基于財務視角談合同管理中財務風險防范— 以A公司為例

許芬芬 浙江德斯泰新材料股份有限公司

企業合同管理所涉及的內容較為廣泛，涉及經濟活動的各個環節，因此需要企業做好經濟合同中的財務風險管理工作。針對合同管理過程中所涉及的財務風險，不僅包含合同自身固有的或者極易引發的財務風險，也有客觀因素所引發的財務風險。因此，需要對合同管理之中的財務風險有一定清晰的認知，以此來采取有效的風險防范措施。

一、經濟合同中財務風險概述

經濟合同中的財務風險是指由于不確定性而導致的經營活動損失，以及因不可預見因素而產生經濟損失[1]。企業在簽訂合同時要注意防范與控制這些潛在和顯露出來且能夠被識別的風險。合同的管理不到位，導致公司在實際經營中出現了許多問題，因此要及時發現并解決問題。對于企業而言，合同管理是一項十分復雜且關鍵的工作內容。尤其需要財務管理人員參與到合同管理之中，以此為合同的相關決策進行數據分析等，為決策的科學性提供保障。同時，財務人員的參與也能夠有效地提升對各項經濟業務與會計信息質量的控制，減少由于不確定因素所導致的經濟損失風險，有效的控制合同管理的成本。所以公司在今后管理中必須加強重視合同管理工作，使之規范化。

二、A企業在合同管理中的現狀

目前大多數企業沒有設專人管理合同，部分企業雖有設專人對合同進行管理，但財務人員對合同管理參與程度較低，可能僅限于合同簽訂后留財務存檔。尤其是協議履行前期，財務人員對協議簽署方的經營范圍、協議履約實力，誠信資質等未進行核實評價[2]。協議履行時期，財務人員對協議具體內容、條件等缺乏認識，不能做出詳盡的解析，造成在簽訂合同時可能出現各種問題。協議簽署后，未跟進協議的落實情況，對協議落實過程中存在的問題發現不及時，從而影響企業經濟活動運行。財務人員只能通過業務部門傳來的相關單據，按照對應單據發生的業務進行記賬核算，對已經發生的業務卻沒有及時收到業務部的相關單據，財務人員未了解發生的業務，未做記賬核算；經濟業務信息傳遞不對稱導致財務數據缺失，使財務報表數據失真，影響報表使用者對報表的使用。

合同管理制度不完善，現階段A公司的合同管理制度不完善，在實際操作中存在很多問題。約定履行評審不明確，包括約定責任主體不清楚，協議擬定事項模糊不清、約定數額高低不相符、約定時間有誤、約定編號重復等[3]。合同簽訂程序不規范，如先交易后補充簽訂合同，先施工后簽訂合同、隨意變更、終止合同，隨意解除合同、臨時通知、口頭承諾等。這些都給A公司造成了一定程度上的損失與風險，同時也影響到企業正常生產經營活動。

合同管理部門與企業管理部門之間的溝通不暢也是關鍵的問題。合同管理部門與企業管理部門之間缺乏有效溝通，或者在工作之中未能夠充分考慮到其他部門活動，無法形成統一的意見，便會逐漸地走向孤立狀態。這一孤立狀態也會導致冗員冗務問題，對簡化合同審批流程存在不利，使得企業整體辦公效率不高，誘發財務風險。比如，部門之間缺乏有效的溝通會引起一些需要聯系企業實際情況制定的條目出現差錯，導致合同管理財務風險增加，并且一些因素有礙于企業的發展。

信息化水平滯后也是影響企業合同管理的重要因素。企業合同管理信息化水平低是現存的問題之一。部分項目合同管理當下情況相對分散，有關歸檔程序與相關標準要求等沒有進行明確的規定。同時，相關履約環節也并未進行科學的監督控制，履約之后的評估與總結工作也并未真正有效的實施，與合同管理相關的整體流程十分粗放。一些單位在合同簽訂方面所運用的是手工作業的形式，對于信息的收集與存儲等相對滯后，導致合同管理的整體信息化水平較低，繼而增加合同管理的成本。

三、加強合同管理的措施

A公司作為一家大型民營高新技術公司必須不斷完善現代經營方式與財務管理水平，提高自身競爭力。同時也要重視對相關法律法規及政策制度進行學習，結合本公司實際情況研究探索可執行的或者切實落實到位的合同管理方案等。通過上述一系列的措施，加強企業合同管理水平，降低風險發生的概率。

（一）建立和健全企業內控制度

制定相應的《經濟合同管理制度》和《內控管理制度》，這是對合同實行系統化、規范化、科學化、法律化管理的必要前提條件，也使得合同管理有明確的制度依據及主要保證。在《經濟合同管理制度》中，應當對經濟業務類型進行分類，不僅要對不同類型合同的訂立流程、審核辦法、審批程序進行明確規定，并且對合同的變更、補充、中斷、終止等事項進行明確規定。《內控管理系統》中應當確定合同用章OA辦理流程，規定合同專用章必須由財務人員管理，在啟用合同專用章之前需要先進行經濟合同用印辦理登記，財務人員及時進行有關經濟合同和公章使用的記錄與操作。針對重大投入和重大費用項目，明確責任，落實具體措施，并報公司財務總監及銷售總監審核和公司總經理審定。

（二）加強財務對合同管理全程監督

1.合同簽訂前，財務管理部門應當對合同相關文件進行全面的審查，確保企業能夠按照要求履行合約。對于銷售合同，應對客戶的信用等級、客戶資金支付、自身的履約能力、產品質量保證、違約風險、稅收等方面進行跨部門進行評審，財務部門重點對合同審評中涉及貨款回收期限和客戶支付方式、結算方式、結算條款和協議有效時間等方面的把關，降低合約履行過程中產生的財務風險。而對于政府采購合同，重點對供商應資質、產品交付能力、交付時間、支付方式、支付條件、稅收等方面進行評審。對于售后合同，重點對產品質量、付款期限等問題進行評審。

2.在締結合約時，協議由雙方法律代表人或委托代理人所訂立。經相關人員辦好的審批登記手續后，由國家財政部門專人加封合同專用章，由業務部門依法進行合同文本及相關資料的審批管理工作，并將合同原件抄送政府財務機構并存檔。政府財務管理機關在接到合同后進行審批，并填制合同管理臺賬。其合同管理臺賬表中清楚地記錄每份合同類型、簽訂單位、協議期限、簽約金額、協議執行狀況、支付情況等有關信息，以做好協議實施的全過程，合同受到監督，合同管理臺賬，可清晰掌握合同履行狀況和資金支出情況等管理狀況。必須嚴格按照規定的內容和要求執行，如果出現有問題或者是不完善之處，應及時與供方聯系解決；一旦發現存在漏洞或不足時要立即提出解決方案并采取措施加以補充解決問題；若遇到不可抗力因素導致無法履行合約或是沒有完成交付合同而需要補簽協議后才能簽署相關事宜，企業應當將問題處理完畢之后再次簽訂合同時再簽字、確認相關條款的完整性。

3.最后，財務人員要對合同執行的情況進行跟蹤，及時發現問題，并根據實際發生狀況提出有效處理方案。在跟蹤過程中不但要進行數據驗證工作，同時也要注意相關質量保證工作，要協調各單位積極檢查合同的交付、收回、開票、結算工作。對于財務條款內容方面企業在簽訂合同時就相關條款做出明確規定；在履行義務時要充分考慮到對方是否有能力承擔相應責任等因素影響而出現的風險；如果遇到了不可抗力、重大損失時也可以采取合理合法方式解決糾紛或者是通過法律途徑來解決問題等等，從而達到合同順利實施和實現雙方利益最大化的目的。

4.定期整理合同管理臺賬，將按時履行完成的合同進行驗收評價并歸檔，可為后續篩選合作方提供資源。對沒有按時執行完畢的條款，應當進一步監督業務部門及時跟進，記錄未能完成合同履行的原因，進一步做好合同履行工作，及時減少債權、債務的發生。企業要想更好地開展合同管理工作，就需要在思想上重視對財務管理和相關制度，并且將兩者有效結合起來。

5.建立健全合同管理人員考核機制與激勵措施：提高員工的積極性。對合同管理中出現問題，企業應該及時與相關部門進行溝通并采取相應措施。比如在簽訂合同時一定要注意條款內容、時間以及標準等方面都需要詳細規定好這些細節要求和規范；另外還應制定出完善獎勵制度：對于表現優異的職工給予物質或者精神上鼓勵；而對于一些工作態度不認真，甚至違反公司規章制度的員工則予以批評教育或降職處理。

（三）提高財務人員專業能力

在合同管理中，財務人員的工作主要是對合同簽訂、執行和監督，而不是單純地進行會計核算。因此要想更好地為公司提供服務就要做到以下幾點：第一企業的財務人員要具備專業知識，不僅僅是會計和審計方面的人才。第二在合同管理過程中需要具有豐富經驗。公司可以聘請一些經驗豐富、有相關工作經歷、熟悉法律法規等方面的高素質工作人員參與到其中進行指導與學習；同時還要對管理人員定期考核以提高其業務能力水平；第三則需要具備一定的法律意識以及社會責任感；第四是能夠正確處理各種矛盾沖突問題并及時化解糾紛，為企業贏得更多利潤空間和更高水平的財務人員隊伍建設基礎。總而言之，合同管理是一個全面系統性的工作。首先，企業負責人應該高度重視合同管理工作，明確合同管理在企業管理中的重要地位，建立健全的合同管理制度體系，設置專職的合同管理機構并配齊人員。其次，加強財務對企業合同管理的監督，確保合同管理工作的順利進行。最后，企業負責人要加強對財務人員隊伍建設。

（四）增強部門之間的溝通配合

企業應當推動財務部門參與到合同管理工作之中，展現財務部門的專業優勢。特別發揮其在風險識別與控制等方面的作用。針對現階段企業財務部門的工作情況，首要的任務是優化財務部門參與的積極性，后期監管方面的水平等。企業應當將相關工作交到合同管理部、合同管理小組方面，尤其是全權負責且明確出于財務部門具體的合作內容，對各項權責進行明晰，以此促使財務部門能夠審核合同簽訂、執行以及結算等方面的情況，尤其是該類環節之中可能涉及的財務風險，需要有效的提升其監督水平，同時對其實施預測與防范。如果其中涉及一些需要優化合同條款、可能出現財務風險的情況，也可以制定針對性的財務風險解決方案，站在專業化的角度來為風險的防控做好保障。

（五）運用信息化財務管理方式

站在企業角度分析，財務管理信息化建設還處于初期階段，需要重視系統功能的規劃，因此應當從以下三個方面進行優化。首先是站在全流程信息化的角度，綜合合同的立項到履約環節，對合同開展全流程閉環管理措施。其次，應當將集中開發與個性化間的問題開展綜合的分析，在科學調研與整體開發的基礎上，參照企業業務性質，進行個性化的開發。或者交給其他分公司，促使其能夠自行使用二次配置權限。再者是開展合同信息化系統開發之前，做好相關的調研工作，獲得關于系統接口開發方面的可行性評估結果。然后應當提前開通數據上報通道，在合同管理的系統之中，所涉及的合同立項、尋源以及授權管理等內容，同時包括各級公司之間的審批、交流以及反饋工作，因此應當開通該通道。最后，在進行系統開發之前，需要按照現有的情況優化制度內容，保障合同從立項到最終評估都可以獲得制度的全程保障。另外，也應當站在整體流程角度來樹立企業內部各項審批流程的通暢性。

四、總結

隨著中國市場經濟體制的進一步完善，民營企業的市場壓力加劇，許多公司都開始重視財務管理，而合同成為一個主要手段，在社會經營活動中也起到了無法取代的功能。但是目前我國對合同管理方面還沒有形成規范性和系統性。所以，必須加強對這些法律法規體系及其有關政策問題的調研分析和討論并提供相關解決辦法，以推動公司更好更快的執行合約關系；另外也要注意培育優秀人員，為企業成長創造條件，使其在競爭中立于不敗之地。