淺析中職學校文書檔案管理優(yōu)化策略及網絡信息技術運用

文/謝 蘭

近年來，國家加大了對中職院校的建設發(fā)展力度。2005年，國務院作出《關于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》，強調大力發(fā)展職業(yè)教育，不斷擴大中等職業(yè)教育學校的辦學規(guī)模，改善教學質量，加強辦學條件，提高學校管理水平。這對中職學校是難得的機遇和挑戰(zhàn)，也對學校文書檔案管理工作提出了新的要求。順應時代發(fā)展，充分運用網絡信息技術，改革和創(chuàng)新文書檔案管理模式，優(yōu)化中職學校文書檔案管理工作，勢所必然。本文試對中職學校文書檔案管理優(yōu)化策略及網絡信息技術運用若干問題進行探討。

1 優(yōu)化中職學校文書檔案管理工作的必要性

1.1 滿足現(xiàn)代信息交流需要，實現(xiàn)檔案資源有效利用

當下中職學校文書檔案在學校發(fā)展中的作用逐漸凸顯，文書檔案數(shù)字化管理體系正在逐步建設和完善中。無論是在工作還是生活中，通過該管理模式，可以讓不同部門擁有文書檔案信息的便捷共享機會。在文書檔案數(shù)字化管理體系有效運轉之下，能更好地全方位管理檔案信息資源，以滿足信息交流的實際需要。

1.2 符合當前檔案管理要求，推動學校教育教學發(fā)展

在學校建設發(fā)展過程中想要體現(xiàn)文書檔案的價值，就要最大限度保證文書檔案管理的功能價值充分體現(xiàn)出來，為此，必須將數(shù)字化管理體系有效運轉其中。通過數(shù)字化管理模式的搭建，借助現(xiàn)代網絡信息技術的有效運用，保證文書檔案信息資源得到更好的管理、整合和利用，在發(fā)揮數(shù)字化管理價值的同時，保證文書檔案管理展現(xiàn)出應有的功能和作用。

1.3 為檔案管理提供完善的方法，實現(xiàn)規(guī)范化管理

為適應社會及學校的發(fā)展，檔案工作需要不斷地創(chuàng)新形式，并借助現(xiàn)代化管理方法，有效推進文書檔案的優(yōu)化管理。在這一目標的實施下，推動學校檔案工作向著制度化、規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。如通過采取合理的實施策略，在逐漸完善管理模式之下保證學校及有關方面運用文書檔案更加方便、快捷，也彰顯出文書檔案管理的價值。

2 中職學校文書檔案管理工作存在的主要問題

2.1 有關人員對檔案工作的認識有偏差

一些中職院校只關注教育教學工作的開展情況，忽略了檔案管理等其他輔助性工作所存在的問題。在檔案管理中，文書檔案管理特別受到忽視，沒有納入應有的議事日程。學校對檔案管理工作必要的人力物力財力投入較少，文書檔案管理工作進展緩慢。中職院校檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)性的技術指導，自身對專業(yè)知識掌握不夠，規(guī)范化管理檔案的意識不強，檔案整理不合乎標準的情況時有發(fā)生。一些學校對檔案工作人員在評優(yōu)選先及職稱評聘等方面力度不夠，致使工作人員缺乏工作積極性，直接影響檔案工作的效率和文書檔案的管理質量。

2.2 學校檔案管理信息化建設不足

隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代網絡信息技術已經應用于經濟社會發(fā)展的各個領域。就學校教育教學及其他工作發(fā)展的現(xiàn)狀來看，現(xiàn)代信息技術的應用在不斷進步和加強，但是在中職院校檔案工作中，尤其是在文書檔案管理中，檔案工作人員對信息化的認識還不到位，沒有充分認識到其重要性。同時，檔案管理的信息化技術的加強與發(fā)展需要有一定的資金及設備、人力的投入，這也在一定程度上阻礙了文書檔案管理信息化建設工作的進行。學校對檔案管理的忽視，往往導致對信息化建設中的資金投入有限，進而造成檔案管理信息化水平落后，檔案資源得不到有效而長遠的發(fā)展和利用。

2.3 學校檔案管理工作缺乏規(guī)范性

在日常工作中，我們會經常遇到由于檔案文件材料的質量不合格，導致文書檔案管理工作很難順利及規(guī)范性地開展和實施的情況。如在很多文書檔案管理工作開展的階段，文件材料經常會出現(xiàn)文件格式不統(tǒng)一和不規(guī)范、紙張和字體大小不一、處理流程不規(guī)范等問題，增加了管理難度。還有學校檔案資料的收集不及時，往往存在拖延情況，影響了檔案材料的齊全完整。有時檔案管理人員沒能及時督促收集，部分文件資料在部門內部存在丟失情況，使一些重要的檔案難以歸檔。

3 中職學校文書檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 樹立數(shù)字化文書檔案管理意識

首先應該對文書檔案管理工作擁有準確的認識，有關領導、部門和人員應有一定的前瞻性，對文書檔案數(shù)字化管理工作引起足夠的重視，加強對這方面工作的資金投入，以先進設備技術作為支持，為數(shù)字化管理工作的開展提供設施支撐。工作人員也應獲得相應的技術引導，為順利開展工作做好準備。應從文檔一體化管理入手，以創(chuàng)新理念作為出發(fā)點，將管理過程中需要的硬件設施有效更新，并配備先進的軟件和良好的安全設備。應研發(fā)完善的文書檔案管理軟件系統(tǒng)，讓中職院校文書檔管理工作實施更加有力。與此同時，工作人員也需要認識到文書檔案管理工作的重要價值，更新文書檔案管理思想，跟隨科學技術發(fā)展腳步，立足新時代文書檔案管理的具體需要，形成正確的文書檔案管理思維，增強工作的自覺性和主動性。

3.2 加強制度建設并保障執(zhí)行力度

學校檔案工作的順利開展離不開系統(tǒng)而完善的檔案管理制度的保障。因此，中職學校檔案管理部門應嚴格按照國家、省市檔案主管部門和教育主管部門的要求，結合本單位實際工作和發(fā)展現(xiàn)狀，制定切實可行的檔案管理制度，并能與時俱進地對學校陳舊過時的管理制度予以修訂，加強對制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查，為檔案工作提供有力的制度保障，推動學校檔案事業(yè)向前發(fā)展。應制定實施中職學校檔案收集歸檔制度、檔案信息系統(tǒng)管理制度、檔案查詢利用制度、檔案安全保密制度、檔案保管銷毀制度等規(guī)章制度，使檔案工作的幾個重要方面有所遵循。

3.3 改進并加強檔案收集歸檔工作

根據(jù)國家及省市檔案部門相關政策的要求和業(yè)務規(guī)范，學校應對各部門形成的檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則。檔案管理人員應從不同的渠道保障歸檔文件材料的齊全完整。同時，檔案工作人員在平時的工作中要注重培養(yǎng)自己不拖延、不怠慢的工作態(tài)度，及時完整地收集好各類文件材料。合理詳細地制定歸檔計劃是科學、規(guī)范整理各類檔案的關鍵，對于文書檔案而言尤為重要。通過制定合理具體的歸檔計劃，使文書檔案管理工作有條不紊地開展。首先，學校及檔案管理部門要確定好應規(guī)檔文件的范圍；其次，是對確定需歸檔文件材料的分類整理標準；最后，根據(jù)具體的整理原則和方法對其進行歸檔和整理，從而減少學校檔案資料的丟失并便于查找和利用，提高文書檔案的管理效率和水平，充分體現(xiàn)檔案工作在學校教育教學工作發(fā)展中的重要價值。

3.4 加快推進文書檔案管理信息化建設

要優(yōu)化中職院校文書檔案管理工作，推進檔案管理信息化建設是非常重要和可行的途徑，應當切實加快推進步伐，全面實現(xiàn)文書檔案管理信息化、數(shù)字化。應創(chuàng)設信息化管理機制。在檔案信息數(shù)據(jù)收集當中，必須以精確高效為基礎，然后在復制、保存等方面，檔案數(shù)據(jù)應該達到統(tǒng)一原則。同時，電子檔案要按照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式，實行電子檔案管理模式。應配備并及時更新檔案信息化建設硬件設施設備，確保推進檔案信息化管理的硬件條件。應加強中職學校檔案管理信息系統(tǒng)建設，開發(fā)適應學校檔案管理實際需要的系統(tǒng)平臺，為信息化建設提供重要的技術支撐。應按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的原則，大力推進傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，加強對新增電子文件檔案的電子化管理。應加強檔案信息系統(tǒng)安全保障工作，對檔案信息資源進行有效保護，避免網絡黑客的非法侵入，抵抗病毒的侵害，加強電子文書檔案信息材料的備份工作，確保檔案信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。

3.5 提高檔案工作人員的綜合素質

要推進中職學校檔案管理工作，配備并培養(yǎng)合格的檔案管理人員十分重要。因此，在平時就要注重加強檔案管理隊伍的素質鍛煉和培養(yǎng)，尤其要提高文書檔案管理人員的業(yè)務素質能力以及對文書檔案工作的認識，從實際出發(fā)，多渠道、多形式、有計劃地進行培養(yǎng)和教育。與此同時，還應根據(jù)新的管理理念和相應專業(yè)技能的需求，逐漸提升管理人員自身的綜合能力和素質。應針對中職院校文書檔案管理工作人員做好實踐培訓，使其掌握現(xiàn)代化信息技能，能熟練對文書檔案進行有效的收集和整理。另外，結合具體工作要求對工作人員的管理知識和能力及時有效更新，使檔案工作人員的技能和綜合水平得到全方位提高。還應通過建立獎懲機制，提高工作人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。一方面要公平保證檔案工作人員在職務晉升、職稱評聘、福利待遇等方面享有與其他崗位平等的權利，保持骨干的穩(wěn)定性；另一方面針對消極懈怠的工作人員實行相應的懲罰，保證工作人員更好地提升自己，擁有良好的工作態(tài)度，從而保證文書檔案管理以及整體服務效果的提升。

綜上所述，中職院校應高度重視文書檔管理工作，有效完善文書檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理工作方法，加快檔案信息化建設步伐，充分詮釋文書檔案管理工作的優(yōu)勢和價值。只有高度重視文書檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作方法，才能使之順應新時期檔案事業(yè)的發(fā)展需要，更有效地實現(xiàn)檔案和檔案部門的價值，促進中職學校教育教學事業(yè)的發(fā)展。