基于內控角度下的企業物資采購審計風險與控制策略

葉繼軍 四川省煙草公司眉山市公司

市場經濟環境下，審計工作的重要性越發凸顯，借助有效的審計工作，企業經營安全問題能夠得到有效緩解，整體效益也能夠從源頭上提高。在實施財務管理的過程中，完善的內部審計工作可以推動企業的可持續發展。物資采購在企業生產運營中發揮著不容忽視的作用，如果能夠以較低的成本采購到高質量的物資，可以幫助企業實現降本增效。而針對物資采購中存在的問題，應該加強審計力度，通過物資采購審計來防范采購風險，優化采購環境，推動企業的穩健發展。

一、企業物資采購審計概述

物資采購審計是指審計部門依據有關法律法規和企業管理規定，實施適當的審計程序，是對物資采購全過程實施的監督和評價，是財務審計與管理審計的融合。物資采購審計的主要內容包括審計物資采購內部控制、采購計劃、采購合同、采購招標、供貨商選擇、采購數量、采購價格、采購質量、物資保管、結算付款以及物資采購期后事項等[1]。

物資采購審計的內容體現在以下幾個方面：首先，需要對“該不該買”進行審計。采購計劃的編制是實施物資采購的第一步，從企業內部控制的角度，為幫助企業實現降本增效，更好地提升企業生產經營的可持續性，而采購計劃的編制依據、編制的科學合理性、物資采購的必要性、采購金額的預算（價格預測）等就顯得尤為重要，在制定好物資采購計劃后，需要對計劃進行審查，審查采購計劃審批手續的履行情況、資金的落實情況，采購計劃的制定是否符合企業發展的需求，如果采購計劃不合理，不僅會影響預期效益的實現，還有可能給企業帶來一定物資積壓和資金壓力，引發資源浪費的問題，影響企業的正常生產經營。同時還需要審查采購計劃的資金預算、價格預測的合理性，有效降低企業的采購成本。其次，需要對“何時購買”進行審計。及時有效地進行物資采購，可以最大程度的提高資金使用效率，減少物資庫存積壓，有效降低企業的資金周轉壓力，審查各采購實施部門的采購執行率、采購進度情況、存貨周轉率等，以確定好最佳的采購時間，在保證企業生產經營順利實施的同時，降低資金和倉儲成本[2]；然后，需要對“怎么樣買”進行審計。企業物資采購可以采用的方式有很多，如公開招標、競爭性談判、單一來源采購等，不同采購方式有著各自不同的特點，適用于不同的情況，需要合理進行選擇，對物資采購的價格進行控制。在對物資采購方式進行審計時，應該借助于專業知識和豐富經驗進行分析判斷，保證采購方式選擇的客觀性、科學性，這樣不僅能夠加快物資采購的速度，也能夠降低成本，減少人力物力方面的消耗；最后，需要對“采購誰的”進行審計。審計人員在對物資采購過程審查時，審計人員需要在對供應商進行審查的同時，制定出嚴格的篩選標準，選擇信譽良好且實力強勁的供應商，在保證物資質量的前提下，實現價格合理。在實施審計監督時，應該對招標文件和評議標準進行審查，確保不存在缺項漏項的問題，相關條款表述清晰，責任明確。

二、企業物資采購審計風險的類型

企業在實施物資采購審計的過程中，存在一定的風險，需要審計人員重視起來，做好風險類型的分析，為風險防范和應對提供參考。結合實際情況分析，企業物資采購審計風險的類型主要包括幾種：一是制度執行風險。部分企業在實施物資采購的過程中，并沒有嚴格依照相關制度來對各項工作進行落實，導致制度執行不到位，影響采購工作有效性的同時，也會引發相應的風險問題；二是采購執行風險[3]。實施采購過程中，可能會出現不法供應商通過提供虛假材料謀取中標、成交，采取不正當手段詆毀、排擠其他供應商，與采購人、其他供應商或者招標代理機構惡意串通，向招標代理機構行賄或者提供其他不正當利益，以及在代理行業采購業務中存在收受賄賂、惡意串通、開標前泄露標底、偽造變造采購文件等違法行為的招標代理機構的風險；三是采購合同風險。相關負責人在對采購合同進行簽訂時，如果重視不足或者法律意識不高，可能出現合同條款不完整，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款等相關責任不清晰等問題，這些問題的存在都會對物資采購工作的實施產生阻礙，甚至使企業形成損失、法律糾紛等；四是采購價格風險。市場需求的變化會對物資的價格產生影響，企業在物資采購具體實施時，如果一味依照單一死板的采購計劃實施采購工作，未及時了解和充分調研市場價格，對采購計劃進行及時的調整，還以最初的采購計劃金額制定采購控制價或限價，就可能出現增大采購成本的風險或采購事項流標等風險，影響企業的正常生產經營；五是采購驗收風險。企業在落實物資采購工作的過程中，需要對物資進行驗收，以確保采購的物資能夠滿足自身需求。而部分驗收人員本身對于自身工作的重要性認識不到位，或驗收時缺少監督人員，沒有依照合同要求又或者企業的實際購買需求進行驗收，導致部分物資的質量和數量上都無法滿足企業發展需求，甚至可能引發相應的資金支付風險[4]。

三、內控視角下企業物資采購審計風險控制策略

（一）做好前期準備

一是應該對審計范圍進行明確。企業實施物資采購的主要目的，是滿足自身的生產經營需求，確保日常工作的順利實施。為了盡可能避免出現審計風險，在前期準備階段，必須明確物資采購審計的范圍，可以根據企業生產經營需要及企業內部控制風險因素分析，制定審計計劃和審計方案，重點關注采購數量較大、采購次數頻繁、采購價格較高、采購價格變化頻繁、質量問題突出、長期積壓或短缺、領導關注、內部控制薄弱和出現錯誤概率較高的部門、環節或物資類別等。

二是應該對審計對象進行明確。從提高物資采購審計工作針對性的角度，應該明確審計的對象，切實做好審計風險防控工作。市場經濟環境下，審計人員應該對企業的經營性質、采購方式以及物資類型等進行全面分析[5]，切實保障審計方案的可行性，提升其實際效果。在確定采購金額的同時，需要對以往的工作經驗進行總結，做好審計風險的分級和分類管理，推動審計時間與采購工作的相互協同。對于一些風險相對較大的項目，需要加大審計力度。

三是應該對審計方式進行明確。合理的審計方式可以推動工作進度的加快，保證審計工作的可靠性，促進企業內控能力的提高。在物資采購審計中，比較常見的審計方式有三種，第一種是審計調查，主要用于審查、評價企業物資采購內部控制的總體情況，可以從控制環境、風險管理、控制活動、信息與溝通以及監督等方面進行深入調查、了解和測試；第二種是全過程審計，主要適用于采購數量較大或采購價格較高，對企業生產經營起到關鍵性的采購事項，應從采購計劃、采購實施、采購驗收等環節全過程進行審計[6]。第三種是專項審計，適用于定期或不定期組織審計人員，對企業實施的采購項目，尤其是未納入日常審計監督的采購項目按一定比例進行現場抽查審計。

（二）優化審計模式

企業在開展物資采購工作的過程中，需要依照不同的采購需求，選擇不同的審計模式。物資采購的可以分為集中采購和分散采購，集中采購指企業不同部門依照自身的需求，提出物資采購申請，經審批通過后交由采購部門進行統一采購，這樣的采購方式透明度高，人員職責明確，能夠最大限度地降低違規違法操作情況。集中采購模式下，采購人員需要對供應商的基本情況進行明確，如信譽度、行業口碑等，如果供應商曾經因為不正當競爭遭受過懲處，不能將其作為合作對象。集中采購可以通過較大的數量優勢來壓低采購價格，降低成本支出，也方便對采購的物資進行溯源。

分散采購相比較集中采購更加煩瑣，審計工作也比較復雜，從降低審計風險的角度，需要做好幾個方面的工作：一是避免在采購工作中弄虛作假，不能出現采購價格過高或者刻意躲避審計的情況；二是應該合理設置送審金額，若送審金額設置得過高，會導致監督難度的增大，若送審金額設置得過低，會引發頻繁送審的情況[7]，影響審計工作的質量。一般情況下，可以根據企業實際采購規模設置送審金額或具體采購事項；三是應該切實做好驗收工作，確保實際收到的物資清單、合同約定的物資清單相關數據的一致性，避免出現驗收物資同實際需要采購的物資不一致。四是分散采購涉及的品牌和類型相對較多，需要審計人員做好市場調研工作，對相應的信息進行準確核實；五是在物資采購準備階段，審計人員就需要提前接入，對采購申請的合理性進行分析，避免出現不合理采購的情況。不管是集中采購審計還是分散采購審計，都需要做好預算控制，確保不會出現預算超標的情況，切實保證物資采購工作的合理性。

（三）打造價格倉庫

在市場經濟自由性、開放性的影響下，企業在物資采購環節，對于價格的制定不可能做到絕對合理，相關工作人員也只能從實際情況出發，將誤差盡可能控制在相對較小的范圍內。在針對物資采購價格進行確定時[8]，可以采用的方法有幾種：一是通過市場詢價，計算出物資的平均價格，將售后服務、配送等因素考慮在內，制定出較市場平均價格略高或者略低的價格；二是可以結合商品商標、包裝提供的聯系方式，與生產商進行聯系，詢問其價格，然后考慮市場需求的影響來對價格進行制定；三是成本分析定價，這種方法適用于部分來源單一、價格不確定的商品，在分析成本后，可以與企業或者供應商協商采購價格。

在對周期性物資進行采購時，從規避審計風險的角度，采購實施部門應該建立起相應的價格信息系統，充分利用了各種價格來源渠道，通過廣泛的收集市場物資價格信息，建立起容量豐富的價格信息資料庫，做好匯總工作，將其存儲到信息系統中，對價格信息資料庫中的信息進行定期或實時更新，有效地在企業各部門之間進行信息共享，為采購實施提供價格支撐，發揮信息使用效率。

（四）關注重點物資

企業物資采購環節，重點物資與非重點物資并沒有非常明顯的區別，在這種情況下，需要工作人員從企業的經營規模和管理情況出發，確定重點采購物資，加大審計力度。對于一些經營規模相對較大的企業而言，重點采購包含了三種情況：一是與企業正常生產經營相關的物資采購項目，采購金額占比相對較高的采購項目，二是物資突然緊缺，需要馬上采購；三是采購的物資貨源單一，或者存在壟斷的情況。在實施重點采購審計的過程中，從規避審計風險的角度，需要保證審計工作的靈活性，如果物資數量和金額較大，需要對采購工作是否采用了招標形式進行審計，要求投標單位不少于3家，對投標單位的資質和背景進行審核。應該保證招標的公平性，做到公開選購、公平交易，確保招投標的每個環節都不存在違規現象。對于急需物資的采購，需要安排專門的審計人員參與進來，確保采購工作能夠得到有效落實。如果物資的貨源單一，采購人員需要與供應商進行溝通，確定好采購價格，保障企業的利益[9]。

（五）監督采購流程

企業物資采購流程涉及的內容較多，如采購計劃制定、采購計劃審批、采購實施環節、合同簽訂、采購驗收、資金支付等，在采購過程中，企業需要結合企業自身發展的實際情況，制定相應的監督管理機制和流程，以確保企業內部審計及監督管理部門正確行使監督職能。對物資采購過程中各項工作的落實情況進行監督管理，保證采購流程的科學性與合理性，避免出現違規違法的行為。具體來講，一是根據企業自身實際情況，明確采購各主體、各環節的權力和責任，合理安排分工，優化流程銜接，確保不相容崗位相互分離、相互制約、相互監督，防止權力過于集中。要緊盯關鍵環節、崗位和重大風險事項，從嚴管理，重點防控，實現對采購權力運行的有效制約，做到權責分明、依法依規；二是采購實施環節應該依照有關標準，對物資供應商進行審查，看其是否能夠滿足采購招投標要求，是否能夠依照相關采購流程對物資采購工作進行落實。若供應商存在有違規違法行為，在經過核實后，應該立即取消合作關系。如果采用了不常見的采購方式，工作人員需要對采購方式的合法性進行審查，看其是否滿足相關要求；三是驗收環節，要結合物資采購的具體情況，尤其是重大的采購項目要明確相關驗收程序和組成驗收小組，實物類采購的驗收需要核實數量、規格、型號、質量等是否符合采購要求，質量有特殊要求的，還需提供檢驗合格證、質量檢測報告等，避免出現以次充好、內外勾結等現象造成企業損失的情況[10]。四是評價環節，對于服務類采購和實物類采購的后續監督，可以采用效益型評價的方式，關注采購目的是否實現，投入產出有無達到預期；供應商有無供貨不及時、服務不到位等現象，物資有無閑置與浪費等。

四、結語

總而言之，企業在物資采購工作中，想要做好審計風險防控并不容易，需要充分重視起來，把握好審計風險的類型，借助先進的手段和有效的方法，切實做好風險防控工作，將物資采購審計風險控制在企業能夠接受的范圍內。