智能化時代電力企業檔案管理發展戰略分析

鄭艷燕

(內蒙古電力科學研究院，內蒙古 呼和浩特 010020)

信息技術的發展以及智能化時代的來臨對檔案管理工作提出了更高的要求，也在一定程度上改變了檔案管理工作的模式，提高了檔案管理的效率。在智能化時代當中，電力企業檔案管理人員需要具備智能化意識與信息化管理理念，利用智能化技術整合檔案信息，加強檔案安全管理。

1 智能化時代電力企業發展檔案管理的重要性

檔案管理又被稱之為檔案工作，指的是檔案室對檔案實體與檔案信息進行的管理工作，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、研究、利用等各個方面的工作[1]。檔案管理工作具有服務性、政治性以及管理性等特點，且開展檔案管理工作具有重要意義，不僅可以為電力企業的發展提供幫助，也可以促進社會的長遠發展。電力企業的檔案包含大量的信息，可以反映電力企業的發展歷程，加強檔案管理有利于為電力企業的后續發展提供借鑒，同時綜合開發檔案是電力企業體制變化的需求，可以為電力企業的科學決策提供依據。

2 智能化時代電力企業檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理方式較落后

當前，電力企業雖然已經開始利用信息技術開展檔案管理工作，但是仍然以手工管理為主，導致檔案管理效率較差，也無法滿足檔案使用需求。例如，很多檔案管理人員會對檔案進行逐一分類，并做好相應的標記。但是在智能化時代當中，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍然用傳統的管理理念開展管理工作無法有效對檔案信息進行分類和標記工作[2]。同時，過去檔案管理人員認為檔案管理的重點是檔案文件而不是檔案當中的數據信息，缺乏數據意識，沒有深入挖掘檔案數據信息的重要價值。

2.2 檔案管理制度不健全

部分電力企業較為注重電能的開發與營銷，忽視了檔案管理工作，只制定了一套較為籠統的檔案管理制度，但該制度并不符合管理需求，且沒有完善檔案管理流程，導致檔案管理工作缺乏制度性與規范性。

2.3 檔案管理人員素質有待提升

首先，部分電力企業的檔案管理工作缺乏專人管理。一些電力企業會安排行政等方面的人員兼職檔案管理工作，但這些人員并不具備專業的檔案管理知識，檔案管理能力也比較差，無法有效開展檔案管理工作[3]。也有一些電力企業沒有設置獨立的檔案管理部門，將檔案管理工作劃分為其他部門的工作，導致檔案信息得不到有效利用。

3 智能化時代電力企業檔案管理發展戰略

3.1 創新檔案管理方式，增強檔案管理的創新性

創新是發展的前提與關鍵，電力企業在發展檔案管理工作時需要跟隨智能化時代的步伐，轉變管理思想，打破傳統理念的束縛并實現服務創新。在智能化時代當中，電力企業需要將被動的檔案管理轉變為主動的檔案管理，科學應用智能化技術為檔案管理工作注入活力與動力。同時，電力企業還需要創新服務途徑，做好信息跟蹤服務，提高檔案管理人員的信息整合能力，積極挖掘信息價值。其次，電力企業需要擴大檔案管理的職責范圍，加強信息交流，實現共享。例如，電力企業可以利用人工智能技術構建無人檔案館，增強檔案管理的創新性，即利用機器學習、自然語言處理等方式實現檔案數字化與檔案的智能分類[4]。電力企業也可以利用神經網絡技術實現檔案的開放鑒定，通過神經網絡技術構建網絡系統，實現信息的識別與傳遞。

3.2 完善檔案管理制度，增強檔案管理的制度性

在智能化時代中，健全的檔案管理制度仍然發揮著重要作用，為此電力企業應該根據企業的實際情況完善管理制度。①電力企業需要根據企業的發展方向以及發展目標明確檔案管理目標，并健全檔案管理制度，確保檔案管理工作得到有效落實。②智能化的檔案管理工作較為復雜，其中解碼手段與計算機技術的應用都非常復雜，所以電力企業需要根據智能化檔案管理的特點以及智能化技術的情況完善檔案管理制度，對技術的應用進行明確規定，從而增強檔案管理的制度性。此外，電力企業需要優化檔案管理隊伍的配置，將檔案管理人員的工作與績效薪酬制度掛鉤，從而調動檔案管理人員工作的積極性。

3.3 規范檔案管理流程，增強檔案管理的規范性

增強檔案管理的規范性是每個企業在進行檔案管理工作時都需要注意的一點，同時國家對企業的檔案管理工作也進行了明確規定并頒發了相關法律法規，所以電力企業需要規范檔案管理流程，避免檔案管理工作中出現違規等行為。①電力企業需要根據國家的相關法律完善檔案管理流程，例如，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規開展檔案管理工作，如果存在特殊檔案信息需進行專門的特殊管理。②電力企業的部分信息需高度保密，一旦泄露會造成嚴重后果，所以電力企業需要做好檔案的保管工作，利用多重加密技術、自動監督檢查技術等手段保管檔案，避免檔案丟失。

3.4 落實管理責任制度，增強檔案管理的責任性

電力企業的檔案數據需要妥善保存，所以電力企業需要落實檔案管理責任制度，讓檔案管理人員意識到檔案管理的重要性，增強自身的職責意識。①電力企業需要制定完善的責任制度，明確檔案管理部門以及每一位檔案管理人員的職責，保證在出現問題時能夠第一時間找到責任人。②電力企業需要完善監督制度，監督人員需要嚴格管理進出檔案室的人員，禁止閑雜人等進入，也要對檔案管理人員進行監督，若發現檔案管理人員存在違規行為需及時制止并處罰。企業也可以構建人工智能化管理系統數據庫安全平臺，自動設置等級限制，并通過面部識別、指紋識別、語音識別、靜置密碼識別等智能化技術對獲取信息的人員進行識別與控制，避免信息被篡改或被盜取[5]。

3.5 提高管理人員素養，增強檔案管理的實時性

①電力企業可以根據需求招納經驗豐富、掌握專業知識且具有信息、智能化等技術應用能力的檔案管理人員，優化檔案管理隊伍。②需要對現有的檔案管理人員進行專業培訓，提高檔案管理人員的專業素養。可以邀請檔案管理專家開設講座，也可以定期安排部分檔案管理人員進修，從而在豐富其管理經驗的同時提高其智能化技術的應用能力，增強檔案管理的實時性。

4 結束語

智能化時代的到來為檔案管理工作提供了新的機遇，但也使檔案管理工作更加復雜，因此需要樹立智能化管理理念、加強信息化建設、完善管理機制、加大人才培養力度并增強檔案信息的安全性，從而增強電力企業檔案管理的創新性、制度性、規范性、責任性以及實時性，充分發揮檔案的作用，實現電力企業的智能化發展與可持續發展。