電網企業智慧印章管控體系研究

魏永 楊德勝 謝貴德 劉小明 章兵

（安徽繼遠軟件有限公司，安徽合肥 230088）

0.引言

為維護印章的合法性、嚴肅性、權威性，國家電網有限公司辦公廳文檔處依據《國網電網有限公司印章使用管理規定》開展印章使用管理工作，并落實了用章審批流程和印章保管工作。但是目前公司在實體管控、用印過程管控、用印數字監管全生命周期管理方面仍然存在不少問題，鑒于用章管理本身是一個復雜的執行過程，現有印章使用監管主要依靠印章保管人員通過人工手段開展用印過程監管，缺乏數字化管理，紙質文件存儲查閱困難，用章過程事后難以追溯，用印監管過程與用印審批流程脫離，用印數據難以閉環管理。另外公司印章數量多，印章的刻制、啟動、保管、交接、更換、停用、廢止等過程沒有實現統一數字化管理，對公司印章整體管理缺少高效的方法和技術手段。

隨著公司的業務不斷擴大，印章在企業組織的日常經營活動中發揮著重要的作用，卻也越來越難管。印章在公司管理過程中存在印章數量多、用印辦事效率低、用印流程不規范、印章濫用監管困難、印章外帶不安全、人情用章難杜絕、用印難追溯統計等管理難點與痛點。當前用章管理主要憑借“人+制度”管理，是無法從源頭去規避用章風險的，對于用章人、用章對象、用章次數、用章時間、用章地點無法實時、準確獲取并記錄。對私蓋、偷蓋、亂蓋等違規用章行為無法及時發現[1-3]、及時處理、有效追溯。難以在第一時間內找到用章責任人并出示法律證據，做到及時、有效的追責。

“黨的十八大”以來，通過各級巡視巡察發現，由于有關單位公章管理和單位監管方面存在疏忽，查處了大批有關公章管理引發的一系列嚴重違規、違法案件，盜用公章、偽造公章、偷蓋公章、違規用章事件頻發，造成大量無法挽回的經濟損失、法律糾紛[4]以及貪污腐敗、違規違紀案件。

因此，電網企業有必要開展智慧印章管控體系[5-6]探索研究，通過信息化手段提升印章安全，降低印章管理成本，提高使用效率，實現印章安全可控、高效便捷。

1.智慧印章

1.1 智慧印章管控體系

從用印全流程管理、全生命周期管理、全場景覆蓋三個方面展開企業用印安全防控，提出了一種適用于電網企業的“1+3+N+5”全場景用印體系。從用章到管章，全面實現電網企業數字化、精細化、智慧化管理，滿足電網企業多維度印章管理需求。

1個管控系統：1個智慧用章管控系統，實現用章全過程無死角監管、全痕跡留存與追溯，讓用印全程透明、可控、可追溯，解決了用章各環節無法追溯的難題。

3種用印模式：（1）授權模式：使用智慧印章之前須提交用印申請，待審核通過之后，蓋章人方可蓋章，一般適用于已有嚴格管理用章流程的企業。（2）監控模式：無需申請，在印章使用時，實時記錄蓋章時間、蓋章地點、蓋章人、蓋章文件，一般適用于企業尚未形成嚴格的用章管理流程企業或多次蓋章且不確定次數的用章場景。（3）脫機模式：該模式是專為安全等級要求高而設計，蓋章記錄存儲本機，不上傳系統，擁有管理權限才可讀取照片，適用于特殊保密環境或保密群體。

N種用印終端：指通過物聯網智能簽章工作臺、智能章套、便捷式物聯網智能簽章工作臺等用印終端將傳統實體印章密封在用印終端中，對其賦能，使得傳統實體印章具有感知、標識、采集等功能。

5大用印場景：（1）專人用印是指通過“用印終端+管控系統”對印章進行遠程授權管理，監控蓋章全過程，主要用于成本、采購、財務等重要文件。（2）自助用印是指通過“物聯網智能簽章工作臺+管控系統”實現24h自助蓋章，釋放工作量。（3）異地用印是指對外發件或外來收件用印模式，其中，對外發件是打印并郵寄外部合作方蓋章的文件可能出現被修改的情況，通過數字水印對郵寄回來的文件進行驗證，防止替換頁風險；外來收件由合作方打印蓋章的文件無法添加水印，主要通過人工審核+OCR識別技術的結合，對外來的文件關鍵內容進行檢索與復查，輔助業務人員快速識別文件風險點。（4）外帶用印是指印章外帶辦理業務時現場蓋章，通過“智能章套+App”實現遠程授權蓋章并對蓋章文件進行實時拍照記錄上傳系統。（5）印章真偽鑒別是指利用光學水印或智能芯片防偽技術，構建印章真偽鑒別服務App，掃一掃實現印章真偽鑒別。

1.2 功能架構

智慧印章主要應用功能包括印章管理、用印管控、數字監控和系統管理，其中，印章管理類應用包括印章申請、印章審核、印章刻制、印章啟用、印章更換、印章廢止、印章回收等功能模塊；用印管控類應用包括授權管理、視頻監控、遠程監控、實時記錄蓋章次數、用印監管及追溯、電子圍欄、實現用印授權代辦、營業執照正副本復印件借用、蓋章助手、案例演示、履行蓋章簽字手續、設置管理員權限等功能模塊；數字監控類應用包括用印看板、統計分析、智能預警、用印歸檔、違規記錄、簽章檔案等功能模塊；系統管理包括印章類型、簽章權限、用戶管理、用戶權限、組織管理、配置管理等功能模塊。

2.應用案例

在某電網公司辦公廳部署智慧印章應用，智慧印章集成主要包括物聯網智能簽章終端、物聯網智慧印章管控系統以及與該網省公司OA系統深度集成三個部分，OA業務系統發起用印申請，流程審批管理后，通過深度集成至物聯網智慧印章管控系統，將最終的用印信息推送到物聯網智能印章管控系統。物聯網智能印章管控系統含授權管理、遠程監控、數字看板等功能，其接受客戶業務系統傳來的用印信息，匹配后將對應用印信息發送至物聯網智能簽章終端，并對用印相關信息進行管理。物聯網智能簽章終端將實體印章密封，做到人印分離，在接收系統驗證授權后，再身份認證/指令驗證后方可用印，并記錄整個用印過程并實時反傳至系統。

3.結論

綜合運用物聯網、移動互聯、人工智能技術給傳統印章加上“智能鎖”，通過物聯網、設備終端和管理軟件讓印章管理智能化，具有自動蓋章、遠程蓋章、電子圍欄、位置定位、遠程監控、智能預警、文件智能比對、智能歸檔等核心功能，實現了遠程、智能化的管理和使用傳統印章，有效避免和降低了傳統印章在使用過程因偷蓋、漏蓋等不規范操作使用章章引發的法律糾紛，可有效降低企業印章外帶使用風險，提高用章效率，降低成本。