集團化物業公司財務內部控制措施探討

陳利平，程明娥

(河南理工大學，河南 焦作 454003)

對于物業公司來說，收入、成本、費用構成物業公司財務管理的主要方面。主營業務成本是成本控制的重點，同時管理費用也應重點控制。在物業公司財務管理模式不斷優化的今天，雖然成本費用的控制對企業的發展產生了積極影響，但依然有很多不足之處。筆者以某集團化物業企業為例，對其成本費用控制的現狀進行描述和分析，找出問題，針對問題提出對應的改進措施，希望能夠通過個例來總結出一個適用于物業公司內部控制的方法，推動物業企業內部控制不斷完善。

1 物業公司內部控制存在的問題

1.1 收入

物業公司收入來源多為物業費收入、多種經營收入、代收代繳水電收入等，收入方式較為單一，且物業費、水電等受物價局的影響，收費標準低且多年不上漲。

①制度建設不健全，導致物業費減免隨意。②多種經營多為共有收益，存在輿情。③信息化程度低，為企業造成損失。代收代繳水電，受政府政策的影響，一般為無差價銷售或小幅加價銷售，盈利的金額較少。項目財務在日常收費過程中，多運用財務軟件和財務系統進行收費，因為各系統之間關聯性差，存在私自收費現象，營私舞弊和私設小金庫現象嚴重。

1.2 成本

物業公司成本組成主要有人工成本、物料成本。物業公司主要從事保潔、綠化、安全的服務，隨著物業公司規模的不斷擴大，人員分散，管控難度較大，所以人工成本難免存在“吃空餉”的現象，對于保潔、綠化等多采用招投標的方式來進行管控。

①招標采購過程流于形式，過程文件存在缺失，沒有對招標采購過程進行有效管控。②采購無計劃，質量不合規，造成資金浪費。

1.3 費用

費用主要分為管理費用和財務費用。從目前信息化的程度來看，財務費用營私舞弊的空間較小。管理費用的內部控制是薄弱的，管理費用的列支小項主要是管理員工福利費、培訓費、差旅費、辦公費、交通費等費用。對于這些管理費用，公司內部制度要求不明確，存在漏洞，導致人員在報銷時，無意識或有意識的違背財務原則，附件或流程上存在不合規現象，容易營私舞弊，僅2019年交通費不合規現象就出現5次，涉及金額上萬元。

2 完善物業公司內部控制的對策建議

2.1 提升對內部控制的重視程度

2.1.1 設置內部控制部門，建立內部控制制度。在公司內部設立專門的內部控制部門，該部門的設立應該是獨立的，應當獨立于利害部門之外，作為一個單獨的管理職能部門行使相關的權力，履行相應的義務。根據物業公司整體的業務情況，應建立從督導檢查到培訓的內部控制制度，建立一套與業務密切貼合的內部控制制度，將風險識別、風險控制、風險防范、整改復核納入的閉環管理的內部控制制度。物業企業制定的內部控制制度要與企業自身經營規模、業務范圍、內外環境相適應，具有可操作性，具有一定的前瞻性，不可脫離實際，確保控制效果有效。

2.1.2 建立內部控制管控要點，完善內部控制體系。物業企業內部控制部門應制定全年的內部控制計劃和方案，根據全年內部控制計劃分解到每月和每類業務，每月出具內部控制的相關報告，在報告中紕漏內部控制的管理情況，并出具整改意見，整體提升公司的內部控制環境。同時，根據每類業務的業務實質，制定各業務內部控制的關鍵環節的管控要點，并對要點進行解讀和宣講，宣貫至每類業務的負責人，從業務源頭改善內部控制。建立一套從檢查督導到培訓宣貫的內控工作體系，如圖1所示。

2.2 提高財務信息化程度，降低舞弊風險

企業必須不斷完善網絡基礎平臺建設、保證信息系統的穩定運行和信息安全，以現有財務數據庫為依托，朝智能化和規范化邁進。對于財務收費中收入管理方面，通過提高收費系統的智能化水平，提高水電系統、車位系統、財務收費系統、發票系統、銀聯商務系統等關聯性，減少私收費和少收費現象。另外需要關注，在信息化系統建設過程中，應按照權責分離的原則，進行權限匹配。

2.3 開發多種經營渠道并注重過程管控

開發多種經營渠道，對于集團化的企業可以依托售樓部，開發客戶潛力。在原有的公共空間多種經營的基礎上，建立公有收益分成方案，定期進行公示，降低輿情風險。多種經營應關注過程管控，按照多種經營的性質，建立規范化的制度，多種經營開展有據可依，從開展到業務撤場，有明確的實際操作標準，使過程管控更加行之有效。

2.4 根據業務性質改善招投標環境

在招標時，應評估投標單位的合法性和合規性，避免惡意競價和串標，相應的部門應當進行實地考察，合格的投標單位應具備合格的營業執照及合法經營場所，持有應有的行業資質證書，無質量糾紛等。所有的外包業務合同，期限不應太長，不能超過3年，定期要召開供應商溝通會，發現的問題和提出的要求，要有書面記錄，雙方簽字確認。關于采購類業務，簽訂合同后，每次進行采購時，應由需求部門提交需求，采購部門根據庫存和實際業務開展情況，進行采購審批，審批通過后，聯系供應商發貨，改善了部門采購無計劃和一人決策問題，成本采購類業務和外包業務內部控制可以得到較好的改善。

2.5 建立預算和資金計劃管控機制

針對費用和成本中存在的問題，應建立預算管理體系。在每年年底，進行下一年度的預算編制，各部門根據業務開展情況，核算人工支出、物料支出、外包業務支出等，同時針對園區或服務范圍內，需要更新改造的項目，設置單獨的預算管控科目，預算填報時，相應的部門進行審核，審核通過后，方可進行預算的批復。預算管理時，應建立預算費用之間的管控，例如物料支出和人工支出之間不得調劑，采用此種方法，限制項目支出隨意行為。在每月度進行資金計劃的上報，在預算范圍內，上報本月要指出的實際資金，在預算的基礎上進行二次管控。

在進行費用報銷時，財務部門應設置費用報銷的標準，包括預算科目的選擇，報銷附件的要求，不同業務類別，流程審核人的設置，通過給標準和要求，使費用支付更加合理和規范，報銷完成之后，相應部門建立季度復核機制，一些高風險項目應建立復核要點，從而降低內部控制的風險。

3 結束語

集團化物業公司在財務管理的內部管控，受制于行業性質的影響，起步發展的時間晚，發展較緩慢。隨著市場化的不斷發展和財務管理要求的逐步提高，對集團化物業公司內部控制的研究是促進物業公司財務管理發展的方法之一。同時物業公司財務內部控制規范化，要將物業內控管理作為重要的工作，進行風險規避，滿足現代化管理工作的需要。