鐵路勘察設計企業檔案管理模式轉變助力企業發展的思考

文/中鐵二院工程集團有限責任公司 王睿

目前鐵路勘察設計企業大多屬于國有企業，在現代企業制度下，其獨立自主性越加明顯，但檔案管理工作依然受計劃經濟時期“條塊結合”管理體制的影響，雖基本設立了檔案管理機構，聘用了專職檔案人員對企業檔案進行集中統一管理，但大多存在應付檢查的現象。即使在當今信息技術飛速發展的背景下，檔案管理工作依然存在惰性思維，不愿改變，導致大多鐵路勘察設計企業檔案管理水平停滯不前，和企業發展不相匹配的問題越發明顯。面對當前的困難和挑戰，分析和轉變現有檔案管理模式，對于提高檔案管理水平助力企業發展顯得尤為重要。

一、鐵路勘察設計企業檔案管理現狀

（一）文書檔案基本實行雙套制管理。目前鐵路勘察設計企業基本引入OA辦公系統，但由于鐵路勘察設計項目跨度較廣，多涉及偏遠山村地區，且受整個行業信息化程度較低的影響，部分業主對電子文件的認可程度不高，因而普遍未采用電子簽章。為方便利用，通常會將OA系統產生的電子文件導入檔案管理系統，但其真實、完整、可用和安全性均得不到有效保障。因此，大多采用雙套制管理，歸檔電子文件的同時，需將電子文件打印并加蓋鮮章后一并歸檔。

（二）科技檔案仍以紙質載體為主。隨著信息技術的蓬勃發展，很多企業在信息化建設方面已經取得不小成就，實現了在線歸檔和檔案的單軌制管理。相較而言，鐵路勘察設計行業的信息化建設較為落后，目前仍沒有統一的勘察設計平臺，技術人員形成的設計文件仍采用線下簽署和歸檔的方法，因而檔案仍以紙質載體為主，方法主要沿用傳統管理模式。雖部分企業為緩解庫存壓力和方便利用，已逐步開展紙質檔案的數字化掃描工作，但同巨大的庫存量和不斷增多的歸檔量相比較，顯得杯水車薪。

（三）基本引入了檔案管理系統。目前鐵路勘察設計企業已基本引入檔案管理系統，但大多為單機版，只具備檔案目錄管理、數字化成果掛接、檔案目錄檢索等簡單的管理功能，僅用于輔助管理實體檔案，無法實現在線歸檔、檔案編研、在線利用審批等功能，且檢索功能尚不完善，查全率和查準率較低，大多需要人工進行輔助篩選。

二、勘察設計企業傳統檔案管理面臨的困境

根據上述分析，目前鐵路勘察設計企業在現有檔案管理模式下主要面臨以下困境：

（一）管理手段落后。從鐵路勘察設計企業檔案管理現狀可知，因信息化程度較低，檔案仍以紙質為主，因此無論是歸檔，還是后續的一系列整理工作，均需人工進行催歸、組卷、裝訂、編號、著錄等，費時費力，且存在重復性勞動，檔案管理效率低下，影響檔案管理水平的提升。同時，隨著勘察設計企業參與市場競爭，業務范圍不斷擴大，檔案數量不斷增多，現有檔案管理模式下，檔案管理壓力將不斷增大。

（二）大量檔案信息資源處于沉睡狀態。鐵路勘察設計企業形成的科技檔案雖在搶險救災、方案研究、設計借鑒等方面有著較高利用率，但長期處于你查我調的被動狀態。相較于檔案庫房中保管著的龐大信息資源，技術人員提出的檔案信息需求僅為冰山一角，大量檔案信息資源仍處于睡眠狀態。一方面是由于現有檔案管理模式導致檔案人員應對日常檔案管理工作已捉襟見肘，無力開展檔案信息資源的開發工作；另一方面，由于檔案資源的信息化程度較低，開展檔案編研工作，則需翻閱大量的紙質檔案尋找最有價值的部分，其難度也不言而喻，進一步阻礙了信息資源的開發。

（三）檔案借閱審批手續復雜。由于目前鐵路勘察設計企業引入的檔案管理系統大多為單機版，主要用于輔助實體檔案管理，無在線借閱審批手續。為保證檔案信息不外泄和檔案實體安全，要求技術人員借閱檔案時需填寫借閱單，執行審批手續后，才能到檔案部門查閱檔案，且無法確定能否找到自己所需檔案。因而當技術人員有檔案信息需求時，受復雜的借閱審批流程影響，非必要時，會主動規避查閱檔案獲取有效信息的途徑，而采用其他更為方便快捷的方式，導致實際檔案工作與“管檔為用”的目標背道而馳。

（四）電子文件真實性難以保障。由于目前鐵路勘察設計企業普遍未采用電子簽章，為方便利用，雖然OA系統中產生的電子文件也導入了檔案管理系統，但其真實、完整、安全和可讀性均得不到保證，僅能提供參考作用，不能作為原始憑證性文件借出利用。

（五）獲取電子設計圖紙困難。設計圖紙是鐵路勘察設計企業形成數量最多、利用頻率最高的檔案，根據對技術人員檔案利用需求的調查，為提高工作效率，對于可供借鑒或可直接利用的設計圖紙，相較于數字化成果，他們更希望檔案部門能直接提供矢量設計圖。但目前設計圖紙普遍采用線下審簽方式，在審簽或提交業主的過程中，設計圖紙通常會發生數次變更，因無流程記錄跟蹤，給矢量設計圖的收集工作帶來困難，難以保證收集到的矢量設計圖同最終歸檔圖紙的一致性。

三、鐵路勘察設計企業檔案管理模式轉變的思考

根據上述分析，目前鐵路勘察企業面臨的檔案管理困境，其根本在于信息技術手段的落后。提高信息技術的應用是鐵路勘察設計企業轉變檔案管理模式，提高檔案管理水平的必然途徑。

（一）實現文件數據的在線歸檔和元數據的自動提取。目前鐵路勘察設計企業的檔案管理工作主要依靠人工完成，費時費力且工作效率低下。改變這種現狀的關鍵在于完善、更新檔案管理系統，實現文件數據的在線歸檔和元數據的自動生成提取。針對目前OA系統普遍未引入電子簽章的現狀，可利用數字摘要技術，使檔案管理流程擴展到電子文件的生成、移交階段，使工作中形成的各類文件處于可控狀態，降低檔案遺失和被篡改的風險。同時，文件元數據信息如文件題名、責任者、形成時間等的自動提取，可避免案卷、文件目錄信息的重復錄入，將很大程度降低歸檔交接過程的繁瑣度，達到提高工作效率、縮短檔案進館時間、提高檔案利用效率的目的。

（二）實現設計圖紙的實時收集功能。根據上文對獲取電子設計圖紙困難的描述，在現有信息技術條件下，可針對圖紙的形成特點和利用需求，重新設計歸檔方案。可在提供打印圖紙的計算機終端安裝CAD插件，在技術人員提交設計圖紙打印的同時，提取、收集矢量設計圖以及相關元數據，同時引入條形碼技術，在矢量設計圖中生成條形碼，并使之打印到其對應的紙質圖紙上，實現兩者的關聯性標注。數據收集完成后對其格式進行統一轉換，保存至檔案管理系統的虛擬歸檔庫。最后根據技術人員歸檔的紙質設計圖，利用條形碼實現紙質設計圖和矢量設計圖的一一關聯，使相應電子文件正式進入檔案管理系統保存。這既實現了矢量設計圖的實時收集，也保證了矢量設計圖與紙質設計圖的一致性。這一目標的實現將節約大量的人力和掃描成本，且保障矢量設計圖處于可控狀態，為以后設計圖紙的在線歸檔夯實檔案信息基礎。

（三）分階段逐步完成庫藏檔案的數字化轉換。進行數字化工作的目的是使傳統紙質檔案信息轉為機讀檔案信息，完成后不僅將大大緩解由于歸檔資料越來越多造成的庫存壓力，而且將取代原有人工復印、曬圖的動作，節約大量的人工成本、時間成本以及紙張資源的投入，是降低企業管理成本，提高經濟效益的一種手段。此外，數字化檔案查閱起來更為方便，突破了檔案信息利用的時空限制，能夠讓利用者更直觀、更高效地利用檔案信息創造出更多的實際價值。但面對龐大庫存數量，需要意識到數字化掃描工作并非一蹴而就，應該根據檔案的重要程度、利用率高低和檔案保管期限的長短以及檔案的損壞程度等實際情況，制定有針對性的數字化掃描計劃，分階段逐步開展完成數字化掃描工作。

（四）改進檔案檢索功能。檔案檢索功能的高低不僅關系到用戶的查檔體驗，也關系到檔案工作者后續服務的開展。在現有檢索技術下，可進一步優化，一是優化檔案檢索頁面，讓檢索入口設置更為簡潔突出，提供良好的用戶體驗；二是增加全文檢索、跨庫檢索、高級檢索、模糊檢索、二次檢索等技術的應用，并且增加對檢索結果進行排序、篩選的處理功能，使得用戶即使在掌握較為單一信息的基礎上，也可以獲得較為全面的檢索結果，同時可以滿足用戶對檔案信息高精度檢索的要求。這一目標的實現將突破原有檢索功能的局限性，更符合用戶的使用習慣，促使用戶在日常工作中愿意主動利用檔案信息，有利于提高檔案的利用率，強化檔案信息的利用效果，更好地服務企業發展。

四、結語

總而言之，在新時代背景下，不進則退，檔案管理方式面臨著前所未有的機遇和挑戰。鐵路勘察設計企業還需在探索路上繼續前行，引入最適合自己的現代管理技術來改善檔案管理模式，不斷提高檔案管理效率，降低檔案管理成本，讓檔案管理工作朝著更好的方向發展，為企業創造出更多的信息價值，促進企業的發展和進步而不斷努力。