應 悅 丁若時
(寧波圖書館 浙江寧波 315100)
年報是現代公共圖書館制度的重要組成部分。2015年,浙江省文化和旅游廳發布的《關于加快構建現代公共文化服務體系的實施意見》提出,要“完善年度報告、信息披露、公眾服務等基本制度,進一步規范管理”[1]。2017年3月1日起施行的《中華人民共和國公共文化服務保障法》(以下簡稱《公共文化服務保障法》)第二十一條指出,公共文化設施管理單位應當“建立公共文化設施資產統計報告制度和公共文化服務開展情況的年報制度”[2],首次以法律形式對公共文化設施管理單位的年報制度予以要求。同年11月4日,第十二屆全國人民代表大會常務委員會第三十次會議通過的《中華人民共和國公共圖書館法》(以下簡稱《公共圖書館法》)第四十二條指出,公共圖書館應當“定期公告服務開展情況”[3],是以構建了公共圖書館年報制度的頂層結構。
2018年3月1日起施行的《浙江省公共文化服務保障條例》于《公共圖書館法》的基礎上更加細化,對年報公開的時間、內容作出要求:公共文化設施管理單位應當在每年的第一季度,向社會公布上一年度的活動項目、服務效能、經費使用等公共文化服務開展情況,接受社會監督[4]。2020年6月,浙江省委全面深化改革委員會辦公室、省“最多跑一次”改革辦公室、省文化和旅游廳聯合印發的《浙江省公共圖書館服務大提升行動方案(2020—2022年)》以及2020年12月浙江圖書館制定并印發的浙江省《滿意圖書館服務標準(區分市級、縣級)》均對推進法人治理結構改革和實施有明確標準,其中后者對市級、縣級兩大標準中年報的信息公開標準要求是一致的,也為省內各級公共圖書館編制和發布年報提供了相關依據。
僅以公共圖書館信息公開中的年報為主題,國內最初的研究要數談金鎧先生之《我國最早的圖書館專業期刊——〈浙江公立圖書館年報〉》[5],此后多年,此領域的研究較為欠缺。2018年,中國圖書館年會“城市圖書館年報制度”學術會議引起學界廣泛關注,促進了相關研究。國內現有研究集中于在《公共文化服務保障法》和《公共圖書館法》兩法背景之下年報的對比分析[6-9]與區域或個案分析[10-11],高校圖書館與公共圖書館年報制度的對比[12],中外公共圖書館年報的對比[13],以及境外公共圖書館年報個案分析[14]。
近年來,隨著公共圖書館管理事業法治化進程的推進,公共圖書館逐步形成了公共文化服務的年報制度。相距2017年第六次公共圖書館評估正式將年報納入評估指標已逾4年,目前,公共圖書館年報的編制和發布已有新的變化和趨勢。本文以浙江省市級公共圖書館發布的2020年年報為例,調研其公開現狀,如發布渠道、時間、形式、體例,分析當下公共圖書館年報呈現的特點,指出在法人治理結構改革下,建立現代公共圖書館年報制度存在的現實問題并提出建議,以期為公共圖書館年報編制及公布法治化與規范化發展提供借鑒。
本文選取浙江省下轄的11個地級市所屬的市級圖書館作為調查對象,即杭州圖書館、寧波圖書館、溫州市圖書館、紹興圖書館、湖州市圖書館、嘉興市圖書館、金華市圖書館、衢州市圖書館、臺州市圖書館、麗水市圖書館、舟山市圖書館,對其發布的2020年年報進行收集與分析。
截至2021年5月,筆者共收集到10份年報,通過電話咨詢獲知溫州市圖書館2020年年報還未對外公布。各館年報略有差異,詳見表1。
筆者所獲10份年報中,9份來源于各公共圖書館官網,金華市圖書館2020年年報來源于其館參考咨詢。官網查詢到的9份年報中,有8份需進行三個層級欄目的查找,訪問者需要花費一定時間。40%的公共圖書館有專門公布年報的欄目,采用類似“首頁—關于某圖—計劃年報”“某圖年報”或“圖書館年報”的方式。30%的公共圖書館將年報設置于“本館公告”“通知公告”“最新動態”下。所有位于公共圖書館官網首頁的“站內搜索”功能均可有效使用,檢索“年報”二字,便可獲取信息。以筆者所在的寧波圖書館為例,寧波圖書館除了在官網上發布每年度年報,還將本年度年報編制印刷成果擺放在館內出版物閱覽架,辦公室和倉庫內均存有備用紙質年報,舉辦會議時也會在會議相關用品中附上,以供社會各界參會人員取閱研討。
根據調查,7個公共圖書館官網上顯示了年報發布時間,均符合《浙江省公共文化服務保障條例》對年報公開時間的要求,于2021年第一季度內向社會公布,接受社會監督。除臺州市圖書館于1月底公布年報,其余各館官網公布年報時間分散于3月之中。
各館在瀏覽方式、年報編制格式、年報內容呈現方式上都有不同的選擇。50%的公共圖書館提供在線瀏覽,70%的公共圖書館需要下載之后才能瀏覽,有3個公共圖書館無法實現下載功能。其中2個館在官網上采用網頁直載形式,有7個館采用pdf格式,僅1個館采用word格式。實際上,無論是網頁直載還是pdf格式,都是基于word格式,但從獲取者的角度,pdf格式的優勢在于下載便捷且所呈現的內容不會由于讀取軟件的變化而變化。因此,10個公共圖書館中有50%采用文、表、圖的呈現方式,提供pdf格式下載閱覽,可讀性較強。4個公共圖書館年報篇幅在百頁左右,其余館在50頁左右,相差較大。

表1 浙江省市級公共圖書館年報調查情況
年報體例是年報的內容排列組織結構。調查可見,僅工作總結、業務數據統計、大事記三項各館年報中都有體現,其他各項各館選擇不同。一半的公共圖書館公布了來年工作計劃;對“重點工作”一項的理解也不同,有的單列一項,如“2020年紹圖十件大事”,清晰明確,有的編入當年的“工作總結”,需要仔細翻閱;經費使用情況公開程度有顯著區別,僅嘉興市圖書館和舟山市圖書館提供了完善的各項預決算財務年度報告;30%的公共圖書館詳細列有全部的館外服務點,含有具體的主題分館特色和具體地點,其余的僅在工作總結中簡述新建流動點或在圖書調撥統計表中體現,用戶很難在年報中獲取館外服務點并予以使用;文獻征集及受捐贈情況普遍公開不足,60%的公共圖書館在年度館藏文獻統計或新增文獻統計中體現,40%的公共圖書館則未有任何體現。
浙江省的公共圖書館館編刊物,特別是年報的編制與發布可以回溯到百年之前,這種傳統源于《浙江公立圖書館年報》。1917年公布的《浙江公立圖書館章程》附錄“辦事細則”第7章第41條載年報應含有:一、本學年新置圖書雜志新聞各目錄;二、本學年關于本館辦理并一切章制文牘;三、本學年之整理進行計劃;四、附錄(本國及外國關于圖書館及外國關于圖書館之法令章程或撰述譯者,本省各地方圖書館之組織報告,國內私家藏書之調查報告。均屬之)。實際操作中,每期開辟“本學年各項統計”欄目,報道該館入藏的圖書、雜志、報紙目錄占大部分篇幅,特別是以報道入藏古籍為主要內容[5]。因其編制者大多為知名史學、目錄學、版本學專家,在內容形式把握上學術性頗高,奠定了公共圖書館年報的雛形。
2018年,中國圖書館年會“城市圖書館年報制度”學術會議上公開研討《公共圖書館年度報告編制指南(建議稿)》,則是構建了現在公共圖書館年報制度框架結構,對這一信息公開舉措系統化、專業化發展進行實踐倡議。
此次調查的部分公共圖書館2020年年報的編制延續了《浙江公立圖書館年報》的嚴謹風格,發揮了社會教育職能。但因現今新增館藏數量較大,信息檢索功能便利,以及年報篇幅的限制和傳播閱讀的推廣性,將部分不適用于現代年報制度的羅列內容予以剔除,采用統計手段予以公開,補充了現今公共圖書館管理過程中能夠體現法人治理情況的信息。相較《公共圖書館年度報告編制指南(建議稿)》的內容設置,浙江省各市級圖書館在年報編制時相差無幾,可以說是前者的實踐探索。
調查中顯示,各館年報予以公開的內容均超過10項,體現了浙江省市級公共圖書館在信息公開中的社會責任感,將社會公眾的知情權擺在公共圖書館服務的顯著位置,關注信息的公開與推廣。
以年度時間軸為坐標,縱向對比來看,各館年報中的業務數據愈加詳細,公開類目增加,信息公開的程度加深。試舉杭州圖書館為例,杭州圖書館于官網對外公開最早的年報是《杭州圖書館2013年年報》,按目錄來看,“年度統計”一項有5個小項,分別為:2013年度杭州圖書館基礎業務數據、2013年度杭州圖書館人才結構分析、2013年度杭州圖書館財務分析表、2013年度杭州少年兒童圖書館人才結構分析、2013年度杭州少年兒童圖書館財務分析表,公布的正文內容中,僅有第1小項,隱藏了后4項。
而最新的《杭州圖書館2020年年報》中,“讀者服務數據”一項有3個小項,分別為:杭州圖書館2020年基礎業務數據表、各分項業務數據統計表、杭州圖書館業務統計分析報告。其中,“杭州圖書館業務統計分析報告”一小項中分為讀者服務、館藏資源建設、數字資源使用、信息服務、全媒體服務5個統計模塊,并附有各項指標的統計口徑。“讀者服務”中對“讀者到館量”和“借閱行為分析”兩方面進行3年同比及中心館與各分館近2年的數據對比,并結合數據作出分析;對“文化活動開展”方面進行3年比對、按部門與分館比對、按類型比對、按參與人次比對,并結合數據作出活動有效性分析。
相較于《杭州圖書館2013年年報》,《杭州圖書館2020年年報》的學術性和和可讀性增強,旨在提升人均服務效益。特別的是,“讀者服務”方面的數據分析中囊括了年度對比、增長變化的情況和原因,并以《杭州圖書館閱讀推廣活動工作規范》為指標進行衡量,同時借真實數據的實踐與反饋,指出該規范存在的局限性和完善路徑,是提高公共圖書館服務效能、增強用戶粘性的促進舉措。“館藏資源建設”部分則有別于其他調研對象所公布的年報同類部分,雖然杭州圖書館僅公布了2020年采訪經費分配,但僅該館對購書經費使用情況從經費總量、采購任務、采購時間、特殊情況等角度分析,說明經費調整原因和方案,得出杭州圖書館2020年整體圖書館采購任務相對艱巨,但整體圓滿完成的結論。其余各館年報業務數據均有詳細表單,由此可見,多年來浙江省市級公共圖書館年報的業務數據公開凸顯出強烈的社會責任感,為法人治理結構的建設打下堅實基礎。
從調查情況來看,各館年報注重對外宣傳,樹立公共文化事業正面形象。各館年報中清晰排布媒體報道,例如寧波圖書館年報第5章“媒體宣傳”中以《2020年媒體報道情況分析報告》開篇,其后為寧波圖書館新館開館兩周年4則特別報道,并附上“新媒體宣傳列表”及“2020年重點媒體報道列表”;嘉興市圖書館分別羅列了“國家級媒體報道”與“省級媒體報道”;臺州市圖書館則通過數據表展示媒體報道情況,用折線表及數據表展示微信公眾號粉絲吸納情況及微信、微博閱讀量前十的信息,并予以文字分析說明。獲獎情況是各館提升區域文化影響力的重要體現,各館以“集體榮譽”與“個人榮譽”分別公布。
各館年報重視學術成果展示,大致均區分發表論文情況、課題研究成果情況、專著出版情況、學術獲獎。以杭州圖書館和寧波圖書館為例,兩館最早在官網上公布年報均在2013年。以公開發表論文來看,杭州圖書館從29篇(2013年)增長到33篇(2020年);寧波圖書館從10篇(2013年)增長到21篇(2020年),7年中發文量加倍。其他如嘉興市圖書館、金華市圖書館等公共圖書館在學術論文方面較往年略有增長,紹興圖書館在文獻整理開發,臺州市圖書館在課題申報中都各有建樹。
調查發現,60%的公共圖書館年報采用了裝幀設計。這6本年報封面的主要元素包括年報名稱、設計圖樣、公共圖書館館標。其中,封面設計圖樣選擇公共圖書館外景、內景、現代感線條及圖形的各有2個公共圖書館。這6本公共圖書館年報中有5本有詳細的頁眉和頁腳;有4本制作了封底,分別為杭州圖書館、寧波圖書館、嘉興市圖書館、臺州市圖書館,主要元素包含公共圖書館館標,地址、電話、網址、郵箱等聯系方式,其中有3個館附上了微信、微博、抖音的二維碼,向閱讀者提供微媒體服務號以獲取更多信息。
這樣的裝幀設計用正文以外的信息影響著讀者的閱讀行為,以“副文本”的形式傳遞信息。最早提出“副文本”理論的是熱奈特,作者、序、標題、注釋、甚至插圖、紙張用料、廣告等都是提供潛在信息的“副文本”,它的價值在于增強閱讀者的感官體驗。熱奈特指出:副文本在任何閱讀行為之中都起到了至關重要的作用,因為它是讀者獲取信息的“門檻”,而這些信息將會吸引或者阻礙讀者進一步的閱讀[15]2。
較其他采用裝幀設計的年報,《2020年臺州市圖書館年報》在法人治理結構的影響下,向科學化管理、反饋治理情況、接受社會各界監督更進一步。該年報封面后加有扉頁,上部為“2019”字樣下半截,下部為“2021”字樣上半截,中部底圖為藍綠色濾鏡的館內閱覽區照片,上浮“2020”字樣,有承上啟下之感。封三與扉頁對應,為藍綠色濾鏡的館所俯瞰整體外觀照片,書脊處印有“年度報告2020”“臺州圖書館”字樣。正文前9頁中,含外景、內景、閱讀推廣服務照片各一張,延續扉頁和封三的樣式風格,提供臺州市人民政府赴臺州市圖書館調研,臺州市文化廣電旅游體育局對臺州市圖書館進行業務指導,臺州市第35 次圖書館館長聯席會議、臺州市圖書館第一屆理事會第七次會議,文創產品,大型閱讀推廣活動,同行交流,接受捐贈,服務網點開展服務的照片并予以標注。由此可見,該年報公開的讀者有行政部門、上級主管部門、理事會成員、館員、同行、常規讀者、潛在讀者等。應當注意的是,該年報封底印有該館書籍疊放樣式“臺”字樣館標、單位地址、電話、網址,以及4個微媒體服務號的二維碼,即熱奈特所指的“外文本”,即“與同冊書內的文本無物質空間相連的任何副文本,但實際上在幾乎無限制的物質和社交空間進行流通,因此外文本會處于該圖書之外的任何空間”[15]344。年報的閱讀者能夠通過掃描二維碼獲得更多的信息,同時微媒體服務號中的內容也將補充篇幅有限的年報,提供諸如檢索、咨詢等個性化信息獲取途徑,以及更加強烈閱讀體驗的信息,例如視頻、音頻等。
自《公共文化服務保障法》《公共圖書館法》出臺后,《公共圖書館年度報告編制指南(建議稿)》對年報制度進行了細化規范,3年來,各級公共圖書館均逐步探索,進行了有效的嘗試和實踐,離相關細則或地方性條例尚有一定距離。
此外,缺少編制年報發布與監督制度。各館年報發布時間不一,公開程度參差,內容詳略有別,獲取不便,流通范圍小,公眾知曉度、關注度不高。缺少評估機制,無法以年報為基礎客觀評價地區范圍內各級公共圖書館發展情況。
經文獻查詢閱讀,類似《深圳圖書館信息工作制度》的制定還屬少數,各級公共圖書館尚未形成完善的年報編撰流程以及信息工作制度,年報編撰時常遇到業務數據分散、職責不清、材料缺失的情況。
年報編撰除了信息收集,還涉及文本編寫與提煉、數據統計與分析、排版與校對等。從實踐操作來看,各級公共圖書館采用各部室人員抽調形成小組或者由某一部門專門負責的方式進行年報編撰,一般是辦公室或者學術研究部門牽頭,并匯總材料。由于辦公室日常需處理大量行政業務,編制年報的時間、精力、專業能力不夠,時常會出現拖稿、年報公布延期的現象。是否有專項經費也是決定年報質量的一大因素,涉及到館員積極性的調動和第三方的協助。
就現有情況來看,境內公共圖書館年報編制對數據的分析非常有限。此次調查中,僅《杭州圖書館2020年年報》中附有指標定義、數據來源、統計的時間、統計方法,較為清晰細致。事實上,數據的分析和比對,例如購書經費的歷年情況、紙質資源與數字資源的采購歷年情況、館內資源入藏的歷年增長情況,能夠為政府部門、主管單位提供財政撥款的依據,為公共圖書館事業的發展決策提供支持,是科學管理方式的主要體現。
各級公共圖書館年報編撰目的不清,缺失公開的必要條目,未科學合理利用年報。應當注意的是,年報的編撰能夠有效促進公共圖書館信息公開,反饋公共文化服務的管理和提供情況,保障公眾知情權與監督權,有助于公共圖書館總結和反饋運行問題,提高服務效能,增強公眾滿意度。
現有公共圖書館年報鮮有體現特色,有別于眾。主要體現在三個方面:其一,部分公共圖書館年報編撰流于形式,類似資料匯編,專業性不夠。大篇幅文字堆砌與羅列,形似書面匯報,無法展示公共圖書館形象,提升服務品牌識別度,拉開了公共圖書館與服務對象的距離,導致年報閱讀者的體驗感不佳,可讀性和可信度不高。其二,因現代年報編撰的起步,各館力求內容的面面俱到,主題特色不突出。其三,紙質年報印刷的材質與工藝上需求不高,總體來看,地區水平差距較大。
文化主管部門應盡快落實公共圖書館年報編制的指導意見,特別是年報體例和編寫要求,力求規范化、科學化,并根據實踐情況予以修改。對于公共圖書館年報編制的內容指導中,應添加普適性的數據標準體系,有利于各級公共圖書館進行橫向比較,相互學習。在法人治理逐步完善的背景下,公共圖書館管理情況的公開應當借鑒境外公共圖書館常見的內容要素,例如館長致辭、理事長報告、社會合作名單、捐贈者名單、員工狀況報告(職業健康與安全、勞動力數據、招聘方法等)[13]。
有條件的公共圖書館可以逐步探索編撰以閱讀人群劃分的年報。例如,對進行財政撥款的政府部門著重提供詳細業務統計、細預決算、社會力量參與公共圖書館建設情況等,重點偏向效益;對服務對象著重提供詳細的閱讀報告,包括文獻入藏情況、年度熱門書籍、館外流通點概覽、優秀服務案例、志愿者服務、文獻捐贈情況等,重點偏向實用性,激發公眾閱讀熱情與捐助意愿;對業內同行和理事會成員著重提供重點工作、創新項目、學術成果、獲獎情況等,重點偏向管理情況。
年報的編制是一個長期、系統的過程,需要配備熟悉館內各項業務動態的人員,預先建立各部室信息員體系,明確分工職責,承擔本部門信息的采集、整合、上報、反饋、存檔等工作,為年報編制與發布打下堅實基礎。由辦公室或學術研究部門編寫初始提綱,經領導班子審核通過,約談各部門后確定提綱,明確具體時間、流程,由各部門信息員進行材料收集、擬寫專項報告,報分館領導審核,形成初始稿。再由辦公室或學術研究部門統稿,進行文字潤色、數據整合說明、篩選適用照片,形成修改稿,經由各部室負責人確認,交予領導班子審核通過。之后,請設計公司排版,確定終稿后進行印刷并存檔。
同時,參與編制年報的人員應當具備數據統計、分析的能力??梢砸敫咝D書情報學或檔案學人才參與年報編撰工作,對數據分析等專業統計項目進行外包,以彌補館內人員的專業性問題。此外,需要對業務數據進行跨學科研究,為讀者提供閱讀數據統計、偏好推薦,為采編人員提供采買建議等,并通過數據分析結合公共圖書館發展戰略,做好預期規劃。
公共圖書館年報是記錄全館業務開展、事業發展的載體,作為重要的檔案應予以永久保存。在編撰上,應實事求是、秉筆直書、陳述全貌、客觀分析、詳略得當。既要縱向顯示出歷年的變化與革新,又要能夠和其他同級公共圖書館進行橫向對比。有館藏特色的,可著重體現古籍征集、捐贈、修復、展出、研究的情況;有創新服務的,可適當增多介紹服務品牌、特色案例、獲獎情況的篇幅;有總分館體系建設的,可開辟專題介紹。
在內容上,除表1羅列的各館年報要素以外,應添加社會力量積極參與公共圖書館建設情況,從志愿服務、社會捐贈、法人治理、業務合作四個方面提名公示,境外已有相關案例,如英國國家圖書館“領養一本書計劃”[16]、澳大利亞國家圖書館“贊助人計劃”[17]均將捐贈人納入年報致謝名單。不但以公開渠道肯定社會力量的支持,而且能夠促進圖書館和社會力量的聯系,有益長效運營發展。還應增加讀者反饋意見及應對措施、專家調研意見及反饋、兄弟單位考察情況及評價等,以此記錄歷年變化細節和發展方向,為未來館志編寫提供準確參考。
在形式上,各級公共圖書館應申請年報編撰的專項經費,打造立體年報,多角度滿足閱讀偏好,構建視聽一體化。深化傳統靜態模式,與設計公司合作,以書籍的制作版式要求進行排版,采用文、圖、表三者結合的形式,增強年報的可讀性,條件成熟時,可作為連續出版物正式出版,發揮年報的價值,促使年報編撰成為行業標準行為,擴大公共圖書館的文化影響力。提供多樣化的瀏覽形式,既要滿足快速閱讀檢索,又要提供方便下載的途徑。推行動態模式,通過視頻視聽刺激感官體驗,易激發受眾興趣,同時滿足視障群體年報獲取的無障礙需求。建立交互體驗,以年報為主題策劃年度成果展,將個人借閱數據嵌入展覽體驗區,即刻形成個人閱讀年度報告,利用大數據推薦閱讀清單,鼓勵社交媒體分享,營造全民閱讀良好氛圍。
文化主管部門應建立年報發布制度,由各級公共圖書館拓寬發布渠道,在法律規定的時間內編制并發布年報并構建多維的宣傳體系,體現公共文化服務效能,為上級主管部門提供施政參考依據,展現公共圖書館形象,激發全年齡段的閱讀興趣,保障納稅人的知情權。除了在官網建立類似“計劃年報”的專門欄目并發布年報以外,可以抄送館員并利用微媒體服務號對外公開;舉辦媒體發布會,線上線下同步向全社會解說年報數據并答記者問;以郵寄、電子政務系統渠道等方式,將年報向行政部門、業內同行、理事會成員公開管理情況,并建立相應的反饋機制;通過實體文本或虛擬載體在公共圖書館及各個公共文化服務設施及信息公開渠道供訪客取閱,如城市書房、農家書屋、24小時自助圖書館等,并設置相應的咨詢與意見反饋途徑。在各項數據統計、分析公開的同時,也應注意讀者個人隱私的保護。特別是用戶訪問公共圖書館網站時服務平臺產生的用戶行為數據,應采取相應措施以免泄露,造成公共信息安全問題。
此外,年報作為公共圖書館信息公開的一種,理應受到各界的監督,需由政府部門建立評估體系,定期優化信息公開監督制度。年報發布后,各級公共圖書館應提請主管單位批示,反饋現存問題,提供政府決策依據,爭取資金和政策的支持,提高公益事業服務效益。各級公共圖書館應開通并長期維護各類監督渠道,對年報中業務數據、財務情況進行說明和答疑,在規定時間內回復意見和建議,贏得公眾的關注與支持。
公共圖書館事業發展在法治化發展軌道中逐步前進。隨著我國公共圖書館法人治理結構建設的實踐,各館探索出許多可供借鑒的經驗,在文化治理視域下,法制先行、民主公開、科學決策、有效監督的理念逐步深入人心。年報是公共圖書館綜合管理情況、文化影響力的重要體現之一,公共圖書館應當重視年報編制與發布工作,提高年報質量,推進行業化發展,合理并科學利用年報,推動信息公開,為構建新一輪基本公共文化服務標準提供樣本支持。