人事檔案管理工作的重要性及創新模式探討

文/彭皝（長沙市公路管理局城郊公路養護服務中心）

國家經濟迅速發展，給公路系統許多工作的開展帶來了挑戰，人事檔案管理工作更是面臨眾多的挑戰和要求。怎么樣才能夠做好人事檔案管理工作，推進公路部門的良好發展，成了國家公路發展的重中之重。現今的人事檔案管理工作，可以很好地對人事檔案的應用價值進行提高，不僅為公路系統的人力資源開發奠定了基礎，還對人事檔案管理工作制定相關政策提供了科學依據。公路部門在現今的情況下開展人事檔案管理工作，不僅要有思想和概念的改進，還要有規范、標準的制度來管理，為國家的公路事業的發展打下扎實的基礎。

一、人事檔案管理工作的概述

人事檔案管理工作是在人事、勞資和組織等相關的部門培養人才、選拔人才與使用人才的工作中產生的，記錄個人的經歷、學歷、社會關系、道德作風、工作情況、工作功績等情況，是為了能夠詳細地了解和認識，準確無誤地選拔任用人才。為此，人事檔案管理工作應該要有真實性、規范性、科學性和完整性。此外，人事檔案管理工作是為了更好地促進人才正確的配置、正確的活動和正確的利用，不僅保證了人才的整體水平，還可以成為科學考核、真實評分和正確使用人才的重要依據。

二、人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案管理能夠更好地選拔和培養使用管理人才

人事檔案管理包含了領導干部檔案和全體員工的檔案，是根據各個員工的基礎信息、工作表現和平時的考察情況來創建的檔案材料，可以反映出員工的總體水平。要及時更新和維護員工的信息，才能確保信息來源的真實。想要更好地選拔出有用的人才，人事檔案管理工作就要做到有效管理。只有做好了每一位員工的真實記錄，及時完善和整理員工檔案，領導才能更好地了解到每位員工，才能正確培養人才，從中選拔出優秀的人才，體現出人事檔案管理的重要性。

（二）人事檔案管理能夠利于開發和使用人才

社會上的競爭無非就是人才的競爭，公路部門要想得到好的發展，員工的工作能力體現尤為重要。人事檔案不但能夠對員工進行簡單了解，還能充分體現員工的實力和素質，為提拔人才打下基礎。人事管理不僅是對于員工，對于人力資源管理也是非常重要的。推進公路部門的發展，不僅需要有專業和有經驗的團隊，更少不了領導使用優秀的人才。在進行人事檔案管理時，不但可以讓領導合理分配人力資源，保證每個部分都能有充足的人力資源，從而能夠合理地利用人才的優點，更好地促進了公路部門的發展。通過結合人才的種種優勢，取長補短，共創雙贏，可以防止減少多余的人才流動，確保人才的穩固和調動分配，爭取每一個人才都不被淹沒。

（三）人事檔案管理能夠激發員工的工作熱情

在工作中，員工對工作的積極性和對工作的責任心，都關系到工作是否能順利地進行。人事檔案管理是對工作人員的合理監測并作出的相應記錄。若是員工在工作中有違紀受罰的行為，都將被記錄在檔案里，并且是不能消除的。因此，又有著監督的作用，是為了讓員工在工作中能夠有認真的工作態度和重視自己的工作。人事檔案管理工作記錄員工的真實工作情況，不僅有利于領導對其進行培養，還可以提升員工的工作能力和素養，讓員工在工作中有熱情，展現出他們的獨特性。

三、人事檔案管理工作中所存在的問題

（一）人事檔案內容質量較低

我國的人事檔案管理工作經過多年的發展，已經獲得比較豐富的經驗，隨著社會的不斷發展，人事檔案管理工作在新社會環境下面臨著嚴峻的挑戰。人事制度的深度改革體現出人事檔案管理的重要性。人事檔案是反映出一個人的能力水平、經驗和道德素質等方面的情況，但是部門中會存在人事檔案材料里內容質量比較低，還有材料空缺的問題，這讓領導不能全面地了解評價員工的真實情況。隨著時代的進步，檔案內容也要及時地跟進，把相關的工作內容記錄下來，但是必須根據實際情況來進行。

（二）人事檔案重視度不夠

人事檔案管理工作是一項煩瑣的工作，要進行長期的更新和維護，部門的員工數量越多，工作量也就會相應越大。在先前的人事檔案管理工作當中，部門沒有足夠的重視度，相關的建設也存在殘缺，管理方法也不夠科學和規范，也是因為人事檔案管理工作不能夠直接產生經濟利益，還有公路部門的人事檔案管理工作存在一定的封閉性。為此，導致人事檔案不能得到高效和方便的檔案利用服務，不能適應現代社會人事檔案管理工作的需求，不僅存在脫節問題，還失去了推動作用，妨礙了人事檔案管理工作發展。

（三）人事檔案管理方式落后

我國建立社會主義市場經濟與人事體制的改革，使人才就業流動的機會增加了，出現了大量人才流動的情況。在公路部門，組織結構是非常復雜的，而且使用的還是傳統的人事檔案管理制度，傳統的人事檔案管理制度比較單一，沒有形成自身的管理體制，導致在員工離開工作崗位之后，人事檔案也不能及時更新，大大地降低了人事檔案管理的效率。人事部門進行挑選和培養人才的時候，容易被不完整的人事檔案誤導。

（四）管理人員自身素質較低

新社會有新的檔案管理模式，信息技術的應用有著重要功效。人事檔案管理工作一直在跟著社會不斷發展，但是管理人員沒有足夠的專業素質水平和專業技能水平，不能正確地運用信息技術開展管理工作，不能很好地適應現今社會的崗位要求，使人事檔案管理工作效率下降，阻礙了人事檔案管理工作開展。

四、人事檔案管理工作的創新

（一）合理運用人事檔案管理數據管理系統

（1）引入更新系統

對比傳統的人事檔案管理，信息化人事檔案管理有較高的工作效率，不僅能及時更新數據，還能改善問題數據。但是數據管理系統存在系統不可以自主更新、保存，傳輸信息的過程不能保證不受外界侵略，使員工的個人信息出現泄露的問題。合理運用數據系統并及時更新數據系統，使用可以自主更新的管理系統和安全系數高的管理系統就能妥善解決上述問題，就能保證公路部門的人事檔案安全性。但是研發軟件的力度是不能減少的，更要及時更新軟件，避免從外面購買的軟件中所存在的損害。

（2）加強系統安全管理

人事檔案管理系統存有全體員工的檔案信息，要采取合適的安全管理方式阻止病毒和黑客的侵犯。一般可以用DES 對稱加密或者RSA加密來保護。DES 加密是使用了一個56 位的密鑰和8 位奇偶校驗位，然后產生64 位密文，雖然這個加密方法有點煩瑣，但能夠防御普通的黑客攻擊。RSS 加密方法比DES 加密方法的速度會慢許多，因為進行的是大數值計算，密鑰更是達到了500 位長，也有很高的防御能力。

（二）加強人事檔案材料質量管理

人事檔案管理工作中出現問題的主要原因是人事部門和領導對人事檔案管理不夠重視，只有人事部門和領導對人事檔案管理工作有足夠的重視，就能提高人事檔案管理的質量。人事檔案管理的從業者不僅要加強宣傳工作，還要增強領導干部對檔案管理的重視意識。想要加強人事檔案管理的工作質量，就必須把人事檔案管理工作人員的文化素養和職業道德素質提升上來，因為檔案管理人員是人事檔案管理工作的根本。要增強對檔案管理工作各方面的投入，加強對工作能力素質的培育，才能夠滿足新時期人事檔案管理工作的需求。人事檔案管理人員要從傳統的被動工作模式轉變成主動模式，要積極主動去了解人事部門的實際需要。嚴厲禁止各種檔案作假的行為，一旦發現就要立刻進行處置。人事部門之間要建立一個聯系的體制，保證檔案內容否符合人員流動情況。只有做好了檔案管理工作，才能確保其他工作的順利開展。

（三）提升管理效率

在傳統的檔案管理工作中，管理人員需要通過實質檔案，搜集和整理材料就要耗費很多的時間和精力，在查找中還要按照實際的要求選擇查詢的方法，有時花費了大量的人力物力還有財力，也有可能使原始檔案出現殘缺和破損的問題。現在信息化技術的飛速發展，檔案管理也跟著與時俱進了，開始應用網絡和自動化技術，比如創建檔案的數據庫和建立檔案的共享平臺，在查詢資料的時候更加便捷了，還提高了管理工作的質量和效率，促進了檔案管理的發展。

（四）完善人事制度

我國社會主義市場經濟體制的不斷改革促使了人事制度的改革，有規范有標準有制度的人事檔案管理模式離不開科學完善的管理體制，這也是現在社會上人事檔案管理工作的主要需求。要根據制度的要求規定，樹立公路部門人事檔案管理部門和員工的相關使命感，完善好制度，做好對人事管理的甄別和查詢等一系列的工作。目前我國對政治經濟體制下的人事制度的完善力度加強了，想要檔案的內容完整，就要在其中添加崗位的聘用合同、季度年度的考核材料等。在開展檔案管理的工作時，要嚴格遵守相關的規定，使公路部門的人事檔案管理工作更加規范和完善。

（五）提高管理人員素質培養力度

公路部門檔案管理工作的開展離不開優秀的人才，只有培養優秀的人才，從事檔案管理的團隊才會越來越優秀和專業。想要提高管理人員的專業素養，那么就要定時進行相關的培訓，培育檔案管理人員的業務能力和職業道德素養，使檔案管理人員在工作中秉持著認真嚴謹的態度，才能滿足檔案管理工作的持續有效開展。

五、結束語

人事檔案管理工作是否能夠做好，取決于對員工的工作要求、管理制度的建立，取決于為管理人員創造一個好的工作環境。想要提高人事檔案管理工作的效率，就必須加大對人事檔案管理工作的創新和改革。