檔案的實(shí)體分類和信息分類在檔案分類應(yīng)用中的探討

徐俊偉

關(guān)鍵詞：檔案分類;實(shí)體分類;信息分類;探討

在檔案管理實(shí)踐中，已經(jīng)有越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)到了分類的作用，認(rèn)為“檔案的科學(xué)分類是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的核心”。過(guò)去檔案工作主要是以實(shí)體館藏為主，檔案利用少，分類問(wèn)題不突出;當(dāng)檔案管理已經(jīng)轉(zhuǎn)移到以利用為中心之后，利用檔案的人多了，分類問(wèn)題才逐漸變得明顯。一直以來(lái)，檔案的分類、組卷也是檔案整理工作中的難點(diǎn)，牽制了檔案員很大的精力。如何達(dá)到很好的收藏檔案并很好地利用檔案，本人就從我國(guó)檔案管理實(shí)踐中存的兩種檔案分類方法，即實(shí)體檔案分類和信息檔案分類，就信息檔案分類在我單位的實(shí)踐與應(yīng)用進(jìn)行探討。

1檔案實(shí)體分類與檔案信息分類的含義

檔案分類，是根據(jù)事物的本質(zhì)屬性或顯著特征的異同，把事物集合成類的過(guò)程，就是對(duì)檔案進(jìn)行類別的劃分。檔案分類在檔案管理中占有特殊重要的地位，只有科學(xué)地分類，才能有效地管理和利用檔案，也是開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作和開(kāi)發(fā)檔案信息資源最基本的方法之一。在我國(guó)檔案管理中，一直存在著兩種不同性質(zhì)的分類，一種是檔案的實(shí)體分類，另一種是檔案的信息分類。

所謂檔案實(shí)體分類，是指以檔案實(shí)體為對(duì)象所進(jìn)行的分類。這里所說(shuō)的“檔案實(shí)體”是由檔案內(nèi)容和載體構(gòu)成的原始形態(tài)的歷史記錄，即形式與內(nèi)容的統(tǒng)一。它即不排斥檔案的形式特征（如載體、作者、名稱……），也不排斥其內(nèi)容特征（主題），按照檔案的本來(lái)形態(tài)，將二者作為一個(gè)整體來(lái)分類。通過(guò)分類可使零亂的檔案材料系統(tǒng)化、條理化，使每一件（卷）檔案將在不同的類別之中被確定其物理位置，具體體現(xiàn)在檔案的排架之中，檔案管理部門按照分類體系來(lái)排放和管理檔案，并按此順序編制案卷目錄使之固定化。

所謂檔案信息分類，是指以檔案實(shí)體所記錄的信息內(nèi)容為對(duì)象進(jìn)行的分類，它將檔案的形式特征與內(nèi)容特征相分離，使后者脫離作為其外殼的前者而獨(dú)立，從而失去了原有的物質(zhì)形態(tài)而僅存其概念形態(tài)。它打破了全宗的限制，將反映同一問(wèn)題的檔案信息集中在一起。在實(shí)際工作中主要表現(xiàn)出為對(duì)檔案進(jìn)行分類標(biāo)引，并據(jù)此組織分類目錄。檔案的信息分類將確定每一件（卷）檔案的主題概念在全部檔案主題概念體系中的位置，對(duì)檔案實(shí)體的物理位置（即排架方式）不產(chǎn)生影響。

2我單位分類現(xiàn)狀

本公司的檔案分類是以北方鈾業(yè)公司為全宗的，全宗內(nèi)的分類，其對(duì)象是公司內(nèi)形成的全部檔案。采用三級(jí)分類方法：

一級(jí)類目共設(shè)置十個(gè)。即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人力資源管理類。

二級(jí)類目設(shè)置原則

（1）黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、產(chǎn)品類、會(huì)計(jì)檔案類、人力資源管理類檔案按年度分。

（2）設(shè)備儀器類按所在單位分。

（3）科研檔案按課題分。

（4）基本建設(shè)檔案按工程項(xiàng)目分。

三級(jí)類目按具體事項(xiàng)、內(nèi)容、年度分。

二級(jí)類目設(shè)置中（1）中的類別按年度分，以及庫(kù)的大流水順序號(hào)排列，而對(duì)于不同年代或機(jī)構(gòu)中相同的問(wèn)題無(wú)法集中反映。往往利用者查檔案時(shí)，首先要問(wèn)查找者，是哪年的文件，否則難以查找。這種情況隨著檔案數(shù)量的增多，會(huì)越發(fā)明顯。

公司目錄號(hào)確定方法為：分類號(hào)加問(wèn)題字母代號(hào)，二者用短橫杠隔開(kāi)，如黨群類文件的工會(huì)文件 目錄號(hào)為：1-GH、團(tuán)委工作為：1-TW。按此分類要求，如果在實(shí)際工作中，工會(huì)、團(tuán)委經(jīng)常聯(lián)合舉行活動(dòng)，那么形成的文件放在哪里就成了問(wèn)題?？赡軝n案管理者會(huì)把形成的文件放在主辦方形成的類中，這樣利用者未必清楚。我們?cè)诹⒕須w檔時(shí)，還經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，文件中一大部分是本單位上報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)的工作請(qǐng)示和批復(fù)，還有較小一部分是單位事物往來(lái)材料，假設(shè)把這些文件組成一卷，如果按內(nèi)容分，每一份請(qǐng)示往來(lái)都是不同的事情，沒(méi)有共性，如果按照文種劃分，共性還是比較突出的，就把它們組成一卷，但有些批復(fù)下來(lái)是跨年度的，就把請(qǐng)示拿到批復(fù)年度中，這樣做也沒(méi)什么問(wèn)題。其中還有較小一部分單位事物往來(lái)材料，雖然沒(méi)有共性，不屬于上情下達(dá)，但它只有幾份材料，單一立卷似乎沒(méi)有必要，于是就同請(qǐng)示批復(fù)放在一起了，立卷的人知道把它們放在了一起，但利用者卻不一定會(huì)這樣想，為了今后的查找利用，必須在案卷標(biāo)題中明確指出，因而也造成這一卷的案卷標(biāo)題字?jǐn)?shù)比較多。還有一些情況，有些部門如辦公室、黨群、生產(chǎn)技術(shù)處、安環(huán)處、科技處、項(xiàng)目處等部門日常形成的文件材料數(shù)量級(jí)多，內(nèi)容更豐富，涉及的問(wèn)題相當(dāng)復(fù)雜。由于檔案管理的認(rèn)識(shí)又有局限性和差異性，因而會(huì)主觀臆斷來(lái)進(jìn)行歸類，致使查找者的預(yù)想和實(shí)際的分類發(fā)生出入，造成查找者查找困難。所以分類難就難在按照你分的類，既要能用于立卷，又要能用于檢索。目前，集團(tuán)公司各單位的檔案管理，只實(shí)行檔案實(shí)體分類一種的還是比較多的。這種分類身兼二職，一方面作為檔案排架的依據(jù)，另一方面還要作為檔案檢索的主要途徑。靠“一本帳”（案卷目錄）檢索檔案，存在著兩個(gè)不可解決的矛盾，一是實(shí)體分類中的單線排列體系與人們利用角度的多元性之間矛盾，二是實(shí)體分類中每一個(gè)檔案集合體的相對(duì)獨(dú)立性與人們要求超越集合體的界限系統(tǒng)利用檔案的矛盾，這兩個(gè)矛盾在檔案數(shù)量不多、利用率較低、對(duì)檢索效率要求不高的情況下還顯現(xiàn)不出來(lái)，當(dāng)檔案的館藏量和利用要求都提高時(shí)就顯露出來(lái)不足了。檔案信息分類法正是為解決這兩個(gè)矛盾而形成的。檔案信息的分類法的出現(xiàn)，從信息的角度，全方位對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，利用此制作出一套檢索工具，很好地解決了上述二個(gè)矛盾。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案實(shí)體分類是用來(lái)組織館藏的，檔案信息分類是用來(lái)檢索的。我們不能用檔案信息分類法組織館藏，也不適合用檔案實(shí)體分類一法兩職承擔(dān)著檢索的任務(wù)，二者在檔案管理中雖然不能相互替代，但可以互相補(bǔ)充。因此在檔案管理工作中，應(yīng)將兩種方法更好地結(jié)合起來(lái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲 ?談?wù)剻n案的兩種分類 ? ?《圖書情報(bào)知道》1989年第03期

[2]李 ?芳 ?檔案實(shí)體分類和檔案信息分類 ? 《檔案學(xué)研究》 1996年S1期