充分發揮二級學院研究生秘書的作用

摘要：研究生秘書是學校基層管理人員，是研究生培養過程中的先鋒，是學位與研究生教育工作的前哨，研究生秘書的業務素質、管理水平、人文修養和工作熱情將直接影響到研究生的培養質量。文章根據當前研究生管理工作的現狀，詳細分析了研究生秘書在研究生全程管理中的重要性，并就如何發揮二級學院研究生秘書的作用作了較為深入的探討。

關鍵詞：二級學院；研究生秘書；研究生教育；高校

中圖分類號：G645 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）49-0025-02

隨著我國高等教育事業的迅猛發展，研究生教育規模也有了快速的增長。為了更合理配置和優化教育資源，許多高校將研究生的管理職能與工作重點轉移到二級學院，實施了校院二級管理模式，這樣就形成了學校—學院、學校—學院—學科、學校—學院—學科—導師等多種管理機制，以及學術型、專業性等多元化培養類型。無論是哪種管理機制，學院都是研究生教育管理的主要負責人，而擔負著研究生過程管理的實際執行者就是研究生秘書，研究生秘書是二級學院研究生教育管理工作的基礎執行者和組織者，要全程參與研究生招生（招生宣傳、招生目錄制作、入學統考、復試的組織、錄取工作等）、研究生培養（學籍管理、教學管理、培養環節管理、論文管理等）、研究生學位授予（學位論文評閱、學位論文答辯、學位授予、學位信息上報等）以及學科建設等近百余項工作，如果學科專業分的過細，研究生秘書的工作量就會隨之增多，難度增大，無形之中，就會對研究生秘書有更高的要求。

一、新形勢下研究生秘書工作的重要性

高校推行研究生教育二級管理以后，研究生部（院）也把相應的研究生的具體管理工作下放到二級學院，各學院在教育部與高校總的戰略性目標管理和總體規劃下，對研究生實施過程管理與全面管理。新形勢下研究生教育在發展過程中總會出現新情況、新問題，研究生管理的工作強度和難度也遠遠超出了以前，研究生秘書是高校實施研究生二級管理的重要力量，在研究生全程管理過程中，起著不可替代的作用。在研究生部（院）和學院主管院長的領導下，運用各種管理手段，組織和協調學院在研究生教育過程中的種種工作，是研究生管理的一項重要環節，研究生秘書作為協調學校或研究生部（院）、科技處、檔案館、學院、學科、研究生和導師的橋梁，是研究生培養過程中的先鋒，是學位與研究生教育工作的前哨，研究生秘書的業務素質、管理水平、人文修養和工作熱情將直接影響到研究生的培養質量。研究生的培養方式與本科生、專科生是不同的，在從招生錄取到學位授予的整個過程，管理中的具體工作基本上是由研究生秘書組織完成的，同時研究生秘書還要及時處理一些突發事件，這就需要全面提高研究生秘書的整體業務水平和管理能力。目前研究生教育已經向縱深發展，這更亟待需要對研究生秘書的培養，更何況很多高校的研究生秘書都是身兼多職呢。

二、如何才能更好發揮研究生秘書的作用

研究生秘書要想適應新形勢下的研究生教育管理工作，必須要明確自己的職責，要具備一定的技能，還要不斷的增強敬業意識、服務意識、創新意識，不斷的學習，提升自身的業務水平和綜合素質。

1.工作職責。除了協助學院作好上述研究生教育全程管理的常規工作，還要及時作好與研究生工作相關的資料歸檔與管理工作。

2.素質要求。①要具備愛崗敬業精神。這是作好任何一項工作的前提和基本保證。研究生秘書的日程工作范圍廣而雜，責任重大，不容忽視，否則將會直接影響到本學院甚至學校研究生的教育管理工作。這就要求研究生秘書要有高度的自豪感和自信心；愛崗敬業、態度謙和；任勞任怨、不計名利；擺正姿態、認清工作的重要性，積極主動地為師生服務。②全心全意的服務意識。研究生秘書作為辦公室工作人員要有大公無私，積極主動服務的意識形態，也應該明確輔助地位，服從調配和指揮。研究生秘書不止要服務于主管院長和研究生部（院），還要為導師的教學科研服務、研究生的生活學習服務。③較好的協調溝通能力。研究生秘書面對的是主管院長、教師和研究生，在工作中經常需要傳達文件精神、交涉事宜、反饋信息、匯報工作、所以要有較好的表達能力，同時，研究生秘書也要與研究生部（院）、科技處、檔案館、主管院長、導師、研究生等聯系與溝通，協調各個方面的關系，確保研究生教育工作的順利開展。④要有科學管理意識和統籌規劃能力。研究生秘書要清楚研究生管理工作各個環節的工作流程，尋找其中的規律，科學地制定工作目標。如研究生開題報告與教學工作安排、研究生入學復試與答辯工作等，就需要研究生秘書統籌安排、合理優化本職工作與其他工作，做到井井有條、事半功倍。

3.充分發揮研究生秘書的作用。院級研究生管理人員是研究生全程管理的一線工作者，在工作中起著至關重要的作用。如何煥發起研究生秘書的工作熱情，調動他們的積極性和主動性？①職責權一致。研究生部（院）既然將過程事務型管理下放到學院，學院勢必也應該擁有相匹配的研究生管理權，而學院也要賦予一線工作人員一定的權力，形成職責權辯證的統一。否則就會造成責權不明，不利工作的開展。②引入激勵體制。加強對研究生秘書評價體系和激勵體制的建設，從物理和精神上予以體現，充分肯定研究生秘書在研究生全程管理過程中的作用，提高合理的發展空間。適當的提高研究生秘書的待遇，或適當增加研究生秘書的崗位津貼及職務待遇，穩定研究生秘書隊伍，進而注入新鮮血液，加強研究生管理隊伍建設。③提供交流平臺，加強教改創新。各學院、各學科的研究生事務型管理工作都存在同性和特性，也有其自身的規律與特點。有必要開展學習交流與調研等活動，分析國內外相關高校的差距，搭建交流平臺，以便院系、校際之間的交流與借鑒，整合優勢資源，提高管理效率。同時，學校也應對于研究生教學管理和教育管理工作，給予適當的資助，開展教改研究，增強研究生秘書的科研意識，不斷提高創新意識和開拓進取的精神，提高自己的管理水平。④加強心理素質和溝通協調能力的培養。研究生秘書每天面對繁重的日常工作，要善于自我調節，保持情緒穩定，遇事不慌不亂，冷靜處理。除此之外，還要與廣大師生接觸，也應具備較強的溝通與協調能力，才能及時妥善處理好教學過程中的問題。對待領導，要不亢不卑；對待導師，要平等協調、尊重理解，互敬互諒；對待學生，要熱情真心。

總之，研究生秘書工作質量的優劣是提高研究生管理水平的關鍵所在。學校各職能部門應提高對研究生秘書工作重要性的認識，完善保障體制，加強激勵體制，充分調動研究生秘書工作的積極性和主動性，而研究生秘書也要不斷加強職業意識和業務培訓，提升自身的綜合素質與業務水平，充分發揮研究生秘書的作用。

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作者簡介：宋標（1977-），男，南京信息工程大學數學與統計學院，講師，研究生，從事管理方面的研究。