乳制品企業存貨管理存在的問題及對策

劉昊明

（天津市中芬乳品研究培訓中心，天津 300131）

一、存貨管理概述

存貨管理就是對企業的存貨進行合理有效的管理，主要表現為收集企業各方面的信息，利用存貨管理信息化平臺對這些信息進行整合、分析、利用。分析結果對企業制定決策有一定的幫助，企業能據此合理地控制各種成本，提高經濟效益，這就是需要加強存貨管理的原因。由于乳制品的保質期短、儲存條件高，所以乳制品企業要結合自身情況、當前市場情況、生產情況，制定相應的存貨管理制度。倉儲部門是存貨管理的執行部門，接受財務部門和其他管理部門的監督和檢查，是個承上啟下的部門，也是連接各個部門的紐帶。

二、乳制品企業存貨管理存在的問題

（一）沒有建立健全的采購體系，導致采購成本上升

企業沒有建立健全采購體系，采購階段未形成制度，主要體現為各部門之間缺少溝通，忽視了存貨管理，出現了存貨成本和資金占用率比較高的情況。采購部門一般根據以往的工作經驗和原材物料當時的價格制定采購計劃和預算，沒有和其他部門溝通、共同制定采購計劃，導致采購工作存在隨意性，容易給采購人員帶來徇私舞弊的機會。由于沒有相應的數據作為采購數量標準，原材物料很容易積壓，加大采購成本，導致存貨比例不合理，庫存居高不下。這不僅會增加存貨成本，還會導致資金周轉率降低，現金流受到影響，使企業資金大量占壓，從而加大企業的經濟負擔。采購材料不足則會影響企業的生產進度，出現停工停產的情況，增加生產成本，影響銷售部門的交貨時間，使產品的市場占有率下降。企業沒有對采購部門建立相應的監督體制，主要體現為沒有審核人員對采購計劃、采購合同進行審核確認，采購人員的采購行為缺乏監管，容易因為監管不嚴發生舞弊事件。

（二）產品的出入庫制度不健全

企業對存貨出入庫管理雖然有一套嚴格的管理制度，但比較片面，沒有強調全面性，對存貨質量缺乏嚴格監督，經常出現沒有原材料質量檢驗單和產品檢驗合格單就出入庫的情況，很容易引發質量事故，提高企業的生產成本和銷售成本，給企業的聲譽帶來影響。缺乏對存貨出入庫數據時效性的監管，經常由于倉儲人員的疏忽，出入庫存貨沒有及時記賬，或兩三天記賬一次，很容易出現賬實不符和倉儲人員舞弊的事件。

（三）存放環境標準不合理

倉庫內所有存貨必須按照存貨的品種、用途以及生產日期先后順序分別存放，必須符合產品存放位置標準，避免產品受損或被污染。但是在實際管理過程中，不符合存放位置標準的現象非常普遍，甚至存在很嚴重的存放問題。如低溫產品冷鏈儲存問題一直是存放環境標準中最難解決的問題，有些單位為了節約成本，將冷鏈儲存標準一降再降，最后存放標準問題不能及時解決，導致產品質量不合格而無法正常銷售，加大了企業的存貨成本。還有些單位對成品庫不合格品區的要求不嚴，很有可能導致不合格品與正常品同時發出，出現質量事故，使企業蒙受損失。

（四）倉儲部門人員的執行力不強

存貨管理部門人員的素質和業務水平不高，在收貨、發貨工作方面缺乏嚴格的考核，沒有責任心，安全意識弱，工作效率低下，導致管理制度執行不到位。以上人為因素很容易導致存貨成本與安全風險提升。

（五）新的信息化存貨管理體系沒有發揮應有的作用

大多數乳制品企業的倉儲部門都采用傳統的管理方法，有的企業還采用手工記賬、簡單的EXCEL表格記賬，沒有利用新的財務軟件落實進銷存管理制度，導致數據的真實性、準確性不定，使信息不能及時反饋、庫存數目不清、賬實不符、信息傳遞不及時。有的企業雖然采用了信息化管理體系，但未發揮其應有的作用，通常只注重形式上的管理，而未對實質管理予以關注。這些制度往往形同虛設，未充分發揮應有的作用，導致企業資源大量浪費。

（六）存貨管理工作缺乏有效的監督

存貨盤點是倉儲部門每天需要開展的工作，盤點結束后需要登記庫存臺賬，確保存貨安全、賬實相符。倉儲人員在盤貨過程中，往往只盤查存貨數量，而對存貨質量、生產日期等非數量因素關注不足。財務人員首先進行存貨明細賬和庫存臺賬的賬賬核對，然后進行賬實核對，核對賬本上的存貨數量和倉庫實物數量是否一致，忽視了對存貨質量的檢查，對存貨是否破損和保質期是否將至等質量問題不夠關注，導致存貨盤點質量不高。

三、企業加強存貨管理的對策建議

（一）建立健全采購體系，制定有效的監督機制

采購部門要根據經濟訂貨批量（EOQ）和再訂貨點，結合各部門提供的計劃和數據以及采購市場當時的實際情況，制定科學合理的存貨采購計劃，并對采購計劃進行層層審批，全部審批通過后再進行采購。要規范采購行為，提升采購透明度。可以實行招標制，由采購部門、財務部門和技術部門建立招標組，對原材輔料的供應商進行招標，選擇質優價低、性價比高的供應商。對于一些大宗或特大宗的采購計劃，在實施前要召開總經理辦公會甚至董事會，通過審批后方能實施，并接受全程監督。

（二）完善存貨出入庫環節的規章制度

在現有的存貨出入庫管理制度的基礎上，加強對存貨質量的監管，要求各部門協同合作。做到“貨不離單、單不離貨”，存貨出入庫時，必須附有此批存貨的檢驗合格單，否則不予辦理相應手續。生產部門的產品驗收入庫時，需要附上技術部門出具的檢驗單，不合格的產品退回生產部，等待技術部門再次檢測，待產品符合質量合格標準后再辦理入庫。原材料運到企業后，倉儲部門要根據技術部門出具的原材料檢驗合格單、采購合同、入庫單等資料及時辦理入庫手續。有質量問題的產品退回時，要和銷售部門、技術部門的人員一起進行實地盤點，核對數量，并馬上把此批產品放到不合格區，通知相關人員及時解決，避免和正常產品混在一起出現二次發貨的情況。在原材料出庫環節，倉儲人員按照生產領用單和質檢單等資料辦理出庫手續。產品銷售出庫需附上技術部門出具的質檢單，原材料生產領用和產品銷售出庫應實行“先進先出法”。加強對存貨出入庫數據時效性的監管，首先要實行不相容崗位或職務相分離。倉儲發貨人員和倉儲記賬人員的職責要分開，不能一人多崗，并且發貨人員的單據傳遞和記賬人員的單據錄入要及時。每天收發貨結束后，兩個工種的人員要盤點一次庫存，做好記錄，相互監督，并將結果上交到財務部門備查。

（三）加強存放環境的建設和管理

存放環境直接關系到產品的質量，尤其是乳品這種關乎民生的行業，存放環境要符合國家的食品衛生要求。庫房的衛生、通風、溫度等方面都要符合國家的食品儲存管理規定，要根據規定，及時找出問題并解決。要加大對冷鏈儲存環境的建設力度和投入，建立不合格品區，這些對產品質量至關重要。不能存在僥幸心理，以免造成不可估量的損失。

（四）加強對存貨人員的考核和崗位培訓

存貨管理部門應有一套完善的倉儲人員管理制度，與人力資源部門合作制定倉儲部門人員績效考核機制與考核目標，圍繞考核目標對倉儲部門的所有人員進行考評，并將考核結果與工資、獎金掛鉤，以保障存貨管理制度的有效執行。應該對完成考核目標、成績斐然的工作人員給予一定的物質獎勵和精神獎勵；對工作完成情況較差的工作人員予以批評或警告，甚至罰款，這樣可以增強工作人員的執行意識。定期組織人員集中培訓，加深其對存貨管理理念的認識，并對乳制品的特性進行宣傳普及，提高工作人員的庫存管理水平，為后續工作的開展奠定基礎。

（五）學習運用先進的管理模式，實現存貨管理信息化的目標

為了更好地提升存貨管理效率，可以依托網絡，利用庫存電算化管理軟件管理共享平臺，提升信息共享度，為銷售、生產、財務部門提供有效的信息。例如，建立ERP（企業資源計劃）信息化管理系統，提高人員的工作效率，減少人為因素導致的錯誤和舞弊行為，掌握存貨的進銷存情況，使企業內各部門隨時都能查閱有關庫存的最新信息，增加企業的邊際收益。

（六）對存貨管理部門進行監督

倉儲部門每天要進行自查、自糾，為防止工作人員徇私舞弊，倉儲部門要配合財務部門和其他監督部門進行定期或不定期的檢查。監督部門要明確監督檢查的內容和重點，可以從各部門抽調人員組成存貨清查小組，親臨現場進行存貨檢查。首先要檢查存貨的品質狀況及生產日期；其次要檢查存貨增減變動的記錄是否完整、單據是否齊全、賬實是否相符，如不符合找出原因，及時解決問題，確保存貨安全和賬實相符，對存貨管理中不相容崗位或職務相分離的情況進行監督，避免企業蒙受損失。

四、結語

企業要降低成本，增強盈利能力，就要加強存貨管理。只有科學地開展存貨管理工作，正確運用存貨管理方法，才能有效降低各類成本，提高存貨的周轉速度，最終提高企業的盈利能力。