南鐵院教學秘書工作現狀及改進研究

文/南京鐵道職業技術學院 胡元敏

隨著國家對高等職業教育的重視和投入，全國高職院校的辦學規模日益擴大、水平不斷提高，高等職業教育得到了長足的進步與發展。在發展的過程中，教學管理在保障高校教學工作順利開展的過程中扮演的角色越來越突出，教學秘書作為二級學院的教學管理人員則發揮了承上啟下、上傳下達的重要作用。但是，目前看來，教學秘書崗位作用不僅沒有得到很好地發揮，反而存在著一定的局限性，導致二級學院內的管理也不盡人意。

一、教學秘書工作現狀分析

教學秘書工作兼具“管理性”和“服務性”，既是上層管理觀念和方法的執行者，又是下層對象的服務者。但是，目前在很多高校的實際工作過程中，他們的管理性與服務性并沒有得到很好發揮。經過多年高職教育的發展，教學秘書的專人管理和專項管理有了一定的進步，但仍缺乏一定的管理機制和晉升機制。此外，很多高職院校沒有設立專職教學秘書崗位，而是由專任教師進行兼職，不利于教學秘書隊伍的穩定性和積極性。

（一）工作細致龐雜、效率較低。眾所周知，高職院校的教學秘書工作內容眾多，不僅包括具體的教學管理事務性工作，如教材征訂、考試事務、教學資料收集、課表的編排與發放、各類重修補考的通知報名與成績錄入等，還包括向領導和師生傳達教務處下達的任務。就南鐵院來說，每個二級學院僅設置了1名教學秘書來面對繁雜瑣碎的工作。截至2020年12月31日，南鐵院全校在校生已超過11000人，其中機車車輛學院和通信信號學院學生人數均在2000人以上，教學秘書與學生數的比例達到了1∶2000，這顯然遠遠不能滿足工作的需要，造成了部分學院教學秘書人員缺乏的窘迫境況。而在大量的工作內容和壓力下，教學秘書難免會產生心理壓力和職業倦怠，稍有差池可能會給工作帶來不良影響，嚴重時甚至造成教學事故。

（二）職位重視度較低。教學秘書作為高校基層管理工作人員，本應配合教學院長承擔著二級學院的教學管理責任，做好日常教學管理工作，但許多領導及專任教師卻認為教學秘書的工作可有可無，導致教學秘書的職位重視度較低，從而進一步弱化了教學秘書對于自身崗位重要性的信念感和認同感。此外，由于教學秘書平時的工作冗雜，缺乏創新性，始終是年復一年、日復一日地做著相同的工作內容，使得工作積極性嚴重下降。同時，教學秘書常常拿著較低的工資，從物質和精神上都難以支撐其個人發展，不利于二級學院甚至學校的教學管理工作。

（三）參與科研機會較少、晉升難度大。在高職院校中，教學秘書屬于學校的管理崗，這就大大減少了教學秘書參與科研和教研的機會。學校雖然出臺了相關科研和教研獎勵政策，但政策大幅度傾向于專任教師，加上近年來輔導員也有國家政策文件的支持，而教學秘書只能在繁雜的教學工作中抽空申報經費較少、研究性較低的人文類項目，與專業教師相比參與科研和教改機會少之又少，導致發展空間不足。同時在南京鐵道職業技術學院里，由于教學秘書和其他行政崗位一樣都屬于管理崗，但又不能夠完全按照學校其他管理崗的條件評定職稱，因此晉升難度也較高，久而久之，二級學院的教學秘書工作積極性嚴重下滑，職業發展前景不明朗、職業目標不清晰。

（四）人員流動性大，缺少專人負責。在很多高職院校中，仍沒有設立專職教學秘書崗位，多由教學崗位教師兼職，而專任教師由于需要備課、參加比賽和搞科研等一系列工作，常常無法高效兼職教學秘書的工作，同時很多專任教師不愿意接手教學秘書的工作，導致教學秘書人員流動性較大。而每次新教師在接手教學秘書的工作后，由于與前任教學秘書和教務處、質控處等部門缺乏有效溝通，經常需要自己重新去摸索教學管理工作，工作效率和工作積極性大幅下降。南京鐵道職業技術學院于2019年開始正式招聘專職的教學秘書，雖然一定程度上緩解了人員流動性大的問題，但由于南鐵院在招聘時沒有設定具體專業的要求，且大部分教學秘書在上崗前沒有在教育部門工作過，缺乏一定的教學管理知識儲備。因此很多教學秘書在初到崗位時很難快速有效地接手工作，從而影響了學校內部管理的有效運轉和發展。

二、改進教學秘書工作的策略

如果教學秘書工作的困境和難題無法得到及時有效解決，將會嚴重影響高校管理工作的正常運行和人才培養目標的實現。因此，需要從以下幾個方面來對教學秘書的工作進行改進和提高：

（一）引入激勵機制，完善晉升渠道。由于長期重復的工作內容和工作方法，高校教學秘書常常缺乏一定的工作積極性和創造性。因此，高校可以建立一套從日常工作到年終考核的科學有效、可量化的激勵機制，以具體的指標和行為來量化教學秘書的晉升和發展，不僅要有內部的部門激勵，更要有外部的物質激勵。通過可量化的積分法，在年終總結時衡量不同學院教學秘書工作的好壞情況，在教學秘書能夠又快又好地完成二級學院和學校工作時給予加分，并在晉升時盡量給予優先權，提高工作的積極性、激勵工作熱情、鼓勵更好地發展；而相反，當教學秘書在工作中發生一定的偏差和教學事故時，需要在年終考核時給予一定的懲罰，并可以通過取消科研基金申報或者減少一定的績效獎勵來鞭策和激勵教學秘書工作。

（二）加大培訓力度，提高職業素質。目前，由于高校大部分教學秘書缺乏一定的管理知識以及二級學院的專業知識，專業貼合度較低，導致工作不能夠快速有效地完成。對此，高校或者省級教育部門應加大培訓力度，提高教學秘書業務能力，如可以通過寒暑假的時間組織公文寫作、優秀教學管理分享會等培訓，及時發現教學管理過程中出現的問題，輔助教學院長制定出符合本學院現狀的行之有效的解決對策。同時更要響應習近平總書記對于高校每一位教師的諄諄教誨，“高校立身之本在于立德樹人，要堅持把立德樹人作為中心環節，把思想政治工作貫穿于教學全過程，實現全方位育人”，以此來提高每位教學秘書的工作能力和思想政治素質。此外，也應該積極鼓勵教學秘書利用業余時間自學與工作相關的知識，提高認知能力和管理水平。

（三）利用信息化建設，提高工作價值。教學秘書將自我大量的時間與精力放在平日的教學管理工作中，常常無法就工作的持續開展與創新進行總結，更忽視了通過信息化建設來高效地開展工作。高職院校應充分利用ERP等校園網絡系統，讓教學中的一些工作實現無紙化辦公，向政府系統看齊，實現“最多跑一次”的良好信息網絡環境。同時，學校各級領導也應該主動關心教學秘書的工作、學習和生活，充分肯定教學秘書的工作崗位價值，適時地對教學秘書進行心理調適，緩解其工作倦怠感，并幫助教學秘書找準自己的角色定位。作為高校教學管理中的重要橋梁，教學秘書一定要建立為師生服務的理念，以大局為重，踏實做好手頭上的每一項工作。

（四）增加部分管理人員數量，減輕其工作壓力。教學秘書由于繁雜瑣碎的工作較多，導致工作壓力較大，學院可以通過增加部分管理人員數量的方式，比如在教學工作忙碌期分派一些簡單任務給新入職的教師，在緩解教學秘書工作壓力的同時，也能夠讓新入職的教師了解學院的教學管理流程，更多地接觸到其他同事，也有利于以后的工作開展。此外，通過招募學生勤工儉學的方式，來緩解基層管理人員少、工作強度大的壓力，保障教學管理工作的有效開展。

三、結語

最后，教學秘書在高校教學管理中扮演著不可忽視的重要角色，作為教學秘書，也應該調整自身心態、積極進取、增強個人能力。高校應積極強化教學秘書隊伍的發展和培養工作，提高他們的工作和專業能力，充分發揮他們的橋梁和紐帶的作用。而就南鐵院來說，雖然其教學秘書的管理及發展仍存在著許多制約，但學校通過有效的整改與落實，在發展的過程中不斷摸索，從而建立了一定的激勵制度，增強了教學秘書的工作積極性，保障了南鐵院的教學管理質量，促進了學校教學管理整體向科學化、有序化和現代化的良好轉變。