縣級公安機關檔案管理數字化策略

文/龍巖市公安局永定分局機關服務中心 張桂榮

縣級公安機關檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，在打擊犯罪、保護人民和維護社會穩定中發揮了重要作用。隨著經濟社會的發展，公安實戰工作對檔案管理提出了新的要求。實現以信息化為核心的檔案管理現代化，進一步提升檔案工作服務打擊犯罪、服務社會的管理水平，是縣級公安機關檔案事業的發展方向。在檔案信息化建設的道路上，必然繞不開檔案數字化建設，檔案數字化建設是檔案信息化建設的必由之路，是縣級公安機關檔案工作的當務之急。

一、縣級公安機關檔案管理數字化中存在的問題

伴隨著信息技術的全面快速發展，縣級公安機關檔案管理數字化進程不斷加快，檔案管理方式不斷創新和優化。但現階段，在縣級公安機關檔案管理數字化中，還存在著較為突出的問題，具體表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理人員信息化意識不強、素養不高。筆者所在地區全市7個縣級公安機關有11名檔案員，檔案或信息技術相關專業“科班畢業”的檔案員為0，都是經過短期培訓上崗的，檔案管理素養不高，信息化操作能力不強。部分縣級公安機關僅有1名檔案員，或檔案員身兼多職，時間精力有限，缺乏對信息化的重視和認知，仍簡單沿用傳統的管理方式，與時俱進應用數字化手段開展檔案管理優化和創新的工作意愿不強。

（二）檔案管理基礎薄弱、保障疲軟。現階段，縣級公安機關對檔案管理的重視程度普遍不夠，對檔案數字化、信息化建設存在片面的認識，認為不急，可暫緩一步，沒有將檔案數字化建設納入公安信息化建設發展規劃，缺乏強有力的組織領導，導致人力、物力、財力等方面無法落實保障，這在很大程度上影響著檔案管理的數字化進程。此外，縣級公安機關在檔案管理的實踐過程中，缺乏完善系統的投入以及建設，現階段的計算機設施設備、檔案人才隊伍狀況難以滿足檔案數字化管理的需求，這同樣影響著檔案數字化建設的整體推進。

（三）檔案數字化的推廣利用成效不高。在檔案管理數字化的進程中，縣級公安機關及縣級公安機關下屬單位各部門間的發展進程參差不齊，檔案信息資源無法統一歸集，存在信息壁壘。同時，由于缺乏對信息資源的重視，也沒有科學高效地利用信息資源，這就使得很多信息資源出現閑置的問題，無法在很大程度上提升信息資源的整體利用成效。例如，其地區公安檔案信息系統建構后，缺乏對該系統的研發以及創新應用，也沒有實現對檔案資源的深層次開發以及編研等工作，該檔案信息遠程共享利用機制并沒有發揮應有的實效，縣級公安機關、基層民警普遍“因循守舊”，仍然采用傳統的方式利用檔案。這在很大程度上影響著公安機關推進檔案數字化的積極性。

二、推動縣級公安機關檔案管理數字化的科學措施

在縣級公安機關的發展實踐過程中，為充分全面地優化檔案管理成效，不斷發揮檔案管理的核心職能以及重要作用，應該積極全面推進檔案管理的數字化進程。在檔案數字化建設中，應該依托于科學且全面的措施，行之有效地提升檔案管理的整體成效與質量。

（一）搭建一個系統。檔案管理數字化的落腳點，就是整合資源、數據共享。這離不開計算機網絡，離不開信息化應用系統，是一項長期的系統工程，需高瞻遠矚，做好頂層設計，統一領導，統一路徑，統一框架。應由省級公安機關統一開發檔案信息化應用系統，構建科學且全面的檔案管理機制，明確檔案管理的標準化體系，細化檔案管理的各個環節以及各個流程，將檔案管理的相關內容完整全面地呈現在信息化管理系統之中，依托于科學清晰的工作制度，依托于明確精細的工作標準，確保檔案管理人員在應用系統中掌握真正的檔案管理技術，能夠靈活運用不同的檔案管理方式，能夠充分做好檔案的分類、查詢、篩選、利用等各項工作及任務。以此來形成完善且全面化的工作模式，推動檔案管理工作邁上新的臺階，使檔案信息收集、管理、存儲、利用初步實現信息化、網絡化。

在這方面，福建公安機關走在前列，于2012年建構福建公安檔案信息系統，將檔案業務流程、標準規范固化在信息系統中，實現數字檔案資源系統、規范管理。該系統功能強，采用“一級建庫、四級應用”模式，省、市、縣、派出所四級1300多家檔案單位共用一個系統平臺。

（二）做好一個規劃。統一應用系統平臺搭建后，檔案資源建設和管理的重任就在縣級公安機關。縣級公安機關要將檔案管理數字化建設納入重點建設項目，加強組織領導，在深入調研基礎上制定建設規劃，推動將檔案數字化建設納入本單位電子政務、信息化建設和本地區智慧城市建設規劃，確保公安檔案信息化全面協調可持續發展。夯實檔案管理的基礎設施建設，加大投資力度，積極完善相關的技術設施以及硬件措施，為檔案管理數字化營造良好的環境。

在縣級公安機關檔案管理數字化進程中，如何確保公安檔案信息化全面協調可持續發展？整體規劃要做足。否則粘粘補補，重重復復，建設效率低，影響信息化建設長期健康發展。下面以永定公安機關存量檔案數字化建設為例，談談這方面的看法。

考慮到縣級公安機關資金及人員因素，福建省公安廳采取“分步走”策略組織全省公安機關開展存量檔案數字化建設。2018年下發《關于進一步做好庫藏專業、業務檔案整理工作的通知》，要求以1994年為界，分別采用簡易程序和規范程序整理。規范程序要求著錄案卷、卷內文件目錄數據，具備條件的做好相應電子文件的采集或數字化工作。永定公安機關資金及人員均跟不上，屬于“不具備條件”的單位。至2020年3月，二年間，永定公安機關綜合檔案室采取計件方式聘請外援協助，整理著錄案卷級目錄8730條，文件級目錄10238條，同步開展檔案工作，共建立派出所存量檔案目錄數據31萬余條、檔案原文數據12萬余條。但是，因工作人員非專業，質量粗糙，因“不具備條件”，1994年以前的沒有卷內目錄，2010年以前的沒有原文數據。2020年6月，福建省公安廳制定數字檔案室建設發展規劃，要求2024年底前，全省縣級以上公安機關檔案室傳統載體檔案數字化率達100%。“已有目錄的，對不完整、不合格的目錄進行修改或重新著錄。”這就意味著，永定公安機關剛完成目錄著錄的那8000多卷案卷得再次出庫，再次整理加工，再次著錄。派出所存量檔案也將經受同樣的“遭遇”，重復勞動，資源浪費。

專業的事，還是讓專業的人做。接到數字檔案室建設的任務后，永定公安機關全面規劃，超前部署，決定同步開展機關及派出所（含戶籍檔案）存量檔案數字化工作，并將工作任務一并外包給有一定資質的檔案公司，確保檔案信息資源建設符合數字檔案室建設評價標準，避免“返工”。

（三）構建一個團隊。伴隨著檔案管理數字化進程的不斷加快，檔案管理的信息化程度不斷提升，對檔案管理人員的專業素養提出了更高的要求。加強檔案管理人員隊伍建設，建立與檔案信息化發展相適應的人才保障機制應該早日提上縣級公安機關的議事日程。

縣級公安機關應該結合檔案信息化管理工作的需求，積極引入具有多學科知識的復合型的檔案管理人才，積極構建既懂公安業務、信息技術又熟悉檔案管理的專業化的檔案管理隊伍，改變過去“老弱病殘孕”的隊伍現狀。應該抽調年輕力量充實到檔案管理工作隊伍中，給予他們充分的關懷以及幫助，給予他們暢通的職業上升通道，全面激發他們的工作積極性以及崗位履職意識。

應該積極落實完善的培訓體系，強化檔案工作人員繼續教育，整體優化檔案管理人員的專業素養和信息化意識。在縣級公安機關的各項業務工作中，尤其是在打擊違法犯罪、全面強化社會治理等過程中，產生了大量的檔案資源以及信息素材等。依托于信息技術手段，依托于檔案管理信息化系統，全面收集以及整合這些關鍵性的資源內容，能夠更好地發揮它們的價值和作用，能夠推動公安機關各項業務工作的深入科學開展。為此，應加強宣傳教育，加強正面引導，引導公安文件材料形成部門、承辦人，尤其是檔案管理人員注重檔案資源的收集以及整理等基礎性的工作，積極利用信息技術手段來進行檔案資源的分類以及存儲等，在全面優化工作效率，整體保障檔案管理質量的同時，有效降低自身的工作壓力。同時，積極開展專題培訓，就檔案管理數字化進程中出現的新問題以及檔案管理的新方式方法等進行系統的培訓教育，確保檔案管理人員具有科學的管理能力。有針對性地組織檔案管理人員系統學習檔案專業知識、計算機基礎知識、文字處理技術、檔案管理軟件應用，通過專題培訓和實際操作，進一步提高檔案管理員信息化能力和檔案管理工作水平，實現檔案服務多樣化、“一站式”，把檔案數字化成果轉化為現實戰斗力，更好地服務實戰、服務民生。

三、結語

在縣級公安機關各項事業的發展過程中，檔案管理是基礎性的內容。伴隨著信息技術的全面快速發展，公安機關應乘勢而上，堅持問題導向，積極采用高效全面的應對措施，加快推進檔案管理數字化進程，促進檔案信息化、現代化建設長期健康發展。