醫院機關檔案管理工作中的問題及改進措施
——以海南省人民醫院為例

文/海南省人民醫院 李倩

在醫院的各類工作中，檔案管理工作算是比較邊緣化的工作，容易被大家忽略，正因如此，會衍生一些工作上的疏忽和問題。檔案工作崗位是平凡的，但檔案本身在社會經濟活動中的地位和作用非常重大，它關乎單位和職工個人的切身利益。檔案管理工作是一項受法律支持和保護的工作，開展檔案管理工作的過程中，一些不符合法律法規的行為，會受到相應的處分和懲治，因此我們需對檔案管理工作予以足夠的重視。

一、什么是檔案

《中華人民共和國檔案法（2020年修訂）》第二條“從事檔案收集、整理、保護、利用及其監督管理活動，適用本法。本法所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”簡而言之，檔案是活動直接形成、具有保存價值的歷史記錄。

檔案管理工作則包含幾大環節：收集（涉及最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用）、鑒定、分類（對照歸檔范圍和管理期限進行類別的劃分）、編制頁碼、裝訂（用不銹鋼釘組卷或逐件裝訂）、排序（對同一類檔案根據時間順序進行排序）、蓋歸檔印章標出檔號，錄入檔案管理系統同時進行著錄，裝檔案盒、打印歸檔目錄，撰寫年度歸檔說明，移交綜合檔案室集中管理，提供檔案的開發利用。

以上體現的是一項專業技術工作的全過程，基本上由檔案專業技術人員負責完成。但單位職工在檔案管理工作各環節，也不是完全置身度外，其中首、尾兩大環節就與各部門、各單位職工關系密切。本文著重要介紹的就是醫院職工在參與歸檔資料的收集和檔案利用兩個環節常常會出現的一些問題，并提出若干條改進措施。

二、醫院檔案管理工作的重要性

（一）憑證作用。檔案是社會活動中直接形成的歷史記錄，是最有效的參考憑證。如：日常開具的親屬證明，需到檔案室查個人人事檔案記錄；晉升職評時，需要到檔案室復印往年年度考核表、科研獲獎情況；有業務糾紛時，需要到檔案室復印有利的證明材料或合同文件作憑證等。

（二）參與醫院管理作用。檔案工作質量體現醫院管理工作水平。如：醫院迎接的巡視工作，根據要求，提供的合同臺賬、相關文件、基建項目的審批手續、設備購買手續、會計憑證、科研課題報賬情況等，基本上由檔案室提供。類似的還有各類大型審計、迎接上級的檢查督查等。檔案資料收集完整與否，影響巡視、審計、迎檢等工作效果，可見檔案是醫院開展工作和管理者作出決策的依據，使得醫院運行有法可依、有章可循，在一定情況下能夠遏制官僚主義，從而提高管理工作效率。

（三）參考作用。如根據某主題編撰的文件匯編，為編撰院志提供素材等。如：2015年醫院編撰《海南省人民醫院院史》，講述了1881年到2013年醫院上百年的發展，醫院檔案室、海南省檔案館、廣東省檔案館就貢獻了眾多檔案資料作參考。

三、當前醫院檔案管理工作存在的主要問題

檔案收集工作存在的問題。歸檔資料收集工作是檔案工作的起點，更是檔案管理工作其他環節得以進一步開展的必要基礎，倘若沒有檔案資料收集工作，其他環節就不復存在。而且檔案在進行收集時是否齊全，直接決定了檔案的完整系統性和有效性。實際工作中，醫院某些部門或職工檔案意識淡薄，手持醫院重要文件原件，不主動交文書檔案室登記整理歸檔，沒有移交綜合檔案室集中管理的情況也客觀存在。

單位職工到外單位領取文件后，沒有及時或沒有交到文書檔案室進行登記流轉，造成負面影響，一方面導致醫院管理層不了解文件內容，影響相關內容的上傳下達；同時也造成應歸檔案資料沒有得到收集歸檔。案例1：筆者所在單位某科室曾經到省衛生健康委領回關于造血干細胞移植和采集技術的批復文件，由于缺乏檔案意識，未移交檔案部門做收文歸檔。在后來迎接衛生執法部門的依法執業檢查中，需提供該項技術的審批手續，科室首先想到檔案部門查找批文未果，由于沒能夠提供審批手續差點被通報取消該項目。還好，該科室某同志對取文件行為有印象，終于在科室各大資料盒中翻出該批復文件，避免了被戴上不依法行醫的帽子，最后文件也得以移交檔案部門歸檔。

有些證件原件（如土地證）經歸口職能部門辦理后，多年存放于自己部門使用，經檔案部門工作人員多次催辦，至今未移交檔案室歸檔。案例2：筆者單位的基建部門到主管部門取回幾個土地證并多年存放自己部門使用，檔案管理部門獲知后經多次提醒，仍未移交檔案部門歸檔，造成應歸檔案資料沒有得到歸檔，影響醫院其他工作，需要提供相關檔案資料憑證時無法及時提供。

有些部門在履行合同蓋章事務中，醫院先蓋章送往對方單位用印，責任部門沒有及時返送已蓋章的合同協議給文書檔案室進行歸檔，埋下檔案丟失的風險隱患。案例3：醫院后勤服務處于2019年12月負責與水務公司簽訂的《供用水合同》9份，在醫院現行蓋章，送往水務公司后在無下文，文書檔案室多次催促后勤服務處返送該合同未果，后經核查，因時間過長水務公司已將合同遺失。

有些專門檔案，職能部門沒有移交綜合檔案室集中管理。案例4：筆者所在單位截至2013年，科研項目檔案未曾有檔案移交到醫院綜合檔案室進行集中保管。職工不了解科研項目檔案應歸檔資料范圍，歸檔工作不理想，科研項目檔案移交不及時，目前醫院綜合檔案室室藏檔案不足300份。但該院應歸檔的科研項目檔案不少，僅是2020年醫院各類科研立項將近200項，大量科研項目結題后沒有移交綜合檔案室集中保管。

四、問題的原因分析及影響

原因：檔案宣教工作不夠充分，部門對歸檔工作不夠重視，職工檔案意識不強。

影響：檔案資料收集不及時、不全面，影響檔案的有效性和利用率，影響醫院管理效率提升。

該院《海南省醫療科研數字檔案一體化管理模式的創立及推廣研究》課題組于2020年7-9月份在院內開展主題為《科研項目檔案利用和數字化現狀調查》，其中有三個問題的調研結果顯示：

問題一：您是否了解科研項目檔案涵蓋的內容（）？

A.是 138人 （24.00%）

B.否 435人 （76.00%）

答題人數：573人

問題二：您是否了解本單位科研項目檔案申請利用的手續（）？

A.是 97人 （17%）

B.否 476人 （83% ）

答題人數：573人

問題三：您是否在本單位利用過科研項目檔案（）？

A.是 53 （9.22%）

B.否 522 （90.78%）

答題人數：575人

以上數據說明，科研項目檔案知曉率、利用率極低，但職工的需求欲望卻非常高。檔案管理部門開展科研項目檔案的利用服務工作，遠遠達不到職工的需求。

五、改進措施

檔案管理工作受法律保護，因此我們所有提出的改進措施，要找出法律法規依據，才能得到管理層和各部門的支持和采納。

醫院的院辦（招標采購）、黨辦、人力資源處、科教處、醫學裝備處、財務處、基建辦等職能部門是產生和收集應歸檔文件的主要部門，要有計劃安排相關人員接受檔案知識培訓；綜合檔案室要有針對性地開展各類檔案知識宣教，提高職工檔案意識，指導職能部門做好應歸檔資料收集工作。

《海南省檔案管理辦法》第九條明確：檔案工作人員應當具備檔案和相關專業知識，接受檔案行政主管部門定期培訓。

綜合檔案室要指導職能部門做好檔案收集工作，指導、協助科教處科研辦，完成2013年以來科研項目檔案的收集、整理和歸檔工作，盡快移交綜合檔案室集中保管利用。

《衛生檔案管理暫行規定》第十五條各衛生機構形成的各種門類和載體的檔案應集中保管，任何部門和個人不得拒絕歸檔和移交。

《海南省檔案管理辦法》第十條明確：按照國家和本省檔案行政主管部門的規定，各單位及其工作人員在職務活動中形成的應當立卷歸檔的材料，必須收集齊全，整理立卷，按時交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理。

綜合檔案室或檔案工作人員要參與項目驗收工作。《海南省檔案管理辦法》第十二條明確：建設工程項目、科學技術研究和技術改造項目進行竣工驗收、鑒定時，應當有建設檔案、科技檔案機構參加，對項目的檔案加以驗收。

檔案工作受法律保護，檔案工作中的違法違紀行為要受相應處理。各部門、各位職工要依法支持檔案工作，要按規定移交應歸檔的相關資料，借閱檔案，要注意保管，及時歸還。

《檔案管理違法違紀行為處分規定》第三條明確：將公務活動中形成的應當歸檔的文件材料、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的，對有關責任人員，給予警告處分；情節較重的，給予記過或者記大過處分；情節嚴重的，給予降級或者撤職處分。

第七條明確：因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度，導致檔案損毀、丟失的，對有關責任人員，給予記過處分；情節較重的，給予記大過或者降級處分；情節嚴重的，給予撤職或者開除處分。

以上法律條文，很明確規定，檔案收集環節，每位職工都有義務及時將公文活動中產生的文件交給檔案部門；在利用環節，都有義務保護檔案的周全，否則將受到處分。

國家有法，我們必依。本文通過結合檔案法律法規，分析醫院檔案管理工作存在的不足，以實例進行剖析，以期引起大家重視、支持檔案工作、依法參與檔案管理工作。