中學教職工人事檔案管理策略研究

黃莉瑩

（欽州市第八中學 廣西 欽州 535000）

中學教職工人事檔案了記錄中學教師、干部以及其他教工經(jīng)歷、社會實踐的信息，反映著教職工的思想認識、工作業(yè)務等情況，是中學進行選拔、考察人才的依據(jù)，是用人單位考察干部的主要信息來源。人事檔案工作水平直接影響到用人單位的工作效率，影響到職工個人的切身利益。隨著中學教育改革不斷深化，中學教職工的人事檔案管理也逐漸受到重視，如何做好人事檔案工作，不斷優(yōu)化管理，是中學教工檔案管理人員思考的一個問題。

1.做好中學教職工人事檔案工作的意義

1.1 對學校工作發(fā)展起到重要作用

學校可以根據(jù)教職工人事檔案信息，掌握當前學校發(fā)展實際情況，有效了解人事檔案的動態(tài)變化，明確學校發(fā)展方向，實現(xiàn)和學校發(fā)展目標的有效結合，以便準確地判斷教職工今后工作的方向和培養(yǎng)目標。這項工作的開展是對學校內部管理水平進行提升的重要保障和依據(jù)，在人事檔案管理工作中通過對教職工工作經(jīng)歷的記錄，更能全面了解教工的工作能力，實現(xiàn)人盡其才起到十分重要的作用。

1.2 為教工個人發(fā)展與成長提供記錄

人事檔案是個人身份與學習經(jīng)歷的重要證據(jù)，這項工作的開展與教職工個人工資待遇和社會保障關系也存在十分緊密的聯(lián)系，具備較強的法律作用，也是對人生軌跡進行記錄的重要依據(jù)。對于廣大教職人員而言，不管是在進行職位調動還是職稱評定上[1]，都和人事檔案管理工作的開展有著十分密切的聯(lián)系。不僅為個人求學、求職提供了豐富的原始材料，同時更是其個人實際情況的重要數(shù)據(jù)。

1.3 是規(guī)劃教師隊伍建設的參考依據(jù)

人事檔案是學校招聘人才的依據(jù)，為學校規(guī)劃教師隊伍發(fā)展提供參考。當前我國中學人事檔案不僅存儲了大量的人力資源信息，同時更成了對人力資源工作進行管理的一項重要載體。學校通過查閱教師檔案的信息，匯總分類，綜合研究人員隊伍發(fā)展建設工作，為今后學校的人才選用和考核發(fā)揮了更為積極的影響。

2.中學教職工人事檔案管理存在的問題

2.1 對人事檔案信息化管理重視程度不夠

不少中學對人事檔案的管理思想上不重視，主要的精力放在提高學生的成績、升學率的工作上，對于其他與成績、升學率沒有直接關系的事務，例如檔案管理等工作，不予重視。導致這項工作未能與學校的發(fā)展步伐相一致，人事檔案管理無法為學校的人才選拔、晉升提供科學的依據(jù)，不利于中學的持續(xù)發(fā)展。由此也影響到檔案管理人員的工作積極性，認為這份工作就是一些簡單地記錄和資料保管的工作，工作人員沒有主動思考這份工作的責任和意義，不利于人事檔案管理造成惡循環(huán)，不利于人事檔案管理水平的提高。

2.2 管理機制不順，方式比較落后

中學教職工人事檔案管理中，依舊采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這種封閉式的管理方式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化的發(fā)展需求，信息化的技術和手段應用比較少，人事檔案管理部門的計算機只是用于打印檔案目錄，人事檔案信息的查閱、檢索等完全要靠人工操作，工作效率低，出現(xiàn)失誤的可能性比較大，而且傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事檔案信息的更新、補充不及時，檔案破損的概率比較大，檔案的完整性不強。往往出現(xiàn)一個人的檔案資料有的會被記錄在財會部門，有的會被記錄在教務處，還有人事部門，出現(xiàn)檔案的多部門管理問題，這種分散化的管理，無法實現(xiàn)對信息的及時和有效獲取，甚至還很容易造成信息的丟失。這種管理無法滿足時代發(fā)展對檔案管理工作的基本要求，所以很容易出現(xiàn)對人力資源的浪費[2]。

2.3 檔案管理軟硬件設施配備不齊，信息化管理程度不高

一是人事檔案工作環(huán)境沒有達到要求，由于學校沒有認識到人事檔案管理的重要性，資金投入不夠，導致人事檔案管理的硬件和軟件水平就存在欠缺。部分檔案管理的設備十分陳舊，對于檔案的歸檔十分雜亂，調檔時查找十分困難，影響工作效率的提高。檔案工作設備陳舊、環(huán)境設施簡陋，無適合配套的防火防盜設備，威脅著檔案管理安全。有不少學校將人事檔案放在一個不具備基本保管條件的房間，有一些學校雖然也建立了相應的檔案室，但是最多只是文件柜的數(shù)量增多而已，對于檔案室的位置、采光、通風程度等問題不予關注，不少檔案室是學校多年不用的閑置庫房，無法正常開展檔案管理工作。二是學校檔案信息化管理程度不高[3]。隨著科學技術和信息技術的飛速發(fā)展，為檔案管理的信息化提供了重要的契機，但中學人事檔案信息化管理的程度不高，很多人事檔案的管理靠傳統(tǒng)人力方法，嚴重影響了工作的效率。

2.4 檔案管理員素質能力偏低

一是中學教職工人事檔案管理的效果很大程度上是由檔案管理人員的素質能力決定的，但是目前中學教職工人事檔案管理人員的素質能力有待加強。二是檔案管理人員通常是兼職的，不能將所有的精力完全投入到檔案管理的研究中，影響了檔案工作水平。三是管理人員檔案管理專業(yè)知識不足，實踐經(jīng)驗少，信息技術水平不高，對于信息化的檔案查閱、檢索、歸檔了解不足，無法滿足信息化管理的需要。四是有的學校管理檔案的人員是臨時招聘的，工作較為被動，不會對這個崗位和職務有更深層次的思考，缺乏對檔案管理的重視，對于收檔、裝檔、存檔的流程不熟悉，造成對于人事管理的混亂，阻礙了人事檔案管理的進程。

2.5 中學人事檔案管理不規(guī)范

2.5.1 人事檔案保存不完整、整理不規(guī)范

有些中學教職工人數(shù)較多，加上檔案管理的工作人員難以保持檔案的清晰程度，導致部分中學教職工人事檔案保存不完整。中學教職工人事檔案保存不完整的現(xiàn)象，通常是在紙質檔案進行保存的時候由于工作量巨大，檔案管理的工作人員難免會出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，這時候就會在電子檔案錄入的過程中造成缺失，導致中學教職工人事檔案的保存不完整。此外，缺乏規(guī)范管理也造成人事檔案混亂的局面。例如檔案用紙沒有統(tǒng)一、檔案的格式要求、檔案卷宗不美觀整潔，歸檔工作存在不及時性，歸檔材料不規(guī)范性，一些資料甚至沒有經(jīng)過相關部門的審查就被保存，對檔案沒有進行明確分類，很容易出現(xiàn)人事檔案材料的不完善性，這些問題的出現(xiàn)，使材料信息的真實性很難得到保障[4]。

2.5.2 中學教職工人事檔案的記錄不完整

中學教職工人事檔案的信息錄入和信息更新，存在不完整的現(xiàn)象。其原因一是在進行信息錄入的時候，一般都是從紙質檔案中進行錄入，紙質檔案的復雜性在進行錄入的時候就可以顯現(xiàn)出來，導致的結果就是容易遺漏人事信息，最終導致信息錄入的資料不完整。二是信息更新不及時也會導致人事檔案的記錄沒有保持完整，在進行人事檔案的信息更新時，需要對中學教職工人員的人事信息進行及時的獲取，這種情況下獲取的信息應該是真實有效的，但是，由于獲取真實信息的難度較大，所以就會導致人事檔案的信息更新不及時，最終讓人事檔案的記錄沒有保持完整狀態(tài)。三是人事檔案對于教工心理素質和技術特長的記錄相對比較少，甚至在對檔案鑒定的評述環(huán)節(jié)中也存在雷同性等。

2.5.3 人事檔案的安全性得不到保障

人事檔案的安全性是各個中學教職工所比較關心的問題。有的中學教職工人事檔案在進行電子歸檔之后，沒有及時進行系統(tǒng)的加固與升級就會導致第三方的入侵或者安全受到一定的威脅。檔案管理工作人員進行檔案管理的時候，沒有對人事檔案進行安全性提升的操作，就出現(xiàn)人事檔案泄露的安全事故。在進行人事檔案的記錄過程中，檔案記錄是一個持續(xù)性的工作，檔案管理人員需要持續(xù)性對檔案進行錄入與管理，及時更新信息，讓檔案的信息保持安全性[5]。

3.中學教職工人事檔案管理的優(yōu)化策略

中學教職工人事檔案管理模式的優(yōu)化，可以根據(jù)所發(fā)現(xiàn)的問題采取具體的針對性措施，在中學教職工人事檔案的管理工作中，需要結合現(xiàn)代化的設備和先進的系統(tǒng)，對人事檔案及各類檔案進行良好的管理。

3.1 提高思想認識，加強各項投入

很多單位都對人事檔案管理都不是十分的重視，這也是為什么我國人事檔案管理整體水平上不去的一個重要原因。在中學，只有將人事檔案管理的工作提上日程，從上到下都要引起高度的重視，才能提高人事檔案管理水平。一是要設立一個專門管理人事檔案的部門，加強人事檔案人才的培養(yǎng)和儲備，定期對檔案管理工作進行檢查，及時的發(fā)現(xiàn)問題，對于一些突出的問題，及時整理和反饋。二是要加強人事檔案管理的制度規(guī)范建設，將人事檔案管理納入規(guī)范化的軌道，進一步推進人事檔案管理的科學化開展。三是中學領導要充分發(fā)揮總指揮的作用，高度重視，加強人才的培養(yǎng)。四是要加大資金的投入，改善硬件設施，對于一些老化的和陳舊的設備要及時的更換，做好防火、防盜、防潮的工作，保證檔案室能滿足人事檔案工作的要求。

3.2 優(yōu)化管理方式，做好人事檔案信息化建設

中學人事檔案管理要立完善的人事檔案管理制度，一是要采用網(wǎng)絡化人事檔案管理方法，由學校領導帶頭成立專門的人事檔案管理機構，并配備專業(yè)化人事檔案管理人員，明確人事檔案管理人員的職責，保證中學人事檔案信息溝通、交流的渠道暢通，能夠隨時為學校管理者提供相關的資料和數(shù)據(jù)。二是中學教職工人事檔案管理要實現(xiàn)信息化，不是一蹴而就的，應堅持循序漸進的原則[6]，對于中學教職工中可以公開的檔案信息進行人事檔案的綜合管理，對于教職工人事檔案中的私密內容要嚴格保密，并由組織部門集中管理。三是在中學教職工人事檔案管理工作中，應逐步實現(xiàn)信息化的人事檔案管理，使紙質的檔案、照片、錄音等逐步實現(xiàn)數(shù)字化，并做好數(shù)字化檔案信息的保管工作。由于數(shù)字化需要依賴一定的計算機硬件或軟件才能夠得以保存，因此應加強對硬軟件的更新，定期升級和檢測計算機中的病毒，做好軟件補丁，保證計算機的安全運行。對于移動硬盤等，要樣保管，不能隨意攜帶外出。

3.3 建章立制，做好人事檔案網(wǎng)絡化管理機制

制度建設是人事檔案工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。要做好中學人事檔案管理，就必須建章立制工作，做到凡事有規(guī)矩可循，保證工作開展過程中的規(guī)范運行。一是對于原有制度的不符合實際情況要進行舍棄，并且根據(jù)實際情況進行改進。當合理的制度建立起來就好嚴格的按照規(guī)章制度來執(zhí)行。二是要建立健全分管領導、部門負責人、檔案管理員崗位責任制，把檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等各項制度都落到實處，分工負責，責任到人，加強各部門各類檔案的監(jiān)督與管理。三是相關制度包括利用制度、保密制度、鑒定銷毀等制度等，只有制度完善了，才能確保人事檔案工作的正常開展。

3.4 強化隊伍建設，提高檔案員素質能力

檔案管理人員的素質會直接影響檔案管理工作水平的高低，影響學校整體工作，影響用人單位作出用人決策。中學要不斷提升人事檔案管理人員的素質能力，一是選用專業(yè)化的人事檔案管理人員，加強他們的教育培訓工作，主動地向優(yōu)秀的單位學習先進的經(jīng)驗和方法，使管理員檔案管理知識得到提升，技能得到鍛煉，做好檔案管理基礎工作，提高對檔案工作的服務質量和水平。二是加強計算機技術應用能力的教育，使其能夠掌握先進的信息化檔案管理方法，促進人事檔案管理信息化的實現(xiàn)[7]。三是強化檔案管理人員的職業(yè)道德，樹立責任意識，能夠以飽滿的熱情投入到檔案管理工作中，實現(xiàn)良好的管理效果。

3.5 規(guī)范做好人事檔案各環(huán)節(jié)工作

3.5.1 保證中學教職工人事檔案的完整性

一是檔案管理員需要對人事檔案的完整性進行反復確認，保證中學教職工人事檔案的完整性，需要對檔案的管理工作進行全面的升級，采用現(xiàn)代化的檔案管理設備，可以在節(jié)省場地的基礎上，讓檔案管理變得較為容易實現(xiàn)，保障人事檔案的完整性。二是做好人事檔案的完整性保障工作，需要專業(yè)的檔案管理工作人員對所處環(huán)境的中學教職工人員進行考察，對中學教職工人員的人事信息進行完整的記錄，這樣在檔案信息錄入的過程中才會讓錄入的信息得到有效的完整性保障和完整性要求。三是聘用素質能力較強管理員管理人事檔案，只有具備較強的工作能力與專業(yè)素質的檔案管理工作人員，才能對檔案管理的工作進行熟練化的操作，以此來達到錄入人事檔案信息的完整性。

3.5.2 完善中學教職工人事檔案的資料

中學檔案員在管理人事檔案時，一是注意錄入信息不完整的問題，進行錄入工作時，需要對不完整的信息進行篩查，利用熟練的計算機操作技能及現(xiàn)代化的檔案管理設備，完善檔案信息，縮減人事檔案信息篩查的工作量。二是及時更新教工信息，不斷完善檔案信息內容。三是認真檢查人事檔案資料，及時發(fā)現(xiàn)積存的問題，通過篩查使得問題得以解決。對于教工個人資料缺乏的，要通知其本人或到相關部門進行補充，按要求整理歸檔。例如個人職稱方面的材料、畢業(yè)證及獲獎相關材料等，都規(guī)定補進人事檔案中。

3.5.3 做好檔案安全管理工作

中學教職工人事檔案安全問題，一是可以通過現(xiàn)代化的科技手段，利用計算機以及互聯(lián)網(wǎng)設備，對工作系統(tǒng)進行升級和更新?lián)Q代，這樣才能讓人事檔案所處的環(huán)境保證安全性的基礎上，檔案信息也可以得到安全性保留。二是對于在調檔和存檔的過程中極易發(fā)生人事檔案泄露的安全性事故問題，可以通過加強人事檔案管理的監(jiān)控[8]，既可以做到提前預防，又可以對人事檔案的信息起到良好的維護作用。三是在進行人事檔案安全性維護過程中，注意保證人事檔案的真實性，對人事檔案信息進行合理保護。

結語

教職工人事檔案全面記錄了職工的成長經(jīng)歷和人生軌跡，是選人用人、職稱申報評選、社會保險參保、退休手續(xù)辦理等工作的依據(jù)和憑證。人事檔案工作是學校日常管理工作的重要組成部分，是促進學校穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。各中學要從思想上高度重視干部人事檔案管理工作，以制度建設為抓手，建立健全人事檔案管理制度，強化崗位人員培訓，不斷提高管理人員的專業(yè)化水平。加強現(xiàn)代信息技術的運用，提高人事檔案管理信息化水平，促使檔案管理工作高效開展。