數字化技術在不動產檔案管理中的應用

文/德州市自然資源局不動產登記中心 張鈺

不動產檔案管理工作直接關系到權益人的財產安全，傳統模式下的檔案管理工作中，人工管理的方式導致檔案管理中不可避免地存在各種問題，影響了不動產檔案管理工作的質量和效率。而在當前時代背景下，數字化技術被廣泛地應用，極大地促進了行業的變革。在不動產檔案管理工作中，發揮數字化技術，能夠轉變傳統的不動產檔案管理方式，這樣既能夠提高檔案管理工作的實效性，也能夠不斷發揮不動產檔案信息的利用價值。

一、傳統管理方式下不動產檔案管理的問題和不足

（一）檔案管理工作中資料收集難度相對較大。在進行不動產檔案管理工作的過程中，檔案信息收集是不動產檔案管理的基礎和前提，要想實現高質量的不動產檔案管理，就需要對檔案信息進行收集。由于不動產登記與管理機構由多個部門負責不同的管理部分。在管理工作中，由于各個部門之間缺乏有效的配合與聯系，導致部門之間架構混亂、權責界限不明，這導致檔案資料收集以及檔案管理工作中存在較大的難度。

（二）不動產檔案資料歸檔整理不夠及時。在施行不動產統一登記之后，在進行檔案資料管理時，每天都在產生大量的檔案資料。在檔案管理工作的過程中，只有針對這些資料進行統一的整理，及時對檔案信息進行歸檔，這樣才能實現高效管理。但實際上，由于不動產檔案管理工作人員缺乏相應的意識和觀念，從而導致檔案管理的過程中，檔案信息的真實性和時效性難以得到保障，針對不動產檔案管理的信息歸檔和分類也受到較大影響。最終導致大量的檔案信息積壓，為后續的管理和利用帶來了極大的困擾。除此之外，由于檔案管理工作人員缺乏較強的專業能力和綜合素質，在檔案信息歸檔與管理過程中缺乏處理問題的能力，也影響了不動產檔案管理工作的質量和效率。

（三）檔案管理數字化信息化建設緩慢。在當前的信息化時代背景下，數字化技術和信息技術被廣泛地應用于檔案管理工作中。首先應當明確檔案管理工作的數字化發展要點，立足當下時代特征，推動不動產檔案管理的數字化和信息化建設。但由于不動產檔案管理登記的歷史跨度相對較長，且涉及檔案信息門類較多、數量巨大，加之相關部門的資金投入力度以及其他方面的投入力度不足，導致不動產檔案管理工作中數字化和信息化建設十分緩慢，也影響了不動產檔案管理工作的高效高質開展。

二、數字化技術下不動產檔案管理的目標和出發點

（一）數字化技術下不動產檔案管理工作的目標。

首先，數字化技術下的不動產檔案管理工作中，通過集中控制不動產資料的電子版本，實現信息資料的共享。其次，借助數字化技術構建的不動產檔案管理系統，應當具有靈活性和可操作性，能夠結合不動產檔案管理工作的需要，做好各項基礎設施建設，滿足不動產檔案管理的發展需求。最后，搭建數字化技術的不動產檔案管理，能夠為檔案管理工作人員提供統一的數據接口，能夠快速滿足不同的檔案管理需要。

（二）數字化技術下不動產檔案管理工作的出發點。進行數字化的不動產檔案管理工作是不動產檔案管理現代化發展的歷史潮流。建設數字化的不動產檔案管理的出發點在于更好地避免傳統方式下檔案管理中可能存在的一系列問題，使不動產檔案管理工作能夠更好地推動各項資源的調配，也能夠更好地維護權益人的權益。在數字化技術不斷發展的當下，通過對數字技術的優化應用，能夠對檔案管理工作模式的各個環節進行針對性地改進，有利于轉變檔案管理工作人員的傳統工作方式方法，有效避免檔案管理工作中存在的漏洞和缺陷，進一步發揮檔案管理工作更深層次的應用價值。

三、數字化技術在不動產檔案管理中的應用及其流程

（一）掃描不動產檔案資料。1.資料掃描。在進行數字化不動產檔案管理工作中，首先，要針對紙質的材料進行電子化掃描，這樣才能更好地進行數字化管理。其次，在掃描不動產檔案資料的過程中糾正文件中可能存在的偏差，保證錄入的電子資料能夠滿足閱讀習慣。最后，在不動產檔案資料整理的過程中，如果出現檔案信息缺失的情況，要對原有的檔案信息進行補救，確保不動產檔案信息資料能夠被完整掃描。除此之外，在完成每一套不動產檔案資料的電子化掃描之后，應該對掃描之后的電子信息進行核對，確保掃描或錄入的信息完整。2.糾正錯誤圖像。在完成紙質不動產檔案資料掃描件后，還要及時發現檔案信息資料中存在的錯誤圖像，對這些圖像進行糾正，確保檔案信息的真實性。在掃描工作中，還要確保影像資料的清晰度，以及檔案信息內容的清晰度，能夠辨識到每一幅照片的細節，如果掃描的紙質資料信息并非原件，則應當對其清晰度進行進一步的處理。

（二）分類管理檔案資料。傳統的不動產檔案管理工作中，主要依靠手工操作的方式對不同的檔案信息類型進行分類，在分類之后進行管理，這樣的管理模式在實效性和管理效率等各個方面均有不足。在數字化技術下進行不動產檔案資料管理的過程中，始終要依據不動產檔案管理工作的現實情況作為依據，對數字化技術進行適當的調整，使之能夠適應不動產檔案管理工作的具體需求。同時，在分類管理的過程中，依據不動產檔案管理設計的各項類型，對檔案信息進行分類，確保檔案信息整理與歸檔的科學性，這樣才能在管理與檔案信息利用的過程中更加高效地實現信息利用，也能夠實現更高效率的檔案管理。

（三）完成數據對接工作。完成數據對接工作能夠為檔案管理以及檔案號的編排奠定基礎。在數字化技術下進行不動產檔案管理的數據對接工作，需要根據不同文件的業務編號作為前提和依據，實現對圖像文件和目錄數據的對接，確保各類信息對接的過程中不會出現信息錯誤。在進行不動產檔案信息整理與歸檔的過程中，針對數據對接之后的信息進行檢查驗收，在檢查驗收之后，方可對整理后的數據信息進行歸檔。而在編排檔案號的過程中，需要選擇專門的人員進行管理，并且根據檔案的屬性不同進行分別歸類。在所有工作完成之后，要及時查看檔案的最后狀態，為接下來的管理工作奠定基礎。

（四）檔案管理與信息利用。數字化技術下進行不動產檔案管理過程中，要樹立正確的檔案管理意識，這需要檔案管理工作人員具備較高的檔案管理素養，能夠運用數字化技術實現高效的檔案管理，因此，應當不斷提高其能力。需要相關部門及時對檔案管理工作人員進行有效的培訓，通過專業化的培訓提高其工作能力，這樣才能更好地進行不動產檔案管理工作，更好地滿足權益人的實際需求。另外，實現數字化不動產檔案管理工作，還需要加強不動產檔案的信息化建設，加大人力資源、物力資源以及專項資金的投入，滿足數字化不動產檔案管理工作發展的實際需求。

（五）搭建信息共享平臺。進行不動產檔案信息利用的過程中，要結合不動產檔案管理工作的特點以及不動產檔案管理工作的需求，在數字技術以及信息技術的加持下搭建有效的信息共享平臺，這樣才能夠滿足不同需求的檔案信息利用。具體來說，在搭建信息共享平臺的過程中，要聯動各個部門，打破各個部門在不動產檔案信息管理與信息資源之間的壁壘，在部門與部門聯動的過程中實現信息共享。同時，還要確保檔案信息的安全性，數字化技術下，由于互聯網具有隱匿性等諸多特點導致檔案信息面臨安全威脅，因此，在進行數字化不動產檔案管理工作的過程中，也要搭建相應的安全系統，這樣才能進一步確保檔案信息的安全性，避免檔案信息遺漏造成不必要的麻煩，影響不動產檔案信息的高效利用。

四、結語

綜上所述，在當前時代背景下，互聯網以及信息技術的飛速發展使得數字化技術被廣泛應用。在不動產檔案管理工作中，借助數字化技術搭建高校的不動產檔案管理平臺，才能夠進一步提高不動產檔案信息的管理效率和管理質量。在數字化技術應用的過程中，根據不動產檔案管理的工作流程在各個環節中對數字化技術進行高效利用，是做好不動產檔案管理工作的基礎和前提。也需要加大投入力度，不斷增強不動產檔案管理人員的管理水平和業務能力，是不斷適應不動產檔案管理工作的現實需求，更好地保障不動產檔案管理工作的實效性，展現管理價值。