼承了醫院檔案資源的形成、整理、儲存、檢查、保管、鑒定、統計等業務。二者的差距只是服務技術手段的不同，傳統醫院檔案管理是運用紙質的實體醫院檔案依靠面對面服務，而辦公自動化醫院檔案管理是運用辦公自動化、數字辦公自動化、資源共享等依靠在線歸檔、存儲、管理和服務。首先，傳統醫院檔案管理是開展辦公自動化檔案管理的基礎，應推進傳統檔案的數字化；其次，醫院檔案管理的儲存要做到紙質與辦公自動化、數字化長期并存。綜上所述，為了保護醫院檔案的完整性、安全性、實用性和便捷性，需要辦公自動化檔案管理和傳統檔案管理二者相互結合，相互依托，形成多元化發展趨勢。

3.4 建立完善的管理隊伍，提升醫院檔案管理人員專業素養

隨著辦公自動化技術在醫院檔案管理工作中的普遍應用，對醫院檔案管理人員專業素養也提出了新的要求。首先，醫院方面可以提升招聘醫院檔案管理人員“門檻”，盡可能聘用工作經驗豐富、業務能力強、熟悉工作流程的專業人才，提升醫院檔案管理部門整體的能力和素質；其次，醫院可以聘請相關的檔案管理辦公自動化專家對醫院檔案管理人員進行有針對性的專業培訓，使其了解到在醫院檔案管理工作中運用辦公自動化技術方面最前沿的理論知識，并熟練掌握在檔案管理工作中運用辦公自動化技術的工作流程及應用辦公軟件的基本方法；再次，醫院可以為檔案管理人員經常舉辦一些有關辦公自動化檔案管理的業務交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關實踐活動和技術交流活動，聘請專家對醫院檔案管理人員進行工作講解和指導，傳遞先進的管理理念，增強醫院檔案管理人員的學習積極性和自覺性，提高檔案管理人員的專業素養和技能水平，進而促進辦公自動化檔案管理的良性發展。

綜上所述，在醫院檔案管理中有效融入辦公自動化技術，是現代化醫院檔案管理的必然要求，能保障辦公自動化檔案材料、數據的完整性和保密性，增強醫院檔案管理工作的時效性、便捷性和可操作性，為檔案管理工作的可持續發展提供源源不斷的動力。