基于PDCA模式的高校教學秘書工作探索

■ 吉林農業大學 鄭桂榮 楊 銳 吳 林

高校的職能就是培養人才、探討科學知識和服務社會。本科教育是根,教學管理是高等學校穩步發展的重要保障,高校要提高辦學質量和辦學水平,必須重視教學管理工作,提升教學管理水平,正所謂“管理出質量,管理出效益”。教學秘書作為高校一線的管理人員,直接參與教育管理的各個環節,既要為教師服務,也要為學生服務,工作內容繁雜,參與教學管理的過程、見證教學管理的結果,在高校教學工作中發揮著領導、教師和學生之間的橋梁與紐帶作用,如何提高教學秘書的管理水平、管理能力,至關重要。

新時代高校教學秘書面臨更大的挑戰,更高的要求,為此教學秘書更要不斷進取,加強學習,努力提升自己的專業素養,不斷探索,勤勉盡責,為高校的發展發揮最大的能動性。為更好完成教學秘書工作,本文探討了PDCA模式在教學秘書工作中的應用。

1 PDCA模式的特點

PDCA又稱戴明環,是管理學中的重要理論之一,是全面質量管理的基本方法,它將質量管理分為制定計劃(Plan)、執行計劃(Do)、檢查任務(Check)和處理改進(Action)四個階段,PDCA循環就是按照遇到問題-嘗試試錯—積累經驗—逐步優化改進解決方案,從而提升決策能力這樣的程序運行,不斷循環往復,要求我們在實際工作中要善于嘗試,不斷積累和總結,并把經驗不斷運用到實踐中去,通過螺旋式上升的趨勢,實現工作效率的不斷提升。

2 高校教學秘書的職責

教學秘書是學院常規管理的重要崗位,在高校教學工作中占有舉足輕重的地位。教學秘書像學院的大管家,需要兼顧服務、管理與溝通,工作內容繁雜,接觸面廣。教學秘書的工作內容主要有:教學工作計劃管理、教學工作運行管理、教學質量監控管理、各類教研項目管理等。

2.1 服務層面

服務是教學秘書最基本的職能。從學期初到學期末,教學秘書始終秉承熱心為教學服務、為教師服務和為學生服務的理念,不怕工作繁雜、不怕工作被誤解、不怕受委屈、不計較個人得失,積極做好各項服務工作。教學秘書要時刻“眼觀六路、耳聽八方”,牢固樹立“替師生著想,為教學服務”的思想意識,增強開展各項日常工作的主動性,積極收集、反饋各種教育教學信息,為院系領導、教師和學生排憂解難,確保教學管理工作和教學任務的順利進行。

2.2 管理層面

管理和服務相輔相成,相互促進。教學秘書是院系教學管理和運行管理的執行者和輔助執行者,教學秘書的工作非常繁雜,首先要處理好日常管理工作,做好文件的文件、通知,安排院系各部門、教師完成日常工作,和相關部門合作順利完成各項教學工作。要了解和掌握任課教師及全體學生的動態,及時向院系領導反饋信息。在堅持原則基礎上,注重人文關懷,如教師有突發情況等要“以人為本”及時處理,杜絕事故發生。

教學秘書需要具有很強的管理能力,要與時俱進,不斷進取,將現代化管理理念、管理模式融入教學管理工作中,熟練運用信息技術手段對教學管理中信息數據進行收集和處理,確保信息數據的高效傳達,并能及時向上級提交教學相關材料、保管好教學相關的有價值的文件,做好相關資料的存檔工作,以及組織各項考試工作等。

2.3 溝通層面

美國著名的管理學家巴納德說過:“管理者最基本的功能是發展與維系一個暢通的溝通管道。”由此可見,溝通協調,尤其是“有效溝通”在管理工作中具有重要的作用。因此,高校教學秘書的溝通協調能力在教學管理中至關重要。

溝通協調是高校教學秘書在進行教學管理過程中,始終面臨的問題,高校教學秘書是學院領導、師生、相關其他教學單位以及學校教務部門之間溝通的橋梁和紐帶,是教學管理過程中的樞紐,承擔著上傳下達協調和溝通的角色,需要及時、準確、適當地傳達相關信息,向下傳達上級指令,向上反饋教學信息。一方面,教育秘書要將教務處的通知告知教學院長,協助院系領導做好管理工作;另一方面,要將師生對教學管理方面的意見匯總后,報給上級領導。從而促進有序開展各項教學工作,達到預期的目標。

3 PDCA模式在教學秘書工作中的應用探討

高校教學秘書的工作質量和效率會影響學校、學院的教學管理,新形式新任務,這對教學秘書產生新的挑戰,提出了更高的要求。在教學工作開展過程中,教學秘書要不斷更新教學思路,拓寬管理思維,建立新的管理模式,從而提高教學管理工作能力。

鑒于對教學秘書工作職責的相對穩定性,我們可以把PDCA模式運用到教學秘書工作中,將高校教學秘書的整個工作分為提前規劃、實施規劃、過程監督和整改提高4個階段,即制定預案、實際運行、發現問題、總結提升4個過程,這四個階段不是孤立的,也不是運行一次結束,而是在各個學期或學年運行一個循環,在運行過程中,在每一個階段運行過程中,不斷發現問題,改變工作方式方法解決問題,未解決的問題下一個循環制定相應措施繼續解決,這樣不斷完善,不斷改進提升。

3.1 提前規劃,制定預案(Plan)

教學秘書工作雖然紛繁復雜,但每學期都有常規的日常工作,如學期初組織學生校級選課,學期中制定開課計劃、安排教學任務以及提前考試,學期末開展排課、課表核對、期末考試工作,年末進行教師工作量核算等,這些教學工作是一環扣一環,每一項工作任務既有時限又有嚴格的要求,為了很好地完成每一項工作,教學秘書需要提前做好規劃及應對預案。比如,教學任務的落實,教學秘書要按照人才培養方案,對于不同專業的實踐教學任務、理論教學任務,尤其是有變更的教學任務,要翻閱備忘錄,不能有遺漏,反復檢查學時學分、考試方式等信息,準確做好下發任務書。這一系列準備,要做細做好做實,既能理清工作細節,又能減少中間溝通,讓這些常規工作做到有計劃、有準備,杜絕人為失誤,進而提高工作效率。其他工作也是一樣,提前做好預案是極其必要的。

3.2 實施規劃,認真執行(Do)

根據學校教務處每一項工作下發的文件精神、工作部署,教學秘書要第一時間做好通知工作,教學秘書工作不是簡單的上傳下達的通知,更需要教學秘書能精煉的提取信息,及時協調溝通。根據文件精神,調整預案,下發工作計劃,在每一項工作運行過程中,按制定的預案,檢查、督促,時時游走于教師、學生、院系領導以及教務相關部門之間,院內、外院,協調溝通,直到把工作做好為止。

3.3 過程監督,發現問題(Check)

教學秘書作為基層管理者,需要承擔著監督和管理的職能。教學秘書需要監督和調控整個教學全過程,在開展各項管理工作時,教學秘書要嚴格按照高校的教學管理規章制度開展工作,一絲不茍地對待每個人、每件事,工作過程中要始終秉持對事不對人的原則,對問題進行客觀、理智、認真的分析,并制定出合理的處理方案。

在教學工作運行過程中,需要對教學質量監督與管理,教學秘書需要參與到課程調整和教學任務落實等活動中去,要時時監控運行狀態,掌握各項教學工作落實的情況,根據教學過程中出現的問題,及時做出調整方案,根據得到的教學反饋信息及時總結管理經驗,對各項教學工作要有自己的意見與獨到的見解,督促教師不斷提升自我能力,完善教學方案,定期抽查各項教學工作的實施情況,確保順利完成教學計劃,提高教學質量。

3.4 整改提高,總結提升(Action)

整改提高是PDCA循環中一個非常關鍵的環節,也是最后一個環節。常規性的工作,要善于總結,使工作流程化,節約時間成本。

教學秘書作為教學管理者,要求及時掌握新信息,發現新理念、開拓新思路、采用新方法,堅持不懈的學習新的管理經驗,創建新的管理模式,這樣才能真正提高自己的管理水平,促進工作效能的提升。

通過教學任務在實際教學工作中的體現,進行自我總結,哪些做法得當,繼續堅持,哪些問題需要注意,下一循環需要改進。所有的教學秘書的管理工作都需要進一步的進行科學總結和分析,將工作過程中采取的行之有效的措施進行歸納總結,形成統一的標準,將工作開展不足的地方深入探討,不斷改進,重新制定下一輪管理工作的方案,再進入下一個循環。